Организация как система

ООО «Магазин «Сотый»  Новосибирского облпотребсоюза» занимается розничной продажей алкогольной продукции.

ООО «Сотый»  было зарегистрировано как юридическое  лицо 29 мая 2002 года в Новосибирской городской регистрационной палате.

Режим работы ООО «Сотый» - круглосуточно.

В материально-техническую  базу предприятия входит склад, оборудование офиса (касса, телефон и т.д.), а  также реализуемая продукция. Организация  охраны труда на предприятии включает организацию пожарной безопасности, а также организацию нормальных условий труда.

Организационная структура ООО «Сотый» представлена в Приложении 4. Численность работников организации насчитывает двадцать человек. Штатное расписание сотрудников предприятия представлено в Приложении 7. Непосредственно директору подчиняются заведующий отделами, главный бухгалтер, старший кассир, охрана, грузчики, уборщики, слесари, электрики, рубщики. У главного бухгалтера в подчинении находится бухгалтер, у старшего кассира - кассир, у заведующих отделами товароведы, у товароведов - продавцы.

Согласно должностной  инструкции бухгалтер ООО «Сотый»  бухгалтер обеспечивает организацию бухгалтерского учета на предприятии и контроль за рациональным, экономным использованием всех видов ресурсов, сохранностью собственности, активным воздействием на повышение эффективности хозяйственной деятельности предприятия.

Обязанностями грузчика являются: погрузка, выгрузка и внутрискладская переработка грузов с применением средств транспортировки; крепление и укрытие грузов на складах и транспортных средствах; чистка и смазка обслуживаемых средств транспортировки.

2.2. Анализ жизненного  цикла организации

Жизненный цикл ООО «Сотый» представлен на рис. 2.

Как видно из рис. 2, ООО «Магазин «Сотый» в настоящее время находится в стадии зрелости.

На данном этапе  структура организации стабилизируется, вводятся правила, определяются процедуры. Упор делается на эффективность инноваций  и стабильность. Органы по выработке и принятию решений становятся ведущими компонентами организации. Возрастает роль высшего руководящего звена организации, процесс принятия решений становится более взвешенным, консервативным. Роли уточнены таким образом, что выбытие тех или иных членов организации не вызывает для нее серьезной опасности.

Жизненный цикл организации

Система планирования в ООО «Сотый» осуществляется генеральным директором. В планы предприятия входят: финансовый план, производственный план, маркетинговый план, организационный план. Финансовый план включает разработку бюджета ООО «Сотый» на предстоящий отчетный период. В производственный план входит планируемый товарооборот предприятия. Маркетинговый план ООО «Сотый» представляет собой планирование рекламных кампаний, планирование ассортимента, ценовую политику Общества. Организационный план включает в себя разработку организационного процесса в ООО «Сотый»: разработку должностных инструкций, штатного расписания, правил внутреннего распорядка .

В течение всего  года реализация товара происходит равномерно, т.к. эти товары уже являются товарами постоянного потребления. Так пик продаж приходиться всегда на декабрь и май, в эти месяцы объем продаж возрастает на 40% от среднегодового объема реализации.

Зрелость организации  проявляется в том, что упор делается на эффективность инноваций и стабильность, увеличивается выпуск продукции и расширяется рынок оказания услуг, руководители выявляют новые возможности организационного развития. Все это нацеливается на обеспечение стратегической дееспособности организации, сохранение и упрочение устойчивого положения на рынке. На стадии зрелости особенно важно периодически и своевременно корректировать структуру управления организации, упразднять органы, выполнившие свою задачу, своевременно вводить в структуру новые подразделения, идти на создание временных целевых структурных единиц для решения определенных проблем, выделять специалистов для проведения анализа состояния дел и разработки перспектив развития и т. п.

2.3. Анализ внутренних  переменных организации и пути  их совершенствования

Анализируя организацию  работы сотрудников, можно отметить, что сотрудники в своей работе руководствуются в основном правилами внутреннего распорядка организации. Дисциплина в ООО «Сотый» строго соблюдается.

