Организация деятельности кадровых служб на предприятии

     Классическая  форма организации кадровой службы на предприятии – создание отдела кадров. Его численный состав и  структура во многом зависят от масштабов предприятия и способов достижения поставленных перед ним целей. Организация любого предприятия начинается с составления положения, в котором перечисляются задачи, функции, права и обязанности подразделения.

     Положение об отделе кадров состоит из следующих разделов:

     1) общие положения;

     2) задачи;

     3) структура;

     4) функции;

     5) взаимоотношения с другими подразделениями предприятия;

     6) права;

     7) ответственность.

     В разделе «Общие положения» закреплены подчиненность отдела кадров директору  предприятия.

     Раздел  «Задачи» содержит четко сформулированные направления деятельности отдела кадров, важнейшими из которых являются организация  работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего  коллектива; создание кадрового резерва; организация системы учета кадров.

     В разделе «Структура» указан порядок  разработки и утверждения структуры  отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

     В разделе «Функции» рассмотрены функциональные обязанности в области кадровой работы.

     Раздел  «Взаимоотношения с другими подразделениями  предприятия» содержит перечень документов, которые поступают в отдел  кадров, и документов, которые направляются из отдела кадров в другие подразделения.

     От  производственных подразделений отдел  кадров получает заявки на прием рабочих  и служащих, представления о поощрении, графики отпусков.

     Из  отдела кадров в производственные подразделения  направляются сведения:

1. о нарушителях трудовой дисциплины;
2. копии приказов о приеме, перемещении внутри предприятия;
3. увольнении рабочих и служащих;
4. изменении правил внутреннего трудового распорядка;
5. сведения, относящиеся к вопросам трудовой дисциплины.

     От  бухгалтерии отдел кадров получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и инвалидности.

     В бухгалтерию отдел кадров представляет сведения о списочной численности  работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, проекты приказов о приеме, перемещении и увольнении материально ответственных лиц, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, перемещении, увольнении и очередных отпусках работников предприятия.

     В разделе «Права» указаны основные полномочия, которыми наделен отдел кадров, в частности: право требовать от всех подразделений предприятия необходимых для полноценной работы отдела кадров материалов; право принимать работников предприятия по вопросам приема, перемещения и увольнения; право осуществлять связь с другими организациями по вопросам подбора кадров; право требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.[6,c.105]

     В разделе «Ответственность» установлена ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

     Любая должностная инструкция работника  предприятия имеет три раздела: должностные обязанности, требования к знаниям и требования к квалификации по разрядам оплаты.

     Обязанности начальника кадровой службы.

     К основным должностным обязанностям начальника отдела кадров относится  осуществление следующих функций:

     -руководство  работой службы

     -разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций и т.п.

     -проведение  работы по защите информации, составляющей государственную, коммерческую  и служебную тайну

     -обеспечение  рационального распределения нагрузки  между работниками отдела

     -создание  условий для роста и повышения  квалификации персонала

     -осуществление  контроля за соблюдением работниками  правил внутреннего трудового  распорядка, правил и норм охраны  труда и противопожарной безопасности, производственной и трудовой  дисциплины

     -внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей производственной дисциплины

     -контроль  за своевременным составлением  отчетности

     Начальник кадровой службы должен знать:

     1) постановления, распоряжения, приказы,  другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности службы

     2) нормативные акты и методические  рекомендации, определяющие порядок  проведения работ в отделе

     3) основы экономики, организации  труда и управления

     4) законодательство о труде и охране труда в РФ

     5) правила внутреннего трудового  распорядка

     6) правила и нормы охраны труда,  техники безопасности, производственной  санитарии и противопожарной защиты. 

 

     §1.3 Задачи и функции и структура кадровой службы 

     Теперь  поговорим подробнее о задачах и функциях и структуре организации.

