Пресс-конференция и брифинг. Сходства и различия

     Оперативные пресс-конференции проводят в спешном порядке, на месте событий или происшествий, например, вслед за подведением итогов голосования, окончания переговоров и т. д. Специально оговаривается неофициальный характер подобных пресс-конференций, так как последующие заявления, разъяснения организаторов уточняют трактовку события, дополняют ее новыми фактами, подробностями, включают анализ ситуации.

     Регулярные  пресс-конференции организуются в предварительно объявленное время в специально приспособленных для встречи помещениях (пресс-клубы, конференц-залы, дома и клубы журналистов, пресс-центры и т. д.). 
         Аренда зала для пресс-конференции – одна из важнейших задач, которая стоит перед организаторами при планировании подобного мероприятия. Ведь зачастую именно от местонахождения, степени оснащенности конференц-зала, а также от профессионализма персонала, сопровождающего пресс-конференцию, зависит то, какое количество представителей прессы будет присутствовать.

     Аренда  зала для пресс-конференции в пресс-центре решает большинство задач по планированию и проведению пресс-конференции, стоящие перед организаторами подобного мероприятия. 
          Помещение для пресс-конференции выбирается по тем же критериям, что и учебная аудитория. Подобные помещения имеют стационарное оборудование, способствующее оптимальному режиму диалога журналистов с устроителями пресс-конференций: 
         - микрофоны на столе и в зале; 
         - ТВ-камеры, осветительные приборы; 
         - телефонная связь; 
         - технические службы (машбюро, фотолаборатории); 
         - система синхронного перевода; 
         - службы аккредитации;

              - служба безопасности, пожарная охрана, медпункт, буфет, киоск. 
        Лучше, чтобы конференция проводилась не в большом зале, а в помещении, где ведущий и выступающие легко могут держать в поле зрения всех компактно сидящих присутствующих.¹⁰

     На  входе в здание должно быть объявление, а на пути между входной дверью и местом проведения пресс-конференции следует развесить указатели «пресс-конференция», «гардероб». На столе президиума должны стоять таблички с ФИО выступающих. Надписи должны быть повторены и на обратной стороне, чтобы выступающие без труда смогли найти свое место за столом. Отсутствие табличек в президиуме становится гарантом того, что представители СМИ перепутают и во время пресс-конференции, и во время подготовки материала к печати фамилии, имена, должности выступающих. Особенно в том случае, если число отвечающих больше чем один и большая часть — люди неизвестные.

     Желательно, чтобы микрофон был не один на всех участников, а у каждого персональный. Или можно назначить человека, который будет ходить с микрофоном от одного журналиста к другому. На стене за столом участников должен быть размещен логотип вашей организации. Размер логотипа не должен быть меньше, чем 60 х 80 см.

     Репетиция выступлений всех участников будущей  пресс-конференции необходима как для новичков, впервые выходящих на встречу с журналистами, так и для профессионалов. Если предполагается ТВ-трансляция, в этом случае выбирается режим освещения площадки, готовность средств связи, интерьер (со столом президиума), ракурсы съемок, микрофоны в зале и пр. Вопросы и ответы репетируются с участием статистов.

              Основные составные части пресс-конференции: 
- встреча и регистрация прибывших журналистов; 
- открытие, представление устроителей пресс-конференции; 
- вступительное слово ведущего; 
- выступления, информационные сообщения основных участников; 
- вопросы журналистов и ответы на них; 
- краткое заключительное слово ведущего и закрытие. 
             Встреча прибывших гостей на пресс-конференцию — важнейшая часть. Руководители СМИ ежедневно получают большое количество приглашений для своих сотрудников на ту или иную пресс-конференцию. Некоторые приглашения вызывают у них интерес, а другие они просто игнорируют. Именно поэтому необходимо учитывать, что количество разосланных приглашений далеко не всегда будет совпадать с количеством посетивших ее журналистов и репортеров. В любом случае целесообразно продумать и организовать группу по приему и регистрации гостей и участников, пребывающих для участия в работе пресс-конференции. Группа размещается за столом с надписью "Регистрация участников" у входа.

