Проведение внутренних проверок системы менеджмента качества в соответствии с ГОСТ Р ИСО 190112003

3.2 Анализ документов 

     Прежде  чем начать деятельность по аудиту на месте, анализируют документы  проверяемой организации, документы  по системе менеджмента, записи, а  также отчеты по предыдущим аудитам  с целью определения соответствия системы документам и критериям  аудита. Анализ должен учитывать размер, вид деятельности и сложность  организации, а также цели и область  аудита. В некоторых случаях этот анализ может быть отложен до начала проведения аудита на месте, если это  не нанесет ущерба результативности проведения аудита. В других случаях  может оказаться необходимым  посетить место проведения аудита для  получения необходимой информации.

     Если  документация признана неадекватной, то руководитель аудиторской группы должен проинформировать заказчика  аудита, ответственных за управление программой аудита и проверяемую  организацию. Необходимо принять решение  по продолжению или приостановке аудита до тех пор, пока проблемы с  документацией не будут разрешены. 

3.3 Подготовка к проведению аудита «на месте» 

     Руководитель  аудиторской группы должен подготовить  план аудита для согласования с заказчиком аудита, аудиторской группой и  проверяемой организацией. На основании  плана уточняют сроки выполнения отдельных работ, предусмотренных  планом. В плане аудита должны найти  отражение область и уровень  сложности аудита в зависимости, например, от того, первоначальный это  или последующий аудит, внутренний или внешний аудит. План аудита должен быть достаточно гибким, чтобы по мере осуществления аудита на месте при  необходимости можно было внести изменения, например в область аудита. План аудита должен включать:

а) цели аудита;

б) критерии аудита и ссылочные документы;

в) область  аудита, включая идентификацию организационных  и функциональных подразделений  и процессов, которые будут проверяться;

г) даты и места проведения аудита;

д) ожидаемое  время и продолжительность проведения аудита на месте, включая совещания  с руководством проверяемой организации  и совещания групп по аудиту;

е) роли и обязанности членов аудиторской  группы и сопровождающих лиц;

ж) распределение  соответствующих ресурсов по «критичным местам» проведения аудита.

При необходимости  в план аудита включают:

и) определение  представителей проверяемой организации  для участия в аудите;

к) рабочий  язык и язык отчета (акта) по аудиту там, где он отличается от родного  языка аудитора и (или) проверяемой  организации;

л) содержание отчета (акта) по аудиту;

м) материально-техническое  обеспечение (средства передвижения, оборудование на месте и др.);

н) все, что касается обеспечения конфиденциальности;

о) любые  действия по результатам аудита.

План  должен быть проанализирован, принят заказчиком аудита и представлен проверяемой  организации перед началом аудита на месте.

Любые возражения со стороны проверяемой  организации должны быть разрешены  с руководителем аудиторской  группы и заказчиком аудита. Любой  пересмотренный план аудита должен быть согласован с заинтересованными  сторонами [3,с. 97]. 

3.4 Проведение аудита «на месте» 

     Предварительное совещание проводят с руководством проверяемой организации или, где  это возможно, с теми, кто отвечает за проверяемые подразделения или  процессы. Цель предварительного совещания:

а) подтверждение  плана аудита;

б) предоставление краткого обзора плана выполнения аудита;

в) подтверждение  каналов обмена информацией;

г) предоставление возможностей проверяемой организации  задать вопросы.

     В зависимости от сложности аудита может возникнуть необходимость  в заключении официального соглашения по обмену информацией в ходе аудита между аудиторской группой и  проверяемой организацией.

В аудиторской  группе периодически проводят обмен  информацией, оценивают ход аудита и, при необходимости, перераспределяют обязанности между членами аудиторской группы. Во время аудита руководитель аудиторской группы должен периодически обмениваться информацией о ходе аудита и всех связанных с этим вопросах с проверяемой организацией и заказчиком аудита. Свидетельство, полученное во время аудита, относительно предполагаемого непосредственного и существенного риска (например, связанного с безопасностью, охраной окружающей среды или качеством) должно быть без задержки доведено до сведения проверяемой организации и, если необходимо, заказчика аудита. Информация, выходящая за пределы области аудита, должна также приниматься во внимание и доводиться до сведения руководителя аудиторской группы, чтобы осуществить обмен информацией с проверяемой организацией и заказчиком аудита. Если свидетельство аудита указывает на невыполнимость целей аудита, руководитель аудиторской группы должен доложить проверяемой организации и заказчику о причинах принятия соответствующих мер, включающих корректировку и переутверждение плана аудита, изменение целей или области аудита, или прекращение аудита. Любые изменения области аудита, которые могут быть заметными в ходе выполнения аудита, следует анализировать и утверждать должным образом. Сопровождающие лица и наблюдатели не являются аудиторами, поэтому они не должны оказывать влияния на проведение аудита или вмешиваться в проведение аудита. Сопровождающие лица, назначенные проверяемой организацией, должны оказывать помощь группе, действовать по просьбе руководителя аудиторской группы и выполнять следующие обязанности:

а) обеспечение  контактов и назначение времени  для бесед;

б) обеспечение  посещений определенных мест производственной площадки или организации;

в) обеспечение  того, чтобы правила и процедуры  по безопасности были известны и соблюдались  членами аудиторской группы;

г) исполнение роли лиц, свидетельствующих в ходе аудита от имени проверяемой организации;

д) предоставление разъяснений или оказание помощи при сборе информации.

