Влияние коммуникационного процесса на эффективность управления

     Рассмотренные барьеры и нежелательные процессы, возникающие при коммуникации между  коммуникатором и реципиентом (руководителем  и подчиненным, менеджерами разных рабочих групп) всегда возникают  в коллективах. Поэтому главная  задача перед руководителем и менеджерами состоит в том, чтобы заметить их и предпринять все возможные шаги для их устранения.

     Последствия коммуникационных барьеров могут быть в зависимости от их уровня происхождения. Различают коммуникационные барьеры макро — и микроуровня. Макробарьеры коммуникаций препятствуют успешной коммуникации в целом. К таким барьерам относятся: перегрузка информационных сетей и искажение информации; потребность во всё более сложной информации; интернационализация деловых контактов и возрастание роли иностранных языков и т.п.

     Микробарьеры  коммуникаций препятствуют успешной коммуникации в конкретных узких сферах. К ним  можно отнести отношение коммуникатора  информации к реципиенту; отношение  коммуникатора к источнику информации; восприятие получателем информации многозначных слов; отсутствие обратной связи.

     В связи с этим нужно учесть некоторые  способы профилактики негативных явлений в коммуникационном процессе организации:

     1. Регулирование информационных потоков. Нужно оценивать качественную и количественную стороны своих и подчиненных информационных потребностей. Информационные потребности в значительной мере зависят от целей руководителя, принимаемых им решений и характера показателей оценки результатов его работы.

     2. Управленческие действия. Дополнительные действия: обсуждение и прояснение новых планов, вариантов стратегии, целей и назначений, необходимых для более эффективной реализации намеченного, контроль хода работ по плану-графику, отчеты по результатам такого контроля.

     3. Системы обратной связи. Совершенствование в организации систем обратной связи. Один из вариантов – перемещение людей из одной части организации в другую для обсуждения определенных вопросов. Другой – опрос работников для получения различной информации.

     4. Системы сбора предложений. Цель – снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх. Ящик для предложений, собрания трудового коллектива для передачи сообщений. Кружки качества.

     5. Информационные бюллетени и публикации организации. Статьи с обзором предложений по поводу управления, нового вида продукции, ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников и т.п.

     6. Современная информационная технология. ПК, электронная почта, которые уменьшают поток телефонных разговоров. [8; с. 195] 
 

  2.3 Выводы, предложения и рекомендации, направленные на дальнейшее совершенствование системы коммуникаций в управлении

Итак, что  может предпринять служба персонала  для создания и внедрения системы  эффективных коммуникаций? Прежде всего проанализировать ситуацию, сложившуюся в компании. Для этого необходимо определить:

• на какие профессиональные и социальные группы можно разбить работников;
• какова средняя продолжительность работы сотрудника в компании;
• как наладить организационные коммуникации с отдаленными подразделениями компании;
• каким образом они получают информацию и др.

На основе полученных заключений можно начать разработку стратегии коммуникаций. Здесь важно понять, какие деловые  цели вы поддерживаете, как выбранная  стратегия соответствует этим целям, какие группы работников нуждаются в получении информации и какой она должна быть, в какое время и каким образом к ним поступать. И наконец, какими средствами вы собираетесь этого добиться.

Протестировать  эффективность коммуникаций можно  при помощи опроса случайной выборки работников. Другой способ узнать об идеях, предположениях людей – фокус-группы. Трудность такой оценки состоит в самих задачах наблюдения – необходимо зафиксировать и измерить изменения в поведении сотрудников. Например, определить, больше или меньше усилий люди стали прилагать для выполнения работы и что изменилось в их восприятии компании за выбранный промежуток времени.

Предлагается  также уделять больше внимания эмоциональной  составляющей, не ограничиваться схемой "миссия – стратегия – цели – тактика – оценка эффективности". Люди следуют миссии, выполняя приказ руководства, но можно ожидать совсем иного результата, если руководитель имеет талант вдохновлять сотрудников. Кроме того, для человека важно знать, что стоит за выбранной стратегией, каковы ее предпосылки.

