Влияние коммуникационного процесса на эффективность управления

  Организационные  коммуникации  затрагивают только  одну конкретную фирму и включают в себя часть межличностных коммуникаций, которые возникают между сотрудниками данной фирмы.

  В тоже время межличностные коммуникации включают в себя организационные  коммуникации.

Барьеры на пути организационных коммуникаций:

искажение сообщений. Возможные причины: непреднамеренно, в результате затруднений в межличностных  коммуникациях; сознательно, когда  кто-либо из менеджеров среднего звена  не согласен с сообщением и модифицирует его таким образом, чтобы сообщение отражало его интересы; в результате фильтрации; из-за статусных различий; из-за страха перед наказанием или при ощущении бессмысленности коммуникации;

информационные  перегрузки — превышение реальных возможностей системы и входящих в нее людей обрабатывать информацию;

неэффективная структура организации — чем  выше в организации вертикаль  власти (количество иерархических уровней), тем больше вероятность искажения  информации;

некомпетентность  персонала — коммуникативная, профессиональная и методологическая;

неэффективный способ организации работ и распределения  задач;

конфликты как между подразделениями, так  и между людьми.

Пути  повышения эффективности организационных  коммуникаций:

создавайте  системы обратной связи;

регулируйте информационные потоки;

предпринимайте  управленческие действия, способствующие облегчению обмена информацией по вертикали  и горизонтали.

развертывайте системы сбора предложений;

используйте внутриорганизационные информационные системы: корпоративные печатные издания, стенгазеты, стенды, Интернет и т. п.;

  применяйте  достижения современных информационных технологий.

  Таким образов, преграды, возникающие при  межличностных и организационных  коммуникациях, по своей сути практически  ничем не отличаются друг от друга.

  Коммуникация  считается успешной, если получатель информации понимает её содержание адекватно  тому смыслу, который в нее вкладывает отправитель, т. е. Менеджер. В противном случае имеет место безуспешная коммуникация.

  Факторы, уменьшающие возможности успешной коммуникации, называются коммуникационными барьерами (преградами).

  Различают коммуникационные барьеры макро — и микроуровня.

  Макробарьеры  коммуникаций препятствуют успешной коммуникации в целом.

  К таким барьерам относятся:

• перегрузка информационных сетей и искажение информации;
• потребность во всё более сложной информации;
• интернационализация деловых контактов и возрастание роли иностранных языков и т.п.

  Микробарьеры  коммуникаций препятствуют успешной коммуникации в конкретных узких сферах. К ним относятся:

• отношение источника (отправителя) информации к получателю (адресату);
• отношение адресата к источнику информации;
• восприятие получателем информации многозначных слов;
• отсутствие обратной связи.

  Все преграды, возникающие в процессе межличностных и организационных  коммуникаций также можно представить в виде схемы. (Схема 1)

  Затрудняют  коммуникации также предвзятые представления  людей, отвергающие новые идеи в  силу их новизны, кажущейся с первого  взгляда сомнительной или в силу устойчивого мнения, порожденного определенными условиями (стереотипы).

В результате искажается восприятие сообщения, замедляется  и искажается процесс обратной связи, снижается результативность данного сообщения. [10; 238 – 239]   
 
 

  1.4. Эффективность коммуникаций в менеджменте

  Эффективность    коммуникаций   различна.  Данные    зарубежных   исследований    показывают,   что результативность     горизонтальных     связей     достигает    90 %, вертикальных    -    20-25 %,    (т. е.    такое    количество    исходящей    от дирекции     информации    доходит    до    рабочих    и    правильно    понимается    ими).    Другими   словами,    исполнители    способны реализовать    свои   функции,    располагая    лишь   пятой    частью предназначенной     им    информации.

  Недостаточную    эффективность   вертикальных   как   восходящих,   так   и нисходящих    коммуникаций   подтверждают   данные   о   том,   что ближайший   начальник   рабочих   (бригадир),   покидая   кабинет   первого руководителя    предприятия,   выносит    только   30%    информации,    а управляющий    цехом   -   около   40%.   Коммуникации    снизу    вверх   ещё более   неэффективны,   так   как   до   начальства   доходит   не   более 10% информации. Это убедительно свидетельствует о существующих неиспользованных  резервах    в   организации    коммуникаций,   возможностях их   качественного   улучшения.

  Успех    коммуникационных    процессов    органически    связан    с    нормами     этического    поведения,    как    со   стороны    получателя,    так    и со    стороны    отправителя     информации.

  Также   особую    роль     в     эффективности    коммуникаций    играет построение    сообщений.      Необходимо    соблюдать    при      построении сообщения     такую     последовательность:   от    внимания   к   интересу,    от интереса    к    основным    положениям,    от     них   -   к    возражениям    и вопросам,    далее    к    заключению    и    призыву    к    действию.

