Методика создания информационных систем (ИС) управления экономической деятельностью

   конфигурирование базы данных и рабочих мест пользователей;

   обеспечение пользователей эксплуатационной документацией;

   обучение персонала.

Основные эксплуатационные работы включают:

   непосредственно эксплуатацию;

   локализацию проблем и устранение причин их возникновения;

   модификацию программного обеспечения;

   подготовку предложений по совершенствованию системы;

   развитие и модернизацию системы.

Сопровождение

Службы технической поддержки играют весьма заметную роль в жизни любой корпоративной информационной системы. Наличие квалифицированного технического обслуживания на этапе эксплуатации информационной системы является необходимым условием решения поставленных перед ней задач, причем ошибки обслуживающего персонала могут приводить к явным или скрытым финансовым потерям, сопоставимым со стоимостью самой информационной системы.

Основными предварительными действиями при подготовке к организации технического обслуживания информационной системы являются:

                  выделение наиболее ответственных узлов системы и определение для них критичности простоя;

                  определение задач технического обслуживания и их разделение на внутренние, решаемые силами обслуживающего подразделения, и внешние, решаемые специализированными сервисными организациями;

                  проведение анализа имеющихся внутренних и внешних ресурсов, необходимых для организации технического обслуживания в рамках описанных задач и разделения компетенции (основные критерии для анализа: наличие гарантии на оборудование, состояние ремонтного фонда, квалификация персонала);

                  подготовка плана организации технического обслуживания, в котором необходимо определить этапы исполняемых действий, сроки их исполнения, затраты на этапах, ответственность исполнителей.

Содержание, организация, результаты и документирование выполнения этапов работ.

Предроектное обследование

В процессе предпроектного обследования изучаются все особенности объекта, информационные потоки, их направление, плотность, используемые формы документов и их структура. В процессе обследования документооборота исключаются нерациональные потоки и просматривается изменения форм документов в связи с потенциальным переносом всей постоянной информации на машинные носители с формированием баз и банков данных.

При этом используется:

•                      устный опрос,

•                      письменное анкетирование,

•                      анализ задач и информационных процессов.

Для выявления избыточной информации нерациональных потоков используют матрицы, в которые заносятся реквизиты действующих документов с отражением источников возникновения информации и ее потребителей.

По результатам обследования формируется ТЭО, в котором отражаются все материалы обследования и выводы о целесообразности и возможности перевода обследуемого объекта на компьютерный вариант управления. В ТЭО дается предварительный расчет ожидаемой эффективности создания ИС для обследуемого объекта.

Техническое задание

Основанием для начала проектирования является ТЗ, в котором отражаются основные требования к проекту, сроки начала и окончания проектирования и ожидаемый экономический эффект.

Утвержденное ТЗ становится главным юридическим документом для проектирования и приемки проекта.

Проектирование

Hа Первой стадии проектирования - Техническом проекте (ТП) ведется поиск проектных решений, исследование возможности использования ТПР, включая ППП и общесистемные программы, уточняя перечень задач по каждой функциональной подсистеме, и график разработки и внедрения каждой задачи, делается постановка  задачи.

Заканчивается этап защитой его, по результатам которой оформляется акт приемки и перечень доработок на последующем этапе - рабочем проекте (РП).

На этом этапе уточняются решения ТП, разрабатываются инструкции, по эксплуатации проекта, детализируются структуры БД и оформляются документы на поставку технических средств.

Проектирование может осуществляться в различных вариантах:

По каскадной модели с переходом к следующему этапу после полного окончания работ по предыдущему;

Поэтапно, но с межэтапной корректировкой и параллельной разработкой отдельных задач;

С использованием спиральной модели, предполагающей предварительное и детальное проектирование с уточнением требование. Эта модель считается более предпочтительной вследствие ориентации на развитие и модификацию системы и технологии в процессе проектирования.

Внедрение

Внедрение системы осуществляется в 4 этапа.

На первом устанавливаются все технические средства, формируются БД и АБД, готовятся кадры.

На втором осуществляется опытная эксплуатация системы и отдельных задач.

На 3-ем проходит сдача проекта с оформлением акта сдачи - приемки работ.

На 4-й стадии осуществляется промышленная эксплуатация с сопровождением проекта со стороны разработчика.

