Информация и управленческие решения

 

      СОДЕРЖАНИЕ 

Введение

1 Информация как основа разработки управленческих решений

2 Классификация  управленческой информации

3 Источники информации и схемы информационных потоков

3.1 Источники  информации

3.2 Информационные потоки

4 Структура информационных  связей в процессе разработки управленческих решений

5 Основные требования  к содержанию информации

5.1 Содержание  информации

5.2 Качество информации

5.3 Информационные  ограничения

Заключение

Список литературы

Задача

 

      ВВЕДЕНИЕ 

     Тема  работы актуальна тем, что в современных условиях мирового социально-экономического развития, особенно важной областью стало информационное обеспечение процесса управления, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.

     Целью работы является выявление необходимости информации при принятии управленческих решений.

     Перед управляющим органом обычно ставятся задачи получения информации, ее переработки, а также генерирования и передачи новой производной информации в  виде управляющих воздействий. Такие  воздействия осуществляются в оперативном  и стратегических аспектах, и основываются на ранее полученных данных, от достоверности и полноты которых во многом зависит успешное решение многих задач управления. Нельзя не отметить, что любые принимаемые решения требуют обработки больших массивов информации; компетентность руководителя зависит не столько от прошлого опыта, сколько от владения достаточным количеством информации о быстро меняющейся ситуации и умения ею воспользоваться. Это необходимо знать и понимать будущим руководителям. От этого зависит не только судьба конкретной личности или предприятия, но и, быть может, судьба России в целом, ее роль на международной арене. Для меня, как для будущего менеджера, «информационный потенциал» играет очень важную роль. Поскольку, наши дни диктуют острую необходимость уверенно чувствовать себя на ногах в обществе, где значение информации для всех сфер общественной жизни постоянно увеличивается. 

 

      1 ИНФОРМАЦИЯ КАК  ОСНОВА РАЗРАБОТКИ  УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ 

     Наиболее  примечательное свойство информации – способность вызывать изменения. Когда люди узнают что-то новое, они начинают жить по-другому, меняются и их потребности в информационных услугах. Непременным условием выживания в условиях рынка и сохранения конкурентоспособности является адаптация к изменяющимся потребностям. Практически ценность информации прямо пропорциональна той роли, которую она играет в принятии решений, и тому, что поставлено на карту этим решением. Ценность информации определяется тем, как вы распорядитесь ею. Сама по себе она стоит немного.

     Информация, призванная обеспечить принятие решений, вносит существенный вклад в решение. Она становится фактором производства и подобно труду, материалам и  капиталу создает богатства. В этой своей функции информация является элементом конкурентоспособности, равным по значению умелости менеджмента.

     Информация  состоит из всех объективных фактов и всех предположений, которые влияют на восприятие человеком, принимающим  решение, сущности и степени неопределенностей, связанных с данной проблемой  или возможностью. Все, что потенциально позволит снизить степень неопределенности, будь то факты, оценки, прогнозы, обобщенные связи или слухи, должно считаться  информацией. 

 

      2 КЛАССИФИКАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ  ИНФОРМАЦИИ 

     Получаемая  информация о ситуации принятия решения  должна быть достоверной и достаточно полной. Недостоверная либо недостаточно полная информация может приводить  к принятию ошибочных и неэффективных  решений. Однако не меньшие трудности  возникают и при наличии избыточной информации, поскольку возникает  проблема отбора информации, действительно  представляющей интерес и важной для своевременного принятия эффективного управленческого решения.

     Целесообразной  при получении и обработке  информации о ситуации принятия решения  является подготовка аналитического материала, отражающего основные особенности  и тенденции развития ситуации. Естественно, что такой аналитический материал должен готовиться специалистами, обладающими  достаточными знаниями и опытом в  области, к которой принадлежит  ситуация принятия управленческого  решениям

     Стабильность. По стабильности информация может быть переменной (текущей) и постоянной (условно-постоянной).

     Переменная  информация отражает фактические количественные и качественные характеристики производственно-хозяйственной  деятельности фирмы. Она может меняться для каждого случая, как по назначению, так и по количеству. Например, количество произведенной продукции за смену, еженедельные затраты на доставку сырья, количество исправных станков и т.п.

     Постоянная (условно-постоянная) информация – это неизменная и многократно используемая в течение длительного периода времени информация. Постоянная информация может быть справочной, нормативной, плановой;

     Функция управления. По функциям управления обычно классифицируют экономическую информацию. При этом выделяют следующие группы: плановую, нормативно-справочную, учетную и оперативную (текущую).

     Плановая  информация – информация о параметрах объекта управления на будущий период. На эту информацию идет ориентация всей деятельности фирмы. Примером плановой информации является разработка бизнес – плана предприятия на перспективный период. Нормативно-справочная информация содержит различные нормативные и справочные данные. Ее обновление происходит достаточно редко.

