Контроль и ревизия

    2.3.  Место совершения сделки 

    Данное  условие может иметь большое юридическое значение. По законодательству местом совершения сделки определяются:

    • правоспособность и дееспособность лиц, совершающих сделку;

    • форма сделки.

    Место совершения сделки особенно важно при  заключении внешнеторговых контрактов и договоров с фирмами государств — членов СНГ. 
 

    2.4. Точное указание должности, фамилии, имени, отчества лица, подписавшего договор 

    Договор от имени юридического лица должен быть подписан лицом, имеющим соответствующие полномочия. Такими полномочиями обладают руководитель исполнительного органа (директор, генеральный директор) либо лицо, действующее по доверенности. Директор либо генеральный директор действуют на основании устава организации, их подпись должна быть заверена ее печатью. В случае подписания договора по доверенности к договору должна быть приложена доверенность с подписью лица, выдавшего ее, и печатью организации. В этом случае печать на договоре не требуется. В договоре должны быть указаны должность лица, подписывающего договор, и полностью фамилия, имя, отчество.

    Статьей 183 ГК РФ установлено следующее: при отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если другое лицо эту сделку не признает. Сотрудник организации, подписавший документ не будучи на то уполномоченным, самостоятельно отвечает за последствия подписанного.

    Однако  юридическое лицо может признать подпись своего сотрудника. Признание возможно в таких формах:

    • письменное или устное одобрение;

    • признание претензии контрагента;

    • оплата или приемка товаров, свидетельствующая  о признании подписи юридическим лицом;

    • заключение другой сделки в обеспечение  или во исполнение предыдущей;

    • просьба об отсрочке или рассрочке исполнения;

    • акцепт инкассового поручения. 
 

    2.5. Реквизиты договора 

    Еще одним важным моментом оформления договора являются реквизиты сторон. В отношении каждой стороны должны быть указаны:

    • почтовые реквизиты;

    • местонахождение (юридический адрес организации);

    • фактический адрес;

    • банковские реквизиты;

    • отгрузочные реквизиты (для железнодорожных  отправок, для контейнеров и т. д.).

    Особое  внимание необходимо уделить наличию  и правильности сведений, касающихся юридического адреса и банковских реквизитов. 

     3. Основные вопросы, решаемые в процессе ревизии договорной дисциплины 

    Для полного описания  процесса ревизии  договорной дисциплины ниже будут кратко охарактеризованы основные его элементы. 

    3.1. Ревизия системы документооборота по договорам. 

    Ревизия соблюдения договорной дисциплины обязательно  должна начинаться с ревизии системы  документооборота. В крупной организации, как правило, существует юридический  отдел или отдел по работе с  договорами. Однако даже при наличии  такого отдела движение договоров в организации представляет собой сложный процесс. В этом процессе участвуют службы организации: отделы снабжения, сбыта, которые могут заниматься составлением договоров или получать их от контрагентов; канцелярия (регистрация), должностные лица, визирующие договоры; руководство организации (подписание); отделы, ведущие претензионную работу. Ревизору необходимо составить схемы движения договоров и проверить их фактическое движение.

    Руководствуясь  номенклатурой дел, ревизору необходимо выяснить, какие дела, связанные с договорами, должны вестись в организации, в каких подразделениях. Минимальным перечнем дел являются журнал регистрации договоров, договоры с поставщиками и покупателями. Перечень зависит от размера организации и характера ее деятельности. Фактический контроль ведения установленных дел необходимо провести во всех подразделениях организации.

    Важным  моментом системы документооборота является регистрация договоров. Ревизору необходимо определить, в какой момент регистрируются договоры — до подписания руководителем или после. Подписание договора без регистрации в журнале может привести к тому, что договор будет отправлен контрагенту без регистрации. Регистрироваться должны договоры как составляемые непосредственно в организации, так и полученные от контрагентов.

    При заключении договоров с поставщиками на основании утвержденного положения  либо решения руководителя по каждому  индивидуальному случаю должны изучаться  предложения с целью наиболее эффективного использования финансовых средств. Исследование предложений поставщиков обязательно проводится при заключении договоров на поставку оборудования, при привлечении строительных и подрядных организаций, в случае заключения договоров на консультационные и информационные услуги.

    Ревизору  следует проанализировать материалы  о конкурсном отборе поставщиков. При отсутствии данных материалов либо сомнении в реальности проделанной работы необходимо отразить данный факт в акте ревизии.

    Руководитель, заключая договор, должен иметь полную уверенность в том, что предлагаемый к подписанию договор максимально соответствует потребностям организации. Такую уверенность обеспечивает система визирования договоров. В данном случае должностные лица несут ответственность в соответствии со своими обязанностями. Виза начальника отдела снабжения свидетельствует о необходимости осуществления покупки, начальника планово-экономического отдела — о соответствии цены и наличия запланированных средств, виза главного бухгалтера — об отсутствии трудностей с отражением данной операции в бухгалтерском учете, виза начальника юридического отдела — о соответствии текста договора действующему законодательству. В организации обязательно должна действовать система визирования договоров. Ревизору необходимо убедиться, что все заключаемые договоры имеют визы согласования, выявить факты подписания незавизированных договоров и отразить данные факты в акте ревизии.

