Ведение делового совещания

3

МИНОБРНАУКИ РФ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

АЛТАЙСКИЙ ГОСУДАРССТВЕННЫЙ КОЛЛЕДЖ

Курсовая работа

по дисциплине «Менеджмент»

Тема: Ведение делового совещания

                                                  Выполнила студентка

                                              гр. Мт-901 курса 2

                                      Фролова Т. С.

                                                  23 мая 2011г. ______

                                                                     Руководитель: Часовских Т.М.

                                                                   __________   _________

                                                                                                                                                    (оценка)                                 (подпись)  

Барнаул 2011

Оглавление:

Введение

Проблемы ведения деловых совещаний являются ключевыми для достижения организационной эффективности и побуждение людей к достижению общих целей. Поэтому данная тема является очень актуальной на протяжении уже нескольких столетий, при этом предела совершенствованию технологии ведения деловых совещаний нет.

Выбранная мною тема актуальна еще тем, что проблеме этики общения в бизнесе в последнее  время в период рыночных отношений уделяется особое внимание, т.к. это прежде всего связано с экономическим  ущербом,  который наносит фирме неэтичное поведение сотрудников и деловых партнеров. Ведь особенность современного менеджмента  состоит  в  его направленности на обеспечение  рационального  ведения  хозяйства  на  уровне фирмы в условиях дефицитности  ресурсов,  необходимость  достижения  высоких конечных результатов с минимальными затратами, оптимальной  адаптации  фирмы  к  новым  рыночным  условиям.

Общеизвестен тот факт, который является законом, что при проведении любых дипломатических процедур главным является переговорный процесс. Не исключение экономика и бизнес. Для заключения любой сделки так же необходимы переговоры. Умение общаться с деловыми партнерами и убедить их согласиться или не согласиться с какими-либо условиями контракта, может в значительной степени повлиять на уровень прибыли, да и на успех бизнеса в целом.

С другой стороны умение убедить своих подчиненных или опровергнуть их неправильные действия так же является очень важным фактором.

Целью курсовой работы является изучение ведения приемов делового общения между партнерами и персоналом, а также роль деловых совещаний в менеджменте.

В рамках поставленной цели решались следующие задачи:

- значение деловых совещаний вообще, их сущность, способы, типы, концепции,

   классификации и методы проведения;

- характеристика технологии подготовки к совещанию и его проведению;

- психологические аспекты проведения совещания и правила поведения;

- анализ хозяйственной деятельности предприятия ООО «Альянс-тур»;

- анализ деловых совещаний на примере ООО «Альянс-Тур»

Основными методами исследования явились: метод теоретического анализа процесса деловых совещаний, и практический анализ хозяйственной деятельности и деловых процессов на исследуемом предприятии.

1.       Значения деловых совещаний в менеджменте

1.1 Деловые совещания: понятие, сущность, классификация и типы совещаний

Деловые отношения  тесно  связаны  с  общением,  взаимодействием производственной деятельности. Оно  представляет  собой  сферу  коммерческих  и   административно-правовых, экономико-правовых и дипломатических отношений.

Что  касается менеджеров, предпринимателей,  организаторов  производства,  людей,  занятых   в   сфере управления,  то  коммуникативная  компетентность  для  представителей   этих профессий представляет важнейшую часть их профессионального облика.

Практика деловой жизни показывает, что деловые совещания более эффективны, чем просто административные решения узкого круга управленцев.

Совещание - это форма делового общения коллектива (группы) с целью обмена информацией и принятия коллективного решения по актуальным для данного коллектива проблемам, по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения. Коммуникантами в этой ситуации становятся: коммуникативный лидер (например, руководитель подразделения, отдела или один из ведущих сотрудников, которому поручено подготовить и провести совещание) и участники совещания, как правило, специалисты, в чьей компетенции находится данная проблема, или те, кому придется ее решать.

Порой именно продуктивные деловые совещания служат “ключом” к секрету развития организации и повышению  прибыльности ее функционирования.

Потребность проведения совещаний очевидна.

Можно различать типы совещаний в зависимости от управленческих функций.

