Пресс-конференция и брифинг. Сходства и различия

1.3 Пример проведения пресс-конференции для аптечной сети «Бонум». 
Пресс-релиз для рассылки в СМИ:

     «20 февраля, в 11.30 состоится пресс-конференция, на которой руководители сети аптек «Бонум» расскажут журналистам об итогах работы в 2009 году и поделятся планами на 2010 год.

     С приветственным словом выступит генеральный  директор Иванов Владислав Владимирович.

     Директор  по персоналу и развитию сети, Зиновьева  Людмила Викторовна, расскажет о  достижениях аптечной сети и планах на её дальнейшее развитие. Генеральный  директор, Иванов Владислав Владимирович.

     В конференции также примет участие  представитель Министерства здравоохранения  Саратовской области. Он поведает о  специальном проекте "Социальные лекарства" организованном министерством  здравоохранения совместно с  аптечными сетями. Аптеки «Бонум» принимают активное участие в данном проекте и установили специальные цены на 26 наиболее ходовых жизненно необходимых лекарственных средств.

     Конференция продлиться 1 час 20 минут».

     План  конференции:

     11.30 – открытие.

     11.35 - представление устроителей пресс-конференции:  генеральный директор Иванов  Владислав Владимирович, директор  по персоналу и развитию сети, Зиновьева Людмила Викторовна, директор  коммерческого отдела Юрилина  Ирина Геннадьевна, директор отдела  маркетинга Суховаров Павел Сергеевич.

     11.45 - вступительное слово ведущего.

     11.50 - выступления (информационные сообщения):

     12.20 - вопросы и ответы;

     12.50 – закрытие.

     Неофициальная часть, фуршет.¹⁵

     Проанализировав проект проведения пресс-конференции для аптечной сети «Бонум», можно сказать, что он составлен правильно, а значит, мероприятие должно быть эффективным для данной компании. 
2. Брифинг 
2.1 Что такое брифинг? 
          Брифинг (англ. briefing от англ. brief — короткий, недолгий) — краткая пресс-конференция, посвященная одному вопросу.¹⁶ 
          Брифинг - встреча официальных лиц с представителями средств массовой информации, на которой вкратце излагается официальная позиция по определенному вопросу или согласованная сторонами, участвующими в международных переговорах, заседаниях, конференциях, информация об их ходе, взглядах сторон и т.д. 
           На брифинге редко выступают герои дня — главный здесь зачастую — представитель пресс-службы или PR-департамента, выступающий в двух лицах: в роли ведущего (модератора) и в роли главного поставщика информации. Его профессиональная задача — снабдить журналистов актуальной информацией о том, как развивается ситуация уже после пресс-события, дать краткий комментарий или поделиться прогнозом возможного дальнейшего развития событий. 
             Брифинг — это короткое оперативное выступление перед прессой по свежим следам важных событий. Сообщение на брифинге носит односторонний оповещательный характер с попутной краткой иллюстрацией конкретных фактов. Брифинги организуются в случаях чрезвычайных происшествий, общественных скандалов (массовых отравлений, срывов в работе транспорта, связи и т.д.), чтобы дать объяснения происшедшему, его причинам, немедленно предотвратить возможные ошибки и преувеличения по этому поводу, распространяемые через СМИ. 
             Если произошло что-то важное и неприятное, имеющее отношение к вашей организации, например, авария – не ждите, когда журналисты начнут обрывать ваш телефон. Берите инициативу в свои руки: готовьте человека и созывайте всех на брифинг. Так и вы будете выглядеть более профессиональным специалистом, и репортерам облегчите работу. Начав прятать свое начальство от прессы, вы окажете ему дурную услугу. 
           Информация, предоставленная на брифинге, призвана пополнить пресс-досье журналистов свежими данными, подвести промежуточные итоги и помочь им в подготовке не столько репортажных (по горячим следам событий), сколько обзорных или аналитических материалов. 
            Брифинги организуются в случаях чрезвычайных происшествий, общественных скандалов (массовых отравлений, срывов в работе транспорта, связи и т.д.), чтобы дать объяснения происшедшему, его причинам, предотвратить возможные ошибки и преувеличения по этому поводу немедленно в СМИ. 
             Итак,  брифинг – это короткое информационное сообщение, которое делается обычно официальным лицом, представителем правительства, международных организаций, коммерческих структур с представителями средств массовой информации, в целях информирования их о важных событиях, ходе международных переговоров, конференций, симпозиумов, семинаров. 
 

