Учет денежных средств на предприятии

Инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. №40 и сообщенным письмом Банка России от 4 октября 1993 г. №18. 37. В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения. В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов. Учредители предприятий, вышестоящие организации (в случае их наличия), а также аудиторы (аудиторские фирмы) в соответствии с заключенными договорами при производстве документальных ревизий и проверок на предприятиях производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины. При этом особое внимание должно уделяться вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей. 

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей  предприятий, главных бухгалтеров  и кассиров. Лица, виновные в неоднократном  нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Банки систематически проверяют соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций. Проверки Порядка ведения кассовых операций в бюджетных организациях осуществляются соответствующими финансовыми органами. Органы внутренних дел в пределах своей компетенции проверяют техническую укрепленность касс и кассовых пунктов, обеспечение условий сохранности денег и ценностей на предприятиях. Предложения и рекомендации по устранению выявленных в ходе проверок кассовой дисциплины недостатков, а также причин и условий, способствующих совершению хищений и злоупотреблений, обязательны к выполнению предприятиями. 

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.). Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п. Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков. 

Порядок проведения инвентаризации. 

1. Установить  круг материально ответственных  лиц (в соответствии с приказом  по предприятию), удостовериться  в наличии договоров с ними  о полной материальной ответственности; 

2. Ознакомиться  с результатами последней инвентаризации; 

3. До начала  проверки фактического наличия  денежных средств инвентаризационной  комиссии надлежит получить последние  на момент инвентаризации приходные  и расходные документы или  отчеты о движении денежных средств; 

4. Председатель  инвентаризационной комиссии визирует  все приходные и расходные  документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации  на «….» (дата)», что должно  служить бухгалтерии основанием  для определения остатков денежных средств к началу инвентаризации по учетным данным; 

5. Материально-ответственные  лица дают расписки о том,  что к началу инвентаризации  все расходные и приходные  документы на денежные средства  сданы в бухгалтерию или переданы  комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение; 

6. Сведения о  фактическом наличии денежных  средств записываются в инвентаризационные  описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах; 

7. Инвентаризационная  комиссия обеспечивает полноту  и точность внесения в описи  данных о фактических остатках  денежных средств, правильность  и своевременность оформления  материалов инвентаризации; 

8. Фактическое наличие денежных средств при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета; 

9. Проверка фактического  наличия денежных средств производится  при обязательном участии материально  ответственных лиц; 

10. При подсчете  фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.); 

11. Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам; 

12. Инвентаризация  денежных средств в пути производится  путем сверки числящихся сумм  на счетах бухгалтерского учета  с данными квитанций учреждений  банка, почтового отделения, копий  сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п.; 

13. Инвентаризация  денежных средств, находящихся  в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков  сумм, числящихся на соответствующих  счетах, по данным бухгалтерии  с данными выписок банков. 

14. Проверяется соответствие сумм платежных документов данным журнала - ордера №2 и ведомости №2, журнала - ордера №3. Проверяется соответствие данных журнала - ордера №2 и ведомости №2, журнала - ордера №3 за каждый месяц данным по Главной книге. Сопоставляются обороты по кредиту счетов 51 («Расчетный счет») и 55 («Специальные счета в банках») с оборотами по дебету корреспондирующих счетов по данным Главной книги. Проверяется соответствие данных журнала - ордера №2 и ведомости №2 журнала - ордера №3 данным отчета о движении денежных средств (форма №4). Сопоставляется сальдо по счету 51 («Расчетный счет») в Главной книге на начало года и на конец соответствующего отчетного периода со строкой 262 граф 3 и 4 бухгалтерского баланса. 

Если инвентаризация проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся денежные средства, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация. 

В тех случаях, когда материально-ответственные  лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке. 

По окончании  инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально-ответственных лиц обязательно до открытия помещения, где проводилась инвентаризация. Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций. 

В случае предприятия  ОСАО «Ингосстрах» инвентаризации денежных средств в кассе проводятся ежеквартально. Следует отметить, что на предприятии соблюдаются все требования Порядка ведения кассовых операций. Недостач или хищений денежных средств в кассе предприятия за все время работы филиала не было выявлено. При ошибочном отнесении бухгалтером-кассиром хозяйственной операции на другой корреспондирующий счет, все эти ошибки выявляются и устраняются при формировании программой «1-С бухгалтерия» оборотов за месяц. 

