Внутренняя среда организации

Функциональные связи реализуются посредством информационного обеспечения координации деятельности.

Итак, предприятие  «Александр» характеризуется высокой концентрацией полномочий по принятию решений.

Фактически - многие вопросы  решает сам руководитель по принципу подчиненности «директор - функциональные отделы» и «функциональные отделы - управление предприятием».

Предприятию свойственна  разобщенность структурных подразделений  аппарата управления. В существующей организации, в основном, указаны  вертикальные связи, а горизонтальные между структурами затруднены и  официально не прописаны.

Основные обязанности  и полномочия функциональных подразделений  ЗАО «Александр» изложены в следующем  параграфе.

2.3 Предназначение  отделов ЗАО «Александр» 

В хозяйственной деятельности предприятия «Александр», основными  вопросами являются снабжение и  сбыт (реализация) продукции (абразивных материалов). Таким образом, отдел  продаж и отдел снабжения играют важную роль в деятельности фирмы.

1) Отдел сбыта. 

Основу коммерческой деятельности отдела сбыта составляет процесс продажи товаров. Отдел сбыта осуществляет продажу абразивных материалов, различным оптовым покупателям, организующим процесс их последующей реализации конечным потребителям.

Под сбытом следует понимать комплекс процедур продвижения готовой  продукции на рынок (формирование спроса, получение и обработка заказов, комплектация и подготовка продукции  к отправке покупателям, отгрузка продукции  на транспортное средство и транспортировка  к месту продажи или назначения). А так же организацию расчетов за нее (установление условий и осуществление  процедур расчетов с покупателями за отгруженную продукцию).

Основной рынок сбыта  продукции - Санкт-Петербург, Ленинградская  область, регионы России.

Обязанности отдела сбыта:

-изучить перспективные  и текущие возможности сбыта  продукции;

-заключить договоры на  поставку продукции и оформить  договорные взаимоотношения;

-оформить документацию, связанную  с отгрузкой продукции;

-обеспечить учет и контроль  выполнения договорных обязательств;

-согласовать номенклатуру  и сроки поставки изделий;

-обеспечить контроль отгрузки  готовой продукции, составлять  заявки на железнодорожные вагоны  и платформы, контейнеры, автомобили  и другие виды транспорта.

2)Отдел закупок. 

Деятельность по организации  и управлению закупками направлена на то,

чтобы компания получила необходимые  по качеству и количеству абразивные материалы, услуги в нужное время, в  нужном месте, от надежного поставщика, своевременно выполняющего свои обязательства, с хорошим сервисом (как до осуществления  продажи, так и после нее) и  по выгодной цене. Осуществление закупок (снабжения) - одна из важнейших функций  в каждой фирме.

Значение деятельности по организации и управлению закупками  можно рассматривать в двух аспектах - тактическом и стратегическом.

1. Снабжение (закупки) в  тактическом, оперативном плане  - ежедневные операции, традиционно  связанные с закупками и направленные  на избежание дефицита, отсутствия  материальных ресурсов или готового  продукта. Отсутствие товара - необходимого  количества и качества, его несвоевременная  доставка могут создать проблему  у конечного потребителя продукции  или услуги.

2. Стратегическая сторона  снабжения - собственно сам процесс  управления закупками, связи и  взаимодействия с другими отделами  компании, внешними поставщиками, потребностями  и запросами конечного потребителя,  планирование и разработка новых  закупочных схем и методов  и т.п. 

Обязанности отдела закупок:

-определение потребности  в абразивных материалах;

-поиск потенциального  поставщика;

-оценка возможности закупки  в нескольких альтернативных  источниках;

-выбор метода закупки;

-установление приемлемой  цены и условий поставки;

-мониторинг товара до  момента его доставки;

-оценка продукции поставщика  и услуг.

3)Транспортный отдел

Под транспортным обслуживанием  подразумевается деятельность, связанная  с перемещением грузов, которая направлена на осуществление перевозок грузов, погрузочно-разгрузочных и складских  работ на всем протяжении от грузоотправителя до грузополучателей. Он координирует отправку железнодорожных вагонов  с отгруженной продукцией, отслеживает  прохождение вагонов до потребителей, контролирует погашение транспортных расходов и др.