         Функции группы встречи:

        - поприветствовать пришедшего;

          - попросить его представиться и сделать отметку о явке в заранее подготовленном списке приглашенных;

           - выдать комплект информационных материалов, так называемый «пресс-кит», который представляет собой папку, в которую вложены пресс-релиз, дополнительные материалы (например тексты выступлений на пресс-конференции, информационный листок об официальных лицах, которые будут выступать, фотографии, копии предыдущих статей), рекламные буклеты и брошюры, визитная карточка сотрудника фирмы, отвечающего за связи с общественностью и прессой, а также полезные сувениры, украшенные символикой организации: блокнот, ручка, календарь, наклейка, зажигалка и т. п.;

        - представить при необходимости пришедшего журналиста ответственному за проведение пресс-конференции или представителю руководства вашей организации;

         - указать дорогу в конференц-зал и гардероб.¹¹ 
          Это тем более полезно для оценки действенности пресс-конференции по результатам анализа публикаций о ней в тех или иных изданиях и соответствующих репортажей в других СМИ. 
               Начинать пресс-конференцию ровно в назначенное время нецелесообразно, открытие должно произойти на 5-10 минут позже. За это время подойдут опоздавшие, которые есть всегда. Однако разрыв продолжительностью более 15 минут недопустим: аудитория начнет испытывать раздражение. 
            Вступительное слово начинается с благодарности ведущего журналистам за то, что они пришли, оглашения темы пресс-конференции, представления выступающих, информации о порядке проведения и объявления, что на все мероприятие организаторы конференции планируют отнять у журналистов 40-50 минут. Это должно примерно соответствовать действительности.

     После краткого вступительного слова ведущего следуют основные выступления, каждое из которых не должно быть длиннее 15, а лучше — 10 минут. Читать выступления по бумажке, конечно, не стоит.

             Выступления на пресс-конференции готовятся заранее; они или просто зачитываются, или произносятся в режиме импровизации по выученному наизусть тексту. Характер этих выступлений, их структура зависят от целей пресс-конференции. 
              Для ведения пресс-конференции обязателен ведущий («модератор» - в практике связей с общественностью зарубежных стран). Как правило, пресс-конференцию ведет пресс-секретарь или ответственный за это мероприятие сотрудник пресс-центра или агентства по связям с общественностью. Его роль отнюдь не сводится к объявлению выступающих и предоставлению слова журналистам для вопросов. Ведущий может прервать выступающего или задающего вопрос; попросить уточнить сказанное; указать журналисту на то, что ответ на заданный вопрос уже содержится в раздаточных материалах; давать пояснения, резюмировать; осаживать авторов провокационных недоброжелательных вопросов и т. д.

     Обязанность ведущего — вовремя исправлять негативные впечатления от ошибок и оговорок руководства или сотрудников организации во время пресс-конференции.

     Какое количество людей, включая ведущего, должно сидеть в президиуме пресс-конференции? Практика показывает, что лучший вариант — от трех до пяти человек. Большое количество сидящих в президиуме производит негативное впечатление. Пустой зал также не создает деловой обстановки, поэтому, если присутствующих уж совсем мало, стоит на время пресс-конференции посадить в зал какое-то количество сотрудников фирмы или членов общественной организации.¹²

     Не  следует допускать часто встречающейся  ошибки — приглашать на пресс-конференцию  значимую личность, не имеющую к  теме мероприятия никакого отношения. Стоит подумать об отзывах СМИ, которые желают получить организаторы пресс-конференции. Материалы могут быть самые разные: в первую очередь — не по теме пресс-конференции, а по итогам общения с мэром, заезжей звездой и т. д. 
            Следует подробнее остановиться на информационном обслуживании пресс-конференций. Рассмотрим, что может входить в информационный пакет документов и материалов.

     Тематическое  досье — это и есть информационный пакет материалов. В него организаторы пресс-конференции включают:

          - пресс-релиз;

          - тематические обзоры печати  по теме пресс-конференции;

     - справочные материалы (хроника  событий, статистика и т. п.);

           - официальные документы, относящиеся  к теме пресс-конференции;

     - комментарии экспертов;

          - особые мнения, заявления участников, включенные устроителями конференции в папку материалов.¹³

     Папка с логотипом вашей организации  более всего подходит для формирования информационного пакета документов и вручается журналистам в зале пресс-конференции, рассылается по редакциям аккредитованным журналистам, не сумевшим прийти на встречу с устроителями пресс-конференции.

     Распространяемые  документы: пресс-службы и пресс-центры распространяют среди журналистов ряд информационных материалов (документов), связанных с определенными событиями. Эти документы соединяются в папке информационного пакета документов или предлагаются участникам пресс-конференций.

