Профессиографический метод

Другие, нежели штатный  работник или его начальник, сотрудники организации могут быть более  полезными источниками информации, касающейся определенных аспектов условий  труда, таких как используемая в  компании программа стимулирования или место данной работы в структуре  организации. Кроме того, богатым  источником релевантной информации могут быть записи, произведенные  другими людьми. Среди вещественных источников информации, доступных профессиографическому аналитику, - видеопленки с записями выполняемой работы, документация компании, имеющая отношение к первичному планированию работы, и существующие описания работы, почерпнутые из другого источника или организации.

Одним словом, различные  источники информации при профессиографическом анализе не являются взаимозаменяемыми. Одни более полезны при получении определенных видов информации, чем другие, и ни один из них не является безупречным. Профессиографическому аналитику лучше всего воспользоваться несколькими источниками как для того, чтобы собрать более полную информацию, так и для того, чтобы иметь возможность перепроверить информацию[7].

4. Ошибки, возникающие  при профессиографическом анализе 

Использование данных профессиографического анализа может способствовать совершенствованию механизма принятия решений по многим аспектам работы с кадрами, но, чтобы эта потенциальная возможность была реализована, в данных должно быть минимальное количество ошибок. Существуют три основных источника ошибок: база данных, интерпретация информации базы данных и среда, в которой проводится анализ. 

а) База данных профессиографического анализа 

База данных анализа  состоит из всей информации, которая  была собрана с целью анализа  работы. Как правило, чем меньше база данных профессиографического анализа, тем скорее собранная информация окажется искаженной или неполной. Например, интервьюируемый штатный работник может быть не слишком опытным и/или выполнять не весь круг заданий, фактически охватываемых анализируемой профессией. Или же он может быть не готов или не способен дать точные сведения о своих профессиональных обязанностях, или на эти сведения могут повлиять не имеющие отношения к делу его личностные ценности и наклонности. Лучшая защита ото всех проблем такого рода – множественность источников информации.

Ошибки базы данных могут также иметь место, если у экспертов по исследуемому вопросу  недостаточно времени для того, чтобы  завершить выполнение задания, или  если выбранный метод анализа  не годится для данной работы. 

б) Интерпретация информации о профессии 

Источниками неполной или искаженной, намеренно или  нет, информации могут быть не только штатные работники или другие лица, интервьюируемые в процессе сбора данных, ошибки допускают и  сами аналитики. Неопытные или плохо  подготовленные аналитики также  имеют свойство сосредоточивать  свое внимание на том, что есть, а  не на том, что должно быть. Человек, выполняющий работу, - это всего  лишь один из источников информации о  ней. То, что он или она делают на своем рабочем месте, - это необязательно  то, что они должны на нем делать. 

в) Среда в профессиографическом анализе 

Среда, в которой  осуществляется данный процесс, может  являться источником ряда ошибок при  профессиографическом анализе. Недостаток времени может заставлять одну или обе стороны выполнять все процедуры быстрее, чем того требуют правила соблюдения точности. Отсутствие интереса или чувства ответственности со стороны администраторов, начальников или штатных работников (или даже откровенное препятствование проведению анализа) также может порождать проблему. Поддержка со стороны высшего руководства крайне важна, поскольку позволяет уменьшить число ошибок, исходящих из этого источника, или избежать их вовсе.

Быстро меняющиеся технология производства, планирование работы, а также процессы слияния, поглощения и реорганизации предприятий  являются другим фактором среды, увеличивающим  число ошибок при профессиографическом анализе. В некоторых случаях данные успевают устареть за то время, пока организация пытается использовать их в практических целях. Этого вида ошибок невозможно избежать; его можно устранить лишь с помощью постоянного мониторинга информации о профессиографическом анализе.

г) Устранение ошибок, возникающих при  профессиографическом анализе 

Общая стратегия  устранения ошибок, возникающих при профессиографи-ческом анализе состоит из четырех частей:

1.                Использование нескольких источников информации о работе.

2.                Использование, если это возможно, более чем одного подготовленного и опытного аналитика.

3.                Предоставление аналитику(ам) достаточного количества времени для качественного выполнения работы.

4.                Проверка и перепроверка информации и результатов.

Этот перечень являет собой предельное требование, и у  многих организаций не хватает ресурсов или желания ему следовать. Помощь со стороны промышленных/организационных  психологов может заключаться в  дальнейшем исследовании и разработке методов профессиографического анализа, при которых менее вероятно появление ошибок, вызванных условиями его проведения[8].

5. Описание работы 

Конечно, далеко не все  описания работы основываются на профессиографическом анализе. Этому есть множество объяснений, из которых главным является время и дороговизна такого анализа. Тем не менее, описания работы крайне полезны для многих связанных с персоналом функций, к которым они имеют отношение, когда эти описания создаются на основе данных профессиографического анализа.

Профессиографический анализ – это процесс сбора информации. Описание работы представляет собранную таким образом информацию в форме письменного изложения, определяющего задания, обязанности и условия труда каждой анализируемой работы. Наиболее типичное описание работы – это описательный текст объемом в три страницы, но описанием работы является далеко не любая информация о работе, представленная в письменном виде. Существуют определенные требования в отношении содержания и стиля.

Полное описание работы состоит из двух разделов. Первый содержит идентифицирующую информацию, а другой представляет собой краткое  изложение производственных заданий  и обязанностей. (Третий раздел, состоящий  из пояснительных комментариев, необязателен.) Идентифици-рующая информация состоит (по меньшей мере) из следующих пунктов: название компании, наименование профессии, отдел и/или подразделение, к которому относится профессия, имя профессиографического аналитика и дата составления отчета. Указание источников информации, включая имена всех интервьюированных, необязательно. В разделе с кратким изложением содержания работы описываются исполняемые обязанности, условия работы, кто находится в подчинении или под чьим руководством работа выполняется, связь работы с другими видами работ и используемые машины, инструменты и методы.

