Проектирование автоматизированного рабочего места менеджера по организации мероприятий

Рис. 13 Диаграмма потоков данных деятельности менеджера по организации мероприятий

Первым делом проходит заключение договора на проведение мероприятия при использовании данных о заказчике, предоставляемых из АРМ, составляется план мероприятий с помощью разрабатываемой программы и при использовании прайс-листа услуг. Далее осуществляется заключение договора с субподрядчиками, при использовании данных о субподрядчиках, также предоставляемых из АРМ.

На следующем этапе проходит проведение мероприятия с использованием условий договоренности с субподрядчиками, плана мероприятия и подписанного с клиентом договора.

На этапе завершения работ по мероприятию производится выставление счетов, соответствующая оплата и финансовая отчетность, которые сопровождаются определенной бухгалтерской документацией. Вся эта документация обрабатывается и хранится в АРМ менеджера по организации мероприятий.

3.1.3 IDEF3 модель

Для описания логики взаимодействия информационных потоков модель дополняют диаграммами еще одной методологии – IDEF3, также называемой workflow diagramming (см. рис. 14). Методология моделирования IDEF3 позволяет графически описать и задокументировать процессы, фокусируя внимание на течении этих процессов и на отношениях процессов и важных объектов, являющихся частями этих процессов. IDEF3 предполагает построение двух типов моделей: модель может отражать некоторые процессы в их логической последовательности, позволяя увидеть, как функционирует система, или же модель может показывать “сеть переходных состояний объекта”, предлагая вниманию аналитика, последовательность состояний, в которых может оказаться объект при прохождении через определенный процесс.

Средства документирования и моделирования IDEF3 позволяют выполнять следующие задачи:

        Документировать имеющиеся данные о технологии процесса, выявленные, скажем, в процессе опроса компетентных сотрудников, ответственных за организацию рассматриваемого процесса.

        Определять и анализировать точки влияния потоков сопутствующего документооборота на сценарий технологических процессов.

        Определять ситуации, в которых требуется принятие решения, влияющего на жизненный цикл процесса, например изменение конструктивных, технологических или эксплуатационных свойств конечного продукта.

        Содействовать принятию оптимальных решений при реорганизации технологических процессов.

На рис. 14 мы можем увидеть, что после внедрения разрабатываемого АРМ на предприятие многие процессы смогут выполняться одновременно с другими процессами и будут отнимать гораздо меньше времени у работников, это такие процессы, как: составление плана мероприятия, сбор информации о субподрядчиках, составление отчета для заказчика и составление финансового отчета.

Рис. 14 Схема бизнес-процессов деятельности менеджера по организации проведения мероприятий

3.2 Проектные предложения по автоматизации задач

Главное назначение автоматизированного рабочего места менеджера по организации мероприятий  - это повышение эффективности вы­полнения основных функций. Кроме того, АРМ призвано улуч­шить оперативность принятия решений, повысить производительность труда, снизить количество вычислительных ошибок при помощи автома­тизации процесса обработки информации, содействовать эффективному и безопасному хранению и доступу к информации.

Сотрудники предприятий более половины рабочего вре­мени затрачивают на выполнение многочисленных трудоемких учетно-технических операций обработки информации, связанных с постоянным поиском и систематизацией данных. Выполнение элементар­ных процедур обработки данных не требует специальных знаний. По ме­ре роста объема информации доля работ возрастает. Массовые, повторяющиеся операции по выставлению счетов, актов и смет отнимают много времени. При автоматизации отдельных задач и систематизации данных, обрабатываемых менеджером по организации мероприятий, эффективность работы повысится, чтобы приведет к росту прибыли компании.

Разрабатываемое автоматизированное рабочее место менеджера по организации мероприятий должно обеспечивать менеджеров быстрой обработкой данных, способностью хранения большого массива данных, возможностью выставления счетов, актов и смет, создания отчетов по различным видам информации.

3.3 ER-диаграмма

Рис. 16 ER – диаграмма автоматизированного рабочего места менеджера по организации мероприятий

3.4 Схема меню

Рис 17 Схема меню автоматизированного рабочего места менеджера по организации мероприятий

4 ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Жизнь современного человека невозможно представить без достижений информационных технологий. Компьютерные технологии настолько проникли в нашу деятельность, что казалось бы, не было бы компьютеров, не было бы и современного мира.

Разработанный программный продукт «Учет деятельности Event - агентства» представляет собой совокупность оригинальных решений для улучшения эффективности деятельности как менеджера так и организации в целом. Данная система позволяет вести учет клиентов и субподрядчиков, плана мероприятий, составление отчетов по деятельности и движению средств, вести бухгалтерскую отчетность. По своей сущности это специфическая программа для специфического вида деятельности в рамках Камчатского края.

В процессе оформления отчета были использованы полученные знания и результаты выполнения лабораторных работ по дисциплинам изученным ранее с помощью программных средств  Delphi 7.0, MS Access, MS Excel, MS Word, MS Visio, BPWIN v4.1.4.

Разработка и написание программы осуществлялись при информационной поддержке ООО «Хороший день».

Список использованных источников

1.      Вендров А.М. Практикум по проектированию программного обеспечения экономических информационных систем: Учеб. Пособие.  М.: Финансы и статистика, 2002. 192 с.

2.      Вендров А.М. Проектирование  программного   обеспечения экономических информационных систем: Учебник. – М.: Финансы и статистика, 2002. – 352 с..

3.      Бугорский В.Н., Фомин В.И. Информационные системы в экономике: основы информационного бизнеса. Учебное пособие   СПб.: СПБГИЭА, 1999.