     Заявления для печати пресс-секретаря, руководителей государственных организаций, политических лидеров определяют позицию, точку зрения на событие, содержат оценку других заявлений, документов.

     Обращение лидеров организаций разного рода, участников общественных движений, митингов и пр. обращает внимание журналистов на новые проблемы, на новые аспекты традиционных отношений.

     Опровержение публикуется вслед за оглашением заявлений, неверно толкующих позицию, точку зрения, ход рассуждений представителей организации, устраивавших накануне пресс-конференцию.

     Информационный  бюллетень содержит изложение (перечисление) главных событий в деятельности организации, созывающей пресс-конференцию. Его объем лимитируется самим потоком новостей; по периодичности подготовки бюллетень может выходить ежедневно или каждую неделю. По адресной направленности бюллетень предназначается журналистам внутри страны (города), зарубежным представителям СМИ, региональным изданиям и т. п.¹⁴

            Важное значение, при проведении пресс-конференции, имеют личность выступающего, его ораторские способности и знание обсуждаемого предмета. Далеко не всегда эти свойства сочетаются в одном человеке. Поэтому организаторы пресс-конференции нередко вынуждены решать, кому доверить ведение пресс-конференции – искусному оратору, в совершенстве владеющему техникой устной речи, или же высококвалифицированному специалисту не умеющему «красиво говорить», но в совершенстве знающему обсуждаемый предмет. 
           Разумным выходом из подобной ситуации может быть такая организация пресс-конференции, при которой вступительное слово и главный доклад делает человек, имеющий опыт публичного выступления, а ответы на конкретные вопросы и специфические комментарии дает специалист (или группа специалистов) в той или иной области. 
              Совершенно очевидно, что «вопросная», т. е. экспромтная, импровизированная часть пресс-конференции должна быть по мере возможности подготовлена заранее. Нельзя полагаться на случай. Вполне может возникнуть ситуация, когда после окончания основных выступлений и предложения задавать вопросы никаких вопросов не будет и в зале воцарится неловкое молчание. При таком варианте развития событий среди журналистов должны быть «ваши люди», которые зададут свои «неожиданные» вопросы, ранее оговоренные с вами. Можно то же самое поручить сотрудникам

      вашей организации. Часто используется следующий прием: «Перед пресс-конференцией (или во время выступления) нам было передано несколько записок с вопросами...»

     Понятно, что вопросы могут быть и неожиданными, и «неудобными». Однако предугадать  подобные вопросы, как правило, не так  уж сложно. Подготовка к пресс-конференции  включает в себя также и составление  списка возможных вопросов и ответов  на них.

     Если  пресс-конференция затягивается, следует  прервать ее, даже если вопросы не иссякли. При затягивании конференции  постепенно утрачивается ощущение ее солидности, внимание журналистов ослабевает, тем более что с долгих пресс-конференций они попросту уходят, не дожидаясь конца.

     После завершения пресс-конференции основные выступающие должны на какое-то время задержаться. Как правило, журналисты хотят взять у них отдельное интервью, задать дополнительные вопросы.

     За  закрытием пресс-конференции может  следовать неофициальная часть, к примеру фуршет. Для докладчиков  и руководителей компании, проводившей пресс-конференцию, фуршет — это время свободного, неформального общения с прессой. Их работа не заканчивается вместе с официальной частью, и они не должны уезжать после ее завершения. Именно при неформальном общении журналисты имеют возможность выяснить многие вопросы, которые их волнуют, договориться о дополнительных встречах и интервью, узнать компетентное мнение специалистов о событиях в отрасли. Беседы во время фуршета иногда оказываются полезнее, чем сама пресс-конференция. 
              После завершения пресс-конференции ее организаторы должны оценивать результативность проведения данного мероприятия. Для этого необходим полный и детальный анализ материалов о прошедшей пресс-конференции, появившихся в СМИ спустя некоторое время, - как правило, это выполняется специалистами службы по связям с общественностью организации, проводившей мероприятие. 
            Таким образом,  можно сказать, что осуществление пресс-конференции является длительным и сложным процессом, имеющим три основных этапа: подготовка, проведение и подведение итогов. Подготовка пресс-конференции предусматривает согласование ряда организационно-технических и творческих вопросов. Так же, при проведении пресс-конференции нужно уметь предусмотреть и урегулировать внезапные ситуации, которые могут возникнуть как в ходе устного выступления, так и в ходе общения с журналистами. Особенно важно подвести итоги проведенной пресс-конференции, провести ее анализ и эффективность.