Административная теория управления

- правильный  подбор административного аппарата;

- точное  определение функций персонала;

- согласование  усилий для выполнения  намеченной работы;

- ясное,  отчетливое и точное формулирование  решений;

- поощрение  ответственности и инициативы;

- предупреждения  ошибок и недоразумений;

- всеобщий  контроль и др.⁶

    С помощью функции распорядительства  социальный организм приводится в действие

      Распорядительство - одна из первостепенных функций управления. Суть - в предъявлении руководителем требований к подчиненным в отношении выполнения ими ролевых ожиданий, распределения ответственности, постоянного воздействия на поведение подчиненных. При этом обязательным является применение руководителем определенных прерогатив власти, которые заданы его ролевыми функциями.⁷

      Возьмём для примера определённую ситуацию - на предприятии уже создана структура, обусловлены ролевые обязанности и нормы деятельности. Теперь руководители обязаны сориентировать подчиненных на исполнение рабочих операций (ведь цели каждого работника не всегда сходятся с целями предприятия). Применяя различные формы власти (вознаграждение, принуждение, личный авторитет и тому подобное), руководитель даёт распоряжение - как, кто и в какие сроки должен выполнить возложенное поручение. С целью получения наилучшего результата для предприятия в целом, руководитель, реализующий функцию распорядительства, должен:

- прекрасно  знать служащих и условия, соединяющие организацию и работников;

- увольнять  плохих, неспособных работников;

- показывать  положительный пример;

- совершать  постоянное периодическое изучение (проверку) социального организма  организации; 

- систематически  проводить совещания с ведущими сотрудниками с целью координирования общности тенденций и стремлений.

     Координирование - согласование всех операций на предприятии таким образом, чтобы обеспечить его функционирование и успех. В грамотно координированной организации любая служба работает в согласии с другими: все операции выполняются в намеченные сроки, без срывов и сбоев. Первостепенная задача координирования - достижение соответствия и слаженности между различными структурами предприятия при помощи установления обоснованных, целесообразных связей в производстве.

     Связи бывают организационными, экономическими, техническими и  между различными ступенями управляемого объекта. Также  сюда относится связь между производством  и процессами потребления, распределения  и обмена. Обязанность координирования - изучить и усовершенствовать эти связи, вследствие чего произойдёт их целесообразная организация.

   Контроль - немаловажная функция управления, которая подводит итоги всей управленческой деятельности. Цель контроля - проверить исполнение всего, что принято программой, отданными распоряжениями и поставленными принципами. Он должен отмечать заблуждения и ошибки с целью их исправления и избегания их повторения. Существенными моментами исполнения контроля являются:

- избрание  способа контроля, (жёсткие способы контроля выполнения заданий или, исполнение функций контроля через групповое давление и правила соблюдения групповых норм);

- избрание  масштаба контроля или частоты  и силы вмешательства руководителя  в процесс изготовления продукта;

- выбор метода позитивного или негативного стимулирования для достижения минимального отклонения от плановых норм.

     «Для  того чтобы контроль был действительным, нужно, чтобы он был проведен вовремя  и сопровождался санкцией. Не менее ясно также, что контроль бесполезен, если вытекающие из него практические заключения кладутся просто под сукно»⁸

      Файоль  полагал, что только нормы контроля важны для руководителя (все остальные работы не свойственны руководителю), и все же нынешний руководитель дополняет ролевые требования другими (дополнительными) функциями.  

2. 3. Функции руководителя 

«Функция - это специализированный вид деятельности, требующий определенных знаний, умений, навыков (опыта). Это система мер  воздействия руководителя на подчиненных.»⁹

      Функции управления обусловливаются характером деятельности руководителя и определены особенностями поставленных перед организацией задач и обстановкой. В связи с тем, что количество вариаций задач почти бесконечно, а условия многообразны, список управленческих функций не имеет границ. При всем том есть функции, содержание которых всеобщи и непреложны в деятельности всякого руководителя - это общепринятые функции. Кроме общеустановленных и традиционных, руководители в организации могут выполнять и другие функции, например,

приобретение  и распределение ресурсов между  членами организации или ее подразделениями; отыскивание, оценка и применение средств  мотивации сотрудников; восприятие, отфильтровывание, распространение и применение информации для достижения организационных целей.

   Файоль  дал определение понятию «управление», взяв за основу выделение основных функций - «Управлять - значит предвидеть, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать; предвидеть, то есть учитывать грядущее и вырабатывать программу действия; организовывать, то есть строить двойной - материальный и социальный организм предприятия;

   - распоряжаться, то есть заставлять персонал надлежаще работать;

   - координировать, то есть связывать, объединять, гармонизировать все действия и все усилия;

   - контролировать, то есть заботиться о том, чтобы все совершалось согласно установленным правилам и отданным распоряжениям.»¹⁰ 

2. 4. Главные принципы теории администрации 

       Файоль  изложил уроки личного опыта  в перечне «Основных принципов  менеджмента». Многие из них стали основой теории менеджмента и считаются фундаментальными принципами.

