Разработка управленческих решений

     В зависимости от объективных (профиль  предприятия) и субъективных (требования руководителя предприятия или деловых  партнеров) факторов какая-либо группа документов может преобладать или быть незначительной.

     Часть документов ОРД, мало используемых на практике или имеющих незначительные отличия от других, не рассматривается  в данной лекции.

     Например, такие документы, как распоряжения и решения оформляются аналогично приказам, меняется лишь реквизит “название вида документа” и в тексте, вместо слова “приказываю”, употребляются слова “предлагаю ” или “обязываю ” для распоряжений и “решил” или “решили” для решений.

     Распоряжения издаются, как правило, по оперативным административно-хозяйственным вопросам руководителем предприятия или его заместителями,

     Решение представляет собой документ коллегиального органа (совета директоров, общего собрания и т. п.), составляемый по производственным вопросам.

     Оформляющая часть практически во всех документах одинакова. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов. Во внешних документах обязательно следует указывать юридический адрес предприятия, на внутренних документах он не указывается. Усвоив последовательность расположения и правила составления реквизитов одного вида документа, несложно составить другой. Различия в большей части касаются формы изложения и структуры текста.

     Также документы делятся на 3 вида:

     ─ Входящие. Это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.

     ─ Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в сторонние организации типа: “Прошу дать справку по вопросу … в срок до …”).

     ─ Внутренние. Данные документы используются для организации работы предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководства предприятия. Так же через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие исходящие. В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию это направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию.

     Документы должны обладать рядом специфических свойств, отражающих качество документа.

• «Понятность» — документ обладает свойством понятности, если весь материал, изложенный в документе, понятен читающему его лицу;
• «Завершенность» — документ обладает свойством завершенности, если в нем содержатся все необходимые элементы содержания, перечисленные в оглавлении, и это содержание с достаточной полнотой отражает аспекты принятых технических решений;
• «Осмысленность» — документ обладает свойством осмысленности, если он не содержит избыточной информации;
• «Согласованность» — документ обладает свойством согласованности, если он содержит единую нотацию, терминологию, символику, смысловую связь внутри и с другими документами;
• «Самоопределенность» — документ обладает свойством самоопределенности, если он содержит всю информацию, необходимую и достаточную для понимания его читающим лицом;
• «Структурированность» — документ обладает свойством структурированности, если его взаимосвязанные части (разделы и подразделы) организованы в единое целое определенным образом;
• «Полнота» — документ обладает свойством полноты, если он разработан в соответствии с требованиями к структуре и содержанию документа;
• «Идентифицируемость» — документ обладает свойством идентифицируемости, если он содержит всю информацию о полном наименовании документа, дате завершения разработки и о разработчике.

      Документы предлагается оценивать по следующим  критериям качества:

1. комплексность документа, т.е. рассмотрение в нем технических, экологических, эргономических, экономических, правовых, организационных и других вопросов в их взаимосвязи, целенаправленность документа;
2. степень соответствия документа (объекта) международным требованиям по экологичности, безопасности, взаимозаменяемости, патентной чистоте, правовой защите и др. вопросам;
3. степень использования мировых достижений и гармонизации, интегрированности документа с мировыми системами;
4. количество примененных при разработке документа научных подходов (системный, маркетинговый, воспроизводственный, функциональный и др.);к
5. количество примененных при разработке документа современных методов (функционально-стоимостный анализ, моделирование, прогнозирование, оптимизация и др.). Если эти методы рекомендуется применять при разработке объекта, то это требование должно быть зафиксировано четко в документе;
6. экономическая обоснованность управленческих решений;
7. повторяемость документа, его перспективность, масштаб применения;
8. степень апробированности документа в научных кругах, федеральных и региональных органах управления, на практике;
9. имидж организаций - разработчиков документа и квалификация его разработчиков;
10. органы, согласовавшие и утвердившие документ;
11. степень соблюдения стандартов на оформление документа, однозначность понятий, четкость, доступность изложения, наглядность.

      Документы, отвечающие перечисленным критериям (требованиям) качества, будут конкурентоспособными на внутреннем и внешнем рынках. Качество документа является основным условием обеспечения конкурентоспособности товаров, фирм, страны.