Типы совещаний:

       совещания по планированию (на таких совещаниях обсуждаются вопросы  стратегии и тактики деятельности организации, ресурсы, необходимые для реализации планов);

       совещания по мотивации труда (обсуждаются проблемы производительности и качества труда коллектива, отдельных работников. Рассматриваются проблемы удовлетворенности персонала, причин низкой мотивации, возможности ее изменения, моральное и материальное стимулирование. Кроме того, предметом обсуждения на таком совещании становятся вопросы дисциплины, повышения включенности людей в дело, развития у них приверженности фирме, корпоративной культуре);

       совещания по внутрифирменной организации (предметом обсуждения на таком совещании становятся: вопросы структурирования организации, координации действий структурных подразделений; проблемы делегирования полномочий, внесение корректив в структуру или направление деятельности организации из-за изменений во внешней среде, вопросы ответственности и др.);

       совещания по контролю за деятельностью работников (посвящены, как правило, обсуждению результатов той или иной деятельности, достижению поставленных целей, проблемам срывов, низкой производительности, причинам этих явлений. Обсуждаются вопросы коррекции планов и задач в соответствии со сложившимися обстоятельствами, дисциплинарной ответственности работников, способов контроля и пр.);

       совещания, специфические для фирмы (обсуждаются оперативные вопросы управления в связи с ситуацией в фирме, инновации и возможности их внедрения, проблемы выживаемости, конкурентоспособности, имиджа фирмы, ее стиля).

Классификация совещаний по основным признакам:

По назначению:

       вырабатывающие и принимающие решения;

       разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;

       подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям;

       оперативные (диспетчерские);

По периодичности (частоте) проведения:

       разовые;

       регулярные;

       периодические.

По количеству участников:

       узкий состав (до пяти человек);

       расширенные (до двадцати человек);

       представительные (свыше двадцати человек).

По степени стабильности состава участников совещания:

       с фиксированным составом;

       с приглашаемыми по списку, составленному для каждого совещания;

       комбинированные.

По принадлежности:

       партийные (и других общественных организаций);

       административные;

       научные и научно-технические;

       объединенные.

По масштабам привлечения участников:

       федеральные;

       республиканские;

       отраслевые;

       региональные;

       городские;

       районные;

       внутренние.

По месту проведения:

       местные;

       выездные.

По основной задаче:

       информационные  или  инструктивные совещания (служат для передачи  служебной информации. Проводят с целью обобщения определенных сведений и изучения руководством различных точек зрения на возникающие проблемы. Их целесообразно использовать в случае  отсутствия  времени  для письменных  распоряжений   или   при   желании   руководителя   эмоционально воздействовать  на  подчиненных).

       оперативные (целью оперативных совещаний является  получение  руководством  информации  о текущем  состоянии  дел,  выработки решений оперативного характера, постановки соответствующих задач перед исполнителями, принятие  оперативных  решений   и   контроль   их использования. Оперативные совещания проводятся регулярно, всегда в одно и то же время, список участников постоянный, специальной повестки дня не имеется, они посвящаются неотложным задачам текущего и последующих 2-3 дней).

       проблемные (цель - поиск наилучших решений, определение проблем в кратчайшие сроки).

2.       Обзор основных задач совещаний и их роль в менеджменте

Задача делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений, а это значит, руководителю совещания нужно иметь способность адаптироваться в сложившемся коллективе, быть коммуникабельным, умеющим работать с аудиторией, и работать на положительный конечный результат.

Кроме своего прямого назначения, каждое рационально организованное совещание решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссов, приобретают культуру общения и т.п. Для некоторых сотрудников пребывание на деловом совещании - единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления.

Деловое совещание - элемент управленческой деятельности руководителя, наиболее распространенная форма управления, позволяющая:

       использовать коллективный разум, знания и опыт специалистов для решения сложных проблем;

       организовать обмен информацией между отдельными работниками и структурными подразделениями;

       оперативно доводить конкретные задачи до непосредственных исполнителей.

В случае если решить какой-то деловой вопрос самостоятельно трудно, на помощь приходит совещание. Но, для успешного проведения делового совещания требуется немало знаний, усилий и, конечно, предварительная подготовка. Ведь так просто превратить рабочую встречу коллег в бесполезный разговор.

Как свидетельствует опыт, деловые совещания далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения. Недостаточно  хорошо  подготовленные  и  плохо  проведенные   совещания, созываемые по каждому поводу,  наносят  большой  вред,  так  как  «пожирают» дорогостоящее время, отрывая людей от основной работы. От того, насколько успешно будет проведено совещание, зависит также дальнейшая работа всей команды.

Формы делового обсуждения очень разнообразны, поэтому очень важно - обоснование и актуальность выбранной темы. Подводя итоги по основным задачам можно с уверенностью сказать, что совещание, как форма делового разговора имеет много положительных сторон:

Во-первых, оно повышает эффективность мышления, интеллектуальные результаты не складываются, а умножаются, во-вторых, в процессе совещания укрепляется состав работников, происходит включение интересов отдельных работников, способствует решению коллективных задач, а также повышается квалификация его состава, и, в-третьих, в совместной мыслительной работе раскрывается талант каждого из них.

Существует ряд общих правил проведения любых собраний, независимо от повода, по которым они созываются. Если следовать этим правилам, встречи проходят успешно, с пользой для всех присутствующих и заканчиваются вовремя.