       По  его утверждению - «…свет принципов, как и свет маяков, является путеводным лишь для тех, кто знает вход в гавань. Голый принцип, без средств его осуществления, ничего не значит». ¹¹

       Тем не менее, принципы не в каждом случае требуют строгого исполнения. Они  эластичны и мобильны, их использование  зависит от изменяющихся обстоятельств, состава служащих, специфики предприятия  и многих других факторов.

       Все принципы он разбил на три группы - структурные, процессуальные и результативные. Ниже рассмотрим каждый из них.

Структурные принципы.

      Специализация - разделение труда, необходимое для результативного использования рабочей силы (применяется ко всем видам труда, как управленческого, так и исполнительского). При всём том разделение труда результативно до определенной величины, достигнув которой, далее оно не приносит желаемых результатов.

      Власть  и ответственность связаны между собой, причём ответственность является следствием власти. Причем власть совмещает официальный (основан на занимаемой должности) и личный (опыт, моральный уровень, навыки по роду службы) факторы. Ответственность - это обязательство реализовывать задания и обеспечивать их удовлетворительное окончание. Инструмент власти - полномочия. Полномочия - это право распоряжаться ресурсами предприятия и концентрировать стремления сотрудников на исполнение заданных поручений. Когда полномочия руководителя соответствуют ответственности, организация работает эффективно.

      Централизация. На верхних уровнях управления принимаются решения, реализуются же на низших. Это позволяет выполнить принцип единоначалия. Не употребляя термин «централизация власти», Файоль высказывается о степени концентрации или рассредоточения власти, и только конкретные обстоятельства определяют, какой из вариантов принесёт оптимальный результат. Правильность выбора соотношения между централизацией и децентрализацией позволяет достичь наилучших результатов на конкретном предприятии.

      Единство  руководства - необходимое обстоятельство целостности работы, слаженности сил, объединения усилий. Деятельность, преследующая одинаковую цель, должна иметь одного руководителя и следовать единому плану. По мнению Файоля, двойное руководство возможно лишь вследствие несовершенного разграничения функций и неоправданного смешивания их между подразделениями, что весьма вредно. Файоль подчеркивал: «Служащему может давать два приказания относительно какого-либо действия только один начальник.

      Таково  правило «единства распорядительства» (единства командования), правило, необходимое везде и всегда, причем его влияние на ход дел, по моему мнению, во всяком случае, не меньше влияния какого бы то ни было иного принципа, если оно нарушается — наносится урон авторитету власти, подрывается дисциплина, нарушается порядок, стройность^»12

      Сформулировав этот принцип, Файоль противоречил рекомендациям  Тейлора, который утверждал, что  рабочие могут подчиняться разным функциональным руководителям.

      По  определению Файоля, «цепь начальников» - скалярная цепь (от самого высшего до самого низшего ранга). От неё не надо отказываться, но её следует сократить, если излишне скрупулезное соблюдение её может причинить вред.

Рациональная  структура управления предприятия  требует присутствия не только иерархии, но и горизонтальных связей.

 Принципы процесса.

  Дисциплина предусматривает выполнение достигнутых договоров между предприятием и работником. Файоль подчёркивает, что для поддержания дисциплины необходимо присутствие на всех уровнях хороших руководителей, поскольку от них зависит качество дисциплины. «Когда обнаруживается недостаток дисциплины или когда взаимоотношения между начальниками и подчиненными оставляют желать лучшего, ни в коем случае не следует небрежно ограничиваться сваливанием вины на дурное состояние отряда; гораздо чаще зло лежит в бездарности начальников»¹³.

      В случае неподчинения к работникам могут  быть применены санкции (внушение, предупреждение, штраф, понижение по службе, увольнение). Но следует принять к сведению, что из всех средств воздействия на подчиненных с целью укрепления дисциплины, самый результативный - личный пример руководителя.

      И для самых больших начальников  и для самых скромных работников дисциплина обязательна. Наиболее реальными  средствами установления и поддержания ее являются:

- хорошие  руководители на всех ступенях управления;

- ясные  и справедливые соглашения;

- разумно  употребляемые карательные санкции. 

      Вознаграждение - это оплата выполненной работы. Она должна быть справедливой и по возможности устраивать персонал и организацию, нанимателя и наёмного работника. Утверждал, что: «Форма заработной платы персонала может иметь значительное влияние на ход дел; стало быть, выбор этой формы есть важный вопрос»¹⁴

      Это сложный вопрос, и хотя практикуется множество разнообразных его решений, ни одно не оказалось полностью удовлетворительным.

      В форме заработной платы обычно ищут следующее:

- чтобы зарплата обеспечивала правильное вознаграждение;

- чтобы она поощряла старание, возмещая полезное стремление;

- чтобы заработная плата не приводила к крайностям в вознаграждении, выходящим за пределы разумного.

      Ниже  перечислим способы вознаграждения, предлагаемые Файолем:

- форма  зарплаты (поденная, поурочная, поштучная);

- премии;

- участие  в прибылях (применимо только для хозяйственных предприятий, находящихся в здоровом состоянии);

- добавление  натурой (меры по улучшению  быта).

      Три формы заработной платы можно  взаимно комбинировать и создавать  разные варианты с помощью присоединения премий, участия в прибылях, добавлений натурой, и т. д.

      Эти способы вознаграждения смогут улучшить быт, а значит и личные качества сотрудников и должны являться предметом постоянного внимания со стороны владельцев.