      Одним из условий качественного оформления управленческого решения в соответствующем  документе является обеспечение  высокого качества межотраслевой документации, оформленной в виде государственных стандартов Российской федерации. В настоящее время действуют более 20 систем документов: Государственная система стандартизации (ГСС); Единая система конструкторской документации (ЕСКД); Единая система технологической документации (ЕСТД); Единая система технологической подготовки производства (ЕСТПП); Единая система обеспечения единства измерений (ГСН); Система стандартов безопасности труда (ССБТ); Разработка и постановка продукции на производство (СРПП); Государственная система "Надежность в технике" Системы качества (СК); Система сертификации и др.

2.2 Обязательные атрибуты документов. 

     Обязательные  атрибуты документов фирмы - цель документа, основание для разработки, место  данной цели (задачи, функции и т. п. подсистемы системы менеджмента), основание для разработки, ссылки на научные подходы и принципы, которые должны соблюдаться при решении цели (задачи), потребитель информации, нормы и правила их использования, возможный круг исполнителей, требования к качеству работ, экономии ресурсов, срокам, санкции, источники информации. В методических документах, кроме этих данных, должны быть приведены конкретные методы. Во всех документах должен быть раздел «Основные положения» и в большинстве —«Информационное обеспечение».

.

     Атрибуты документа должны предусматривать выполнение приводимых далее требований в общем случае, но не всегда: зачастую необходимо обеспечение лишь части требований. «Предусматривать» выполнение, но не «выполнять»: достаточно часто для этого необходима определенная инфраструктура. Например, для банкноты не требуется конфиденциальность, но для индикации подлинности (аутентификации автора) банкноты требуется специальное оборудование. Ниже приводится максимальный набор требований, не все из них обязательны для документов различного назначения. 
 

     Основным  атрибутами документа являются:

     1.Регистрационный  номер документа. Данный номер  однозначно позволяет сослаться  на документ, прошедший через  канцелярию. Структура регистрационного  номера может быть различна  для исходящих, входящих и внутренних документов. Структура регистрационного номера определяется в каждой организации самостоятельно.

     2.Источник  документа (контрагент). Указывает  откуда получен документ. Для  входящих документов это сторонняя  организация, для внутренних и исходящих документов это или подразделение или конкретное лицо из руководства предприятия.

     3.Ответственный  исполнитель документа. Указывает  сотрудника предприятия, которому  поручено исполнение данного  документа или который разработал  данный документ (для исходящих и внутренних). Исполнитель документа всегда один и только один. Иногда встречаются два исполнителя документа (для документов длительного исполнения при сменен кадрового состава предприятия).

     4.Код  документа по номенклатуре дел  предприятия. Данный атрибут относит документ к тому или иному кругу типовых вопросов, решаемых предприятием в своей производственной деятельности. Номенклатура дел - это формальный список дел предприятия, который утверждается заранее на определенный период времени (обычно на год).

     Входящие  документы имеют кроме базовых  атрибутов еще:

     •Контрольный  срок исполнения. Данный атрибут берется  или непосредственно из входного документа (где он может быть указан) или из типа входного документа, которая  определяет сроки ответа на те или иные входные документы (например, заявление граждан о предоставлении гражданства СССР должны быть рассмотрены в течении 6 месяцев со дня подачи заявления в консульский отдел).

     •Контролирующее лицо. Обычно это одно из первых лиц  предприятия, которое назначает конкретного исполнителя документа и ставить резолюцию “Об исполнении доложить” Данный атрибут проставляется не на всех входящих документах, а только на наиболее важных, ответственных. Не пустой аргумент вызывает необходимость в случае завершения обработки документа посылать сообщения о прохождении документа соответствующему субъекту.

     •Внутренние документы помимо стандартных атрибутов  могут обладать еще следующими:

     •Список подразделений предприятия для  ознакомления.

     •Контрольный  срок ознакомления или исполнения.

     •Список исполнителей документа.

     •Исходящие  документы имеют следующие дополнительные атрибуты:

     •Документ-основание. Этот атрибут есть всегда, т.к. исходящий  документ всегда порождается на основе или входящего или внутреннего.

     •Список рассылки.

     •Контрольный  срок ответа. Данный атрибут встречается  редко и не во всех организациях. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Список  использованной литературы:

1. Б.Г. Литвак Разработка управленческого решения. Москва 2002
2. Э.А. Смирнов Разработка управленческих решений. Москва, 2000
3. Р.А. Фатхутдинов. Управленческие решения. Москва, 2001.
4. Т.В. Чернова Экономическая статистика Таганрог, 1999
5. В.С. Юкаева. Управленческие решения. Москва, 1999.