Особенности учета операций оптовой торговли и построение модели информационной системы

     Анализ  предложений поставщиков необходим  для составления списка поставщиков  с приемлемыми предложениями. За основу берется обработанная информация из прайс-листов, статистика закупок, и  информация о товарах на складе. Непосредственно сам анализ проводится логистом, при выполнение которого он руководствуется алгоритмами  работы с информацией.

     Составление списка поставщиков это следующий  этап процесса выбора поставщика. После  анализа предложений поставщиков  у логиста имеется список поставщиков  с приемлемыми предложениями, из которого он должен сформировать список поставщиков с расстановкой приоритетов. Это делается при помощи алгоритмов работы с информацией.

     Заключающим этапом при выборе поставщика является составление графика поставок без  учета количества. Это проводится логистом на основе списка поставщиков  с расставленными приоритетами и  запросов на приобретение товара. В  итоге график поставок передается дальше и используется для расчета необходимого количества закупок.

     Далее мы рассмотрим декомпозицию процесса заказа товаров у поставщиков (Приложение 6). Она состоит из 4 процессов: формирование заказа, проверка и подпись заказа, направление заказа поставщику, оплата полученной продукции.

     Для формирования заказа необходимы контакты поставщиков, а также берутся  во внимание неправильно сформированные заказы и отчеты о возврате товаров поставщику. На основе этого логист формирует заказ, руководствуясь планом заявок и договором с поставщиками.

     Далее заказ проверяется и подписывается  логистом и генеральным директором, на основании договора с поставщиком, либо отправляется на доработку.

     Подписанный заказ направляется поставщику логистом. Это происходит при выполнении процесса «направление заказа поставщику». Также в этом процессе участвуют менеджер и экспедитор. Помимо подписанного заказа поставщику может быть отправлен не подходящий товар, после чего формируется отчет о возврате товаров поставщику. После того, как поставщик получает заказ он отправляет товары из заказа вместе с накладной.

     Чтобы поставщик поставил необходимый  товар, его нужно оплатить. Это происходит при выполнении процесса оплаты полученной продукции, который выполняет менеджер на основе подписанного заказа и информации о поступившей продукции. Все операции фиксируются, и собирается статистика закупок, которая требуется для планирования закупок.

     Разберем  декомпозицию процедуры «проверка и подписание заказа» (Приложение 7). Она сделана в виде графического описания информационных потоков и является частью структурного анализа.

     Сформированный  заказ проверяется на соответствие договору и на правильность составления и, если он сформирован правильно, отдается на подпись логисту и генеральному директору, если же заказ сформирован не верно, тогда принимается решение о доработке заказа, и заказ отправляется на доработку.

     Требуется разобрать декомпозицию процесса направления  заказа поставщику (Приложение 8). Она  состоит из 4 частей: отправление  заказа поставщику; выяснение условий доставки; привоз товаров на склад; выяснение причины доставки неподходящего товара и неправильности заполнения документов; возврат товара поставщику.

     В процессе отправления заказа поставщику и выяснения условий доставки логист оперирует подписанным заказом, в котором содержатся все необходимые  данные. После выполнения этого процесса поставщик либо сам привозит товары на склад, либо отдается указание экспедитору  на привоз товара. При перевозке  товара экспедитор должен выполнять  условия перевозки товаров.

     Выяснение причины доставки неподходящего товара и неправильности заполнения документов происходит в случае привоза на склад неподходящего товара. Также здесь анализируется информация о поступившей продукции. Всю эту процедуру выполняют логист и менеджер. В итоге товар с накладной отправляются поставщику, либо везутся на склад.

     Возврат товара поставщику происходит в случае невозможности исправления ошибок. Его производит экспедитор на основании договора с поставщиком и условий перевозки товаров.

     Рассмотрим  декомпозицию функции приема товаров  от поставщиков (Приложение 9). Она сделана  в виде диаграммы потоков данных, которая отражает функциональные требования к проектируемой системе. В нее  входят 3 процесса (проверка товара, регистрация  товара, обработка груза), и одно хранилище данных (база данных).

