Проектирование автоматизированного рабочего места менеджера по организации мероприятий

">        разработка электронных шаблонов документов;

        обеспечение защиты и безопасности хранимой информации;

        достижение высокой скорости обработки документов.

Цель – автоматизировать деятельность менеджера по организации мероприятий.

Создаваемое АРМ будет выполнять следующие задачи:

      ведение учета клиентов и партнеров компании;

      ведение учета субподрядчиков и помещений;

      учет заказанных и отписанных деталей;

      автоматизация поиска информации;

      создание и ведение электронной информационной базы;

      автоматизация составления отчетов о проделанных работах, выставления счетов и актов работ и услуг.

3.      Характеристика объекта автоматизации

Проектируемая система призвана формировать полную и достоверную информацию о клиентах, партнерах и субподрядчиках фирмы и отчеты о проделанной работе.

«АРМ менеджера по организации мероприятий» должно функционировать вне локальной сети, требует обеспечить возможность переноса данных на магнитных носителях, и рациональной организации объемов переносимой информации при внесении изменений в БД. Также необходимо обеспечение сохранности и защиты информации хранимой и обрабатываемой в АРМ.

Процесс осуществляется следующим образом:

Подготовительным этапом является занесение полной информации о клиентах, партнерах, субподрядчиках компании, а также о помещениях, в которых могут проводиться данные мероприятия. Затем заносится информация об уже проведенных мероприятиях и оказанных услугах. После этого производится проверка бухгалтерии, а именно счетов и актов, приходных и расходных документов и смет, и занесение ее в программу. Эти данные нужно сверить с существующими стандартами ведения бухгалтерии и документации. На основе произведенного процесса выносятся решения о дальнейшей деятельности компании. Это может быть:

      Промо-мероприятия (BTL);

      Организация и проведение торжеств;

      Team-bilding;

      Фото, видео услуги и изготовление рекламы;

      Оформление помещений.

Далее составляются отчеты о проведенных работах и оказанных услугах для предоставления в бухгалтерский отдел и руководству компании. Вся информация систематизируется и сохраняется на предприятии в течение 10и лет для предоставления государственным органам.

4.      Требования к системе

4.1. Требования к системе в целом

          система должна работать в режиме реального времени.

          система должна удовлетворять требованиям надежности и безопасности.

          система должна содержать удобный интерфейс.

4.1.1.    Требования к составу, структуре, и функционированию системы

4.1.1.1.         Требования к функциям системы

Программа должна выполнять следующий набор функций:

                    заполнение и хранение информации в базе данных;

                    проверка правильности вводимой информации;

                    обеспечение сортировки по указанным полям базы данных;

                    обеспечение поиска по указанным полям базы данных;

                    обеспечение вывода информации на принтер;

                    обеспечение сохранения информации в файле;

                    обеспечение редактирования информации;

                    обеспечение формирования отчётов;

                    реализовывать корректный выход из программы.

4.1.1.2.         Требования к иерархии

Создаваемая система должна быть одноуровневой, то есть использоваться только водной компании. «АРМ менеджера по организации  мероприятий» будет создана как автономная система с возможностью использования ЛВС. Все первичные данные будут вводиться вручную.

4.1.1.3.         Требования к информационному взаимодействию

Система должна быть функционально-законченной и иметь возможность работать полностью в автономном режиме. Взаимодействие с другими системами не предусматривается.

4.1.1.4.         Перспективы развития и модернизации

Создаваемая система должна постоянно совершенствоваться и модернизироваться. При этом трудовые и финансовые затраты необходимо свести к минимуму. Модернизация системы будет производиться по следующим направлениям:

                    изменение системной платформы (операционная система, СУБД);

        связь с графическими оболочками для отображения связей, движения документов, схем согласования, для отображения результатов аналитической обработки массивов документов;

        расширение прикладных функций.

4.1.2.    Требования к пользователям системы

Пользователями системы могут быть:

        директор компании;

        менеджеры компании;

        системные администраторы.

Системный администратор должен:

-         владеть общими принципами построения и работы системы;

-         владеть способами архивации и аварийного восстановления БД;

-         уметь настраивать систему;

-         уметь устанавливать и удалять программу.

Сотрудники отдела, которые будут работать с системой должны владеть компьютером на уровне пользователя и выше.

Перед началом работы персонал должен ознакомиться с инструкцией по эксплуатации.

Если пользователь не обладает перечисленными выше требованиями, он должен пройти курс обучения и только после этого быть допущен к  работе с системой.

4.1.3.    Показатели назначения

«АРМ менеджера по организации мероприятий» должна отвечать следующим требованиям функционирования:

        работать в разных версиях ОС Windows (98, XP, Windows Vista, Windows7);

        иметь удобный и понятный пользователю интерфейс;

        поддерживать режим работы с параллельными базами данных и обладать возможностью динамичного переключения между ними в процессе работы;

        иметь возможность ограничивать права пользователей при обращении к данным, с целью защиты информации от случайного искажения;

        обеспечивать административному и техническому персоналу возможности настройки системы.

4.1.4.    Требования к надежности

Надежность функционирования  обеспечивается за счет решения задач в короткий срок. Это достигается при помощи надежных технических средств, работой программных средств и использования современных технологий для разработки ПО. Поэтому приобретаемые средства должны иметь сертификат, а программные продукты – лицензию.