Цель описания работы состоит лишь в том, чтобы передать информацию. Оно не рассчитано на то, чтобы развлекать читателя или служить  образцом изящного стиля. Хорошее описание работы должно быть полным, ясным и  сжатым. Существует несколько широко распространенных указаний в отношении  стиля, которые помогают этого добиться: 

·       Используйте настоящее время: «распечатывает», а не «распечатал».

·       Начинайте каждое предложение в описании работы с глагола действия: «распечатывает корреспонденцию», а не «корреспонденция распечатана».

·       Используйте слово «может», только если некоторые люди, занимающиеся этой работой, никогда не выполняют это задание.

·       Используйте слово «иногда», только если каждый человек, занимающийся этой работой, время от времени выполняет это задание. 

Указания по составлению  описания работы – не плод размышлений  одержимого филолога. Они служат как  для того, чтобы сделать более  понятной коммуникацию, так и для  того, чтобы было легче сравнивать описания работы, составленные различными людьми для различных видов работ. Образец описания работы, выполненного в адекватном стиле, представлен  в примере 2[9]. 

Другой вид неадекватности в традиционном описании работы, который  беспокоит многих организационных  психологов, относится к использованию  информации в целях тестирования, отбора и определения работников на должности. В настоящий момент организационные психологи считают, что удачное сочетание индивидуальных работников, профессий и организаций – это вопрос не только совместимости рабочих обязанностей с навыками, знаниями и способностями работника. Сюда входит также сопоставление того, в чем люди нуждаются или что они хотят иметь, с тем, что могут предложить им организация и работа. С точки зрения полного соответствия обычное описание работы дает только половину необходимой информации тем, кто занят тестированием, отбором и определением на должности. Они знают, что человек должен уметь делать на рабочем месте, но им неизвестно, что работа может предложить человеку.

Поощрения за работу (также называемые стимулами) – это  результаты оценки выполнения человеком  определенной работы, или его пребывания в конкретной производственной среде, или и того и другого одновременно. Поощрительный потенциал работы часто изучают с мотивационной  точки зрения; это основа психологического подхода к планированию работы. Систематическое  описание поощрений, предлагаемых работой  и организацией, как дополнение к  традиционному описанию работы –  это относительно новая идея[10].

6. Составление психограммы 

В описании работы дается характеристика профессии (работы). В  отличие от него психограмма дает описание человека. Это перечисление человеческих качеств, требуемых для выполнения обязанностей, детализированных в описании работы. Требования к опыту и образованию, связанные с работой специалиста по материальной помощи перечислены в примере 3[11].

По сравнению с  составлением описания работы составление  психограммы – более трудная задача, даже если она выполняется на основе информации, собранной при профессиографическом анализе. Основная проблема здесь состоит в следующем: диапазон того, в какой степени работники, выполняющие работу одинаково хорошо, демонстрируют то или иное качество, может быть очень широким. Еще более осложняет дело то, что этот диапазон может быть неизвестен, поскольку политика (или возможности) организации в определенной мере ограничивает фактический диапазон. Подобная проблема нередко возникает в тех случаях, когда профессиональная характеристика разрабатывается на логической основе – то есть когда качества, требуемые для выполнения какой-то работы, выводятся логическим образом из описания работы или на основании «здравого смысла».

Альтернативой логического  подхода к профессиональной характеристике является эмпирический подход. Оценки выполнения работы сотрудниками в настоящий  момент сравниваются с результатами тестирования при поступлении на работу, биографическими данными, итогами  интервью и любой другой имеющейся  релевантной информацией. Как только собрано достаточно данных, диапазон результатов тестов и личностные характеристики, связанные с успешной работой, могут быть конкретизированы с большей точностью, чем та, которая  обычно бывает возможна при логическом методе.

Эмпирический процесс  имеет по меньшей мере четыре долговременных преимущества. Во-первых, менее вероятно, что потенциально хорошие работники не будут замечены при найме, если известны в деталях фактические требования к работе. Во-вторых, традиционные критерии отбора, которые оказываются несущественными для успешной работы, можно устранить, тем самым сохраняя ресурсы организации. В-третьих, более эффективное тестирование и отбор, которые в итоге обеспечивает этот процесс, должны привести к лучшему выполнению работы со стороны персонала организации в целом. Наконец, этот процесс валидации является одним из основных при документировании практики справедливых трудовых отношений. Как и во всех областях кадровых решений, необходимо, чтобы организация могла показать, что качества, которые она хочет видеть у своих сотрудников, связаны с работой, которую те станут выполнять.

Качества, которые  организация стремится найти  в работниках, - это то, ради чего пишется психограмма. Чем больший упор делается на конкретность профессиональных требований, тем более полезной будет информация. Если требуется высшее образование, должны быть указаны его вид и продолжительность. Если проводится тестирование, должны быть четко обозначены верхний и нижний пределы его результатов[12].

Психограмма, насколько это возможно, должна быть также поведенческой по своему содержанию. Логический подход к перечислению требований часто оговаривает такие условия, как «должен быть надежным» или «должен уметь разговаривать с людьми», но эти качества нельзя наблюдать. Поведение же наблюдать можно. Для большинства характеристик типа «должен быть таким-то» могут быть найдены адекватные поведенческие заменители путем постановки вопроса: «Как можно узнать, надежен ли этот человек?» или «…умеет ли этот человек разговаривать с людьми?». Тем самым «должен быть надежным» может превратиться в «на предыдущей работе отсутствовал на рабочем месте не более одного дня в месяц», а фраза «четко отвечает на вопросы интервью» может заменить требование «должен уметь разговаривать с людьми».