Автор работы: Пользователь скрыл имя, 19 Января 2011 в 20:46, контрольная работа
Все более актуальным становится исследование информационного общества, информатизации и ее последствий, решение методологических проблем информатизации.
Необходимость и важность подобных исследований определяется рядом факторов.
1 Особенности экономической информации 3
2 Определение перечня решаемых задач в ООО «Вино-водочная компания Даско», отдел маркетинга. 8
3 Внешний и внутренний документооборот 14
4 Контроль корректности содержащейся в документах информации 17
5 Справочники и классификаторы, используемые в повседневной деятельности 20
6 Оценка эффективности работы сотрудников отдела 23
7 Формы хранения и использования информации 25
8 Анализ программного обеспечения систем управления 26
9 Общие выводы 27
Библиографический список 28
Таблица 2 Квалификация исполнителей
| Должность сотрудника | Образование, специальность | Участие в решении задачи (решает часть задачи или всю задачу полностью) | Сколько времени затрачивает на решение |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| PR менеджер | Менеджмент, связи с общественностью | Выбор форм и методов продвижения компании в СМИ. Полностью | 60%
4 часа в день |
| Инвент менеджер | Маркетинг, маркетолог | Проведение инвент мероприятий. Полностью | 100%
8 часов в день |
| Руководитель проекта | Филология, литературное редактирование | Создание полиграфической продукции | 100%
8 часов в день |
| Трейд маркетолог | Экономика, менеджер | Проведение промо-акций. Полностью | 50%
4 часа в день |
| Трейд маркетолог | Экономика, менеджер | Оформление офиса компании. Полностью | 50%
4 часа в день |
Продолжение таблицы 2
| 1 | 2 |
| Общее время решения | 28 часов в день, 140 часов в неделю, 3360 часов в месяц |
2.5 Входная
информация.
Таблица 3 Характеристика входной информации
| Вид информации (о чём) | Источник возникновения | Уровень | Присутствие в информации дублирующих показателей | ||||
| Название первичного документа | Результат решения задачи (её название) | Отдельные поля БД (их название) | Полноты (%) | Достоверности (%) | Название показателя | Название задачи, в которой этот показатель неоправданно дублируется | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| Приказ о проведении акции «Благодарность | Протокол совещания | Проведенная акция,
отчет о проведенном |
Jp1? Jp2? Jp3 и т.д. | 100% | 100% | - | - |
2.6 Выходная информация
Таблица 4 Характеристика выходной информации
| Название отдела | Вид информации (о чем) | Форма представления (через е-mail, бумажный документ, дискета, файл БД) |
| 1 | 2 | 3 |
Продолжение таблицы 4
| 1 | 2 | 3 |
| Отдел маркетинга | Отчет о проведенном
мероприятии акция « |
через е-mail и бумажный документ |
Таблица
5 Характеристика информации
| ||||||||||||||||||||||
2.7 Решение автоматизировано.
Частично используется программа Microsoft Exсel, с помощью которой, происходит подсчет планируемых расходов.
Таблица 6 Характеристика автоматизированных решений
Вид документа: «Смета расходов отдела»
| |||||||||||
Продолжение таблицы 6
| 1 | 2 | 3 |
| Удобство заполнения входных документов | Быстро и просто | Неправильное использование одним из сотрудников своей части сметы расходов может привести к потере всего документа |
| Удобство анализа выходной информации | Создается общий отчет по всему отделу, что позволяет оценить работу отдела в целом | Если сумма складывается из нескольких показателей, то необходимы дополнительные комментарии |
| Форма хранения информации | На CD дисках, распечатанные в соответствующих файлах и на ПК |
Выводы: большая часть решаемых задач является прерогативой отдела. Для успешного формирования отчетности с помощью программы Microsoft Exсel необходимо проведение обучения сотрудников, либо введение в штат отдела специалиста соответствующей квалификации (экономист). Это ускорило бы процесс обработки информации и составления ежемесячного, ежеквартального и годового отчетов.
Таблица 7 Количественный анализ решаемых задач
| Показатель | Значение показателя | |
| абсолютное | % | |
| 1 | 2 | 3 |
| Количество задач, решаемых в отделе в настоящее время | 8 | 75% |
| Количество задач, которые должны быть переданы для решения в другие отделы | 2 | 25% |
| Количество задач, отсутствующих в настоящее время, но которые должны решаться в данном отделе | 0 | 0% |
Задачи,
которые необходимо передать
для решения в другие
Таблица 8 Характеристика задач, передаваемых в другие подразделения
| Название задачи | Назначение задачи | Причина, по которой данная задача должна быть передана для решения в другое подразделение | Название подразделения, в которое должно быть передано решение |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Правовое обеспечение деятельности отдела | Заключение договоров | Наличие профильных специалистов (юрис-консультов) | Отдел правового обеспечения |
| Составление бухгалтерской отчетности по отделу | Работа с
первичной бухгалтерской |
Наличие профильных специалистов (бухгалтеров) | Экономический отдел |
Какие причины чаще всего влияют на качество решения?
1. Большой объем информации, при составлении консолидированного отчета отдела маркетинга в одном документе формируются отчеты всех специалистов отдела.
2.
Отсутствие многовариантного
Оцените уровень дублирования информации.
1. Информация дублируется в планах на месяц и отчетах, дублируется в отчетах конкретного специалиста и консолидированном отчете.
Оцените степень компетентности сотрудников, участвующих в решении задач. Все ли сотрудники заняты своим делом согласно образованию и квалификации?
1. Необходимо провести обучение сотрудников для работы в программе Exel, так как зачастую, знание этой программы не входит в список обязательных требований к специалисту.
Что необходимо предпринять, чтобы решение задач было более эффективным?
1. Как вариант, возможно изменить численность персонала отдела – добавить в штат специалиста, готового заниматься отчетами по документам и составлять отчеты всего отдела.
2. Провести реорганизацию АРМ – обновить программное обеспечение, обновить ПК, для ускорения процесса обработки информации.
3 Внешний и внутренний документооборот
3.1
Необходимо охарактеризовать
Таблица 9 Общие сведения о документе
| Название отдела, откуда поступает информация | Название документа | Назначение документа | Тип документа (плановый, отчётный, информационно-справочный, нормативный, пр.) | Форма представления (бумага, файл) | Считаете необходимым наличие документа (да/нет) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| Главный офис | Приказ о проведении акции «Благодарность» | Организация процесса выполнения задачи | Плановый | Бумага | Да |
| Отдел управления персоналом | Служебная записка о необходимости предоставления документов | Организация процесса предоставления информации | Информационно-справочный | Бумага | Да |
| Городская администрация | Информационное письмо о необходимости проведения уроков противопожарной безопасности | Информационное письмо | Нормативный | Бумага | Нет |
Таблица 10 Информационные характеристики документов
| Название документа | Объём одного документа (в страницах или единицах объёма машинной памяти) | Периодичность получения или заполнения | Время обработки одного документа | % используемой из документа информации | Уровень стабильности документа (как часто меняется форма) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| Приказ | 1 лист | Ежемесячно | 15 мин. | 80% | Один раз в квартал |
| Распоряжение | 1 лист | 2 раза в месяц | 20 мин. | 80% | Один раз в месяц |
| Служебная записка | 1 лист | 1 раз в полгода | 30 мин. | 100% | Не меняется |
| Докладная записка | 1 лист | 1 раз в месяц | 15 мин. | 70% | Меняется 1 раз в квартал |
| Информационное письмо | 3 листа | 1 раз в год | 1 час | 30% |
|