Организационная структура управления

     Целевая ориентация совершенствования организационной  структуры управления состоит в  наделении каждого организационно-обособленного  звена и органа управления самостоятельными задачами, необходимыми для достижения поставленных целей.

3. Совершенствование организационной структуры управления.

     Современный период рыночной экономики характеризуется  динамичностью задач, решаемых системой, расширением объемов производства, освоением новых видов изделий и новой техники, новых видов планирования и учета, организацией новых производственных связей и производственных комплексов.

     Наиболее  революционными элементами производственной системы являются техника и технология производства. Вслед за ними развиваются  методы и технология управления, своевременность  и качество которых определяется свойствами организационной структуры управления. На определенном этапе развития методов и технологии управления становятся необходимыми изменения организационной структуры управления. Если эта необходимость своевременно не установлена и не удовлетворена, она проявится через ухудшение показателей работы предприятия в определенной сфере их деятельности.

     Подход  к совершенствованию организации  структуры управления должен учитывать то обстоятельство, что на каждом предприятии столько индивидуального, сколько и типичного. Не следует также упускать из вида и тот факт, что на каждом предприятии уже существует объективно сложившаяся организационная структура управления.

     Важным направлением должно быть совершенствование, а не отрицание всего существующего и проектирование новых систем управления. Проектирование должно иметь место на стадии создания нового предприятия. Но вновь созданных предприятий гораздо меньше, чем уже действующих. Поэтому чаще встречается задача совершенствования уже действующих организационных структур управления. В связи с этим на предприятии необходима служба, занимающаяся совершенствованием управления.

     Рассматривая  существующие разработки, можно выделить несколько подходов к проектированию организации управления.

     Одно  из направлений предусматривает  сплошное обследование управляющей  системы, составление сложных матриц увязки различных показателей, а  также громоздкое описание проектируемой  системы.

     Однако  идея единовременного полного описания всех процедур управления деятельностью  предприятия нереальна. Помимо того что большая часть работ не может быть формализована, такой  громоздкий материал устареет еще до окончания работы по его составлению.

     На  следующем направлении рекомендуется  применить метод постепенного приведения действующей структуры управления к типовой с помощью сравнения в них количества ступеней управления, распределения работ по уровням. Для этого принят преимущественно расчетный подход. А конкретные цели и задачи, стоящие перед коллективом в текущем периоде и в будущем, при решении задач организации управления остаются на втором плане.

     При данном подходе рекомендуется начать проектирование структуры управления с анализа целей. Характерно, что  уже следующей стадией по этой схеме является анализ действующей системы с точки зрения достижения целей и решения проблем.

     Общая схема обоснования предложений  по совершенствованию организационной структуры управления представлена на рис. 5. На схеме показаны три этапа совершенствования организационной структуры управления: диагностика, исследование, проектирование.

     Рис. 5. Схема обоснования предложений  по совершенствованию организационной  структуры управления

     Диагностика системы управления в организационном  плане представляет собой ряд  последовательных этапов, на каждом из которых задачи исследования локализируются, и выявляется конкретная узкая область управления, которая должна быть усовершенствована. Такой подход соответствует принципам системного анализа, и его преимущества очевидны — это повышение целеустремленности в работе, сокращение времени и сил для достижения результата.

     Диагностику проводят, сравнивая характерные  параметры ряда однородных объектов, анализируя динамику основных показателей  деятельности объекта, оценивая показатели работы подразделений объекта.

     Систематическое сравнение показателей работы однородных объектов необходимо для контроля и  оценки общего технико-экономического уровня предприятия.

     Возможности методики такого анализа достаточно полно разработаны.

     При анализе динамики основных показателей  рассматриваются не только качественные, но и количественные показатели работы предприятия, а также темпы изменения показателей. Вначале оценивают динамику и степень выполнения плана по показателям, которые планируются вышестоящей организацией.

     При оценке показателей работы подразделений  объекта рассматриваются результаты работы за месяцы или кварталы года. Перечень показателей существенно зависит от отраслевых особенностей производства. Обычно эти показатели на каждом предприятии систематизируются в виде оперативной отчетности или в виде различных учетных документов.

     Динамику  работы основных цехов изучают вначале  с использованием сопоставимых показателей, таких как выполнение плана производства по нормативной стоимости обработки или в другом ценностном выражении, результаты соблюдения нормативов затрат и других показателей.

     После того как определяются цехи, требующие  дальнейшего изучения, применяются  специфические показатели для каждого  типа цехов: литейных, кузнечных, механических и т.д.

     Из  всего комплекса вскрытых недостатков  необходимо найти наиболее значительные в конкретных условиях работы предприятия. Следует заранее наметить возможные  пути ликвидации выявленных недостатков  и потребленные для этого ресурсы  и затраты, а также сопоставить затраты с ожидаемой эффектом.

     Результаты  этой работы оформляются в виде задания  по совершенствованию организации управления конкретным объектом, которое утверждается руководителем предприятия.

