Проектирование автоматизированного рабочего места менеджера по организации мероприятий

1. Общие положения

Технико-экономическое обоснование составлено в соответствии с ГОСТ 24.202-80 требования к содержанию документа "Технико-экономическое обоснование создания АИС".

Полное наименование системы: «Автоматизированное рабочее место менеджера по организации мероприятий», сокращенно: «АРМ менеджера по организации мероприятий»

Пользователи: менеджеры по организации мероприятий ООО «Хороший день».

Головной исполнитель «АРМ менеджера по организации мероприятий»: студентка группы 07ПИ Шичкина А.С.

Начало работ – 31.01.2011

Окончание работ – 21.05.2011

Сроки окончания работ могут корректироваться в процессе их исполнения.

Финансирование работ не осуществляется.

2. Характеристика объекта и существующей системы управления

Основной задачей выполнения данной работы, является повышение эффективности процесса обработки документации в ООО «Хороший день».

Проведение работ менеджером по организации мероприятий основывается на использовании ПК и разработанного программного и технического обеспечения.

Ведение учёта проводимых мероприятий, заказчиков, субподрядчиков, используемой документации и заказанного инвентаря осуществляются с помощью средств MS Word и MS Excel. Они включают в себя следующие данные:

      наименование заказчика;

      вид мероприятия;

      стоимость работ;

      дата начала/окончания работ;

      перечень используемой документации;

      перечень инвентаря;

      справочники субподрядчиков;

      справочники площадок под мероприятия.

Проведение системы учёта производится вручную, что является трудоёмким процессом и занимает очень много времени.

Проектируемое автоматизированное рабочее место предусматривает коренное изменение технологии ведения учета проведения мероприятий. АРМ  менеджера по организации мероприятий позволит экономить время, сократить ошибки при человеческом факторе и систематизировать данные.

3. Цели, критерии и ограничения создания АРМ

Для эффективной деятельности предприятия необходимо бесперебойное и качественное выполнение каждой его функции. Главным образом это касается деятельности по организации мероприятий. Обеспечение пользователя всей информацией, необходимой для организации мероприятия является важной функцией создаваемого «АРМ менеджера по организации мероприятий». Система должна будет служить для:

      обработки возникающей первичной документации;

      обработки больших массивов входной информации;

      обеспечение быстрого поиска;

      составления списков по заданному фильтру;

      подготовки выходных документов с помощью средств MS Word и MS Excel.

Создаваемое автоматизированное рабочее место сократит время на поиск и обработку информации, что и является главной целью ее создания.

4. Функции и задачи создаваемой АРМ

Так как деятельность данного предприятия уникальна и узконаправленна, то разрабатываемое автоматизированное рабочее место ограничено в своих функциях и задачах и предназначено для работы только в одном рассматриваемом предприятии.

Функции:

1.    Накопление информации;

2.    Создание запросов;

3.    Формирование отчётов;

4.    Вывод документации через MS Word и MS Excel;

5.    Защита и безопасность хранимой информации;

6.    Устранение ошибок и недочетов в хранимой и заносимой информации;

7.    Отслеживание календаря работы с программой;

8.    Высокая скорость обработки информации.

При выполнении данных функций создаваемое АРМ повысит эффективность работы менеджера по организации мероприятий и понизит риск возникновения ошибок, связанных с обработкой информации.

Для достижения поставленных целей необходимо решить следующие задачи:

      ведение учета клиентов компании;

      ведение учета проводимых мероприятий;

      учет инвентаря;

      ведение учета площадок под мероприятия;

      ведение учета сопутствующей документации;

      ведение учета субподрядчиков компании;

      автоматизация поиска информации;

      создание и ведение электронной информационной базы;

      автоматизация составления отчетов о проделанных работах.

5. Ожидаемые технико-экономические результаты создания АС

После внедрения создаваемого «АРМ менеджера  по организации мероприятий» в работу предприятия ожидается:

- экономия рабочего времени предприятия;

- высокая скорость при обработке данных;

- обеспечение полной достоверности информации;

- предотвращение потери информации;

- сокращение или полный отказ от «бумажной» работы;

- быстрое осуществление поиска;

- возможность оперативно предоставлять необходимую информацию;

- усиление контрольных и аналитических функций.

6. Выводы и предложения

Современные технологии и автоматизация внедряются во все сферы жизнедеятельности, что приводит к ускорению развития и обработки информации. Поэтому, чтобы не отставать в этом всё ускоряющемся ритме жизни, необходимо автоматизировать и усовершенствовать как можно больше процессов.

