Процесс автоматизации входящих документов

ВВЕДЕНИЕ 

      В настоящее время стал абсолютно  очевидным тот факт, что успех  бизнеса зависит не только от финансовых результатов. Правильное и полное документальное оформление дел имеет большое практическое значение. Важно уделять пристальное внимание бумагам на всех этапах жизни фирмы - от государственной регистрации до заключения договоров с партнерами.

Для документооборота современного бизнеса характерно большое  разнообразие типов документов, различные маршруты их движения в процессе обработки, накопление и хранение огромных объемов информации. «Бумажный» документооборот сегодня становится малоэффективным, затрудняет работу исполнителей, занятых непосредственной обработкой документов, и ответственных лиц, управляющих деловыми процессами, а также ведёт к увеличению расходов и снижает общую эффективность предприятия.

Этим  обусловлена актуальность темы данной работы, целью которой является исследование процесса автоматизации входящих документов. Для достижения поставленной цели в работе решены следующие задачи:

     1) рассмотрены основные направления процесса автоматизации входящих документов в агентстве ООО «Новые Технологии»;

     2) охарактеризованы практические аспекты реализации автоматизации входящих документов.

     Таким образом, объектом данного исследования является система документооборота и делопроизводства, предметом - сущность и основные направления автоматизации системы обработки входящих документов на предприятии. 
 
 
 
 

1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ 

 

     1.1 Характеристика исследуемой проблемы и пути ее решения 

     В современной организации документооборот является одной из важнейших процедур, обеспечивающих полноценное протекание бизнес-процессов. При этом его автоматизация позволяет не только многократно повысить эффективность работы компании, но и позволяет избегать ошибок и неточностей в оформлении документации.

     В настоящее время документы могут  быть получены не только по почте, но и приняты по факсу, e-mail, доставлены курьером или посетителем.

В процессе движения входящих документов выполняются  следующие операции: приём входящих документов, первоначальная обработка, предварительное рассмотрение и распределение, регистрация, рассмотрение документов руководством, исполнение резолюций, отправление.

      Так как ООО «Новые Технологии» имеют офисы в двух городах: Большой Камень (филиал) и Владивосток (головное предприятие), поэтому обрабатывать входящие документы в «бумажном» виде крайне долго и неудобно.

     Решение данной проблемы состоит в следующем: внедрение бесплатного компактного ПО для сканирования документов вне зависимости от технической базы и отправление документации по e-mail с целью уведомления генерального директора о принимаемых в филиале решениях. Подобное решение экономически выгодно и ускоряет принятие важных управленческих решений.

     Основой современной организации рациональной и оперативной работы по обработке огромного потока документов в организациях стали персональные компьютеры. Компьютерные технологии радикально изменили сам характер труда в делопроизводстве и управлении.

     На  данный момент существует довольно большое  количество программных продуктов по обработке входящих документов:

     «ДОК-ПРОФ»  – программный продукт для автоматизации обработки входящих документов, обеспечивающий:

1. ведение рубрикаторов, т.е. сведение к минимуму ввода словесной информации при заполнении регистрационной карточки;
2. сканирование оригиналов документов, поступающих в организацию извне;
3. организацию поточного сканирования и пакетной обработки документов.

     Программа «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.  Преимущества программы «ДЕЛО»:

     1) быстрый поиск документов;

2) эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;

     3) сокращение сроков подготовки и согласования документов;

     4) удобная работа над проектами документов;

     5) получение сводных отчетов и журналов;

     6) возможность делегирования полномочий.

      «1С: Документооборот 8» - это программа, с помощью которой решаются задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

1. учет входящих, исходящих и внутренних документов;
2. хранение файлов, их коллективное редактирование и контроль версий;
3. автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера;
4. автоматизация ключевых бизнес-процессов – рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление;
5. поддержка бумажного делопроизводства и документооборота;
6. учет и анализ рабочего времени сотрудников;
7. полнотекстовый поиск любых данных.

      Подобные  программные продукты позволяют  практически полностью автоматизировать процесс обработки входящих документов, но имеют существенные недостатки: высокая цена, достаточно долгое обучение персонала с возможностью работы на данном программном обеспечении.