Обязанности транспортного  отдела:

-Планирование маршрутов  (город, регион, область).

-Оформление заявок для  бронирования грузовых емкостей.  
-Заполнение заявления на страхование груза. При наступлении страховых

событий составление актов.

-Оптимизация процесса  доставки и экспедирования груза.  Выделение

приоритетных отгрузок.

-Оптимизация транспортных  расходов на отправки.

-Отправка и получение  грузов железнодорожным транспортом.

-Отправка и получение  грузов автомобильным транспортом.

-Получение груза от  поставщиков, отправка возвратов  поставщикам.

-Проведение маркетинговых  исследований рынка перевозок. 

-Ведение первичной бухгалтерской  документации.

-Получение от транспортных  кампаний пакета документов за  оказанные услуги.

-Архивирование документов  и ведение архива.

4) Отдел маркетинга.

На данном предприятии  отдел маркетинга занимает не последнее  место, так как его работа способствует развитию деятельности организации. Предприятие  давно на рынке и укрепило свои позиции, однако появляется большое  количество поставщиков абразивного  материала, что создаёт огромную конкуренцию на данном рынке.

Исходя из общих целей  предприятия, целью отдела маркетинга является выработка рекомендаций по формированию и проведению сбытовой политики предприятия, а также координация  деятельности в этой области всех подразделений предприятия. Его  рекомендации по рыночной ориентации производственно-хозяйственной и  сбытовой деятельности предприятия  после утверждения руководством предприятия обязательны для  соответствующих служб, занятых  указанными видами деятельности.

Решения, влияющие на рыночную ориентацию предприятия, все подразделения  предприятия принимают на основе рекомендаций и по согласованию с  отделом маркетинга. Все подразделения  предприятия обязаны предоставлять  отделу маркетинга любую информацию о характере и результатах  своей деятельности. В свою очередь  отдел маркетинга обязан предоставлять  всем другим подразделениям предприятия  информацию, необходимую для рыночной ориентации их деятельности.

Обязанности отдела маркетинга:

-работа с системой внутренней  информации;

-приобретение, хранения и  предоставление информации из  внешних источников;

-сбор информации о рынке  и конкурентах; 

-исследование рекламы. 

-оценка конъюнктуры  рынка, постоянный анализ результатов  коммерческой деятельности предприятия  и факторов, на них влияющих; разработка  прогнозов продаж и рыночной  доли предприятия, проведение  ситуационного рыночного анализа; 

- выработка целей и стратегий рыночной деятельности предприятия на внутреннем и внешнем рынках в целом и в отношении отдельных видов товарной продукции, относительно продуктовой и ценовой политики, выбора рациональных каналов товародвижения и методов продвижения продуктов;

-разработка для  предприятия в целом и отдельных  товарных групп долгосрочных  и текущих планов маркетинга  и координация в данной области  деятельности подразделений предприятия; 

-выработка рекомендаций  по установлению контактов с  внешними организациями;

2.3 Функциональные  обязанности сотрудников ЗАО  «Александр»

Директор - Управляет фирмой, контролирует деятельность и взаимодействие структурных подразделений, занимается ведением переговоров с крупными поставщиками и клиентами. Управляет развитием внешнеэкономических связей предприятия. Организует всю работу предприятия, несет полную ответственность за его состояние и состояние трудового коллектива, представляет предприятие во всех учреждениях и организациях, распоряжается имуществом предприятия, издает приказы по предприятию в соответствии с трудовым законодательством, принимает и увольняет работников.

Заместитель директора - Наряду с директором определяет политику и стратегию развития предприятия. Участвует в составлении заказов и договоров на поставку товаров, контролирует их исполнение. Проводит анализ структуры товарных запасов, динамики товарооборота по отдельным группам товаров. Отвечает за рекламу изготовляемой продукции, налаживание сбыта, связь с другими предприятиями, ведёт контроль и анализ финансового состояния фирмы. Отвечает за управление процессами снабжения и сбыта. В его подчинении находится транспортное управление, занимающееся организацией и осуществлением перевозок.

