Отчет по практике в ОАО «Агрокомбинат Дзержинский»

     − нельзя вмешиваться в рабочий процесс без веских причин, вместе с тем обеспечить совет и поддержку подчиненным в случае возникновения трудностей;

     − обеспечит контроль конечных результатов порученного дела и немедленно информировать подчиненных о результатах контроля.

     6. Прием по личным  вопросам

     Очень ответственной функцией менеджера-руководителя является прием посетителей по личным вопросам. Планируя предстоящую беседу, менеджер должен проанализировать свою занятость, определить время беседы и ее продолжительность, поставить перед собой конкретные задачи и составить план беседы. Структура беседы имеет вводную часть (вопросы, возражения), основную часть (доказательство, слушание, выводы) и заключительную часть (решение).

     Тон беседы должен быть дружелюбным и  деловым, что создает атмосферу  взаимного доверия. Главным при  беседе является умение слушать и правильно задавать уточняющие и наводящие вопросы, которые помогают раскрыть мысли собеседника и правильно определить его точку зрения. Если беседа строится по заранее подготовленным вопросам, то первый из них должен быть простым и интересным для всех, но не дискуссионным. Чем больше менеджер хочет убедить своего собеседника, тем меньше он должен утверждать.

     Беседуя, менеджер любого уровня является доброжелательным и внимательным слушателем, умеющим  быть терпеливым и самокритичным, делающим замечания в необидной товарищеской форме, убедительно аргументирующим свою точку зрения. В любой ситуации менеджеру следует опираться на пять основных принципов ведения деловых бесед: привлечь внимание собеседника; пробудить в нем заинтересованность; веско аргументировать свои идеи предложения; выявить интересы и устранить сомнения собеседника; принять решение с учетом интересов собеседника.

     Практическое  применение лучших технических приемов  проведения бесед помогает менеджеру  наладить слаженную работу и организовать дружный коллектив. Во время приемов по личным вопросам не следует отвлекаться на другие виды работ, желательно отключить телефоны быть тактичным и справедливым по отношению к посетителям.

     Комплексное внедрение современной информационной технологии позволяет создать эффективную систему управления развитием науки и техники, органически включить научно-технический прогресс во все экономические процессы АПК. Это обеспечивает конкурентоспособность агропромышленного сектора экономики на мировом рынке, повышает производительность труда во всех сферах АПК при снижении доли живого и овеществленного труда.

     В настоящее время на предприятиях уже накоплен определенный опыт использования  компьютеров для обработки учетной  и аналитической информации, создания автоматизированных рабочих мест специалистов.

     На  рисунке 2.1 представлена укрупненная схема экономической информационной системы управления исследуемого аграрного предприятия.

     В системе выделены две части: вспомогательная  и производственная.

     В состав вспомогательной области информационной системы  входят подсистемы материально-технического, информационного, организационно-правового, кадрового, технологического обеспечения. 

Рисунок 2.1 – Функциональная структура экономической информационной системы сельскохозяйственного предприятия

     Примечание. Источник: собственная разработка 

     Материально-техническое обеспечение системы – это комплекс технических средств (компьютер, оборудование локальной вычислительной сети, оргтехника, периферийная техника, средства связи) и необходимые материалы. Требования к материально-техническому обеспечению выдвигаются исходя из задач информационного обеспечения экономической системы.

     Организационно-правовое обеспечение информационных систем представляет собой совокупность норм, устанавливающих и закрепляющих организацию этих систем, их цели, задачи, структуру и функции, правовой статус системы и всех звеньев, регламентирующих процессы создания и функционирования информационной системы.

     Кадровое  обеспечение – это специалисты и пользователи информации, а также совокупность методов и способов подготовки кадров. Технологическое обеспечение – это виды технологий, применяемых в системе. Информационное обеспечение представляет собой совокупность базы данных и системы управления базой данных, системы входной и выходной информации, а так же унифицированную систему документации. Оно включает всю экономическую информацию предприятия, способы ее представления, хранения, преобразования. Информационное обеспечение организуется на основе технического и программного обеспечения и является по отношению к ним обеспечением более высокого уровня.

     Процесс обработки информации целесообразно  рассматривать в двух аспектах: 1) применение современной технологии и техники в работе с управленческой информацией; 2) выявление объективно необходимых объема и потоков информации. Современное агропромышленное предприятие, имеющее своей целью повышение эффективности деятельности, немыслимо без оптимального управления, основанного на применении новейшей вычислительной техники. Структура информационного обеспечения, используемого для управления сельхозпредприятием, представлена в виде схемы (рисунок 2.2). 

Рисунок 2.2 – Структура  информационного  обеспечения управления сельскохозяйственным предприятием

     Примечание. Источник: собственная разработка 

     Состав  производственных подсистем в экономической  информационной системе для разных предприятий может быть различным. Существуют подсистемы, связанные с  функциями управления сельскохозяйственным предприятием (текущее планирование, прогнозирование, анализ, учет и отчетность), а также подсистемы, сформированные по отраслевому признаку – управлению производством, в состав которых входят подсистемы управления отраслями сельскохозяйственного производства: управление растениеводством по отраслям, управление животноводством по отраслям. Необходимо подчеркнуть некоторую условность выделения функциональных подсистем в силу многообразия связей, как между подсистемами, так и между задачами внутри каждой функциональной подсистемы.