  Чтобы      избежать     ситуации     быть     непонятым    собеседником,     следует     стремиться   к   простоте  сообщения,  использовать  словарный состав         повседневной       речи        даже       при        общении    с    образованным    и    проницательным      человеком.     Одновременно            надо     учитывать,     что     доверие     к     себе     можно     подорвать,     если привести      только      один      ложный      или      искаженный      факт      из ста,     хотя    99      могут      соответствовать      действительности.

Чем больше различие между тем, что было передано и что было получено,

тем беднее межличностная коммуникация. Так, например,

профессионалы обычно имеют трудности в коммуникации с публикой

в силу того, что они кодируют значение в формы, понятные только людям

их круга (аббревиатура инженеров и чиновников, юридические

термины, тексты контрактов и анкет и т.п.). Полное различие в переданном

и полученном значениях означает отсутствие у  участников

процесса  чего-то общего, так как сами собой  вербальные и невербальные

носители  значения не имеют.

Послание  посредством передатчика поступает  в передающий канал,

доводящий его до заданного адресата. Передатчиком может быть

как сам  человек (его тело и голос), так  и техническое средство (телефон,

радио, телекс, телефакс, телевизор, компьютер, робот и т.п.), а

также химическое или физическое состояние  среды (жидкость, газ,

твердые вещества, радиация, свет и т.п.). В  качестве каналов используется

сама  среда (воздух, вода и свет) и различные  технические устройства

и приспособления (линии, волны и т.п.). Так, например, разговор

двух  лиц может осуществляться непосредственно  по телефону или по

радио. Как только передача послания или  сигнала началась, коммуникационный  процесс выходит из-под контроля средства или человека, его пославшего. Отправленное послание обратно вернуть уже нельзя. В этот  момент  заканчивается этап отправления  и  начинается  этап получения  передаваемой информации и понимания ее значения.

Канал выводит послание на приемник, который  фиксирует получение

данного послания по другую сторону канала. Если в ходе движения

по каналу в послании меняются его носители (кодовые знаки) или

формы, то прием считается не состоявшимся.

Тот, кого достигло и кому было адресовано послание, называется

получателем. Это еще одна ключевая роль, выполняемая участником

межличностной коммуникации, которая заключается  не только в фиксации

получения послания, но в значительной степени  в раскодировании

этого послания в понятное и приемлемое для получателя значение.

Раскодирование  включает восприятие (что получил) послания получателем,

его интерпретацию (как понял) и оценку (что и как  принял).

Получить  — еще не означает понять, а понять — это еще не значит принять.

Эффективная коммуникация устраняет причины  для непринятия

послания.

     Различают межличностные и организационные коммуникации. Если проблемы межличностных коммуникаций кроются в индивидуальных особенностях людей и контексте передачи сообщения, то основным фокусом организационных коммуникаций становится создание эффективной системы передачи сообщений. 

Специалисты по менеджменту сформулировали десять правил эффективного слушания, которые  помогают преодолеть барьер восприятия:

прежде  всего перестаньте говорить;

помогите  говорящему раскрепоститься;

покажите, что вы готовы слушать;

устраните раздражающие моменты;

сопереживайте говорящему;

будьте  терпеливы;

сдерживайте свой характер;

не допускайте споров и критики;

задавайте вопросы;

и еще  раз: перестаньте говорить. 

Существует  множество способов повышения эффективности  межличностных коммуникаций. Перечислим лишь некоторые:

проясняйте  свои идеи до того, как начнете их высказывать (передавать другим людям);

будьте  восприимчивы к возможным семантическим  проблемам;

следите за выражением своего лица, жестами, позой, интонациями;

выражайте открытость и готовность понимать;

добивайтесь установления обратной связи, используя  следующие приемы:

задавайте вопросы;

попросите собеседника пересказать ваши мысли;

оценивайте  язык поз, жестов и интонаций собеседника, которые могут указывать на замешательство и непонимание;

контролируйте первые результаты работы;

всегда  будьте готовы ответить на вопросы. [9; с. 424] 

  Следует отметить, что неудовлетворительное состояние внутриорганизационных    коммуникаций   чревато серьезными последствиями, в частности,  психологического  характера и для администрации, и для рядовых работников. Опыт выдающихся менеджеров, практика функционирования     преуспевающих     компаний     свидетельствует   о   том,  что   эффективное    управление    невозможно   без   отлаженных коммуникаций.     Принятие      решений,     инновационная      политика, создание     благоприятного     психологического    климата,   стимулирование людей - всё    это      требует   детальной    информации.   И     когда   её    нет,     когда      воцаряется      информационный      хаос,      организации   грозит крах. 
 
 
 

2.Коммуникационный процесс в российской фирме ООО «Агат-Тур»