Управление неформальной организацией и методы повышения эффективности групп

Более ранние авторы считали, что знают, как справиться с неформальной организацией, – надо просто уничтожить ее. Сегодняшние теоретики считают, что неформальная организация может помочь формальной организации в достижении ее целей. Скотт и Дэвис предлагают решить этот вопрос следующим образом:

1. Признать существование неформальной организации и осознать, что ее уничтожение повлечет за собой уничтожение и формальной организации. Поэтому руководству следует признать неформальную организацию, работать с ней и не угрожать ее существованию.

2. Выслушивать мнения членов и лидеров неформальных групп. Развивая эту мысль, Дэвис пишет: «Каждому руководителю надлежит знать, кто является лидером в каждой неформальной группе и работать с ним, поощряя тех, кто не мешает, а способствует достижению целей организации. Когда неформальный лидер противостоит своему работодателю, его широкое влияние может подорвать мотивацию и удовлетворенность выполняемой работой у сотрудников формальной организации».

3. Перед тем, как предпринять какие-либо действия, просчитайте их возможное отрицательное воздействие на неформальную организацию.

4. Чтобы ослабить сопротивление переменам со стороны неформальной организации, разрешите группе участвовать в принятии решений.

5. Быстро выдавайте точную информацию, тем самым препятствуя распространению слухов.

Методы управления неформальной организацией

Руководством  компаний  при  управлении  неформальными  организациями могут  применяться  различные  методы воздействия. Назовем основные из них:

1. Консультации с группами. Обычно  индивидуумы  и  группы  лучше  реагируют  на  затрагивающие  их решения , если с ними заранее  советуются.  Консультации  с  группой  вместо попытки навязать ей произвол, говорят об уважении к  достоинству  группы  и отдельного человека, а также ослабляют сопротивление переменам  со  стороны неформальной организации.

Коллективные обсуждения также способствуют укреплению сотрудничества и в других отношениях. Во-первых, они дают возможность  группе  и  ее  членам взять на себя часть заслуг в принятии решения – это неосязаемая  ценность, которая порой имеет очень важное значение.  Во-вторых,  они  удовлетворяют желание группы и  ее  лидеров  получить  определенный  статус.  В-третьих, консультации  зачастую  улучшают  взаимопонимание  между  группой  и  высшим руководящим  составом  организации.  Когда  решение  спускаются   сверху, работники  могут  приписывать  указаниям  самые  разные  мотивы  и   скрытые намерения  и  весьма  неправильно  их  толковать.  С  помощью   консультаций руководители и  рабочие  группы  имеют  возможность  убедить  друг  друга  в обоюдных  добрых  намерениях   и   это   может   способствовать   разрушению представления о неизбежном между ними конфликте интересов. Конечно,  когда реальный конфликт интересов существует – по вопросу  о  заработной  плате, например, - то, может быть, консультация и не поможет его  устранить.  Но даже  в  этом  случае,  получив  возможность  поставить  себя   на   место руководителя и понять, как данная проблема  выглядит  с  точки  зрения  его обязанностей, группа может с большей готовностью согласиться  с  неприятным решением

Консультации – это важный механизм защиты групповых ценностей,  потому что они позволяют группе заранее  изложить  свои  цели  и  воспрепятствовать решениям, которые в случае принятия были бы затем  обязательно  отменены, но уже с ущербом для престижа предложивших их кругов.  Подобным  же  образом консультации, позволяя заранее оценить реакцию участвующей в них  группе, помогают  избежать непопулярных решений, способных оказать столь разрушительное воздействие на моральный дух, что оно свело бы на нет  любые возможные выгоды от этих решений.

В  последние  годы  совещательные  методы  приобретают   все   большую популярность, однако, во многих  организациях  консультативной  практики  до сих пор избегают как высшие, так и низовые руководители, которые  полагают, что она повлечет за собой снижение их статуса,  ограничив  их  “права”  в реализации властных полномочий.