4.1.5.    Требования к эксплуатации, техническому обслуживанию и хранению компонентов системы

Устойчивая и надежная работа системы обеспечивается только при регулярном выполнении работ по техническому сопровождению системы, при поддержании в работоспособном состоянии комплекса аппаратных средств, а также при жестком соблюдении пользователями требований эксплуатационной документации и регламентов работы системы. Инсталляционные комплекты системы должны храниться у администратора системы.

При нарушении условий эксплуатации системы, заданных в эксплуатационной документации и регламентах работы, только пользователь несет ответственность за последствия таких нарушений. Сети электроснабжения должны обеспечивать бесперебойное электропитание, соответствующее требованиям используемых компьютеров или источников бесперебойного питания.

Пользователь не имеет право самостоятельно или через третьих лиц выполнять какие-либо действия, не предусмотренные эксплуатационной документацией на систему, в противном случае разработчик не несет ответственности за надежность функционирования системы. Разработчик несет полную ответственность за надежную работу системы, только в случаях, если вся процедура инсталляции проводилась силами разработчика.

4.1.6.    Требования по стандартизации и унификации

Требования по стандартизации и унификации должны определяться общими техническими требованиями, заданными в эскизном проекте и выявленными во время сбора материалов обследования на предпроектной стадии. Требования к стандартизации и унификации программных средств должны быть обеспечены за счет максимально возможного применения унифицированных компонентов и средств из состава общего и базового программного обеспечения, по возможности стандартизованных графических интерфейсов и стандартизированных элементов интерфейса приложений ОС Windows. Стандартизация и унификация технических средств системы должна обеспечиваться посредством использования серийно выпускаемых средств вычислительной техники и коммуникационного оборудования.

4.2. Требования к функциям системы

4.2.1.    Требование к хранилищу данных

При формировании данных должна использоваться единая система классификаторов, словарей, справочников.

Хранилище данных должно обеспечивать структурирование информации по выбранной схеме классификации и обеспечивать переход от одной схемы классификации к другой средствами администрирования.

              При работе с хранилищем данных должны быть предусмотрены функции защиты от некорректных действий пользователей, перечень которых определяется в процессе разработки и уточняется в процессе опытной эксплуатации.

4.2.2.    Требования к функциям защиты

Система должна выявлять и пресекать попытки несанкционированного доступа к хранилищу данных, попытки несанкционированного изменения данных в хранилище.

4.2.3.    Требования к функциям поиска и отбора информации

Источником информации служат базы данных системы. «АС ТОС» должна обеспечивать возможности быстрого и точного поиска и отбора данных по различным параметрам и атрибутам, как одиночным, так и групповым. Интерфейс диалогов и окон, реализующих указанные выше функции, должен быть рассчитан на пользователя, не имеющего высокого уровня знаний по работе с языком SQL, специализации в области работы с базами данных и компьютерных технологий. При этом необходимо обеспечить достаточную функциональность системы по отбору из больших массивов данных, обеспечить вывод результатов запросов в удобной и наглядной табличной или текстовой форме.

4.3. Требования к видам обеспечения

4.3.1.    Математическое обеспечение

Совокупность математических методов, моделей и алгоритмов определяется разработчиком согласно поставленной перед системой, исходя из необходимости применения таких методов, моделей и алгоритмов для реализации функций информационной системы, выполнения поставленных перед системой задач. Система должна будет обращаться к комплексу заданных разработчиком математических методов для произведения экономических и статистических расчетов.

4.3.2.    Информационное обеспечение

Информационное обеспечение системы должно отвечать следующим требованиям:

  наличие всех необходимых учетных реквизитов объекта учета;

  по объектное хранение данных;

  информационный обмен посредством магнитных носителей, flash-памяти, USB накопителей, CD-R, CD-RW, DVD-R, DVD-RW;

  автономность информационной базы и полная независимость от другого ПО, установленного на компьютере;

  защищенность от несанкционированного доступа.

4.3.3.    Лингвистическое обеспечение

Лингвистическое обеспечение предполагает использование языка SQL в составе программных средств для управления выборкой и обработкой данных для анализа. Требования по лингвистическому обеспечению также предполагают использование единого логического и понятийного интерфейса для пользователей. Ввод, хранение и вывод данных осуществляется на русском языке кириллицей. Допускается, однако, использование символов латинского алфавита, если это требуется существующей системой классификации и кодирования.

4.3.4.    Программное обеспечение

К программному обеспечению предъявляются следующие требования:

      базовые операционные системы – лицензионная версия Windows (98, XP, Windows Vista, Windows7);

      утилиты по контролю состояния и исправностью жестких дисков компьютера.

4.3.5.    Техническое обеспечение

Требования к техническому обеспечению могут уточняться на этапах разработки системы. Технические средства, используемые в системе, должны обеспечивать возможность использования наиболее распространенных в России программных продуктов для решения задач: накопления и анализа информации, резервирования информации.

4.3.6.    Организационное обеспечение

Для продуктивной эксплуатации системы необходимо, чтобы в состав пользователей входил администратор системы, который решает весь объем задач по соответствию функций системы требованиям пользователей, задач по настройке системы и по обеспечению ее развития. Администратор системы отвечает за сохранность данных, за управление разграничением доступа пользователей к информации, а также организует обучение и содействует повышению квалификации пользователей.