     Учетная информация – это информация, которая характеризует деятельность фирмы за определенный прошлый период времени. На основании этой информации могут быть проведены следующие действия: скорректирована плановая информация, сделан анализ хозяйственной деятельности фирмы, приняты решения по более эффективному управлению работами и пр. На практике в качестве учетной информации может выступать информация бухгалтерского учета, статистическая информация и информация оперативного учета.

     Оперативная (текущая) информация – это информация, используемая в оперативном управлении и характеризующая производственные процессы в текущий (данный) период времени. К оперативной информации предъявляются серьезные требования по скорости поступления и обработки, а также по степени ее достоверности. От того, насколько быстро и качественно проводится ее обработка, во многом зависит успех фирмы на рынке.¹

     Внешними  источниками информации служат данные международных организаций, правительства, официальной статистики, периодической  печати, а также данные, полученные в результате проведения маркетинговых  исследований, как самой фирмой, так и собранные другими организациями (торговыми палатами, торговыми ассоциациями, специализированными маркетинговыми организациями, исследовательскими центрами). Сюда же относится информация, полученная на выставках, ярмарках, конференциях и совещаниях; от клиентов.

     Внутренние  источники информации находятся  в самой фирме. Это – различные документы и отчеты, сообщения торгового персонала, обзоры рекламаций потребителей и т.д.

     В современном индустриальном информационном обществе информация – это важнейший стратегический ресурс системы управления. ИС должна разрабатываться с учетом заданных потребительских свойств информации:

     Полнота информации определяется применительно к управленческим функциям. Информация может быть неполной как по составу, так и по объему сведений. В любом случае дефицит информации приводит к невозможности выполнения функций управления в нужное время, в указанном месте, в соответствующем виде.

     Точность  информации – это заданная степень приближения информации к истинному значению показателя. В практике управления определены необходимые уровни точности информации для различных функций управления, отдельных технико-экономических показателей. Достоверность является вероятностной оценкой точности (безошибочности) информации, зависящей от используемых информационных технологий.

     Актуальность  информации – это степень соответствия отражения реального состояния системы и объекта управления. Своевременность информации характеризует временной интервал между возникновением потребности в информации и реализацией этой потребности. Оперативность информации выражает «скорость» получения информации. Актуальность связана с периодичностью получения информации, своевременность информации определяет выбор средств обработки информации, а оперативность – выбор средств, сбора и передачи информации.²

 

      3 ИСТОЧНИКИ ИНФОРМАЦИИ  И СХЕМЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ  ПОТОКОВ. 

     3.1 Источники информации 

     Среди наиболее важных видов источников информации можно выделить:

     - источники внутри самой компании:

     - специализированные группы сотрудников,

     - деятельность специализированных  групп сотрудников,

     - периодические отчеты,

     - всевозможные информационные связи,

     - публикуемые источники, такие,  как:

     - отчеты правительственных агентств,

     - отчеты торговых организаций,

     - научные публикации,

     - торговые журналы,

     - справочники и списки,

     - общие публикации,

     - другие компании:

     - поставщики,

     - рекламные агентства и средства  массовой информации,

     - заказчики (включая дилеров и  оптовиков),

     - конкуренты,

     - информационная индустрия:

     - фирмы, занимающиеся исследованиями  в области маркетинга,

     - другие специализированные агентства,  такие, как служба газетных  вырезок, служба проверки рекламы,  служба кредита и т.д.

     В большинстве компаний львиную долю используемой менеджерами информации обеспечивают внутренние источники. Специализированная группа работников занята целиком или частично информационным обеспечением. Она может включать такие отделы, как: маркетинговые исследования, анализ продаж, планирование, экономический анализ, исследование операций и системный анализ.

     Кроме создания подобных специализированных групп, каждая компания практикует регулярные отчеты линейных руководителей и  служащих, такие, как доклады продавцов  по телефону, разработанные для получения  текущей рыночной информации.

     Публикуемые источники поставляют разнообразную  информацию по многим вопросам, относящимся  к управлению, таким, как население, экономические условия, производство, продажи, правовые и нормативные  акты и т.д. Объем и надежность такой информации очень разнятся по отраслям и странам мира. Тем  не менее, очень трудно найти проблему, по которой нет хоть какой-нибудь опубликованной информации.

     Другие  компании способны поставлять полезную информацию фирмам, с которыми они  согласовываются или связываются, стремясь продать товары или предоставить услуги. Производитель потребительских  товаров может получить приблизительную  смету продаж нового продукта конкурента, узнав с помощью поставщика упаковки количество упаковки, приобретенной  конкурентом.