Выводы::

     Какая часть сотрудников отдела перегружена (в процентном отношении к общему числу сотрудников отдела)?

     1. Перегружен PRменеджер отдела на 15% поскольку в его обязанности входит выполнение всех проектов.

     Какая часть сотрудников отдела занята в течение рабочего дня неравномерно (в процентном отношении к общему числу сотрудников отдела)?

     1. Неравномерны нагрузки у инвент-менеджера, так как как он загружен в течение дня не полностью.

     Какие имеются предложения по совершенствованию  организационной структуры отдела и, соответственно, перераспределению, выполняемых повседневных функций и решаемых задач среди сотрудников отдела?

     1. Необходимо перераспределение выполняемых функций и снятие одной из функций с PRменеджера . Его функции могут быть распределены между другими сотрудниками отдела, возможно также введение дополнительной штатной единицы для одного из проектов и введение дополнительных функций другим сотрудникам отдела.

 

      7 Формы хранения  и использования  информации

 

  Таблица 19 Формы хранения входной информации

 

  Таблица 20 Формы хранения выходных документов

     Выводы::

     Для всех ли документов вас устраивают формы хранения? Если «нет», то объясните причины. Если у вас есть предложения по изменению форм хранения, то изложите их с аргументацией каждого такого предложения.

     1. Нет, возможно хранение информации на  жестком диске, так как распечатанные документы занимают слишком много места.

     Оцените качество хранения информации.  Как  часто приходится восстанавливать данные или повторять первичную обработку входных документов.

1. Качество удовлетворительное.

 

      8 Анализ  программного обеспечения систем управления

 

     8.1 Для характеристика пакетов прикладных программ (ППП), используемых в отделе необходимо заполнить таблицу 21

Таблица 21 Характеристика ППП

  Выводы:

     Все ли ППП, которыми Вы пользуетесь, Вас  удовлетворяют? Если «нет», то укажите  процентное отношение ППП, не соответствующее  потребностям пользователя.

     1. Программа Microsoft Exсel используемая при работе отдела маркетинга слишком сложная в применении для отдельных сотрудников отдела, необходимо дополнительное обучение сотрудников для пользования этой программой.

     Через какие каналы Вы следите за рынком программных продуктов?

1. Интернет

     Как часто приобретаются новые ППП и почему?

     1. Редко, поскольку планирование трат на ППП происходит раз в год. Минусом является недостаточно гибкая система планирования бюджетов.

     Используете ли в отделе Интернет? Если «да», то для каких целей?

     1. Сбор и анализ информации, работы компании через систему администрирования, контакты с контрагентами, находящимися в других городах.

     9 Общие выводы

 

     Какие из выполняемых повседневных функций являются трудоёмкими, сложными и почему? В чём Вы видите возможность устранения подобных негативных моментов?

     1. Сложным является подготовка отчета, поскольку этот процесс не автоматизирован. Приобретение дополнительных ППП и обучение сотрудников может способствовать улучшению качества и количества работы.

     Удовлетворяет ли Вас существующая совокупность информационных процедур (формирование, ввод, хранение, поиск, обработка, выдача результатов). Если «нет», то назовите причины. Имеются ли у Вас предложения по изменению технологии обработки информации (в том числе с использованием услуг Интернет) и что послужило причиной их появления?

     1. Нет, поскольку все эти процедуры совершаются вручную. В данный момент каждый специалист отдела готовит индивидуальный отчет о проделанной работе, затем руководитель отдела (выполняя функции секретаря) забивает вручную показатели в консолидированный отчет отдела. В результате, подготовка отчета является трудоемким и достаточно сложным процессом.

     2. Пути решения проблемы два: введение дополнительной штатной единицы — специалиста по бизнес-администирированию с целью формирования отчетности, либо покупка дополнительного ППП.

     Устраивают ли Вас формы входных и выходных документов? Если «нет», то укажите причины и объясните необходимость внедрения новых форм.

     1. Слишком частое изменения типовой формы приводит к тому, что сотрудники вынуждены переделывать документы. Отчет подготовится в одной форме, после чего сообщается, что необходимо подготовить тот же отчет в совершенно другой форме. Предлагается введение единой утвержденной формы отчета и плана.

     Дайте обобщённую характеристику используемого ПО. Довольны ли Вы его эксплуатацией? Если «нет», то каким образом представляете себе его изменение?

     1. Программа Fotoshop используемая для изменения размеров фотографий слишком сложная в применении, необходимо дополнительное обучение сотрудников для пользования этой программой. Возможно использование для решения данной задачи более простых программ, например Infan view. Кроме того для подготовки полноценного отчета о предоставленных бухгалтерских документах необходима установка 1С и обучение специалистов отдела работе в этой программе.

 

     

     Библиографический список

 

1. Титоренко Г.А. Информационные системы в экономике. - 1998 г.
2. Землянский А.А. Информационные технологии в экономике. – 2004 г.
3. Угринович Н.Д. Информатика и информационные технологии. 2001 г.