     В процесс проверки товаров поступают  данные из товарной накладной от поставщика и товары, происходит их сравнение  и сопоставление, проверка. В случае успешной проверки, товарная накладная  отправляется для регистрации товара, регистрируется, информация из накладной  отправляется в базу данных (БД) и  после дается разрешение на отгрузку товара. Затем происходит обработка  груза, во время которой товар  меняет свой статус с «подходящий» на «принимаемый». В том случае, если товар проверку не прошел, дается команда  разобраться с происшествием (информация о поступившей продукции).

     Разберем  процесс проверки товаров более  подробно (Приложение 10). Декомпозиция выполнена в виде структурной  модели. Товары от поставщика и товарная накладная проверяются на соответствие. Затем товар проверяется по количеству, качеству, серийному соответствию. Если хотя бы одна проверка не проходит, то принимается решение о возврате товара, в ином случае товар принимается.

     Представим  процесс хранения продукции в  виде диаграммы потоков данных (Приложение 11). Она включает в себя 2 процесса (сортировка товаров, физическое размещение товаров), и два хранилища (база товары и склад).

     Информация  о поступившей продукции поступает  в процесс сортировки товаров, после  чего формируется информация о месте  хранения товаров, и вносится информация о необходимом месте размещения в базу «товары».

     Информация  о месте хранения и товары попадают в процесс физического размещения товаров, после чего товары размещаются  на складе согласно информации о месте  их хранения. В базу «товары» вносится информация о фактическом месте размещения (она может не совпадать с необходимым).

     Помимо  закупки, организация оптовой торговли содержит процесс продажи продукции (Приложение 12). Он содержит 3 подпроцесса: обработка заказа, формирование необходимого пакета документов, отгрузка и списание товаров.

     Обработка заказа проводится менеджером при помощи ИС. Информация о товарах на складе и заказ клиента, обрабатываются с помощью алгоритмов работы с  информацией. После обработки формируется  либо запрос на приобретение товара, либо разрешение на выполнение заказа.

     Затем идет формирование необходимого пакета документов. Для этого менеджеру при помощи ИС необходимо получить разрешение на выполнение заказа и информацию о товарах на складе, после чего на основе договора с клиентом формируется либо необходимый пакет документов, либо отказ клиенту.

     Завершающим этапом продажи товара является отгрузка и списание товаров. Под подготовленный пакет документов подбирается зарезервированный заранее товар, и они вместе отправляются к клиенту. Также собирается статистика продаж. Во процессе отгрузки и списания товаров участвуют менеджер, логист, рабочий склада и экспедитор. Они руководствуются с клиентом и условиями перевозки товаров.

     Рассмотрим  весь процесс продажи более подробно.

     Обработка заказа (Приложение 13) происходит по следующей  схеме: после принятия заказа, проверяется  наличие необходимого количества товаров  на складе, и если товары имеются  в достаточном количестве, то выдается разрешение на выполнение заказа. Если товаров нет в наличии либо их недостаточно, формируется запрос на приобретение товара.

     При формировании необходимого пакета документов (Приложение 14) последовательность действий следующая: на основании договора с  клиентом формируется заявка и проводится контроль кредитного лимита и дебиторской  задолженности. Если превышений не обнаружено, то на основании заявки резервируется  необходимый товар, подбираются  номенклатурные единицы, формируются  упаковочные листы, счет и расходная  накладная. В ином случае заявка отклоняется.

     Процесс отгрузки и списания товаров (Приложение 15) проходит следующие этапы: проверяются  условия доставки, оговоренные в  договоре с клиентом. В случае, если товар требует доставки, товары сортируются  и упаковываются, к ним прилагается  необходимый пакет документов и  выполняется доставка товаров. В  случае если товар доставки не требует, товары также упаковываются и  сортируются, к ним прикрепляется  необходимый пакет документов, и  они ожидают клиента на складе. Во время процесса собирается статистика продаж.