6.      Состав, особенности и характеристика интегрированных и корпоративных ИС

7.      Структура и схема функционирования ERP-систем.

Удачные разработки, создаваемые на основе национальных стандартов, со временем распространяются за пределы одного государства и становятся достоянием многих стран. Для них может и не существовать международных стандартов, однако стремление к высокому уровню эффективности за счет информационной поддержки всего цикла управления (планирование — учет — анализ — регулирование) возводит их в статус фактических стандартов.

В настоящее время наибольшую популярность среди современных информационных систем приобрели системы управления класса MRP-ERP. 1980-с годы были годами быстрого развития систем ERP (планирование материальных ресурсов), а затем и MRPW (планирование производственных ресурсов). Создавались эти системы на базе стандарта, принятого Американским обществом управления производством и запасами в 1989 г. Данный стандарт впоследствии многократно модифицировался путем добавления новых возможностей. Последовательность его развития такова:

      MRP (Material Requirements) — планирование потребности в материалах;

      MRP II (Manufacture Resources Planning) — планирование производственных ресурсов;

 ERP (Enterprise Resources Planning) — планирование ресурсов предприятия;

 CSRP (Customer Synchronized Resources Planning) — планирование ресурсов предприятия в зависимости от потребностей клиента;

 ERPII (Enterprise Resources and Relationship Processing) — планирование ресурсов и внешних связей предприятия.

Базой для всех модификаций служит MRPII Standard System, которая содержит описание 16 групп функций

 планирование продаж;

 планирование ресурсов;

 управление складом;

 планирование поставок;

 планирование производственных операций;

 управление финансами;

      оценка результатов деятельности и др.

Со временем стандарт MRPU стал дополняться, так как не обеспечивалась необходимая интеграция с системами проектирования и конструирования. Кроме того, в нем мало внимания уделялось управлению затратами, а связь с кадрами вообще отсутствовала. В итоге появилась система ERP, которая стала претендовать на мировой стандарт (http://www.apics.org).В состав ERP-систем в большинстве случаев стали включать следующие функции:

      производство;

      планирование;

      кадры и заработная плата;

      сбыт и снабжение;

      научно-исследовательские и конструкторско-технологические разработки.

На рис. 2.2 представлен типовой состав ERP--системы. В 1980-2000 гг. изменились требования к ИС. В результате появились системы, ориентированные на учет:

      глобализации сбыта и поставок;

      роста конкуренции из-за возможностей получения информации из глобальной информационной сети;

      увеличения количества заказных производств (производство по заказам).

Учет новых требований отразился на составе ERP-систем. Появилась новая концепция, известная как ERPII, которая частично обеспечивает перечисленные требования. Главная особенность такого класса систем состоит в том, что обработка заказов должна быть связана с планированием производства, а плановые потребности автоматически должны стыковаться с планами закупок (снабжения). Стоимость продукции автоматически изменяется в соответствующих бухгалтерских регистрах, а критическая информация о прибыльности немедленно становится известной соответствующим должностным лицам.

8.                  Экономическая эффективность ИС, способы ее расчета

Определение эффективности — фундаментальная проблема, которая в области информатики в целом пока не решена. Однако в процессе принятия решений об инвестициях в информационную инфраструктуру все острее ставится вопрос о финансовой ответственности специалистов в области информатики. Требование эффективного применения капитальных вложений предприятия в информационный сервис является ключевым.

Несмотря на то, что ИС стали крупнейшей статьей корпоративных расходов, инвестирование в них в достаточной мере совершается вслепую, без ясного видения результатов. Такое положение дел является следствием, причина которого заключается в сложности определения результатов, ожидаемых в процессе эксплуатации информационной инфраструктуры вообще и ИС в частности. Проблемным является также и процесс подсчета затрат, так как, с одной стороны, затраты на информационные технологии распре­деляются по многим направлениям бухгалтерского учета, а с другой — существуют невидимые затраты, объем которых значителен.

Если каким-либо образом, например с помощью экспертных или других оценок, доходы удается определить, то экономическую эффективность ИС можно рассматривать как разность между результатами, полученными в процессе ее применения, и затратами, имеющими место в процессе ее эксплуатации. Формально данное определение можно представить в следующем виде:

Э = R-Z,

где   Э — экономическая эффективность ИС; R, Z — результаты (доход) и затраты соответственно.

