Законы организации

Управленческая информация – это данные, несущие в себе новизну и полезность для работника, принимающего решение. Информация  здесь  рассматривается  как часть данных.              

 Категория «информация»  имеет смысл лишь тогда, когда  есть источник (информатор) и ее  получатель (информант).              

 Информация обладает  такими характеристиками как объем, достоверность, ценность, насыщенность и открытость.              

 Информационная среда,  ввиду ее важности, является объектом  управления, наряду с персоналом, финансами и т  п.  Информационная среда  управления подчиняется закону информированности-упорядоченности

Закон: чем большей информацией  располагает организация о внутренней и внешней среде, тем она имеет  большую вероятность устойчивого  функционирования (самосохранения).

Следствие: информированность  работника после достижения ею критического уровня переходит в его компетентность.

Поэтому, руководитель должен создать работникам условия для  получения информации.              

 Самым важным приложением  закона информированности-упорядоченности  является рекламная деятельность. Реклама – это информация о  потребительских свойствах товаров и услуг с целью их реализации и создания спроса на них.

Закон единства анализа и синтеза              

 Суть анализа - в  разделении целого на части,  в представлении сложного в  виде простых составляющих.               

 Суть  синтеза – в соединении простых составляющих объекта в единое целое.

Анализ и синтез в человеческом мышлении сильно переплетаются и  не могут существовать друг без друга, они неразрывно связаны и взаимодействуют  в процессе любой мыслительной деятельности.            

 Закон: каждая материальная  система (живой организм, социальная  организация и др.) стремится настроится на наиболее экономный режим функционирования в результате постоянного изменения своей структуры или функций.               

 Эти изменения идут  в следующем цикле: скорость  и результат преобразования зависят  от диапазона изменения внешней  и внутренней среды.              

 Практический подход  к анализу и синтезу организаций  может быть реализован с помощью  метода постепенного приближения,  который включает 4 уровня:

1. предварит анализ с  позиций стороннего наблюдателя;

2. проведение «мозговой  атаки» на совещании основных  специалистов;

3. создание группы развития  организации и формирование ее  стратегии развития;

4. постоянная работа группы  развития в рамках нового структурного  подразделения организации.

Закон композиции и пропорциональности               

 В окружающем нас  мире все приспособлено для  совместного сосуществования. Все  лишнее, избыточное постепенно уходит, а недостаточное постепенно развивается,  достигая некоторого временного  равновесия – гармонии.               

 Гармония – это естественный  эволюционный процесс, происходящий  на всех уровнях мировой цивилизации:  государств, отраслей, организаций,  семьи и даже одного человека. Гармония предполагает наличие  совокупности элементов, процессов  и их соотносительности (пропорциональности).               

 Закон: каждая материальная  система стремится сохранить  в своей структуре все необходимые  элементы (композицию), находящиеся  в заданной соотносительности  или в заданном подчинении (пропорции). Этот закон рассматривается на  уровне организации и на уровне  внешней среды, в которой организация  является одним из элементов.              

 Реализация закона  в организации требует обязательного  использования набора принципов

v  Принцип планирования: каждая организация должна иметь обоснованный план деятельности и развития.

v  Принцип координации: каждая организация должна следить за стратегическими, тактическими и оперативными изменениями и вносить соответствующие коррективы в механизм выполнения.

v  Принцип полноты: каждая организация должна выполнять весь набор функций производства и управления на своем участке деятельности либо своими силами, либо с помощью привлеченных организаций.              

 Практика использования  закона состоит в обоснованном  выборе необходимых элементов  организации и обеспечение требуемой  их пропорции.

Специфические законы социальной организации              

 Каждая организация  представляет собой маленькое  общество со своими населением  и территорией, экономикой и  целями, материальными ценностями  и финансами, коммуникациями и  иерархией. Она имеет свою историю,  культуру, технологию и персонал. Существуют формализованные коммуникации  и неформальные отношения человека  с другими людьми, их соотношение  должно заранее определяться  руководителем.              

 Среди элементов, влияющих  на формализованные коммуникации  и неформальные отношения можно  выделить общее и особенное. 

Общее в отношениях людей  в  организации можно  прогнозировать  и на  этой базе создавать различные виды нормативной документации.

Особенное – это колорит  отношений, который в отдельных  случаях может иметь решающее значение в деятельности организации.

Сочетание общего и особенного в отношениях людей существенно  влияет на общее и особенное  в  деятельности самой социальной организации, ее реакции на действие того или иного закона.

 

III. Законы социальной организации

Специфические законы базируются на эффективном использовании составляющих из законов в области функционирования компаний и людей. В рамках компании имеются две группы законов организации: для руководителя и индивидуума. Законы социальной организации являются составной частью организации, как  системы.

Отношения между компанией, подчиненными и руководителями в  большей части стандартизированы  в виде кодексов, правил и норм. Однако многие нюансы организационных отношений  не отражены в нормативных документах либо в силу их новизны, либо в силу трудности. Соотношение формализованных  коммуникаций и неформальных отношениях руководителя с другими людьми в организациях должно заранее определяться. Характер служебных отношений в компаниях определяется инструкциями, уставами, положениями о внутреннем распорядке, установившимися порядками, подписанными контрактами. Характер неформальных отношений определяется чувствами людей друг к другу - симпатиями и антипатиями, общими интересами и потребностями, договоренностями и традициями.