4.      Калянов  Г.Н. Теория и практика реорганизации бизнес-процессов.     М.: СИНТЕГ, 2000.

5.      Смирнова, Г.Н. Проектирование экономических информационных систем: Учеб. для вузов / Г.Н. Смирнова, А.А. Сорокин, Ю.Ф. Тельнов; Под ред. Ю.Ф. Тельнова. -М. : Финансы и статистика, 2002. - 512 с. : ил.

6.      Архангельский А.Я. Программирование в Delphi 7 М.:Бином, 2004.

7.      Черемных С.В., Семенов И.О., Ручкин В.С. Структурный анализ систем: IDEF – технологий. – М.: Финансы и статистика, 2003. – 208с.

8.      Культин Н.Б. Delphi в задачах и примерах. – 2-е изд., перераб. И доп. – СПб.: БХВ-Петербург, 2008. – 288 с.

9.      Благодатских В.А. и др. Стандартизация разработки программных средств: Учеб. пособие / В.А. Благодатских, В.А. Волнин, К.Ф. Поскакало; Под ред. О.С. Разумова. – М.: Финансы и статистика, 2003. – 288 с.

10. Соммервилл, Иан. Инженерия программного обеспечения, 6-е издание.: Пер. с англ. – М.: Издательский дом «Вильямс», 2002. – 624с.

Приложение А

«Одностраничное» описание проекта

Проектирование АРМ менеджера по организации мероприятий

Краткий обзор

Широкое распространение и внедрение электронно-вычислительной техники в последние десятилетия совершило переворот во всех сферах жизнедеятельности людей. Появилась возможность выполнения ряда должностных обязанностей фармацевта по автоматизации складского учета. Однако, ввиду разнообразия товарной направленности аптечных учреждений, выявляются сложности в разработке единого программного продукта, позволяющего это сделать. Таким образом, в настоящее время разрабатываются специализированные программные продукты, предназначенные для использования на определенных предприятиях и учитывающие специфику данного учреждения, его деятельность и особенности ведения учета на нем.

Предлагается проектирование АРМ менеджера по организации мероприятий.

Введение

Название проекта: АРМ менеджера по организации мероприятий

Дата подготовки документа: февраль 2011 года.

Описание особенностей поставки

        Работа менеджера по организации мероприятий будет выполняться с  помощью вычислительной и копировально-множительной техники.

        Должностные обязанности работника в случае расширения круга обязанностей должны быть заново утверждены с учетом всех изменений.

Пользователи

Пользователь – пользователь или опытный пользователь ПК, имеющий опыт работы в пакете MS Office и MS Internet Explorer (IE).

Описание технического процесса

1.   Создать единую информационную сеть, позволяющую эффективно хранить, обрабатывать, анализировать и ис­пользовать информацию о клиентах, субподрядчиках компании, о проектах и бухгалтерской отчетности;

2.   Тщательно проработать состав переменной и постоянной ин­формации;

3.   Повысить эффективность вы­полнения основных функций;

4.   Улуч­шить оперативность принятия решений;

5.   Повысить производительность труда;

6.   Снизить количество вычислительных и синтаксических ошибок при помощи автома­тизации процесса обработки информации;

7.   Обеспечить эффективное и безопасное хранение информации.

Список основных документов

1.               Справочник субподрядчиков.

2.               Справочник клиентов.

3.               Прайс-лист.

4.               План мероприятия.

5.               Счета, акты выполненных работ.

6.               Финансовый отчет.

Основные даты

Завершение проектирования АРМ менеджера по организации мероприятий – май 2011 г.

Приложение B

Федеральное государственное учреждение высшего профессионального образования

Камчатский государственный технический университет

Факультет информационных технологий

КАФЕДРА ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

Проектирование информационных систем

Технико-экономическое обоснование

«Проектирование автоматизированного рабочего места менеджера по организации мероприятий»

Выполнил:                                                                                             Проверил:

Ст.гр.07 ПИ                                                                                доцент кафедры ИC            Шичкина А.С.                                                                      Чебанюк С.В.

_______________(подпись, дата)                                      ______________(подпись, дата)

Технико-экономическое обоснование

на 9 листах

Петропавловск-Камчатский, 2011

Содержание:

Введение

1. Общие положения

2. Характеристика объекта и существующей системы управления

3. Цели, критерии и ограничения создания АРМ

4. Функции и задачи создаваемой АРМ

5. Ожидаемые технико-экономические результаты создания АС

6. Выводы и предложения

Введение

Целью разработки «Технико-экономического обоснования» (ТЭО) автоматизированного рабочего места (АРМ) являются оценка основных параметров, ограничивающих проект, обоснование выбора и оценка основных проектных решений по отдельным компонентам проекта.

К основным параметрам относятся:

1.            организационные параметры, характеризующие способы организации  процессов при образовании информации в АРМ;

2.            информационные параметры, заключающиеся в достоверности, форме представления, периодичности сбора и обработки информации;

3.            экономические параметры, характеризующие затраты на создание и эксплуатацию АРМ, экономию от его эксплуатации.

Данная работа проводится с целью автоматизации деятельности менеджера по организации мероприятий компании «Хороший день». Основанием проведения данной работы является недостаточная автоматизация учета клиентуры и субподрядчиков компании, а также используемой документации. На сегодняшний день в ООО «Хороший день» данные процедуры не автоматизированы и занимают много времени. Ожидается, что после создания АРМ, время на поиск, регистрацию и учет данных существенно сократиться.