Организация труда руководителя предприятия

      При составлении плана на день  необходимо учитывать  свои 
индивидуальные особенности, например способность к концентрации внимания. Если вы предпочитаете в своей работе идти от простого к сложному - планируйте на утро мелкие дела, если наоборот - начните с крупных и важных дел. Назначайте важные и сложные дела, а также неприятные, на то время суток, которое вас больше устраивает, а легкие и приятные - на конец рабочего дня.

      Планирование  рабочего дня - элементарный способ экономить  время. Но этого недостаточно. Нужно  приучить себя планировать рабочее  время на неделю, куда будут входить  назначенные встречи, собрания, совещания, необходимые звонки. Пару дней выделить на подготовку или обработку документов. В эти дни можно провести совещание, а утренние часы остальных дней на аналитическую работу.

      Утром перед работой нужно проверить  свой недельный план и 
периодически пересматривать очередности дел. Составить хороший план - лишь полдела. Надо еще эффективно использовать каждую минуту рабочего дня Как это обеспечить? Вот несколько полезных правил:

1. Работу по телефону можно организовать следующим образом: утром (до одиннадцати) всем, кто вам звонит, пусть отвечает секретарь. Он может даже сообщить, что вас нет, а после одиннадцати вы сами перезвоните абоненту, и узнать, с чем связан звонок, чтобы могли подготовиться к разговору. По ряду вопросов секретарь может перенаправить звонки другим сотрудникам. В то же время сообщите имена тех лиц, с которыми вас всегда следует соединить. 
   После одиннадцати часов отвечайте на звонки, разговаривая, коротко и сдержано.
2. На работу с корреспонденцией отведите минимум времени. Возьмите за правило не читать на работе пространных материалов. Как можно больше писем передавайте сотрудникам для подготовки предварительного ответа. На некоторые письма по вашим заметкам ответ может подготовить секретарь. Постарайтесь завершить любой документ с первого раза. Получите все необходимые данные до того, как садитесь за письмо или запрос.
3. Уменьшите число посетителей. Если вам нужно с кем-то встретиться, договоритесь по телефону о времени. Деловые люди, как правило, встречаются для совместного обсуждения только наиболее важных вопросов.
4. Упростить движение документов можно, решив вопросы рационального разделения труда и установив четкую ответственность должностных лиц за выполнение определенной работы и право подписи тех или иных документов. Необходимо четко установить, какие вопросы должны решаться руководителем предприятия и подписываться им, какие - с обязательным его участием, а какие - его участия не требуют, руководитель должен быть лишь проинформирован о решении; и, наконец, есть документы, с которыми руководителю не надо даже знакомиться,  поскольку  содержащаяся  в  них  информация  носит промежуточный характер. Аналогично решаются вопросы и применительно к специалистам: надо четко установить, кто и какие документы должен визировать (визирование - одна из форм согласования).
5. Организуйте свое рабочее место (письменный стол, шкаф, телефон, компьютер). Чаще «расправляйтесь» с бумагами. Обследования говорят, что содержимое ящиков в среднем на 80% можно облегчить при первом же рассмотрении.
6. Сокращайте количество заседаний, но готовьтесь к ним серьезно и внимательно. Собирайте совещание, лишь убедившись, что оно эффективнее разговора по телефону или при непродолжительной встрече. Сократить продолжительность совещания можно, назначив его в конце рабочего дня.
7. Предложите подчиненным, чтобы они сначала изложили свои выводы и рекомендации в двух-трех фразах, а потом уже решайте, надо ли слушать дальше. Это - своего рода управленческая стенография: принять решение, затратив как можно меньше слов и времени.

3.2 Модель эффективного руководителя

 

      Одно  из узких мест в преобразовании экономики  в нашей стране — проблема управленческих кадров. Осознание управления как  профессии занимает прочное место в современной цивилизации. Трудность состоит в том,, что диагностика и прогнозирование оптимальной личности руководителя (особенно в социально важных отраслях хозяйства, связанных с отношениями «человек — человек»), — проблема, не решенная с точки зрения психологии до сих пор.. В мире существуют два основных подхода, две модели подбора кадров — «американская» и «японская».

      Американская  модель предусматривает 'начальное  определение профессионально-квалификационной модели должности и «подгонку» под нее наиболее подходящих работников (система: должность — работник).

      Японская же модель предусматривает начальное изучение сильных и слабых сторон личности работника и подбор для «него соответствующей должности (система: работник — должность).

      Обе модели имеют как плюсы, так и  минусы. В связи с этим, представляется правильным подход, при котором сочетаются положительные стороны обеих моделей подбора кадров: начальное определение профессионально-квалификационных требований, предъявляемых рабочим местом, затем поиск наиболее подходящего работника и последующая «подгонка» модели должности к модели руководителя (система: должность — работник — должность).

      Невозможно  эффективно выполнять управленческие функции (планирование, организацию, мотивацию и контроль), если нет эффективного руководства.

      Одной из важнейших проблем, решаемых психологией управления, - является проблема оценки руководителей. Решение этой проблемы представляет собой разработку методов, позволяющих правильно оценить эффективность деятельности руководителя на той или иной должности. Методы адекватной оценки руководителей являются основой и залогом эффективности практической работы по подбору и расстановке управленческих кадров. Необходимость оценки кандидатов на руководящие должности вытекает из того. что всякая работа управления требует особых свойств, которыми разные люди обладают в различной степени. Это положение особенно актуально для Центров занятости населения в силу огромной социальной значимости той роли, которую выполняют их руководители и управляемые ими коллективы.

      На  основании значительного количества исследований, проведенных в нашей стране и за рубежом, было установлено, что качества, с необходимостью присущие сильному руководителю, указать невозможно (в отличие от управленческих умений). Но тем не менее можно выделить качества, которые чаще всего (не с необходимостью, а с достаточно высокой вероятностью) присущи сильному руководителю.