Разумеется, данная формула иллюстрирует лишь общий взгляд на определение эффективности, так как в ней не учитываются многие факторы. К таковым, прежде всего следует отнести факторы времени и неопределенности. Первый фактор требует соблюдения соизмеримости одних и тех же величин, полученных в разные периоды, а второй — учета влияния на величину доходов и затрат событий, которые не поддаются предвидению.

Расширенный вариант приведенной формулы, очерчивающий периоды до и после внедрения системы, может быть следующим:

Э=(Rпосле-Rдо)-(Zдо-Zпосле)

где Rпосле,Rдо — результаты, полученные до и после внедрения ИС; Zдо,Zпосле — затраты, имеющие место до и после внедрения ИС.

Определение доходов, получаемых в результате эксплуатации ИС, — достаточно сложная задача. Для ее решения вначале следует рассмотреть источники возникновения доходов.

Результаты, которые получают за счет эксплуатации ИС, можно представить следующим образом.

1. Доходы первого типа получают за счет применения таких информационных сервисов, которые непосредственно влияют на экономические показатели предприятия. Например:

а)              сокращение простоя оборудования за счет решения оптимизационной задачи;

б)              сокращение затрат на хранение запасов материалов за счет повышения ритмичности поставок;

в)              сокращение неустоек и выплат штрафных санкций за счет введения графика доставки продукции;

г)              повышение рентабельности предприятия за счет применения экспертных систем в процессе принятия решений и т.д.

2. Доходы второго типа получают за счет повышения производительности и качества труда, непосредственно зависящих от средств автоматизации управленческих функций. Например:

а)              снижение трудовых затрат на ввод первичных документов за счет их передачи по каналам связи;

б)              сокращение времени решения бухгалтерских, финансовых, маркетинговых и других задач за счет применения средств автоматизации;

в)              снижение затрат за счет сокращения штата сотрудников, привлекаемых к делопроизводству, поиску и сортировке управленческой документации путем внедрения электронного документооборота и т.д.

Результаты второго типа могут быть измерены с помощью экономических показателей бухгалтерской отчетности.

3. Доход третьего типа получают за счет положительного влияния уже автоматизированных управленческих процессов на другие автоматизированные или неавтоматизированные процессы. Причем то влияние является опосредованным (непрямым). Например, улучшение работы службы маркетинга за счет внедрения новых средств автоматизации влияет не только на эффективность процессов сбыта и снабжения, но и на само производство, так как

оно в результате, возможно, будет работать более ритмично. Последнее, повысит производительность труда.

Доходы третьего типа измерить достаточно трудно, так как нет общепризнанных взглядов, подходов и, соответственно, методик. Однако синергетический (системный) эффект несомненно имеет место и его необходимо изучать.

Перечисленные доходы влияют на такие интегрированные показатели, как прибыль, рентабельность, фондоотдача, производительность труда, конкурентоспособность и т.д. Эти доходы состав­ляют часть всех доходов, получаемых на предприятии, что можно представить следующим образом:

где D — общие доходы предприятия; Dотс — доходы, полученные не за счет ИС (других структурных подразделений предприятия); Dис — доходы, полученные за счет эксплуатации ИС. В соответствии с введенными типами доходов второе слагаемое можно представить в виде формулы:

Dис=D1ис +D2ис + D3ис

где Diис — доходы i-го типа, полученные за счет эксплуатации ИС.

Как уже отмечалось, перечисленные слагаемые в данной формуле, за исключением второго, определить достаточно сложно. Для решения данной проблемы ученые и практики прилагают серьезные усилия. Уже накоплен международный опыт оценки эффективности информационного обслуживания, который свидетельствует о том, что необходимо разработать систему параметров, характеризующих информационный сервис, с одной стороны, и требования пользователей сервиса к этим параметрам — с другой. Тогда удовлетворенность пользователей может измеряться выполнением предварительно согласованных условий, характеризуемых определением этих параметров. Оценки информационного сервиса фиксируются в специальном документе — соглашении об уровне сервиса (СУС) (Service Level Agreement, SLA).