2.1 Организация и  проведение брифинга. 
            Такое мероприятие как брифинг позволяет донести до СМИ Вашу интерпретацию произошедших событий, найти в них отклик, повлиять на общественное мнение. Поэтому брифинг принято планировать и тщательно готовиться к его проведению. 
            Основные факторы подготовки брифинга для прессы могут быть следующими: 
            1. Наличие сложных вопросов. 
            Основное условие подготовки и проведения брифинга - наличие сложных вопросов, не являющихся «горячими новостями», однако требующих разъяснения через средства массовой информации. Брифинги могут проводиться в связи с накоплением некоторого позитивного материала о деятельности вашей фирмы, в связи с визитом высокопоставленного менеджера фирмы в ваш город, а также на регулярной основе для поддержания контакта с журналистами. 
            2. Формирование взаимоотношения журналистов с фирмой. 
            Будучи приглашенными на брифинг, журналисты, как правило, не ждут «горячих новостей», но они рассчитывают на налаживание отношений с ключевыми руководителями компании, на углубленное знакомство с различными проблемами. 
           3. Подготовка справочных материалов. 
           Поскольку на брифинге, как правило, обсуждаются сложные проблемы бизнеса вашей фирмы, то важным условием проведения успешного брифинга является подготовка необходимых справочных материалов. 
          4. Неформальная обстановка. 
         Брифинги обычно проводятся в неформальной и непринужденной обстановке, в форме, например, делового завтрака или обеда. Их можно также использовать для передачи эксклюзивной информации ограниченному числу журналистов. 
            Отдельное внимание уделяется месту проведения брифинга. Всем известно: чем быстрее и удобнее до него добираться, тем большего количества гостей можно ожидать. Как правило, брифинг проводится в залах дворцов и домов культуры, ведь интерьеры помещения неминуемо попадают в кадр и серьезно влияют на формирование общего впечатления от мероприятия. 
             По продолжительности брифинг не может быть более 20–30 мин. Такой короткий временной отрезок предполагает, что ведущий брифинга может держать ситуацию в руках. Как правило, 10 минут отводится выступающему, 10–20 мин — на блиц-ответы на вопросы журналистов. 
            Существуют основные советы по проведению брифингов: 
             1. Добиться четкого определения темы, цели и соответствующей подготовленности (статистические данные, графики). Необходимы содержательность и смысловая насыщенность изложения, исчерпывающая аргументация любой оценки, любого вывода. 
         2. Подготовить раздаточный материал очень продуманно. Он должен быть составлен так, будто обо всем предстоящем никто никогда и ничего не слышал. Чем проще терминология и понятнее суть, тем легче достигнуть рефлексии со стороны журналистов. 
         3. Приветствовать журналистов доброжелательно, но не подобострастно. Обязательно представление участников и оглашение предлагаемого плана конференции. 
          4. Использовать максимально короткие доклады и демонстрацию любого наглядного материала, поскольку журналисты постоянно слышат новые заголовки для своих статей и сообщений. 
          5. Использовать логически последовательную аргументацию, избегая внутренних противоречий в сообщении. 
         6. Стараться быть искренне, подчеркнуто доброжелательным по отношению ко всем журналистам. У журналистов существуют такие профессионально значимые личностные качества, как обостренное чувство справедливости и высокоразвитое чувство собственного достоинства. 
              Брифинг можно провести стоя, не рассаживая журналистов и выступающих за столы. За несколько дней до брифинга следует:

- заказать конференц-зал (необходимо помещение с большим столом); 
- позвонить и лично пригласить журналистов (обычно их число составляет 6-12 человек); 
- вторично позвонить журналистам, чье присутствие необходимо; 
- организовать пресс-линию и сформулировать основные темы; спланировать необходимые выступления; 
- накануне еще раз уточнить основные темы брифинга; 
- проверить, не изменились ли планы докладчиков, все ли намеченные выступления состоятся; 
-  подготовить нужные печатные материалы. 
Перед началом брифинга необходимо: 
- проверить готовность информационно-аналитической службы; 
- позаботиться о том, чтобы в зале было хорошее освещение; 
- убедиться в том, что в зале достаточного места для операторов с камерами и корреспондентов с микрофонами; 
- за спиной у выступающего был подходящий фон.

- убедиться в том, что зал хорошо подготовлен для встречи. 
Во время брифинга следует: 
- представить журналистов и выступающих друг другу; 
- создать непринужденную обстановку; предложить кофе или прохладительные напитки; следить за тем, чтобы у каждого была возможность выступить; 
- составить список присутствующих на брифинге; договориться с представителями СМИ о дальнейшем сотрудничестве; 
           Так же, во время проведения брифинга следует следить за тем, чтобы: 
- не было посторонних шумов; 
- не было пробегающих туда-сюда людей. 
         Делая вывод,  можно сказать, что при осуществлении брифинга следует учитывать немало факторов, от которых зависит успех мероприятия. Организация обычно проходит быстро и оперативно. 
 
 
 
 

     3. Сходства и различия. 
3.1 Сходства. 
            Брифинги и пресс-конференции - встречи официальных лиц с представителями СМИ для информирования общества по актуальным вопросам. 
           Брифинг - аналог пресс-конференции. И брифинг и пресс-конференция это заранее спланированные акции в сфере связей с общественностью, целью которых является передача информации прессе и другим СМИ. Тема пресс-конференции и брифинга должны быть свежими и актуальными, способными заинтересовать СМИ.  Данные мероприятия требуют особой подготовки: аренды специального помещения (конференц-зал, пресс-центр, пресс-клуб), рассылке приглашений для представителей СМИ. 
              Пресс-конференции и брифинги получили широкое распространение во второй половине 90-х гг. прошлого века. Организуются они обычно специализированным PR-агентством совместно с влиятельным печатным СМИ, заинтересованным в освещении крупной проблемы на эксклюзивной основе. Агентство при финансовой поддержке одного из своих клиентов берет на себя все организационные расходы: приглашение ньюсмейкеров, предоставление ведущего, аренда помещений, техническое обеспечение, оплата фуршета и полиграфии и т. д. Средство массовой информации, в свою очередь, гарантирует широкое освещение PR-мероприятия на страницах своего издания.

