Процесс автоматизации входящих документов

ustify">     Современное законодательство требует от работодателя оформление большого количества документов, отражающих различные аспекты трудовых отношений с работниками. Разрабатывают, оформляют такие документы сотрудники кадровой службы предприятия совместно с юристами. Значение кадровых документов определяется тем, что в них зафиксированы сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т. д. Поэтому кадровая служба предприятия должна руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими документами, содержащими нормы трудового права. За нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны трудовых отношений могут быть привлечены к различным видам юридической ответственности.

     И в первую очередь работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, должны знать Трудовой кодекс Российской Федерации (в дальнейшем – ТК РФ). На основании статей ТК РФ на предприятии устанавливается единый порядок оформления документов кадровой службы.

     На  основании Закона Российской Федерации  от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» строится работа отдела кадров с персональными данными сотрудников предприятия. Правила обработки и хранения информации, порядок работы с ней, контроль доступа к персональным данным находят отражение в Положении о защите персональных данных, разработанном с учетом положений вышеназванного закона.

     Перечень  сведений, составляющих коммерческую (служебную) тайну, список сотрудников, имеющих доступ к ней, степень  ответственность за распространение конфиденциальных данных определяются в соответствии с Законом РФ «О коммерческой тайне».

     Положения Закона РФ от 17 июля 1999 г. № 181-ФЗ «Об  основах охраны труда в Российской Федерации» позволяют предприятию грамотно разработать систему охраны труда, создать здоровые и безопасные условия работы для своих сотрудников.

     Характер  рекомендательный (необязательный) носят  методические документы по управленческому труду и кадровому делопроизводству. Такие документы содержат рекомендации, как лучше оформлять кадровые бумаги, как удобнее организовать работу с ними. При этом предприятие самостоятельно решает, придерживаться этих рекомендаций или разработать свои корпоративные стандарты. Но следует учесть, что инспекция по труду придает большое значение таким инструкциям и в случае их несоблюдения может оштрафовать предприятие. И даже если впоследствии суд отменит решение инспектора, будет потрачено немало сил и времени в поисках справедливости.

     В настоящее время существуют определенные стандарты оформления организационно-распорядительных и учетных документов. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3.03.2003. № 65-ст) устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, а также требования к бланкам документов.

     Также  необходимы Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» и постановление Минтруда России от 10.102003 г № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек», которые помогут правильно, без ошибок заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить вместо испорченного или утраченного документа дубликат.

     Госкомстатом  России утверждены унифицированные  формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (постановление Госкомстата РФ от 5.01 2004 № 1 (далее – Постановление Госкомстата России № 1). Представленные в нем формы первичной учетной документации должны использоваться всеми юридическими лицами, осуществляющими деятельность на территории Российской Федерации. В документе также даны рекомендации по заполнению предлагаемых форм.

     Если  для оформления каких-либо процедур или операций не предусмотрена типовая форма первичных учетных документов, то предприятие вправе разработать форму документа самостоятельно, с учетом обязательных требований к реквизитам.

     Кроме того, предприятие имеет право  при необходимости вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы, включать дополнительные строки и графы, расширять или сужать их, использовать вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации. Запрещено только изменение или удаление реквизитов из унифицированных форм (включая код и номер формы, наименование документа и т. п.).

Нормативная база:

1. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
2. ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
3. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. — М.: Минтруд России, 2000г.;
4. Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН). — М.: Минтруд России, 1995г.;
5. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94. — М.: Минтруд России, 2000г.;
6. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. – М.: Госстандарт России, 1995г.

 

5.   Анализ системы документооборота ООО «Новые Технологии»

 
 

     Процесс делопроизводство в организации  ориентирован на работу секретаря. Выполняются следующие операции:

1. приём поступающей документации (писем);
2. сортировка документации;
3. регистрация;
4. ведение регистрационно-учётных журналов;
5. составление приказов;
6. копирование документов;
7. передача документации;
8. составление исходящей документации (ответов на письма);

     Для упрощения и ускорения делопроизводственных процессов предлагается ввести вышеупомянутую программу TWAIN и осуществлять передачу документов с помощью почтового сервера проекта MAIL.RU. Данное решение незатратно, не требует обучения персонала. В следующей главе подробно описывается процесс внедрения предложенного решения проблемы. 

3. ПРАКТИЧЕСКАЯ  ЧАСТЬ 

 

1. Реализация  автоматизации обработки входящих документов

 

     Реализация  сканирования документов независимо от технической базы осуществляется с  помощью программы TWAIN, которая написана на языке программирования Object Pascal в среде Delphi 7.