Бухгалтер - также является заместителем директора по экономическим вопросам. Ведёт учёт хозяйственных средств и анализирует финансовое состояние предприятия, следит за точными и своевременными выплатами налогов и денежных обязательств. Обеспечивает соблюдение кассовой и расчётной дисциплины, не допускает нецелевого использования средств и обеспечивает порядок хранения бухгалтерских документов. Руководит работой по планированию и экономическому стимулированию на предприятии, проводит анализ результатов деятельности предприятия, производит финансовые расчеты с заказчиками и поставщиками, связанные с приобретением необходимой продукции.

Офис-менеджер (секретарь) - выполняет функции помощника генерального директора в полном объеме, следит за контролем документопотоков, решает организационные вопросы с партнерами компании, выполняет хозяйственно-административные функции. Выполняет работу с банковскими выписками, ведёт учет основных средств компании, занимается начислением заработной платы. Осуществляет подбор кадров, проводит собеседования с нанимающимися на работу. Составляет и оформляет трудовые договоры и контракты, ведет личные дела работников.

Менеджеры по продажам - Занимаются поиском новой и развитием существующей клиентской базы, ведением переговоров, составлением и заключением контрактов с клиентами. Осуществляют работы по анализу рынка.

Менеджеры по закупкам - Занимаются обработкой и размещением заказов, контролируют своевременные поставки продукции. Занимаются сбором информации о специальных предложениях и акциях поставщиков и производителей-партнеров. Занимаются согласованием оптимальных цен по конкретным сделкам. Работают с поставщиками, контролируют ценообразование.

Менеджеры отдела маркетинга - отвечают за удовлетворение потребностей компании в исследовании клиентов, продуктов и услуг, конкурентов, уделяя основное внимание параметрам потребителей, продуктов и услуг, моделям потребления. Участвуют  в маркетинговых проектах связанных  с ценообразованием, сегментацией рынка, продвижением продуктов и услуг, их доставкой, пакетированием продуктов  и услуг, анализом предпочтений потребителя, прогнозом продаж и каналов реализации, открытием новых рынков, оценкой  эффективности рекламы, деятельностью  конкурентов, и т.д.

Менеджеры транспортного  отдела - функции менеджера по транспорту заключаются в координации транспортировки абразивной продукции для достижения оптимального соотношения затрат и качества услуг, организации транспорта для импортных и экспортных поставок, выборе поставщиков транспортных услуг, внедрении время- и ресурсосберегающих процедур.

2.4 Анализ  внутренней среды ЗАО «Александр»

Высшей, основной целью деятельности предприятия в условиях рыночной экономики является максимизация прибыли. Однако на определённых этапах развития и функционирования организации  существуют и промежуточные цели, например:

- обеспечить безубыточную  работу;

- завоевать большую долю  на рынке товаров и услуг; 

- регулировать товарное  предложение в соответствии со  спросом;

- расширить рынок сбыта  в страны СНГ; 

- получить выход на  мировой рынок; 

- развивать связи с  родственными западно-европейскими  фирмами;

- обеспечить максимальный  рост показателей; 

Каждая из этих промежуточных  целей всегда выступает средством  для достижения основной (главной) цели.

Для того, чтобы целенаправленно  воздействовать на изменение торговой конъюнктуры, ЗАО «Александр» собирает информацию о состоянии и перспективных  изменениях ситуаций на отраслевых и  региональных рынках, о возможностях поставщиков, а также исследует  и прогнозирует спрос на товары.

Информацию для анализа  рынка закупок организация получает из внутренних источников (поставщики, с которыми ведётся или велась работа), и из внешних источников (данные о статистике товарооборота  и розничных или оптовых ценах, путеводители по закупкам, ярмаркам, каталоги и проспекты по продажам и т.п.).

Для предприятия очень  важно глубоко изучать вопросы  поставок товаров. Нужно не только оценить  долю каждого поставщика в общем  объёме поставок, но и постоянно  иметь информацию об объёмах и  сроках поставок, о количестве товаров, учитывать политику и стратегию  промышленных предприятий и других поставщиков в ценообразовании  и использовать её в своих интересах.