     Рассмотрим  основные базы данных, которые необходимы для работы различным специалистам сельскохозяйственного производства.

     Для агрономической службы важна информация о посевных площадях, землеустройстве и качестве земельных угодий, принадлежащих предприятию, способах повышения плодородия почвы, запасе удобрений и препаратов, имеющихся на предприятии, а также данные об их применении и нормах расхода; информация, характеризующая состояние посевов сельскохозяйственных культур на всем протяжении их вегетационного периода, способы, нормы и сроки посадок; информация о вредителях, болезнях и сорняках, которые поражают сельскохозяйственные культуры, выращиваемые в хозяйстве, о сортах культур, качестве семенного материала и т. д.

     Для зоотехнической службы агропромышленного предприятия нужна информация о продуктивности скота, воспроизводстве и использовании стада, его возрастном, породном и классном составе и т. п. Работникам данной отрасли необходима информация о балансах кормов, их питательности и качестве. Зоотехники должны знать основные методы  производства продукции животноводства, методы кормления и разведения животных, оптимальное сочетание земельных и других производственных факторов при максимально прибыльной их комбинации для каждого вида животных и т. д.

     Финансово-экономической  службе необходима информация о затратах труда и затратах на оплату труда, стоимости семян и горюче-смазочных материалов, амортизационных отчислениях и страховых платежах, т. е. вся информация о затратах, включаемых в себестоимость продукции.

     Службы  материально-технического снабжения и реализации выполняют функции обеспечения производства необходимыми ресурсами и материалами и осуществляют сбыт сельскохозяйственной продукции, произведенной  предприятием.

     Для эффективного обеспечения процесса реализации произведенной продукции  предприятию необходима информация о рынках ее сбыта, ценах на подобную продукцию, конкурентоспособности  этой продукции. Службе реализации также  необходимы сведения о потенциальных покупателях, о рынках средств производства, о ценах на средства производства и форме их продажи и др.

     Руководству сельскохозяйственного  предприятия для эффективного управления и принятия верных решений требуется информация в более широком аспекте: законодательная, финансовая и технологическая информация, поступающая от финансово-экономической и агротехнической служб; необходимых и возможных структурных изменениях в производстве; наличии, приобретении или продаже ресурсов; информация для оценки результатов эффективности деятельности всего сельскохозяйственного предприятия.

     Таким образом, информационное обеспечение, основанное на широком использовании  новых информационных технологий, средств  компьютерной и коммуникационной техники, позволит многократно повысить производительность труда, оптимизировать по заданным критериям использование ресурсов, сократить документооборот с переходом к электронным технологиям управления производством, ускорить решение основных социальных проблем.

     Для создания продуктивно функционирующей системы управления сельскохозяйственным предприятием руководству необходимо провести следующие мероприятия:

     – выявить факторы, существенно влияющие на деятельность подразделений, и расставить приоритеты;

     – определить направленность вертикальных процессов, обусловленных сбором и предоставлением информации;

     – выбрать или спроектировать организационную схему для каждого структурного подразделения по ролевому принципу (кадровые сведения, данные по продукции, по финансовым потокам, по ресурсам и т. д.);

     – установить направленность горизонтальных процессов, которые дополняют приоритетную направленность вертикальных процессов;

     – спроектировать горизонтальные процессы с учетом ролевого подхода.

     В управлении любым агропромышленным предприятием оперативное планирование, оперативный анализ, регулирование хода производства занимают центральное место, так как именно в подсистеме оперативного управления координируется деятельность его подразделений. Только 25 – 35 % информации аграрное предприятие получает самостоятельно. Остальная часть необходимой для управления информации, как правило, выдается специализированными службами.

     Информационные  системы по степени централизации  процессов получения, обработки  и использования информации укрупнено  можно разделить на централизованные (межхозяйственные) и децентрализованные (внутрихозяйственные). На рассматриваемом предприятии используется комбинированная система, т.е. оперативную информацию производитель получает самостоятельно, а периодическую, требующую сложного оборудования, поставляет заказчику специализированная централизованная служба.

     Предприятие получает следующие подписные издания:

     1. Информационно-аналитический бюллетень  «Сельскохозяйственный вестник» 

     2. Журнал «Главный бухгалтер. Сельское  хозяйство»

     3. Журнал «Аграрная экономика»

     На  основе данных журнала регистрации  в приемной организации у секретаря  составлена таблица 2.1, где представлена сводная информация по каждому виду документа в динамике по годам. Из таблицы можно определить структурную характеристику документооборота и как она менялась по годам. 

Таблица 2.1. Анализ структуры документооборота