     Object Pascal — язык программирования, разработанный в фирме Apple Computer в 1986 году группой Ларри Теслера, который консультировался с Никлаусом Виртом. Произошел от более ранней объектно-ориентированной версии Паскаль, называвшейся Clascal, который был доступен на компьютере Apple Lisa.

     Delphi 7 – интегрированная среда разработки ПО (набор инструментов) для Microsoft Windows на языке Object Pascal), созданная первоначально фирмой Borland и на данный момент принадлежащая и разрабатываемая Embarcadero Technologies.

     Внешний вид среды разработки представлен на рисунке 3.1. Весь программный код составляет 654 строки, его фрагмент так же на рисунки 3.1.

     

     Рисунок 3.1 – Внешний вид среды программирования 

     После успешной компиляции создаётся windows приложение (исполняемый файл). Для удобства восприятия пользователем назовём его Сканер.exe (рисунок 3.2).

     Рисунок 3.2 – Исполняемый файл Сканер.exe

     Внешний вид программы компактен и  прост (рис. 3.3). Программа имеет стандартные пункты меню:

     File (Файл) – выбор устройства сканирования, процесс сканирования, перемещение файла, манипуляция окном, сохранение (в желаемом формате), выход из программы.

     Edit (Редактирование) – копирование изображения в буфер обмена.

     Status (Состояние) – подключаемые библиотеки.

     Image (Изображение) – горизонтальный и вертикальный переворот изображения.

     

     Рисунок 3.3 – Интерфейс программы

     Для того чтобы начать процесс сканирования документа, необходимо выбрать пункт  меню File (Файл) и использовать опцию Acquire (Сканировать). Начнётся процесс сканирования, т.е. программа обращается к драйверу сканера и запрашивает пользователя параметры сканирования в отдельном окне (рис. 3.4): цветное изображение, чёрно-белое изображение (оттенки серого), чёрно-белое изображение или текст, особые параметры. После выбора параметров нужно нажать кнопку Сканировать.

     

           Рисунок 3.4 – Выбор параметров сканирования

     После процесса сканирования в нижнем поле программы появляется скопированное с бумажного носителя изображение (рис. 3.5), которое можно просмотреть, перевернуть, сохранить.

     

     Рисунок 3.5 – Результат сканирования

     Для сохранения изображения в нужной директории необходимо перейти в  пункт меню File (Файл) и выбрать опцию Save as (Сохранить как). Откроется окно сохранения (рис. 3.6).  
 

     Рисунок 3.6 – Сохранение изображения

     В этом окне есть возможность выбрать один из двух форматов изображения (JPEG, BMP), а так же выбрать директорию. После нажать кнопку Cохранить.

     Далее скопированное изображение можно  изменять ( с помощью редактора изображений), передавать (с помощью e-mail) и хранить в памяти компьютера.

     Поскольку физическая передача документа генеральному директору для ознакомления или  подписи часто занимает много  времени, целесообразно использовать электронную почту, которая позволит сэкономить время и вовремя принять соответствующее решение.

     Таким образом отсканированный документ можно быстро переслать генеральному директору. Для этого необходимо воспользоваться услугой электронной почты, выбрав самого распространённого поставщика (MAIL.RU), так как это наиболее надёжный и экономически выгодный вариант.  

     Для того что бы создать почтовый ящик, на проекте MAIL.RU необходимо перейти по адресу www.mail.ru. В разделе Почта нажать на ссылку Регистрация в почте (рис. 3.7).

     

     Рисунок 3.7 – Регистрация почтового ящика

     Необходимо  заполнить все поля электронной  формы и нажать кнопку Зарегистрироваться (рис.3.8).

     

     Рисунок 3.8 – Заполнение формы

     После успешного прохождения процедуры  регистрации пользователь сразу  попадает в свой почтовый ящик (рис. 3.9), в котором вся корреспонденция располагается в иерархическом порядке (в папках Входящие, Отправленные и т. д.).

     

     Рисунок 3.9 – Интерфейс почтового ящика

     Почтовый  ящик позволяет создавать электронные  письма, прикреплять к ним файлы, получать и сортировать корреспонденцию.

     Что бы отправить отсканированный документ адресату нужно нажать в верхнем поле ящика Написать. Затем в поле Кому ввести адрес получателя, в поле Тема ввести тему, ввести текст сообщения и прикрепить нужное отсканированное изображение, нажав на кнопку Прикрепить (рис. 3.10).