     На  этапе исследования анализируется  фактическое состояние организации  производственных процессов, процессов  управления, структур управления, работы органов управления (рис. 6).

     Исследование  и проектирование мер по совершенствованию  организационной структуры управления проводят с учетом основных принципов, выработанных отечественной наукой и практикой.

• Основные принципы организации управления: первичность функции и вторичность органа управления — наличие функций управления и их характеристики определяют особенности соответствующего органа; адаптивность аппарата управления — способность аппарата управления успешно решать непредвиденные задачи; оптимальное распределение полномочий; обеспечение оперативного контроля за исполнением; персонификация ответственности.
• Принципы формирования аппарата управления: функциональная специализация органов управления; централизация вспомогательных управленческих работ; функциональная интеграция.
• Принципы технологии управления: минимизация информационных потоков; экономичность аппарата управления; рациональная регламентация управления.

     Рис. 6. Условия и факторы, под влиянием которых формируется организационная  структура управления промышленного  предприятия (объединения)

     В связи с тем, что управление охватывает все стороны жизни производственного  коллектива, понятие объекта управления становится более емким. На этом этапе важно выделить и ограничить рассматриваемый объект управления, в качестве которого выступает один из производственных процессов, конкретизированных по отношению к технологическому процессу по месту и времени его протекания. На этом этапе устанавливаются возможности воздействия на объект управления.

     На  стадии анализа процессов управления устанавливается перечень и последовательность стадий каждого процесса управления: сбора необходимой информации, анализа  собранной информации, выявления  необходимости вмешательства в  производственный процесс, подготовки вариантов, выбора и оформления решения, подготовки исполнителей, обеспечения реализации и организации исполнения решения, контроля за исполнением.

     В зависимости от того, какие цели преследуются при выполнении управленческого процесса, как организовано выполнение каждого его этапа, зависит своевременность управленческого вмешательства (процесса управления), качество и комплексность вырабатываемых решений, возможности и затраты на реализацию выработанных решений.

     Этапы процесса управления изучаются непосредственным наблюдением, опросом исполнителей — работников исследуемого подразделения, изучением документооборота и действующих  инструктивных материалов.

     На  этом этапе целесообразно применять  различные графические методы изучения управленческих работ, такие как построение до-кументограмм, информационных моделей, органиграмм.

     Цель  анализа структуры и органов  работы подразделений, участвующих в управлении исследуемым процессом,— получить первые оценки об организации управления изучаемых производственных процессов и организации труда в причастном к этому органе управления.

     Все работы органа управления группируются по нескольким основным направлениям, например: нормирование труда, регулирование расходования фонда заработной платы и т.д. Затем устанавливают комплекс задач, составляющих каждое направление работы, определяются их взаимосвязи.

     Следующим этапом является изучение круга работ  каждого сотрудника. В результате анализа должно быть установлено  следующее: каковы перечень и организация  процессов управления исследуемым  производственным объектом; насколько  удачно сформулированы в положениях и должностных инструкциях задачи и цели управленческих процессов, нет ли в этих вопросах противоречий, существует ли действительная материальная или моральная заинтересованность исполнителей в достижении целей управления, в чем приоритет рассматриваемого комплекса задач в общем объеме работ подразделений; возможность и необходимость перераспределения работ между сотрудниками с целью выравнивания нагрузки, выполнения дополнительного объема работ; как показатели подразделений соответствуют имеющимся нормативам.

     На  этапе проектирования обосновываются предложения по улучшению организации  процессов управления, структуры  управления и работы органов управления, оцениваются результаты совершенствования управления. Проектирование следует начинать с уточнения целей, задач, критериев и взаимосвязей процессов управления. Цели, достигаемые в задачах низших иерархических уровней, обеспечивают решение задач высших уровней. В этом сущность взаимосвязей процессов управления.

     Результаты  совершенствования процессов управления: схема взаимосвязей процессов управления, алгоритм управления, сводная таблица  характеристики алгоритма управлений — используются для разработки предложений  по совершенствованию организационных  структур управления и работы органов  управления.

     Следует помнить, что невозможно заранее  предвидеть и регламентировать все возможные управленческие ситуации, поэтому очень важна правильная реакция органов управления именно на многочисленные непредвиденные ситуации. Правильную реакцию каждого органа управления обеспечивает знание системы целей функционирования систем.

     Большое значение имеет система показателей  оценки степени достижения целей  и способы стимулирования персонала. На основе результатов, полученных при  исследовании и проектировании процессов  управления и проработок различных  путей совершенствования организации управления, формулируются предложения для разработки проекта совершенствования организационной структуры управления.

     Эффективность рекомендаций по совершенствованию  управления оценивается на основе ожидаемого улучшения функционирования объекта управления — прогнозируемых увеличения объема производства, снижения издержек, улучшения качества продукции и других показателей.