В целях повышения эффективности проведения необходимых операций и снижения вероятности ошибок и разрабатывается данное АРМ. Внедрение и использование данной программы позволит устранить существующие недостатки, перейти от старой процедуры (ручной) к более современной (компьютерной), а так же автоматизировать процессы по ведению учета, поиску и обработки информации.

Интерфейс разрабатываемого программного продукта весьма прост и удобен. Это позволит пользователю без особого труда и затрат овладеть навыками работы с данной программой.

Будущее «АРМ менеджера по организации мероприятий» будет не единственной версией продукта. Возможно постоянное усовершенствование и расширение его функций.

Приложение C

Федеральное государственное учреждение высшего профессионального образования

Камчатский государственный технический университет

Факультет информационных технологий

КАФЕДРА ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

Проектирование информационных систем

Техническое задание

«Проектирование автоматизированного рабочего места менеджера по организации мероприятий»

Выполнил:                                                                                             Проверил:

Ст.гр.07 ПИ                                                                                доцент кафедры ИC            Шичкина А.С.                                                                      Чебанюк С.В.

_______________(подпись, дата)                                      ______________(подпись, дата)

Техническое задание

на 14 листах

Петропавловск-Камчатский, 2011

Содержание:

1.              Общие сведения

2.              Назначение и цели создания системы

3.              Характеристика объекта автоматизации

4.              Требования к системе

4.1.              Требования к системе в целом

4.1.1.              Требования к составу, структуре, и функционированию системы

4.1.2.              Требования к пользователям системы

4.1.3.              Показатели назначения

4.1.4.              Требования к надежности

4.1.5.              Требования к эксплуатации, техническому обслуживанию и хранению компонентов системы

4.1.6.              Требования по стандартизации и унификации

4.2.              Требования к функциям системы

4.2.1.              Требование к хранилищу данных

4.2.2.              Требования к функциям защиты

4.2.3.              Требования к функциям поиска и отбора информации

4.3.              Требования к видам обеспечения

4.3.1.              Математическое обеспечение

4.3.2.              Информационное обеспечение

4.3.3.              Лингвистическое обеспечение

4.3.4.              Программное обеспечение

4.3.5.              Техническое обеспечение

4.3.6.              Организационное обеспечение

5.              Содержание работ по созданию системы

6.              Порядок контроля и приемки

7.              Требования по документированию

8.              Источники разработки

1.      Общие сведения

Настоящее техническое задание составлено в соответствии с ГОСТ 34.602-89 «Информационная технология». Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированного рабочего места.

Полное наименование системы: «Автоматизированное рабочее место менеджера по организации мероприятий».

Условное наименование  «АРМ менеджера по организации мероприятий»

Заказчик:  ООО «Хороший день».

Разработчик: студентка группы 07-ПИ Шичкина А.С.

Пользователи: менеджеры по организации мероприятий компании «Хороший день».

Утвержденный учебный план группы 07-ПИ – документ, на основе которого проводится работа.

Начало работ – 31.01.2011

Окончание работ – 21.05.2011

Сроки окончания работ могут корректироваться в процессе их исполнения.

Выполнение работ производится на безвозмездной основе.

Работы выполняются и предоставляются в соответствии с утвержденным планом-графиком. В ходе выполнения работы в графике возможны изменения и дополнения.

Результатами работы являются:

1.                                      комплект программного обеспечения «АРМ менеджера по организации мероприятий»;

2.                                      комплект инсталляционных пакетов на компакт дисках для установки в организации;

3.                                      инструкция по эксплуатации системы, включающая в том числе:

        описание порядка установки (инсталляции) программного обеспечения
системы;

        требования к вычислительным комплексам;

        описание порядка по работе с интерфейсом системы;

        описание порядка ввода данных.

2.      Назначение и цели создания АРМ

Разрабатываемое АРМ создается для менеджеров компании ООО «Хороший день», где и будет использоваться менеджерами компании.

Система должна будет служить для обработки возникающей первичной документации, обработки больших массивов входной информации и подготовки выходных документов. Для достижения поставленной цели «АРМ менеджера по организации мероприятий» должно автоматизировать работы по следующим направлениям:

        обеспечение хранения и обработки больших объемов информации;

        формирование различных справочников, запросов, отчетов;