     Для более полного понимания процесса учета оптовой торговли необходимо показать диаграммы дерева узлов (Приложение 16, 17). Они не показывают взаимосвязи между работами, зато в них отлично видно иерархическую зависимость работ.  

     2.2. Объектно-ориентированная  модель 

     Для всестороннего анализа системы  требуется также разработать  объектную модель системы учета  операций оптовой торговли.

     Первым  этапом является построение диаграммы  вариантов использования (Приложение 20), которая отражает функциональное назначение проектируемой программной системы. На данной диаграмме присутствуют 3 актера – клиент, поставщик, и организация оптовой торговли. Клиентом может быть как физическое так и юридическое лицо, которое оформляет заказ на оптовую покупку товаров предприятия. Поставщиком являются фирмы, с которыми заключены или заключаются договоры на поставку товаров предприятию. Организация оптовой торговли – это организация, которая подлежит автоматизации, и занимается оптовой торговлей.

     Клиент  может купить продукцию у организации  оптовой торговли, оговорив при этом доставку. Для того чтобы ускорить процесс отгрузки товаров покупателям, товар хранится в необходимым  количестве на складах организации, которая, в свою очередь, непрерывно следит за запасами товаров на своих  складах, и своевременно покупает товар  у поставщиков.

     Вторым  этапом является построение диаграммы  классов (Приложение 21). Она является основным логическим представлением модели, и содержит подробную информацию о внутреннем устройстве и архитектуре программной системы. Эта диаграмма содержит классы, необходимые для функционирования системы. Классы имеют стереотипы, которые отражают их назначение в модели и положение в системе. Рассмотрим те классы, которые входят в нашу модель.

     В центре диаграммы расположен управляющий  класс, под названием система  учета. Он реализует, логику управления учетом операций оптовой торговли, и имеет стереотип control.

     Дальше  рассмотрим классы, имеющие стереотип  entity. Данный стереотип означает, что соответствующий класс предназначен для хранения информации, которая должна оставаться в системе после уничтожения объектов данного класса, другими словами, классы имеющий данный стереотип выполняют функцию баз данных.

     Начнем  с класса «товар». Он необходим для хранения информации о хранящихся товарах. Этот класс имеет ряд атрибутов и операций. Атрибуты являются отдельными полями записи, которую хранит и обрабатывает класс. Класс «товар» имеет следующий ряд атрибутов:

• Код товара, содержит уникальный код каждого товара.
• Стоимость закупки, в этом атрибуте указывается стоимость, по которой товар был закуплен.
• Цена продажи, в этом атрибуте хранится цена, по которой продается товар.
• Количество на складе, здесь указывается количество не зарезервированного, данного товара.
• Вид товара, этот атрибут содержит информацию о принадлежности данного товара к определенному виду (ПО, орг. техника, расходные материалы)
• Наименование, здесь указывается полное название продукта.
• Артикул, этот атрибут хранит артикул товара.

     Помимо  атрибутов, класс может уметь выполнять операций. Операции это функции и процедуры, которые реализуются классом. Класс товар содержит ряд операций:

• Создать запись о товаре, с помощью этой функции класс товар может добавлять новые записи.
• Зарезервировать товары, эта операция реализует резервирование товара, который уже продан.
• Выдать информацию о хранящихся товарах, эта операция нужна для того, чтобы объекты данного класса могли выводить информацию о товаре.
• Внести информацию о товарах в накладную. С помощью этой операции, в товарную накладную, по коду товара, вносится вся необходимая информация о товаре.
• Внести данные о товарах в заказ. С помощью этой операции, в заказ, по коду товара, вносится вся необходимая информация о товаре.

Также стереотип entity имеет класс ТКлиент. В нем хранится вся информация о клиентах, которые когда-либо заключали договоры с рассматриваемой организацией. Этот класс имеет следующие атрибуты: