Особенности учета операций оптовой торговли и построение модели информационной системы

     Оптовая торговля как никакое другое звено, связанное с реализацией товаров, способна активно регулировать региональные и отраслевые рынки за счёт накопления и перемещения товаров. Это направление  работы и должно занять определяющее место во всей её деятельности. Оптовые  предприятия призваны совершенствовать звенность товародвижения, развивать  централизованную поставку и кольцевой  завоз товаров. 

     1.2. Применение современных технологий в оптовой торговле 

     Современная система автоматизации оптовой  торговли должна обеспечивать взаимосвязь  различных отделов торгового  предприятия в единой информационной системе. Возможность планирования закупок и продаж, а так же планирование движения денежных средств является важной возможностью системы, так же как и оперативное ведение  учета для оптовой торговли.

     Одним из видов программного обеспечения  является прикладное решение "1С:Комплексная автоматизация 8" включены наиболее востребованные функции – с учетом реальных потребностей широкого круга организаций.

     Прикладное  решение позволяет автоматизировать задачи учета, контроля, анализа и  управления на предприятиях, которые  ведут оптовую, розничную, комиссионную торговлю, осуществляют прием товаров  на комиссию, продажу в кредит, торговлю по заказам.

     Программа обеспечивает решение следующих  задач:

• планирование продаж и закупок;
• управление поставками и запасами;
• управление взаиморасчетами с контрагентами.

     Функционал  управления заказами позволяет оптимальным  образом размещать заказы покупателей  и отражать их в планах подразделений  в соответствии с принятой в компании стратегией исполнения заказов и  схемами работы (работа со склада, под  заказ). При регистрации заказа необходимые  товары будут автоматически зарезервированы  на складах предприятия, а при  отсутствии нужного количества товаров – может быть сформирован заказ поставщику.

     Управление  отношениями с клиентами является неотъемлемой функциональной областью современной комплексной информационной системы предприятия. В прикладном решении реализован основной функционал, обеспечивающий персонифицированный  подход в отношении каждого контрагента – покупателя, поставщика, смежника и др., т.е. регистрация и хранение информации о контрагентах, истории взаимодействия, оповещение о событиях и запланированных действиях, анализ и планирование контактов и сделок, интегрированный анализ отношений с клиентами, оценка эффективности рекламных и маркетинговых акций.

     Развитые  механизмы ценообразования позволяют  предприятию определять и реализовывать  ценовую политику в соответствии с имеющимися аналитическими данными  о спросе и предложении на рынке  и себестоимостью реализуемой продукции. В прикладном решении реализованы  следующие возможности:

• построение различных схем формирования цен и скидок;
• контроль над соблюдением сотрудниками установленной ценовой политики;
• сопоставление отпускных цен предприятия с ценами поставщиков и конкурентов;
• учет накопительных скидок по дисконтным картам.

     Программа также предусматривает планирование по следующим направлениям деятельности: продажи, производство, закупки. На основании  планов продаж, производства и закупок  составляются планы для отдельных  участков деятельности и отдельных  объектов планирования.

     Состав  плана может быть детализирован  в рамках основного периода плана – на год, полугодие, квартал, месяц, декаду, неделю, день. Каждая позиция плана может быть детализирована по контрагентам, договорам и заказам.

     1С:Комплексная  автоматизация 8" позволяет организовать:

• оперативный учет и контроль движения денежных средств предприятия на расчетных счетах и в кассах;
• оперативное планирование поступлений и расходов денежных средств
• платежный календарь.

     Платежный календарь представляет собой совокупность заявок на расходование денежных средств  и планируемых денежных поступлений. При составлении платежного календаря  автоматически проверяется его  выполнимость (достаточность денежных средств на счетах и в кассах предприятия).

     Предусмотрена возможность учета денежных расчетов в иностранных валютах. Обеспечивается взаимодействие со специализированными  банковскими программами типа "Клиент-банк".

     Функционал  управления взаиморасчетами с контрагентами  охватывает полный цикл операций по взаимодействию с деловыми партнерами, от момента возникновения обязательств по договорам, до их выполнения. Программа позволяет анализировать изменение задолженности во времени, поддерживает методики учета задолженностей в различных разрезах: по договорам, заказам, счетам.

     Оптовая торговля является довольно важной частью сферы обращения товаров народного  потребления, к тому же, во время  ее функционирования возникает огромный поток информации, которую необходимо сохранять, а, следовательно, документов. Документы пишутся, оформляются, причем зачастую один содержит в себе информацию не сильно отличающуюся от другого. Это  приводит к многократному переписыванию  информации. Автоматизация учета  операций оптовой торговли позволяет  уменьшить объем документов, до необходимого минимума, систематизировать информацию, и сэкономить время на оформление документов.

     2. Проектирование информационной системы 

     2.1. Функциональная модель 

     Для начала рассмотрим функциональную модель системы учета операций оптовой  торговли. Она необходима для того, чтобы понять, как работает организация, которую собираются автоматизировать, в данном случае фирма, занимающаяся оптовой торговлей. Руководитель предприятия  может прекрасно знать работу предприятия в целом, но не в состоянии  вникнуть в детали работы каждого  рядового сотрудника. Рядовые сотрудники, в свою очередь, хорошо знают, что  происходит на их рабочем месте, но не могут знать, как работают их коллеги. Поэтому для описания работы предприятия  необходимо построить модель, которая  будет соответствовать предметной области, и содержать в себе знания всех участников бизнес-процессов организации.

     Функциональная  система представляется как совокупность взаимодействующих работ или  функций. Для данного вида систем принципиальна чисто функциональная ориентация. Функции системы анализируются  независимо от объектов, которыми они  оперируют, что позволяет более  четко смоделировать логику и  взаимодействие процессов организации.

     При создании функциональной модели будут  использоваться следующие виды диаграмм:

• Контекстная диаграмма
• Диаграммы декомпозиций
• Диаграммы дерева узлов

     В контекстной диаграмме указываются  границы описываемой системы, определяются входные и выходные данные, механизмы  выполняющие работу, и правила  которыми руководствуются при выполнении работы. Особенность этой диаграммы  заключается в том, что она  описывает систему в целом.

     Диаграммы декомпозиций создаются для более  подробного описания работы системы. При  создании модели необходимо произвести такое количество декомпозиций, чтобы  диаграмма содержала только простейшие действия, не требующие разъяснений, и объекты системы.

     Диаграмма дерева узлов показывает иерархическую  структуру работ, но не взаимосвязи  между работами.

     Начнем  описание системы учета операций оптовой торговли. Из контекстной  диаграммы (Приложение 1) видно, что  для функционирования предприятия  необходимы прайс-листы поставщиков, контакты поставщиков, и заказы клиентов. После работы системы, на выходе может  быть отказ клиенту или счет и  товары клиенту, статистика продаж и  информация о товарах на складе. Механизмом работы системы является персонал предприятия (Генеральный  директор, менеджеры, логисты, экспедиторы, работники склада), и непосредственно  информационная система учета операций. Все действия в системе выполняются  на основе условий перевозки товаров, условий хранения продукции, договоров  и алгоритмов работы с информацией.

     На  декомпозиции контекстной диаграммы (Приложение 2) изображено 2 блока действий, отображающих сущность действий оптовой  торговли: закупка и хранение товаров, продажа товаров.

     При закупке и хранении товаров необходимо иметь в наличии прайс-листы  и контакты поставщиков, получать статистику продаж и запросы на приобретение продукции. Работа выполняется персоналом при помощи ИС на основе условий  хранения и перевозки товаров, договоров  с поставщиками и алгоритмов работы с информацией. После выполнения закупки и хранения товаров получаем товары, хранящиеся на складах организации  и информацию о них, которая доступна и работникам предприятия при  продаже товаров и потенциальным  покупателям.

     Для продажи товаров необходимо получить заказ от клиента, товары для продажи  и информацию о них. Продажа, так  же как и закупка проводится персоналом организации при помощи информационной системы (ИС), и на основе договоров  с клиентами, условий перевозки  товаров и алгоритмов работы с  информацией. На выходе получаем статистику продаж, (которая в дальнейшем используется при закупке товаров, имеется  в открытом доступе и предоставляется  государственным структурам), товары клиенту и счет за них, либо письменный отказ клиенту, а также запрос на приобретение товаров.

     Рассмотрим  декомпозицию закупки и хранения товаров (Приложение 3). Она состоит  из 4 блоков: планирование закупки, заказ  товаров у поставщиков, прием  товаров от поставщиков и хранение закупленной продукции.

     Когда организация планирует закупку, ей требуются статистика продаж, прайс-листы  поставщиков, запрос на приобретение товаров, информация о товарах на складе и  статистика закупок. Планирование закупки  проводится менеджером и логистом при  помощи ИС, при этом они руководствуется  алгоритмами работы с информацией. Когда планирование закупок произведено  создается план заявок, который используется как управляющий документ при  заказе товаров у поставщиков.

     Когда проводится заказ товаров у поставщиков, используется контактная информация поставщиков (она обрабатывается менеджером, логистом), и принимается товар, который  не подошел по какой либо причине, а также информация о поступившей  продукции. Еще в заказе участвуют  Генеральный директор и экспедитор. Заказ товаров основывается на плане  заявок, договорах с поставщиками, условиях перевозки товаров. В итоге  собирается статистика закупок, принимаются  товары от поставщика и товарная накладная  к ним.

     Прием товаров проводится рабочим склада при помощи ИС на основании договоров  с поставщиками и алгоритмов работы с информацией. В итоге, после  приема товаров отображается информация о поступившей продукции, и отправляются на склад принимаемые товары.

     При хранении закупленной продукции, рабочий  склада при помощи ИС размещает товары на складе. Руководствуется он при  этом условиями хранения продукции, алгоритмами работой с информацией, и информацией о поступившей  продукции. На этом этапе обновляется  и предоставляется информация о  хранящихся на складе товарах, которая  используется при планировании закупки  и доступна потенциальным покупателям, также при необходимости отгружается  товар.

     Планирование  закупки (Приложение 4) состоит из 4 этапов: получение статистики продаж, расчета  потребности в товаре, выбора поставщика и расчета необходимого количества закупок.

     При получении статистики продаж, статистика продаж и информация о товарах  на складе обрабатываются менеджером при помощи ИС на основе алгоритмов работы с информацией, и формируется  таблица продаж.

     Расчет  потребности в товаре проводится менеджером при помощи ИС, который  руководствуясь алгоритмами работы с информацией, используя информацию о товарах на складе и таблицу  продаж, составляет таблицу потребностей в товаре.

     Когда логист при помощи ИС выбирает поставщиков, руководствуясь алгоритмами работы с информацией, он ссылается на информацию о товарах на складе, прайс-листы  поставщиков, статистику закупок и  запросы на приобретение товаров, составляет график поставок.

     Последним этапом планирования закупки является расчет необходимого количества закупок. Он проводится логистом при помощи ИС, на основе таблицы потребностей в товаре, графика поставок, информации о товарах на складе и запросов на приобретение товаров. Вся работа проводится по алгоритмам работы с  информацией. В итоге логист формирует  план заявок.

     Чтобы более полно понять процедуру  «выбор поставщика», рассмотрим декомпозицию этого блока (Приложение 5). Она состоит из 4 последовательных действий: ввод в систему прайс-листов поставщиков, анализ предложений поставщиков, составление списка поставщиков, составление графика поставок без учета количества. Рассмотрим каждое из них.

     Ввод  в систему прайс-листов поставщиков  необходим для обработки и  структуризации данных из прайс-листов с помощью ИС. Непосредственно  ввод информации из прайс-листов осуществляется логистом, ИС нужна для обработки  данных. При вводе данных в систему  логист руководствуется алгоритмами  работы с информацией.