Руководители большинства  компаний в основном заботятся о  формализованной стороне отношений, считая, что этого достаточно для  достижения организационного порядка. Однако неформальные отношения работников вносят некоторые изменения в  спроектированный организационный  порядок, ослабляя или усиливая его. Поэтому неформальные отношения  также должны быть объектом управления через профсоюзные. Женские и молодежные организации. гармония формальных и неформальных отношений дает возможность наилучшим образом реализовать потребности и интересы людей, что очень выгодно для компании.

Совокупность законов  социальной организации можно представить  следующим образом:

Система законов социальной организации

Законы организации компаний  

 

Законы своеобразия: «Для каждой компании существует наилучшая  и только ей присущая структура производства и управления». Любая компания имеет  некоторые особенности использования  технологического оборудования, профессионализма и личностных качеств персонала, порядков традиций отношений между  работниками. Эти особенности в  совокупности определяют компанию как  маленькое общество, которое имеет  свою историю, культуру, технологическую  философию и персоналию. Для осуществления  их гармонического взаимодействия и  служит единственная, наиболее подходящая к ним организационная структура  управления производства.

Закон социальной гармонии: «Для каждой компании развитие социальной сферы увеличивает производительность труда работников, как за счет повышения  эмоционального уровня работника (улучшается качество продукции), так и за счет активизации его трудовой деятельности (повышается производительность труда)».

В социальную сферу деятельности компании входит выполнение функции  социального развития коллектива. В отличие от технологических, функция социального развития коллектива играет большую объединяющую роль. Обычно управленческие и технологические функции компании ограничиваются рамками отдела, цеха и других формальных структур, а функция социального развития охватывает весь коллектив. Это позволяет улучшить общение работников разных подразделений, что часто приводит к появлению новых технологических идей, полезных для компании.

Законы организации людей  

 

Закон оптимальной загрузки: «Для каждого человека существует оптимальный  объем загрузки работой, при котором  в полной мере раскрываются его способности  и возможности».

В компаниях трудятся люди с разным образованием, опытом, здоровьем  и темпераментом. Время  качество выполняемых работ зависит как от их объема и сложности, так и от личностных особенностей человека. Очень большой объем работы может сразу напугать работника и вместо мобилизирующего фактора выступит тормозящий. Сковывающий дальнейшую деятельность человека. Малый объем работы расхолаживает человека и заставляет его искать другие виды деятельности, что не всегда идет на пользу компании и самому человеку. Для каждого работника можно найти область эффективной деятельности:

· 

·    Эта методика заключается в том, что для каждого работника руководитель выбирает ориентировочный объем работы, который тот может выполнить в течение недели. Если работник уверенно справился с заданием, то руководитель увеличивает объем задания на 10%,  если не справился, то задание уменьшается на 10%. Такой прием повторяется многократно до достижения наилучших результатов.

Закон эффективного восприятия и запоминания информации: «Процессы  восприятия и запоминания информации человеком реализуются наиболее эффективно, если они приближены к  процессу его мышления».

Особенности мышления человека проявляются в двух типах: образности или алгоритмичности. Образное мышление- это представление каких-либо событий в виде изобразительных, ярких, а возможно и одушевленных эквивалентах. Алгоритмическое мышление основано на логике представления и развития реальных событий. Каждый человек обладает преимущественно тем или другим типом мышления. Во всех случаях используется система индивидуальной «прочной памяти». В теории управленческих мышлений существует две группы методов разработки управленческих решений- образные и логические. К образным относятся эвристический, сценариев и дерева решений, а к логическим - аналитический, статистический, экспертный и теоретико-игровой. Таким образом, руководитель должен индивидуально подходить к каждому работнику и советовать ему использовать соответствующую методику для запоминания информации и разработке решений.

Закон эффективного осмысления: «Эффективное осмысление нового возможно при наличии у человека большого объема знаний или информации по данной тематике».

Руководитель, желающий развития своей компании, не должен жалеть средств  на повышение квалификации своих  наиболее перспективных сотрудников, так как знания и информация всегда дают наибольшую отдачу.

Закон установки: «Любой человек  воспринимает наиболее полно ту информацию, на которую он настроился, к которой  он приготовился».

Избирательность в информационном поле характерна для человека. Поэтому  руководителю необходимо заранее настраивать  работников на соответствующую информацию, оповещать их о тематике собрания, возможных предложениях и решениях. Всякая дополнительная информация, не относящаяся к объявленной области, не воспринимается.

Закон устойчивости информации: «Первая информация о каком-либо событии, поступившая человеку, является более устойчивой, чем повторная  о том же событии».

Первая информация о событии  обычно не встречает в сознание человека сопротивления и спокойно запоминается, следующая о том же событии  уже сопоставляется с первой и  здесь возможны конфликты. Поэтому  руководитель должен вовремя доводить до подчиненных достоверную информацию о каком-либо процессе или явлении, чтобы опередить ложную или непроверенную.

Закон доходчивости информации: «Доходчивость сообщения для  человека будет выше при одновременном  использовании нескольких форм подачи одной и той же информации».

Одновременное использование  образных и алгоритмических способов подачи информации позволяет человеку выбрать ту форму подачи, которая  соответствует его типу мышления. Поэтому руководитель должен использовать различные сочетания форм подачи материала для подчиненных, например, слова, расчеты, плакаты, образцы.