    Ревизуемая организация должна представить проверяющим утвержденный список лиц, имеющих право визирования и подписания договоров с образцами их подписей. Ревизору требуется выборочно, а при возможности сплошным способом проверить соответствие образцов подписей подписям, имеющимся на договорах. Очень часто в преамбуле к договору указывают генерального директора, а ставит свою подпись его заместитель. Подобные случаи могут привести к негативным последствиям. Выявленные факты несоответствия подписей должны быть отражены ревизором в документах. 
 

    3.2. Выборочная документальная проверка соответствия договоров, заключенных организацией за ревизуемый период, требованиям действующего законодательства. 

    Ревизор выборочно (размер выборки зависит  от общего объема договоров, заключенных  организацией за ревизуемый период) изучает соответствие договоров требованиям действующего законодательства. Ревизор выясняет, соответствуют ли договоры требованиям действующего законодательства по форме и содержанию, устанавливает наличие в договорах всех существенных условий, которые необходимо предусмотреть в гражданско-правовом договоре данного вида. Существенными являются условия договора, которые названы в нормативных актах как существенные, условия о предмете договора, а также те, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.

    Что касается формы договора, то, например, договоры между юридическими лицами должны быть заключены только в письменной форме. Проверяется наличие всех необходимых реквизитов, придающих договору юридическую силу. Ревизор определяет, соблюдено ли условие обязательного нотариального удостоверения договора или требование о его государственной регистрации. Так, сделки с недвижимым имуществом в случаях, предусмотренных законом, подлежат государственной регистрации. Ревизор проверяет полномочия лица, подписавшего договор. Например, крупные сделки, совершенные руководителем (генеральным директор, директором и др.) акционерного общества, в случаях, предусмотренных Законом об акционерных обществах, подлежат одобрению советом директоров либо общим собранием акционеров общества. 
 

    3.3. Выборочная документальная проверка условий договоров, заключенных организацией за ревизуемый период 

    Ревизор выборочно (объем выборки зависит  от общего объема договоров, заключенных организацией за ревизуемый период) проверяет наличие условий договоров, выполнение которых может повлечь за собой негативные последствия для ревизуемой организации, либо отсутствие определенных условий, что также может привести к негативным последствиям. Бывает, что установленные в договоре условия либо отсутствие определенных условий не противоречат требованиям законодательства, однако это может создать трудности дли ревизуемой организации, например, отсутствие в договоре купли-продажи условий о цене товара, сроках и формах расчетов или наличие в договоре условий об одностороннем изменении контрагентом условий о цене договора, порядке и форме расчетов. 

    3.4. Анализ договоров, заключенных организацией за ревизуемый период 

    В случае выявления в ходе ревизии  условий договоров, не соответствующих требованиям действующего законодательства, ревизор выясняет, действительны ли данные сделки. Например, недействительны сделки, не соответствующие по содержанию требованиям действующего законодательства, заключенные в ненадлежащей форме или неуполномоченным лицом. Как мы уже говорили, сделка считается заключенной с момента достижения соглашения сторон по всем существенным условиям; сделка, требующая государственной регистрации, считается заключенной с момента такой регистрации. При выявлении недействительных сделок ревизор выясняет, признается данная сделка недействительной по решению суда (оспоримая сделка) либо без такого решения (ничтожная сделка). Например, сделка, противоречащая требованиям действующего законодательства, ничтожна, если законом не установлено, что такая сделка оспорима.

    Ревизор выясняет возможные негативные последствия признания сделок недействительными или незаключенными, разрабатывает рекомендации по минимизации данных рисков и излагает свои соображения относительно указанных последствий.  

    Как правило, обязанности контроля распределены между подразделениями организации. Отдел снабжения контролирует своевременность поставки материальных ценностей. Отдел сбыта следит за своевременностью оплаты покупателями реализованной продукции. Юридический отдел ведет претензионную и судебную работу с контрагентами, недобросовестно выполняющими свои обязательства. Ревизор должен изучить систему контроля за исполнением договоров: как она должна работать и как она функционирует в действительности, действенна ли она. Для этого необходимо установить, определено ли должностными обязанностями сотрудников проведение контроля. Для этого по данным бухгалтерского учета выявляют дебиторов организации и на основании договоров определяют, выполнены ли обязательства контрагентов. В том случае, если контрагент обязательства выполняет несвоевременно, нужно выяснить, проводится работа по истребованию задолженности или нет.

    Один  из способов повышения эффективности  контроля — создание системы оперативной передачи информации о недобросовестных поставщиках и покупателях из подразделений, занимающихся контролем, в юридический отдел. Ревизор должен выяснить, кто принимает решение о передаче информации в юридический отдел, что является основанием для принятия такого решения, по результатам анализа дебиторской задолженности и заключенных договоров составить перечень не выполнивших свои обязательства контрагентов, информация о которых не передана в юридический отдел. 
 
 

     3.5. Ревизия правомерности совершения крупных сделок 

    В соответствии с действующим законодательством  сделка (или несколько взаимосвязанных сделок), совершаемая с целью приобретения или отчуждения имущества, стоимость которого составляет более 25% балансовой стоимости активов организации, совершается с соблюдением особых условий. Ревизору нужно проверить соблюдение организацией данных условий: решение о совершении названных сделок должен принимать единогласно совет директоров, а при отсутствии совета директоров или недостижении единогласия данный вопрос должен быть решен общим согласием. Если стоимость сделки составляет более 50% балансовой стоимости активов организации, то решение должно приниматься собранием акционеров, большинством голосов в три четверти голосов акционеров – владельцев голосующих акций.