В больших  коллективах высшее руководство  в силу его удаленности от подчиненных  и номенклатурной разницы зачастую не уважаемо, не авторитетно в низовых  звеньях. В связи с этим наиболее предпочитаемый служащими способ получения  информации об организационных целях бизнеса – личная встреча с глазу на глаз. Неудивительно, что возрастает роль руководителей среднего звена в общей цепи: высшее руководство – менеджеры среднего звена – работники. Их задача – способствовать тому, чтобы сотрудники поняли, как воплощать в жизнь разработанную "наверху" стратегию.

Осуществлять  коммуникации следует, по крайней мере, несколькими способами, такими как:

• личная беседа с сотрудниками;
• рассылка циркуляров и меморандумов;
• распространение информации по электронной почте;
• использование видео и кабельного телевидения.

Для формирования в сознании персонала положительного имиджа компании и доведения до сотрудников  ключевых сообщений применяются  следующие формы внутриорганизационных  коммуникаций:

• листок новостей;
• бюллетень для менеджеров;
• ежегодные отчеты сотрудников (аналог годового отчета для акционеров);
• доски объявлений;
• страница компании в Интернете;
• общие собрания работников.

При информационном взаимодействии с сотрудниками решаются такие ключевые задачи, как делегирование полномочий, воспитание чувства гордости за свою компанию.

Росту доверия к компании способствуют:

• своевременная и регулярная коммуникация;
• демонстрация доверия к сотрудникам (например, распространение как хороших, так и плохих новостей);
• привлечение сотрудников к разрешению проблемных ситуаций, выяснение их мнений.

Делегирование полномочий обусловлено необходимостью быстро реагировать на все изменения, происходящие в компании. Сокращение средних уровней управления в  организациях увеличивает ответственность сотрудников за принятые ими решения.

Многие  компании стремятся расширить автономность различных уровней структуры  корпорации. Например, менеджерам предписывают увеличивать объемы продаж "во что  бы то ни стало" и платят за это  премии и комиссионные.

Десять     заповедей     успешной   коммуникации.

1. Перед коммуникацией четко определите идеи, вкладываемые в      послание.
2. Проанализируйте истинную цель каждой коммуникации.
3. Проанализируйте всё физическое и человеческое окружение при любой   коммуникации.
4. Проконсультируйтесь с другими при планировании коммуникации.
5. Обратите самое пристальное внимание на интонацию и основное   содержание  сообщения.
6. Воспользуйтесь возможностями, когда они представляются, включить     в сообщение нечто полезное и ценное для его получателя.
7. Постоянно держите в поле зрения то, как  срабатывает коммуникация.
8. Устанавливайте  коммуникацию  не только на сегодня, но и  на  завтра.
9. Добивайтесь, чтобы дела установки  не  противоречили словам.
10. Учитесь умению слушать другого.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   Заключение

   Таким образом, проанализировав влияние  коммуникационного процесса на эффективность  управления, нами были сделаны следующие  выводы: осуществление коммуникаций - это связующий процесс, необходимый для любого важного управленческого действия, в котором роль менеджера одна из важнейших. Прежде всего менеджер должен быть отличным психологом, который может предугадать малейшие изменения настроения коллектива Психологический фактор - один из важнейших факторов успешных коммуникаций. Во-вторых, менеджер должен обладать ораторским мастерством и умением убеждать. Риторика общения в развитых компаниях стоит на одном из ведущих мест в развитии коммуникаций. От умения общаться с подчиненными зависит прежде всего будущее предприятия, а вместе с ним и будущее каждого отдельно взятого сотрудника. Менеджер должен уметь найти общий язык с замкнутыми и необщительными людьми, а также в нужный момент приостановить поток речи болтунов, чтобы дать высказаться другим сотрудникам.

  Основные  выводы по данной работе можно представить в виде следующей таблицы. (Таблица 1)                                                                                                 

  Итак, можно сделать  вывод, что без  взаимной помощи и  кооперации руководства  и персонала невозможно наладить эффективное взаимодействие коммуникаций на предприятии.