В качестве мотивации  сотрудников на предприятии применяются  в основном методы материального  стимулирования. Так, сотрудникам назначается  ежемесячная премия в зависимости от превышения процентов с продаж. Все осуществляется в соответствии с ТК РФ.

Контроль в  процессе трудовой деятельности осуществляется непосредственно директором предприятия. В качестве примера одного из контролирующих методов на предприятии можно привести систему видеонаблюдения. Персонал не испытывает негатива вследствие контроля, так как понимает, что это необходимо для функционирования предприятия. Директор предприятия пользуется авторитетом и уважением персонала.

В качестве методов  управления, используемых в ООО «Сотый»  можно назвать:

1. Организационно-распорядительные  методы управления

Это методы прямого  воздействия, носящие директивный, обязательный характер. Они основаны на дисциплине, ответственности, власти, принуждении. К числу организационных методов относят, применяемых в ООО «Сотый» можно отнести регламентирование и нормирование. При этом не указываются конкретные лица и конкретные даты исполнения.

2. К распорядительным  методам воздействия, применяемых  в ООО «Сотый» можно отнести  приказы, распоряжения, инструктаж. При этом указываются конкретные  исполнители и сроки выполнения..

В ООО «Сотый»  руководитель в основном использует социальное планирование, убеждение и личный пример. Так, своим личным примером он показывает, что нужно серьезно относится к бизнесу и иногда даже пожертвовать личным временем.

Трудовые затраты  в ООО «Сотый» являются наиболее весомым компонентом в структуре издержек торгового предприятия, что обуславливает их особо важную роль в экономическом аспекте. Кроме того, управление персоналом в торговле заслуживает повышенного внимания в связи со спецификой торгового бизнеса, что выражается в том, что прямое взаимодействие наибольшей части персонала с покупателем.

Найм и увольнение персонала в ООО «Сотый» регламентируется приказами. Если выявляется потребность в персонале руководитель ООО «Сотый» принимает решение о найме персонала. Собеседование с персоналом проводит непосредственно руководитель. При этом на собеседовании руководитель оценивает готовность работника к напряженному графику, оценивает личностные характеристики потенциального работника и мотивы, которые движут кандидатом при устройстве на работу. Анкета, заполняемая работником при приеме на работу, приведена в приложении 6.

Конкурентами ООО «Сотый» в Новосибирске можно назвать такие крупные магазины как «Квартал», «Столичный», «Пятерочка».

Основными потребителями ООО «Сотый» являются люди, работающие допоздна и не успевающие в другие магазины, пенсионеры, студенты, домработницы.

Вследствие того, что ООО «Сотый» не является производителем, компания не может полностью управлять ценами, а значит, не может чрезмерно снижать цены. Тогда возникает опасность того, что ООО «Сотый» закупит продукцию по высокой цене и не сможет сделать большой надбавки. Поэтому руководителю ООО «Сотый» необходимо тщательно планировать стратегию закупочной деятельности.

Миссией компании ООО «Сотый» является насыщение рынка товарами и услугами. Выработанная миссия ООО «Сотый» полностью соответствует деятельности и стратегии организации.

Долгосрочными целями ООО «Сотый» является достижение объема продаж в размере 1000000 тыс. руб. в год. Это позволит ООО «Сотый» расширить состав и, возможно, сферу деятельности.

В направлении  работы с клиентами ООО «Сотый» стремиться достичь большего охвата рынка, завоевать полностью регионы, достичь доли рынка в размере 25 % (на сегодняшний день доля рынка ООО «Сотый» - 5 %).

В магазине предусмотрены  пластиковые карты на скидку, выдаются бесплатно поэтиленовые пакеты. Также предусмотрена доставка покупок на дом, что привлекло к этому магазину такой сегмент покупателей, как пенсионеры.