2. Обучение и внушение.

Организации  необходимо  сформировать  у  своих  служащих   лояльность посредством   обучения   или   пропаганды.   Для   этой   цели    необходимо “рекламироваться” перед всеми ее членами либо с помощью специальных  учебных курсов  и  общих  собраний,  либо  другими  способами.  Организации  нужно стараться убедить своих сотрудников в том,  что  все  содействующее  целям организации, наилучшим образом содействует и целям  отдельного  человека, даже если в конкретных случаях это и  не  очевидно.  Устраивая  вечеринки, клубы и спортивные соревнования, организация  может  попытаться  создать  у своих служащих ощущение принадлежности к “одной  большой  семье”.  Некоторые учреждения стараются информировать всех своих  работников  обо  всех  важных решениях и о том, что за ними стоит. Обычно этот прием создает  у  человека ощущение, что он – часть организации и что ее удачи это  и  его  удачи.  На низовом уровне этот прием сводиться к объяснению людям причин,  по  которым осуществляется то или иное назначение на должность,  или  того,  как  их скромная работа соотносится  с важными  целями  организации. Использование этого метода бесспорно влияет на  позицию  многих  людей  и  поэтому  служит важным механизмом управления.

3. Обеспечение лояльности руководящих работников.

Высшее руководство обычно старается завоевать преданность  руководящего состава – начальников подразделений, филиалов , отделов и  бюро  ,-  или  , другими  словами  ,   добиться   их   самоотождествления   с   организацией. Руководство  делает  это,  поощряя  их  приверженность  организации  путем создания  клубов  руководящих  работников,   отведенных   специально   для руководителей столовых в  учреждениях,  а  также  посредством  официальных обедов и конференций. Усилия  тут  направлены  на  создание  базовой  группы руководителей, с тем чтобы отвоевать  лояльность  отдельного  начальника  у коллектива, которым он руководит.

После того как администрация добилась лояльности своих  руководящих, они  становятся  защитниками  точки   зрения   организации   перед   своими коллективами. Довольно редко бывает легко завоевать  лояльность  руководящих работников и тем самым добиться их  самоотождествления  с  организацией.  На каждом администраторе всегда висит бремя, тянущее его  вниз.  Он  не  может быть  совершенно  невосприимчивым  к  позициям  и  требованиям   нижестоящих работников.    Противовесом    его    человеческим    склонности    находить удовлетворение в самоотождествлении со  своими  подчиненными  может  служить лишь  перспектива  большего  удовлетворения  в   качестве   компенсации   за отождествление с теми , кто занимает более высокое положение.

4. Замена руководителя “среднего звена”.

  Если  добиться  лояльности  главы  подразделения  не  удалось, то учреждение может заменить его – и порой заменяет – тем,  кто  ему  предан. Однако  применение  этого  метода  имеет  свои  пределы.  Во-первых,  если трудовой  коллектив  отказался  способным   удержать   лояльность   прежнего руководителя, он вполне может оказаться способным  и  завоевать  лояльность нового. Не знакомый прежде с работой руководитель  вынужден  в  значительной степени  опираться  на  профессиональные советы   своих   подчиненных. Он подвергается такому же давлению со стороны организации и групп, как  и  его предшественник.  Он  сталкивается  с  теми  же  явлениями.  Он  каждый  день общается с подчиненными, которых в конце концов начинает любить и  уважать. Вряд ли возможно, чтобы такое  множество  воздействий  не  оставило  в  нем глубокий след.

Во-вторых, в тех случаях, когда новый руководитель  сопротивляется самоотождествлению  со   своим   подразделением   и   сохраняет лояльность учреждению в целом, появляются новые трудности. Прежний разрыв в цепочке отождествлений между подразделением  и  учреждением  может  смениться  новым пробелом между руководителем и его подразделением. Новый руководитель  может не суметь обеспечить сотрудничество и необходимый вклад своих подчиненных, и положение с точки  зрения  учреждения  может  оказаться  не  лучше,  чем прежде.  Поэтому  замена   руководителей   –   это   механизм ограниченной пригодности для укрепления лояльности со стороны структурного  подразделения по отношению к учреждению, в которое оно входит.