  В  качестве  рекомендаций   можно  предложить  знаменитое высказывание     Л. Якокка: «Все хозяйственные операции можно в конечном счёте свести к обозначению тремя словами: люди, продукт, прибыль. На первом месте стоят люди. Если у вас нет надёжной команды, то из остальных факторов мало что удастся сделать». Также, на наш взгляд, в отечественных организациях следует развивать и усовершенствовать    нисходящие    формальные    вертикальные коммуникации, повышать эффективность неформальных коммуникаций между руководителями и подчиненными.

     В результате анализа коммуникаций в  ООО «Агат-тур» было установлено, что:

     1. По субъекту и средствам коммуникаций  больше всего преобладают межличностные коммуникации, которые проявляются без помощи технических средств и информационных технологий. Межличностная коммуникация в малой группе, где каждый индивидуум имеет равный шанс участвовать в обсуждении, может быть легко услышан и взаимодействовать с другими – это самый характерный для такой организации, как «Агат-тур». При этом возможности обратной связи ничем не ограничены. Заметны личностные коммуникации как случайный обмен информацией между людьми при встрече, так как люди ощущают постоянную потребность в общении.

     2. По форме общения, коммуникации  в организации происходят при  помощи устной речи, то есть  вербальные.

     3. По каналам общения, наряду  с формальными коммуникациями  присутствуют и неформальные.

     4. По пространственному расположению  каналов или организационному признаку коммуникации в «Агат-тур» происходят по горизонтальному признаку из-за малого количества структурных единиц, но периодически возникают и вертикальные  коммуникации.

     Благоприятный социально-психологический климат в «Агат-тур», в основном, характеризуется на данный момент следующими положениями:

     1. Ценности и отношения в коллективе  соответствуют, главным образом,  ценностям и задачам общества, то есть социально одобряются, и одновременно соответствуют  ценностям и задачам организации. 

     2. В межличностных отношениях развиты взаимное доверие и уважение друг к другу.

     3. Существует достаточная взаимная  информированность по значимым  вопросам.

     Таким образом, цели и задачи реализованы.

Список  использованных источников

1. Кричевский Р.Л. «Если Вы руководитель» - М.: Издательство «ДЕЛО», 2008г.
2. Ладанов И.Д. «Практический менеджмент» - М.; Издательство «Элник», 2007г.
3. «Менеджмент»: Дайджест основных разделов и тем / Под ред. А.К. Казанцева – Спб.: СПбГИЭА, 2005г.
4. Коротков Э.М. Менеджмент. – М.: ИНФРА-М, 2009.
5. «Менеджмент организации»: Учебное пособие / Под ред. 3.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. - М.: ИНФРА-М, 2009.
6. «Основы менеджмента»: Учебное пособие - 2-е изд. - М.: Издательский Дом «Дашков и Ко», 2008.
7. «Основы предпринимательской деятельности»: Учебное пособие / Под ред. В.М. Власовой. - М.: «Финансы и статистика», 2006.
8. Управленческие решения: Учебное пособие для студентов вузов и колледжей Изд. 3-е: Юкаева В.С., 2006.
9. Основы менеджмента М. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури Издательство:  Вильямс, 2009 г.
10. «Основы менеджмента» / Под ред. А. И. Афоничкина. – СПб.: Питер, 2007.
11. «Менеджмент»: Учебное пособие / О. С. Виханский, А. И. Наумов. – М.: «Экономистъ», 2007.
12. Оксинойд К.Э. Организационное поведение. М.: КноРус, 2009.
13. Драчева Е.Л., Юликов Л.И. Менеджмент. М.: Academia, 2009.
14. Лифшиц А.С Управленческие решения. М.: Кнорус, 2009
15. Менеджмент: Учеб. пособие. Басовский Л.Е. — М.: ИНФРА-М,2007.
16. http://www.pressclub.host.ru/
17. http://www.erudition.ru/