Во время  аудита информация, относящаяся к  целям аудита, области и критериям  аудита, включая информацию, касающуюся взаимодействия между подразделениями, деятельности и процессов, должна быть собрана путем необходимых выборок  и верифицирована. Свидетельством аудита может быть только информация, которая  может быть верифицирована. Свидетельства  аудита должны быть зарегистрированы [2, с.14].

Свидетельство аудита основано на выборках подходящих данных. Поэтому имеется элемент  неопределенности при проведении аудита, и выводы аудита должны учитывать  эту неопределенность.

На рисунке 2 приведена блок-схема процесса, начиная от сбора информации до получения заключения по результатам аудита[3,с. 100].

Рисунок 2 - Блок-схема процесса - от сбора информации до получения заключений по результатам аудита 

     Методы  сбора информации включают:

- опросы;

- наблюдения  за деятельностью;

- анализ  документов.

     Для получения выводов аудита свидетельства  аудита должны быть сопоставлены с  критериями аудита. Выводы аудита указывают  на соответствие или несоответствие критериям аудита. Если это определено целями аудита, выводы аудита могут  определять возможности для улучшения. Аудиторская группа, при необходимости, должна собираться для анализа выводов аудита на определенных этапах во время аудита.

Соответствия  критериям аудита должны быть обобщены с указанием мест расположения, подразделений  или процессов, которые подвергались аудиту. Если это предусмотрено планом аудита, отдельные выводы аудита о  соответствии и подтверждающие их свидетельства  также должны быть записаны.

     Несоответствия  и подтверждающие их свидетельства  аудита должны быть записаны и классифицированы (ранжированы). Они должны быть проанализированы с проверяемой организацией для  подтверждения объективности свидетельств аудита. Необходимо устранить разногласия  во мнениях по свидетельствам аудита и/или выводам аудита, а неразрешенные  проблемы документально оформить. Аудиторская группа до заключительного совещания должна выполнить следующее:

а) рассмотреть  выводы аудита и другую соответствующую  информацию, собранную во время аудита, на соответствие целям аудита;

б) согласовать  заключения по результатам аудита с  учетом неопределенности, присущей процессу аудита;

в) подготовить  рекомендации, если это предусмотрено  целями аудита;

г) обсудить действия по результатам аудита, если это входит в план аудита.

     Цель  заключительного совещания, председателем  которого является руководитель аудиторской  группы, - представить выводы и заключения по аудиту таким образом, чтобы они  были признаны проверяемой организацией, и, при необходимости, были согласованы  сроки предоставления плана корректирующих и предупреждающих действий. Участники  заключительного совещания должны представлять проверяемую организацию, заказчика аудита и другие стороны. Если это необходимо, руководитель аудиторской группы должен изложить свое мнение проверяемой организации относительно сложившихся во время аудита ситуаций, которые могут уменьшить доверие к заключениям по результатам аудита.

     Во  многих случаях, например, при внутреннем аудите малого предприятия на заключительном совещании просто сообщаются выводы и заключение по результатам аудита. В других ситуациях при аудите совещание должно быть официальным с ведением протокола и списка присутствующих. Любые разногласия по выводам и/или заключению по результатам аудита между аудиторской группой и проверяемой организацией должны быть обсуждены и, по          зарегистрировано.

     Если  это предусмотрено целями аудита, то должны быть представлены рекомендации по улучшению с указанием, что  они не носят обязательного характера [1]. 

3.5 Подготовка, утверждение и рассылка отчета (акта) по аудиту 

     Руководитель  аудиторской группы отвечает за подготовку и содержание отчета (акта) по аудиту. Отчет (акт) по аудиту должен содержать  полные, точные, сжатые и понятные записи по аудиту и должен включать ответы на следующие вопросы:

а) цели аудита;

б) область  аудита, в частности, идентификация  проверенных организационных и  функциональных подразделений или  процессов и охватываемый период времени;

в) идентификация  заказчика аудита;

г) идентификация  руководителя и членов аудиторской  группы;

д) даты и места проведения аудита на месте;

е) критерии аудита;

ж) выводы аудита;

и) заключения по результатам аудита.

При необходимости  в отчет (акт) по аудиту должны быть включены:

к) план аудита;

л) список представителей проверяемой организации;

м) итоги  проведения аудита, включая неопределенности и/или любые встретившиеся препятствия  при его проведении, которые могут  уменьшить достоверность заключения по результатам аудита;

н) подтверждение  достижения целей аудита в пределах области аудита в соответствии с  планом аудита;

о) области, не охваченные аудитом, но находящиеся  в области аудита;

п) неразрешенные  противоречия между аудиторской  группой и проверяемой организацией;

р) рекомендации по улучшению, если это предусмотрено  целями аудита;

с) согласованный  план действий по результатам аудита, при необходимости;

т) заявление  о конфиденциальном характере содержимого  отчета;

у) перечень рассылки отчета по аудиту.

Отчет (акт) по аудиту должен быть подготовлен  в согласованные сроки. Если это  невозможно, то о причинах задержки необходимо сообщить заказчику аудита и согласовать новый срок его  подготовки.

Отчет (акт) по аудиту должен быть датирован, проанализирован и утвержден  в соответствии с процедурами  программы аудита.

Отчет (акт) по аудиту должен быть разослан получателям, определенным заказчиком аудита.

Отчет (акт) по аудиту является собственностью заказчика аудита. Члены аудиторской  группы и все, кто получает отчет (акт) по аудиту, должны соблюдать требования конфиденциальности содержимого отчета (акта) [2, с.21].