Лимит в кассе  превышается в период выплаты  заработной платы работникам с 12 по 15 числа месяца. Срок и порядок выдачи заработной платы оговорены в договоре с обслуживающим банком. Лимит кассы устанавливается банком по заявлению ОСАО «Ингосстрах» ежегодно согласно заявлению предприятия. 

Стоит отметить, что Брянский филиал один из немногих филиалов ОСАО «Ингосстрах», где нет нарушений кассовой дисциплины. 
 
 
 
 

3. Совершенствование  учета денежных  средств на предприятии 

При оценке системы  бухгалтерского учета денежных средств  ОСАО «Ингосстрах», можно отметить, что ведение учета в целом  соответствует существующему законодательству, учетная политика регулирует постановку и порядок ведения бухгалтерского учета на предприятии, от ее содержания зависит порядок ведения всего учета на предприятии, от которого зависит дальнейшее положение предприятии. 

Для определения состояния внутреннего контроля в ОСАО «Ингосстрах» были изучены нормативные документы исследуемого предприятия. В результате были обнаружены факты отсутствия необходимых приложений к учетной политике, которые должны были быть разработаны в соответствии с ПБУ 1/98, такие как: разработанные корреспонденции счетов по типовым операциям, перечень форм документов, которые используются на данном предприятии, а также график документооборота. 

Данные разработки необходимы для осуществления качественной работы бухгалтерии на предприятии, а также всего предприятия в целом, их отсутствии приводит к возникновению большого числа ошибок при составлении корреспонденций счетов, которые очень часто оказывают влияние на финансовый результат предприятия. Например, отсутствие перечня документов явилось следствием того, что выписка счетов-фактур покупателям (организациям-страхователям) производилась на бланках устаревшего образца. 

Отсутствие графика  документооборота иногда приводит к  задержке подачи отчетов страховых  агентов, отсюда возникают трудности в работе бухгалтерии предприятия. 

В связи с  этим, необходимо пересмотреть существующие приложения к учетной политике и  разработать необходимые документы  с целью совершенствования работы и укрепления внутреннего контроля. 

Самым основным упущением, на мой взгляд, является то, что при проведении инвентаризации кассы, проверяется только наличие денежных средств и сверяется с остатком последнего отчета кассира. 

Поскольку на предприятии  учет ведется с использованием персональных компьютеров и программного обеспечения, то: 

- необходимо  регулярное обновление версии  программы «1-С бухгалтерия», связанное  с усовершенствованием версии, исправлением  ошибок в модулях, обновление  базы данных по нормативным  и законодательным актам, а  также с изменением формы документов. 

- программой  предусматривается возможность  формирования промежуточного отчета (аналогичного отчету за месяц  с формированием оборотов по  всем счетам и их сверкой,  путем составления шахматной  ведомости) на любую дату, т.е.  перед началом инвентаризации в кассе необходима полная сверка по оборотам всех счетов, корреспондирующих с кассой. 

- для совершенствования  как внутреннего контроля учета  денежных средств и операций  по счетам в банках, так и  для облегчения проведения аудиторских и других внутренних и внешних проверок предлагаю руководству ОСАО «Ингосстрах» начать ведение журнала регистрации платежных документов, имеющееся в наличии программное обеспечение бухгалтерии ОСАО «Ингосстрах» - «1С Бухгалтерия» версия 7,7 позволяет без проблем ввести такую форму учета первичных документов и, тем самым, облегчить учет поступивших в кассу приходных ордеров. 

Эти процедуры  позволят получать своевременную и  достоверную информацию о наличии  в кассе денежных средств, порядке  их поступления и расходования, будут способствовать облегчению процесса установки очередности платежей и определению суммы вносимой на расчетный счет предприятия. Кроме того, налаженный контроль за процессом оформления исходящих платежных поручений и требований позволяет экономить на услуге банка за восстановление или переоформление платежных документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                     Заключение