      Исследуя  политические, социальные, экономические  и психологические силы, действующие в развитых странах, и изучая влияние этих сил на тех, кто занимает управленческие посты, можно прийти к полезным обобщениям об изменяющемся содержании работы руководителя. Эти обобщения позволяют предсказать те способности и умения, которые требуются от умелого менеджера в настоящее время и в будущем.

      В частности мной описана модель эффективного руководителя, отталкиваясь от которой можно адекватно оценить уровень соответствия личности характеристик руководителей содержанию их деятельности. В разработанную модель вошли 9 психологических характеристик - личности руководителя, которые диагностировались по 'проявлению в его деятельности 7-ми признаков каждой характеристики. Ниже дано обоснование и описание этих характеристик. 

      

1. В большей  мере на отношение человека к труду  влияет ценностная ориентация, основанная на интересе к выполняемой работе. Наряду с объективными факторами, обеспечивающими возрастание интереса к труду, должна иметь место личная мотивация, т. е. (руководителю должно нравиться то, что он делает. У руководителя постоянно должна быть готовность к общему руководству и творческий подход к своей работе

      Итак, выделяю первую психологическую  характеристику: Заинтересованность в своей деятельности — раскрывает структуру интересов к различным аспектам своей деятельности. 

      

2. Цели и  содержание работы руководителя можно  рассматривать с точки зрения организации в целом, персонала и самого руководителя. Если цели деятельности определены не четко или руководитель плохо их себе представляет, то предпосылки для эффективной работы руководителя отсутствуют. Выделяю вторую характеристику модели:

      Способность сознавать цели своей деятельности — осознание целей, вытекающих из содержания работы руководителя. 

      

3. Целеустремленность  руководителя как качество личности придает всей работе четкую направленность. Цели руководителя объединяют вокруг него людей, формируют н сплачивают коллектив. Под целеустремленностью имеется в виду осознанная постановка перед собой ближайших и перспективных целей, упорная работа по их достижению.

      Итак, выделяю третью характеристику модели:

      Целеустремленность — приоритет мотивов организаторской деятельности. 

      

4. Есть личностные черты, которые не могут как-то отрицательно сказаться на авторитете руководителя, но значительно ослабляют его как воспитателя. Для руководителя весьма важно обладать специфическим организаторским свойством, которое можно представить как организаторское чутье. Под этим можно понимать способность быстро и глубоко вникать в психологию другого человека и «отражать» его, умело меняя тон и форму обращения, средства и мотивы действия. Обладающий организаторским чутьем руководитель легко определяет, на что способен тот, или иной работник, легко улавливает изменения взаимоотношений в коллективе, умело группирует людей в зависимости от их симпатий и антипатий, что является проявлением психологической избирательности руководителя.

      Выделяю четвертую характеристику модели:

      Способность понимать психологические  особенности коллектива — способность глубоко и полно отражать психологические особенности коллектива. 

      

5. Очень важной областью деятельности руководителя является работа с людьми, умение налаживать с ними хорошие деловые отношения. Очень важно, а с точки зрения достижения результатов это имеет решающее значение, чтобы вся команда была хорошо сыграна — как руководство, так и весь персонал организации.

      Это качество является сугубо индивидуальным, у одного оно есть, а у другого нет, но его можно развивать. Сегодня это просто необходимо.

      Итак, выделяю пятую характеристику:

      Способность к общению — способность соблюдать чувство меры и находить наилучшую форму взаимоотношений. 

      

6. Руководитель — это человек, который одновременно является лидером и эффективно управляет своими подчиненными. Его цель — влиять на других таким образом, чтобы они выполняли работу, порученную организации. В организаторской деятельности руководитель воздействует и делом, и примером, и словом, и убеждением, вскрывая причинную связь явлений, доказывая их логическую последовательность, объясняя и разъясняя, что и как надо делать.

      Выделяю шестую характеристику:

      Способность воздействовать на людей — способность увлечь за собой людей, активизировать их деятельность, найти наилучшие средства эмоционально-волевых воздействий и правильно выбрать момент их применения. 

      

7. Руководителям следует учитывать, что способность  воздействия на других выражается в требовательности организатора. При этом под требовательностью руководителя мы имеем в виду не случайные, эпизодические, разово возникающие требования, а постоянную стабильную требовательность. Руководитель должен быть взыскательным, требовательным. Это прививает подчиненным обязательность, чувство ответственности за выполнение обещанного, верность данному слову.

      Итак, седьмая характеристика:

      Требовательность — способность проявлять требовательность в различных формах в зависимости от особенностей конкретной управленческой ситуации. 

      

8. В оценках  других людей, их действий, их работы все  мы часто прибегаем к критическим  замечаниям. Сложность работы руководителя заключается также и в том, что ему чаще, чем человеку, не играющему, столь ответственную социальную роль, приходится использовать критику, в частности, порицание. Но критика критике рознь. Поскольку это сильнейшее средство воздействия, она должна быть конструктивной.

      Итак, выделим восьмую характеристику:

      Способность к конструктивной критике — способность обнаружить и в конструктивной форме выразить значимые для деятельности' отклонения от установленных норм. 

      

9. Одной из важнейших личных способностей руководителя, которая в немалой степени приводит к успеху его деятельность, является желание и умение нести ответственность. Прежде чем стать руководителем, необходимо научиться, умению нести ответственность не только в приятных, но и в трудных ситуациях. Существенные признаки ответственности, проявляющиеся в поведении, — точность, пунктуальность, обязательность в исполнении своих обязанностей.

      Выделяю девятую характеристику:

      Ответственность — способность брать на себя ответственность за результаты своей деятельности и деятельности коллектива.