 3.2 Различия.

     Брифинг— достаточно популярное PR-мероприятие, отличающееся от пресс-конференции меньшим масштабом и посвященное промежуточным итогам каких-либо подлинно новостных событий.

     Как и обзорные статьи, брифинги для прессы очень полезны, когда вам надо разъяснить некоторые сложные вопросы деятельности вашей фирмы. Пресс-конференции проводятся по событиям новостного характера, а брифинги по текущему положению дел в вашей компании.

     Брифинг – это аналог пресс конференции, от которой его отличает отсутствие презентационной части, этапа обсуждения информации и меньшая официальность. Практически сразу идут ответы на вопросы журналистов. Например: доматчевая пресс-конференция и послематчевый брифинг для журналистов.

     Обычно  брифинг проводится в качестве пост-PR кампании какого-либо делового мероприятия. 
          Применительно к работе со СМИ слово брифинг означает – сообщение для прессы. Брифинг устраивают по оперативным поводам, когда есть необходимость срочно проинформировать журналистов по общественно значимому вопросу. Правила проведения брифинга таковы, что организаторы могут ограничиться сообщением и не вступать в диалог с журналистами. Это главное отличие брифинга от пресс-конференции. 
           Разница между пресс-конференцией и брифингом — во временных отрезках, которые на них отводятся. Брифинг посвящается краткому обзору нескольких событий, продолжается не более 30-40 минут и, в основном, используется госструктурами. Пресс-конференция посвящается подробному обсуждению 1-2 вопросов и, в среднем, проводится в течение 1,5 часов.

     Брифинг можно провести стоя, не рассаживая журналистов и выступающих за столы. Разумеется, во время брифинга не подается минералка, бутерброды и т.п.

Заключение. 
          Подводя итоги данной работы, я могу сказать что задача, которую ставит перед собой связь с прессой, — достичь максимального числа публикаций с целью создания «нового знания и правильного понимания». Следует иметь в виду, что понятие «связи с прессой» предполагает взаимодействие не только с органами печати, но и с радио и телевидением.

     Весь  опубликованный материал обязательно  должен представлять интерес и ценность для тех, кому он предназначен. Именно этим критерием должен всегда руководствоваться специалист по связям с прессой.

     Необходимо  понять систему публикаций газет, журналов и принципы выпуска радио- и телепередач. Делается это в результате тщательного анализа различных публикаций и анализа радио- и телепрограмм. Все это — весьма непростая задача работника сферы связей с общественностью. 
          Не смотря на то, что пресс-конференция и брифинг имеют множество схожих элементов и несут одну и ту же суть, все же стоит различать эти понятия друг от друга. 
         Пресс-конференция — мероприятие для СМИ, проводимое в случаях, когда есть общественно значимая новость, и организация или отдельная известная личность, непосредственно связанные с этой новостью, желают дать свои комментарии.

     Назначение  пресс-конференций - способствовать адресному  распространению информации среди  редакций СМИ. Они ускоряют поступление  информации в редакции, отличаясь  авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений; при этом всегда возможна многократная проверка и уточнение версий, получение  дополнительного пакета новостей. 
             Брифинг – это короткое оперативное выступление перед прессой по свежим следам важных событий. Сообщение на брифинге носит односторонний оповещательный характер с иллюстрацией конкретных фактов. 
           Главные цели брифинга связаны с удовлетворением информационных потребностей аудитории сообщением сведений, фактов от лица официальных властей, высшего руководства. При этом четко сопоставляются разные подходы участников событий к оценке одного и того же вопроса, заявляется официальная точка. 
            Брифинг позволяет передать сведения одновременно практически во все СМИ, без затрат времени на подготовку отдельного пресс-релиза для каждого конкретного издания, теле- и радиоканала.

     Список  литературы: 
1. Абрамов Н.М. Кондратьев Э.В. Связи с общественностью – Москва, 2006.  
2. Варакута, С. А. Связи с общественностью: учебное пособие. – Москва, 2010. 
3. Катлип, С. М. Паблик рилейшнз. Теория и практика – 2000.  
4.  Кочеткова А.В, Филиппов В.Н, Скворцов А.Я., Тарасов А.С. Теория и практика связей с общественностью. – СПб, 2009. (2-е издание) 
5. Шумович А. Великолепные мероприятия. Технологии и практика Event Management – 2008. 
         Интернет источники: 
6. http://bookfi.org 
7. http://www.bonum.ru 
8. http://media-space.ru 
9.  http://www.spbmdc.ru 
10. http://ru.wikipedia.org 
11.  http://websurveys.ru