Автор работы: Пользователь скрыл имя, 19 Января 2011 в 20:46, контрольная работа
Все более актуальным становится исследование информационного общества, информатизации и ее последствий, решение методологических проблем информатизации.
Необходимость и важность подобных исследований определяется рядом факторов.
1 Особенности экономической информации 3
2 Определение перечня решаемых задач в ООО «Вино-водочная компания Даско», отдел маркетинга. 8
3 Внешний и внутренний документооборот 14
4 Контроль корректности содержащейся в документах информации 17
5 Справочники и классификаторы, используемые в повседневной деятельности 20
6 Оценка эффективности работы сотрудников отдела 23
7 Формы хранения и использования информации 25
8 Анализ программного обеспечения систем управления 26
9 Общие выводы 27
Библиографический список 28
3.2 Охарактеризуйте документы, передающиеся в другие отделы.
Выводы:
Рассчитайте следующие показатели:
1. Количество обязательных документов различного уровня - 5
2. Количество «лишних» документов различного уровня – 2 (докладная записка, информационное письмо)
3. Количество документов, отражающих промежуточные результаты – 2 (информационное письмо, распоряжение).
Перечислите общие недостатки, присущие типовым формам, содержащим входную информацию. Если имеются предложения по устранению этих недостатков, то изложите их суть.
1. Слишком частые изменения типовой формы приводит к тому, что сотрудники вынуждены переделывать документы.
Перечислите общие недостатки, характерные для типовых форм, отражающих выходную информацию. Если имеются средства устранения таких недостатков, то приведите их.
1. Отсутствие гибкости, необходимость длительной процедуры согласования новой формы документа при возникновении потребности.
Предложите рекомендации по изменению количественного и качественного состава документов, обрабатываемых в отделе.
1. Необходимость введения более гибких форм документов (в тех случаях, когда это требуется).
4.1 Виды контроля информации в документах:
Таблица 11 Виды контроля
| Название документа | Этап контроля | Сущность (или цель)
контроля |
Время на контроль | Объем разовой
информации для контроля |
Каким образом осуществляется контроль (сотрудником отдела или программным путем)? | Удовлетворяет
ли данный вид контроля?
Если «нет», то укажите причину |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Отчет | Заполнение | Логический | 10 мин. | 2 страницы | Сотрудником | Да |
| Отчет | Корректировка | Синтаксический, семантический | 15 мин. | 2 страницы | Сотрудником | Нет, возможно автоматизировать |
| Отчет | Последующая проверка | Комплексный | 20 мин. | 2 страницы | Сотрудником | Нет, возможно автоматизировать |
4.2 Какие процедуры контроля можно исключить и почему?
Таблица 12 Исключаемые процедуры контроля
| Название документа | Название процедуры | Этап контроля | Причина исключения |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Отчет | Корректировка | Синтаксический, семантический | Нет необходимости дополнительно тратить время |
4.3 Типы ошибок, встречающихся в документах:
Таблица 13 Типы ошибок
| Вид ошибки | Причины появления ошибки | Технология исправления ошибки | Последствия от присутствия ошибки в документах | Время на устранение ошибок | Причины появления повторных ошибок такого рода |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| Неустановленные данные | Недостаток информации | Получение полной информации | Неточности в отчете | От 1 часа до 3 часов | Недостоверная информация |
| Пропущенные записи | Быстрая скорость заполнения документа | Выявление отсутствующей информации | Недостоверность документа | 30-40 мин. | Отсутствие полной информации |
| Ошибки при обработке данных | Данный вид работы не автоматизирован | Проверки всех данных | Недостоверность документа | 2-3 часа | Отсутствие программы |
Выводы:
Оцените процентную результативность процедур контроля (т.е. во всех ли возможных случаях выявляются ошибки, предусмотренные каждой процедурой контроля).
1. Нет, в случае проверки ошибки при обработке данных многое не выявляется, так как процесс не автоматизирован.
Каким образом можно изменить технологию процедур контроля и как это отразится на качественном и количественном составе сотрудников, в обязанности которых входит осуществление процедур контроля?
1. Компьютеризация процесса сбора и подготовки информации позволит не допускать фактических ошибок.
Оцените
приоритет в появлении ошибок.
Таблица 14 Анализ ошибок
| Вид ошибки | Частота появления во входной информации | Частота появления в выходной информации |
| 1 | 2 | 3 |
| Неверный код | 1 раз в месяц | 1 раз в месяц |
| Неверное разграничение по периодам | 2 раза в месяц | 1 раз в месяц |
| Неправильный учет | 1 раз в полгода | 1 раз в 3 месяца |
Оцените общие тенденции относительно появления ошибок во входной и выходной информации.
1. Во входящей информации возможно возникновение ошибок по причине недостаточной квалификации офис-менеджера, как промежуточного звена при перемещении информации от генерального директора к специалистам отдела. Необходимы курсы повышения квалификации сотрудников компании.
2.
В выходящей информации
5.1 Для общегосударственных
классификаторов заполните таблицу 17
Таблица 15 Общегосударственные классификаторы
| Название справочника или классификатора | Какие разделы или отдельные реквизиты используются | Какие работы приходится выполнять с помощью этого справочника | Общий объем справочника или классификатора и % используемой информации | Время поиска одного кода (если это осуществляется вручную) | Процедура присвоения кодов (вручную или программным путем) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| Общероссийский
классификатор видов |
Услуги | Анализ информации | 2 тома, 10% | 15 мин. | Вручную |
| Товарная номенклатура ВЭД СНГ | Готовая продукция | Выбор товаров | 200 страниц, 15% | 40 минут | Вручную |
5.2 Для локальных классификаторов, т.е. таких, которые используются только на вашем предприятии или в организации, заполните таблицу 16.
Таблица 16 Локальные классификаторы
| Название классификатора | Структура кода (или используемая система кодирования) | Для каких целей используется | Общий объём (количество значений) | Время поиска одного кода | Процедура присвоения кодов (вручную или программным путём) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|
| Отчеты отдела за месяц | Комбинированная | Для хранения и перемещения информации | Отчет ОМ январь31; Название документа (отчет, план)/ название отдела/месяц/ дата составления | 5 мин. |
|
5.3 Приведите примеры локальных классификаторов (по нескольку наименований в каждом), заполнив таблицу 17.
Таблица 17 Локальные классификаторы
| Код | Значение |
| 1 | 2 |
| План ОМ март 31 | (отчет,план)/название отдела/месяц/дата составления |
| План ОУП март 31 (отдел управления персоналом) | (отчет,план)/название отдела/месяц/дата составления |
Выводы:
Все ли классификаторы и справочники общегосударственного назначения удовлетворяют вас? Или они не отражают специфику Вашего предприятия и у вас имеются предложения по дополнению или изменению таких источников? При наличии предложений перечислите их и приведите соответствующие аргументы в пользу предлагаемых изменений.
1. Товарная номенклатура ВЭД СНГ – не удовлетворяет, сложная процедура присвоения кода, трудно разобраться, какой именно код присвоен.
Объясните причины, которые привели к разработке локальных классификаторов.
1. Большой объем информации, необходимость быстрого поиска, необходимость хранения.
Оцените рациональность применяемых систем кодирования в локальных классификаторах.
1. Применяется комбинированная система кодирования, что позволяет легко обрабатывать большой объем информации, легко ее находить и применять.
Оцените удобство пользования классификаторами.
1. Большая длина кода, сложность запоминания кода при использовании комбинированной системы кодирования.
Таблица 18 Эффективность работы сотрудников отдела
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||