Коммуникативные процессы в управлении

Рассмотрим  типы коммуникационных сетей в организации. Сеть общения оказывает влияние  и на организационную деятельность, и на организационные процессы, и  на организационный климат.

Сеть, в  которой общение среди членов группы ограничено несколькими каналами, и основной поток информации проходит через ключевую позицию в сети.

В таких  сетях лицо, занимающее центральное  положение в группе, имеет преимущественный доступ к информации и контролирует её распределение. Фактически, этот индивид  выступает субъектом информационной власти и имеет большие основания  для того, чтобы быть лидером группы, играть главную роль в принятии решений  и нести ответственность за них.

В децентрализованной сети для всех членов группы доступно большее количество информационных каналов, и никто не имеет преимущественного  доступа или монополии на информацию.

Централизованные  сети обеспечивают быстрый обмен  сообщениями с меньшим количеством  ошибок в простых, структурированных  задачах, имеющих однозначное правильное решение, которое может быть найдено  систематическим анализом доступной  информации и использованием наличного  опыта. В ситуациях со сложными не структурированными задачами и множеством возможных решений лучше справляются  группы, имеющие децентрализованные сети общения. Децентрализованные сети позволяют шире использовать знания и навыки всех членов группы. Существует больше возможностей для обратной связи  и исправления ошибок, для синтеза  разнообразных идей и точек зрения.

Роль  персонала в стабильности и жизнеспособности организации, в достижении её рыночных успехов сегодня сложно переоценить. Как известно, эффективность современной  рыночной экономике только на одну треть зависит от оборудования и  сырья, всё остальное определяется духовно-интеллектуальным потенциалом, как менеджеров, так и рядовых  сотрудников. Поэтому самое главное  сегодня в управлении организацией – формирование у каждого сотрудника гордости за то, что именно в этой организации, с этими людьми и  под руководством этого начальства он работает.

Изменения деловой среды ведут к изменениям концепции коммуникации с персоналом. Время, когда работник приходил в  организацию и приобретал стабильное место работы и пожизненную занятость, прошло. Это означает, что сегодня  работники менее защищены, менее  уверены в стабильности своего положения  и поэтому менее лояльны по отношению к организации, чем  их предшественники. Снижение лояльности занятых – первый фактор роста  значимости внутриорганизационных коммуникаций.

Психологические препятствия на пути адекватного  информационного обмена между партнёрами по общению можно назвать коммуникативными барьерами в общении.

Различают следующие виды барьеров.

Барьер  «авторитет» – человек обычно делит окружающих на авторитетных для  себя и неавторитетных и первым доверяет больше, чем вторым, независимо от качества передаваемой ими информации.

Барьер  «избегание» – человек уклоняется от контакта, если же уклониться невозможно, то он принимает все усилия, чтобы  не воспринимать сообщение. Основной показатель здесь – невнимание. Поэтому, только управляя вниманием собеседника, можно  преодолеть данный барьер.

Барьер  «непонимание» – здесь можно  выделить несколько барьеров: фонетический, когда говорят на иностранном  языке или используют много специальных  либо иностранных слов, говорят быстро или невнятно. Семантический барьер непонимания возникает, когда значения слов неясны собеседнику из-за наличия  разных смысловых значений и различных  смысловых «полей» у людей. Стилистический барьер возникает при несоответствии между формой сообщения и его  содержанием. Главное в преодолении  этого барьера – правильно  структурировать передаваемую информацию. Логический барьер непонимания заключён в том, что человек отказывается воспринимать сообщение, если оно не логично с его точки зрения. Необходимо учитывать логику и жизненную  позицию собеседника, а также  правильно аргументировать свои рассуждения.

Существуют  следующие правила структурирования информации в общении. Правило рамки  основано на действии психологического закона работы памяти, открытого немецким психологом Г. Эббингаузом. рамку в  общении создаёт начало и конец  разговора, которые сохраняются  в памяти человека лучше, чем середина. В начале беседы целесообразно указать  цель, перспективы и предполагаемые результаты общения, а в конце  разговора – подвести итоги. В  первичном общении более важно  начало разговора, а при неоднакратном деловом общении – конец.

Э. Мерманн  определила свои предпосылки успешной коммуникации:

1-е правило:  представьте себя на месте  своего партнёра по коммуникации. Активно слушайте, проявляйте заинтересованность. Постарайтесь понять мысли, чувства  и переживания человека, который  нуждается в Вашей помощи! Обдумывайте  и экономьте свои высказывания.

2-е правило:  говорите спокойно, медленно, взвешенно,  аккуратно. Этим Вы можете привнести  в беседу спокойствие и дать  понять собеседнику, что у Вас  есть для него время. Не бойтесь  пауз в разговоре. Ваш собеседник  замечает, когда Вы стараетесь  его понять. Частое молчание – ценная часть беседы. 
3-е правило: обращайте внимание на то, что скрывается за словами. Попытайтесь понять эмоции Вашего партнёра по коммуникации. Делитесь с ним Вашими впечатлениями и говорите, что Вы при этом чувствуете. 
4-е правило: принимайте отрицательные чувства Вашего партнёра по коммуникации без всяких ограничений. Он не должен боятся выражать свои чувства, когда радуется, грустит, боится, разочарован и т.д., не должен думать о том, что это может разозлить Вас. Не бросайтесь сломя голову защищать человека, но и не преувеличивайте его отрицательные чувства. Вместо этого покажите, что Вы понимаете его ситуацию. Конечно же, это не означает, что Вы должны во всём соглашаться с Вашим партнёром по коммуникации.