Основным недостатком  организационной структуры предприятия  является отсутствие на предприятии ООО «Сотый» отдела маркетинга. Функции маркетолога выполняет непосредственно директор предприятия. Так, руководитель сам планирует маркетинговую политику в области продвижения, стимулирования, сбыта продукции.

Методами продвижения  продукции на ООО «Сотый» являются реклама (рекламные объявления публикуются в газетах, на телевидении, радио).

Ценовая стратегия, используемая на предприятии относится к стратегии низких цен. Цены на продукцию устанавливаются по принципу не выше, чем у конкурентов. За счет этого достигается необходимый спрос на продукцию. Главным критерием для высоко роста продаж выступает низкая цена и высокий спрос, который покрывает все издержки и дает высокую прибыль.

Исходя из бухгалтерской  отчетности за первый квартал 2005 г., ООО  «Сотый» получило 25 512 тыс. руб. чистой прибыли, а за аналогичный период предшествующего года было получено только 17 723 тыс.руб.

Несмотря на то, что в отчетном периоде коммерческие и управленческие расходы возросли, резкое снижение себестоимости продукции  привело к существенному росту суммы прибыли.

Уменьшение себестоимости  было достигнуто за счет совершенствования  процесса продаж.

На содержание автотранспорта ежемесячно выделяется 50 тыс.руб., ремонт оборудования обходиться организации в 20 тыс.руб., услуги связи -30 тыс.руб., хозяйственные расходы по офису - 5 тыс.руб.

Контролировать  административные расходы в ООО  «Сотый» помогает созданная система бюджетирования.

Показателем финансовой устойчивости предприятия является возможность организации ответить по своим обязательствам. Поэтому  целесообразно установить соотношение собственного и заемного капитала.

На начало отчетного  периода в ООО «Сотый» сумма  финансовых ресурсов составила 252 202 тыс.руб., а на конец - 677 729 тыс.руб. Из них на начало первого квартала доля собственных и заемных средств составляла по 50 %, но к концу отчетного периода доля собственного капитала резко сократилась и составила 37,9%, а доля заемного капитала соответственно увеличилась до 62,1%.

Чтобы определить эффективность используемого капитала необходимо рассчитать его рентабельность.

Рентабельность  рассчитывается как отношение чистой прибыли к показателю, рентабельность которого мы хотим узнать.

Так рентабельность собственного капитала ООО «Сотый» на конец первого квартала составила: 25 512/256 687 * 100 = 9,9% и на начало - 8 504/126 297 * 100 = 6,7%. Таким образом, за первый квартал 2005 г. рентабельность собственного капитала выросла на 3,2%.

Рентабельность  заемного капитала за аналогичные периоды  наоборот снизилась и составила на 1 января 2005 г. 6,7% , а на 1 апреля 2005 г. только 6,1%.

Также необходимо проанализировать состояние дебиторской  и кредиторской задолженности.

На начало и  на конец первого квартала дебиторская  задолженность ООО «Сотый» была практически в два раза больше кредиторской. С одной стороны это говорит о том, что свои обязательства организация сможет покрыть дебиторской задолженностью, а с другой, что большая сумма денежных средств организации находиться в обороте покупателей и заказчиков, а также у продавцов в форме авансовых платежей и не приносить Обществу прибыли.

Учитывая долгосрочную стратегию ООО «Магазин «Сотый» - занять большую долю на рынке, предприятию необходимо перестроить организационную структуру, создать отдел маркетинга, который будет заниматься стимулированием сбыта, разработкой рекламной компании. Как было указано, в настоящее время маркетинговым планированием в настоящее время занимается директор предприятия. Однако это ослабляет контролирующую функцию директора. Поэтому, по мнению автора, для развития предприятия необходимо начинать изменения в первую очередь с перестройки организационной структуры предприятия.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Анализ теоретических  положений показал, что организацией может считаться некая группа, которая соответствует нескольким обязательным требованиям: наличие хотя бы двух людей, которые считают себя частью этой группы, наличие хотя бы одной цели (т.е. желаемого конечного состояния или результата), которую принимают как общую все члены данной группы, наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.