     Кадровая  служба решает следующие задачи:

     -осуществление  работы по подбору, расстановке  и использованию рабочих и  специалистов

     -формирование  стабильно работающего трудового  коллектива

     -создание кадрового резерва

     -организация  системы учета кадров

     Кадровая  служба выполняет следующие функции:

     -работка  планов комплектования кадров  в соответствии с программой  развития конкретной организации

     -оформление  приема, перевода и увольнения  работников в соответствии с трудовым законодательством РФ

     -учет  личного состава

     -хранение  и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству

     -контроль  за исполнением руководителями  подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом

     -изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению

     -анализ  деловых качеств специалистов  организации с целью рационального  использования кадров

     -создание  условий для повышения образовательного  и квалификационного уровня специалистов

     -работа  по созданию резерва на выдвижение

     -подготовка  предложений по улучшению расстановки  и использованию работников

     -подготовка  и систематизация материалов  для аттестационной комиссии подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению

     -принятие  мер по трудоустройству высвобождаемых  работников

     -организация  контроля за состоянием трудовой  дисциплины и правил внутреннего  трудового распорядка

     -ведение  всей отчетности по кадровым  вопросам[15,c.90]

     Полномочия, которыми, как правило, наделена кадровая служба, заключаются в следующем:

     -право  требовать от всех подразделений  организации представления необходимых  для ее работы материалов

     -право  принимать работников организации  по вопросам перемещения и  увольнения

     -право  взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров

     -право  требовать от других подразделений  обязательного выполнения тех  указаний, которые предусмотрены  положением об отделе кадров

     Структура кадровой службы.

     Полноценная кадровая служба обычно включает в  себя несколько секторов с четким разделением функции:

     1. сектор учета и анализа, кадрового  делопроизводства. В его компетенцию  входит разработка кадрового  плана в бизнес-плане организации,  подготовка штатного расписания, должностных инструкций, учет кадров, создание базы данных о сотрудниках, формирование и ведение личных дел сотрудников и т.д.

     2. сектор подбора специалистов (рекрутинга) занимается комплектованием штата,  кадровым планированием, поиском  и отбором персонала, оценивает профпригодность соискателей, оформляет прием на работу и т.д. сектор потенциала обучает нового работника, вводит его в должность, организует обучение, повышение квалификации, планирует карьеру и т.д. сектор мотивации проводит исследование индивидуальной и групповой мотивации, проводит аттестацию, разрабатывает системы стимулирования персонала, премирования и т.п.

     3. сектор социальной политики создает  благоприятный психологический  климат в коллективе, внедряет  корпоративную культуру, проводит социометрические исследования, поощряет индивидуальную и групповую инициативу, создает условия для творчества и развития

     Если  организация не очень большая, эти  сектора могут быть объединены.

     Деятельность  любого подразделения должна начинаться с составления положения об этом подразделении. Положение о кадровой службе должно состоять из следующих разделов: общие положения; задачи; структура; функции; взаимоотношения с другими подразделениями; права; обязанности; ответственность. 

 

      Глава 2. Кадровая служба в современных условиях 

     §1. Роль и значение кадровой службы в современных условиях 

     Сейчас  в нашей стране повышение роли кадровых служб продиктовано следующими объективными обстоятельствами:

     1. Сегодня существенно изменились  условия, в которых кадровая служба развивается. Эти изменения связаны с переходом устойчивого во времени дефицита трудовых ресурсов к их избытку. Главными резервами становятся лучшее использование кадров, оптимальное их распределение по рабочим местам, возрастание нагрузки на каждого члена коллектива. Сокращение численности персонала – важнейший рычаг повышения эффективности производства на первом этапе перехода к рыночной экономике.

     2. Уменьшение численности работников  должно быть компенсировано большей  интенсивностью труда, а значит, и более высокой квалификацией работника. В связи с этим возрастает ответственность кадровых служб в выборе направлений квалификационного роста работников, в повышении эффективности форм обучения и стимулирования их труда.

     3. Реализация перестройки кадровой политики влечет за собой расширение функциональных обязанностей работников кадровых служб, повышение их самостоятельности в решении кадровых проблем.

     Ныне  кадровые службы не отвечают уже новым  требованиям кадровой политики. Их деятельность ограничивается в основном решением вопросов приема и увольнения работников, оформления кадровой документации. Отсутствует на предприятиях и единая система работы с кадрами, прежде всего система научно обоснованного изучения способностей и склонностей, профессионального и должностного продвижения работников в соответствии с их деловыми и личными качествами. Структура кадровых служб, качественный состав и уровень оплаты труда их работников не соответствуют задачам реализации активной кадровой политики. В стране практически не ведется подготовка специалистов для работы в кадровых службах.