5-е привило:  обращайте внимание на невербальное  поведение – жестикуляцию, мимику, на атмосферу беседы.

6-е привило:  позвольте другим существовать  в их собственном мире и  не оценивайте этот мир. Даже  если высказывания Вашего собеседника,  его представления о жизни  кажутся Вам странными или  вызывают отчуждение, не в коем случае не поучайте его, воздержитесь от «миссионерской деятельности» или каких-либо других попыток влияния на партнёра по коммуникации.

7-е правило:  будьте сдержаны в рекомендациях  и советах. В конце концов, Вы  не можете решать проблемы  другого человека. Постарайтесь  создать условия, чтобы человек  сам смог решить свои проблемы и сам смог за это ответить.

8-е правило:  старайтесь создавать тёплую  атмосферу. Но при этом не  демонстрируйте фальшивое сочувствие  или проявление симпатии. Будьте искренни.

9-е правило:  старайтесь говорить просто и  понятно. Иногда о самом сложном  лучше сказать просто. Используйте  силу образов и метафор [3, с. 140–142].

Таким образом, можно сказать, что коммуникация – это длительный процесс, который  включает в себя ряд этапов, звеньев, моментов движения информации.

Информатором  информационного сообщения, его  источником является руководитель, субъект  управления – не только отдельный  человек, но и организация, например министерство, банк и др.

Субъект управления не только обеспечивает содержание информации, но и придаёт ей соответствующую  форму, т.е. использует для передачи информации ту или иную знаковую систему, буквы или цифры. 
Важным требованием к этому этапу движения информации является её чёткое структурирование, разделение на модули, блоки; необходимо и её кодирование, «перевод» на язык, понятный тому или иному объекту управления; важен также выбор вида документального оформления информации: инструктивное письмо, распоряжение или приказ.

Заключение 
Важнейший фактор успеха в профессии – способность переубеждать других людей. Руководитель должен уметь целенаправленно общаться с подчинёнными, равными по иерархии коллегами и со своим непосредственным шефом. Постоянные изменения ситуации способствуют обмену идеями и предложениями. Переговоры могут проходить с глазу на глаз, в присутствии большого количества людей, в форме обсуждений, докладов и претензий.

Для того, чтобы эффективно коммуникатировать, нужно как минимум уметь излагать свои мысли так, чтобы они были адекватно поняты партнёром, а также уметь слушать партнёра так, чтобы дать ему возможность высказать всё, что он хотел бы сказать, и правильно без искажений понять то, что хотел сказать партнёр. Коммуникативная сторона общения состоит во взаимном обмене информацией между партнёрами по общению, передаче и приёме знаний, идей, мнений, чувств. Универсальным средством коммуникации и общения является речь, с помощью которой не только передаётся информация, но и осуществляется воздействие друг на друга участников совместной деятельности.

Таким образом, подытоживая всё вышесказанное, можно сделать вывод, что основная цель коммуникативных процессов  в организации заключается в  том, чтобы собственный персонал рассуждал примерно так: «Наша организация  приносит пользу, значит, я делаю  нужное дело. Мне нравится работать здесь, потому что моя работа нужна, потому что я уверен в своём  будущем. Мне приятно, что руководство  ценит мою работу, знает мои  проблемы и заботится обо мне. Наш коллектив – одна команда, которая работает на себя, на своё благосостояние. Мне нравится работать в таком  коллективе и под таким руководством. Мы – лучше других! 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  используемых источников

1) Князев, С.Н. Управление: искусство, наука,  практика: учебное пособие/ С.Н.  Князев, – Мн.: Армита – Маркетинг, менеджмент, 2002. – 512 с.

2) Мананикова, Е.Н. Психология управления: учебное  пособие / Е.Н. Мананикова. – М.: Дашков и К, 2007. – 320 с.

3) Мерманн,  Э. Коммуникация и коммуникабельность: практические рекомендации для  открытой коммуникации / Э. Мерманн,  – пер. с нем. – Харьков: Гуманитарный центр, 2007. – 296 с.

4) Мещерякова, Е.В. Психология управления: учебное  пособие / Е.В. Мещерякова. – Мн.: Выш. шк., 2005. – 237 с.

5) Островский, Э.В. Психология управления: учебное  пособие / Э.В. Островский. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 249 с.

6) Петренко, А. Безопасность в коммуникации  делового человека / А. Петренко. – М.: Технологическая школа бизнеса, 1994. – 208 с.

7) Сидоровская,  И. Оптимизация коммуникации с  сотрудниками организации / И.  Сидоровская // Отдел кадров. –  2002. – №4. – 138 – 143 с.

8) Тарайкович, М.Г. О деловом общении / М.Г.  Тарайкович // Экономика, финансы,  управление. – 2007. – №1. – 97–104 с.