      Так как не все предприятия имеют  высокий доход, то можно найти простое решение этой проблемы, это ввести бесплатно разработанную в среде программирования Delphi 7 программу TWAIN, для сканирования документов, и использовать бесплатную почту от MAIL.RU. Преимущества данного решения в том, что не требует специальных навыков у персонала в освоении данного метода обработки и передачи руководству входящих в организацию документов, а так же является абсолютно бесплатным. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

 

1. Общая характеристика ООО  «Новые Технологии»

 

     Рекламное агентство ООО «Новые Технологии» имеет офисы в городе Большой Камень (филиал) и в городе Владивосток (головное предприятие).

     Рекламное агентство создано в 1999 году для осуществления производственной деятельности с целью получения прибыли.

     Основной деятельностью организации является создание рекламной продукции, такой как баннеры, штендеры, стенды, визитки, а так же предоставляет услуг типографии.

     Агентство работает с понедельника по пятницу с 9 до 18 часов с перерывом на обед с 12 до 13 часов.

     В процессе коммерческой деятельности рекламное агентство ООО «Новые Технологии» изучает места наиболее эффективного расположения рекламы, помогает клиентам выбрать наиболее эффективный вид рекламы, с наименьшим количеством финансовых затрат.

     Рекламное агентство с численностью персонала 16 человек (7 в филиале и 9 в головном предприятии) обладает высоким потенциалом, основой которого является техническая база, оснащённая современным оборудованием и квалифицированным персоналом.

     Несмотря  на достаточно высокую конкуренцию, рекламное агентство имеет устойчивый спрос на свою продукцию. Так же уже обеспеченно контрактами с государственными учреждениями, что позволяет уверенно держаться на рынке рекламы и своевременно выплачивать заработную плату работникам.

     Специфической особенность организации является работа дизайнеров, которые создают уникальный дизайн рекламы, а так же обеспечивается великолепное качество выполняемой работы в минимальные сроки. 

2. Анализ  системы управления ООО «Новые Технологии»

 

     Предприятие является Обществом с ограниченной ответственностью.

     Общество  с ограниченной ответственностью (ООО) — юридическое лицо, учрежденное одним или несколькими лицами, уставный капитал которого разделен на определенные доли (размер которых устанавливается учредительными документами). Участники ООО несут риск убытков только в пределах стоимости внесенных ими вкладов.

      Организационная структура ООО «Новые Технологии» представлена на рисунке 2.1 

       
 

                                                    
 
 
 
 
 
 
 

      Рисунок 2.1 – Организационная структура ООО «Новые технологии»

     Данная  организационная структура является линейно-функциональной и используется при большом количестве специализированных работ в организации и предусматривает группирование специалистов и подразделений, выполняющих отдельные функции управления.

     В соответствии с действующей линейно-функциональной структурой управления предприятием утверждается следующий состав основных функций и служб, обеспечивающих их реализацию:

1. генеральный директор: организует всю работу предприятия и несет полную ответственность за его состояния и деятельность перед государством и трудовым коллективом. Генеральный директор представляет предприятие во всех учреждениях и организациях, распоряжается имуществом предприятия, заключает договора, издает приказы по предприятию, в соответствии с трудовым законодательством принимает и увольняет работников, применяет меры поощрения и налагает взыскания на работников предприятия, открывает в банках счета предприятия;
2. директор: отвечает за работку предприятия в конкретном городе, принимает заказы;
3. бухгалтер: ведет бухгалтерский учет, ответственен за разработку штатных расписаний, трудовых нормативов, систем оплаты труда;
4. секретарь: занимается обработкой входящих и исходящих документов;
5. дизайнер: предлагает заказчику дизайн рекламной продукции, и ставит задачи по выполнению заказа перед разнорабочими;
6. разнорабочий: выполняет заказы по требованиям дизайнера, занимаются рутинной работой в типографии;
7. уборщица: следит за чистотой помещения.

 

3. Характеристика процесса обработки документов

 

     Процессом обработки документов в рекламном  агентстве ООО «Новые Технологии» занимается секретарь.

     В его обязанности входит классификация документов по следующим признакам: вид деятельности, наименование, место составления, срок исполнения, юридическая сила, стадия создания, срока хранения, характеру содержания.

     Документооборот – это движение документа на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки, поэтому в задачи секретаря входит не только классифицировать документы, но и оперативно доводить информацию до директора, уведомлять заказчиков, уведомлять работников о поступивших заказах.

     Весь  объём документов, обращающихся в  организации – это своеобразная память организации, обращение к которой позволяет оперативно решать текущие дела, разрешать спорные вопросы, анализировать работу предприятия, принимать наилучшие решения. 

2.4 Анализ нормативной законодательной базы ООО «Новые Технологии»