5. Перевод сотрудников на другое место работы.

Многообещающим механизмом укрепления лояльности  членов  организации  и усиления их  самоотождествления  с  организацией  в  целом  служит  практика частых переводов сотрудников  из  подразделения  в  подразделение.  Подобная практика , если ей строго и  разумно  следовать  ,  вероятно  ,  приведет  к появлению в  организации  значительного  числа  людей  ,  обладающих  весьма разнообразным опытом , что способствует самоидентификации с  более  крупными структурными подразделениями , - хотя нет никаких оснований полагать  ,  что такая  практика  полностью  уничтожит  преданность  работников  неформальным группам. Подобные индивидуумы, широко отождествляющие себя  с  организацией, призваны стать своеобразным корпусом мессионеров организации  и  послужить противовесом разобщающим силам отождествления с узкой группой.

6. Размещение кабинетов.

Еще один механизм воздействия заключается  в  правильном  распределении кабинетов.  Уже  отмечалось,  что  служащие  встречаются  и  устанавливают неформальные отношения с теми, кто работает рядом с ними,  чаще,  чем  с теми,  кто  работает  в   отдалении.   Поэтому   формированию   настоящего руководящего аппарата отдела или управления может способствовать  размещение руководителей в одном месте или на одном этаже. Термины “верхний  этаж”  или “передний кабинет”, часто применяемые  к  высшему  руководящему  составу, вероятно, происходят от соответствующего расположения кабинетов.

7. Признание естественных лидеров.

Решающий административный механизм контроля за групповым  поведением  – это выявление естественных лидеров и управление  ими.  Один  из  современных теоретиков Дэвис,  развивая  эту  мысль,  пишет:  “Каждому  руководителю надлежит знать,  кто  является  лидером  в  каждой  неформальной  группе  и работать с ним, поощряя тех, кто не мешает,  а  способствует  достижению целей   организации.   Когда   неформальный   лидер   противостоит    своему работодателю,  его   широкое   влияние   может   подорвать   мотивацию   и удовлетворенность   выполняемой    работой    у    сотрудников    формальной организации”.

Если естественный лидер находится вне формальной организационной  схемы, он зачастую рассматривается как “возмутитель спокойствия”. Он может  стать центром коллективного сопротивления влиянию  организации,  и  если  в  нем сильно развита склонность к доминированию, т.е. если он  активно  проявляет властолюбие,  то  он  ,  возможно  ,  начнет  сознательно  или  неосознанно совершать поступки , которые позволят ему возглавить неформальную группу в ее сопротивлении организации. Способный  человек  на  должности  много  ниже своих возможностей может просто от отчаяния направить свою энергию на  то, чтобы  стимулировать  недовольство  в своем  трудовом   коллективе. Такие личности  часто  становятся  организаторами  группировок,   которые   они вовлекают в заговор с целью добиться официального лидерства в организации, на их взгляд, принадлежащего им по праву. Бдительному  руководству  нередко удается контролировать и использовать  эти  разрушительные  тенденции  путем “поглощения”  естественных  лидеров   и   предоставления   им   официального признания. Часто после того, как лидеры “захвачены”, начавшаяся  революция терпит поражение.

Поскольку количество  руководящих  постов  в  организационной  иерархии ограничено,  проблему  естественного  лидера  не   всегда   можно   решить повышением. Порой альтернативное решение  дает  горизонтальное  перемещение. Человека, виновного в горизонтальном проступке (нарушителя с  точки  зрения организации в целом), можно перевести на такую должность, где он  способен принести меньше вреда , или же  его  можно  переводить  достаточно  часто  , чтобы у него не было времени нанести вред.

8. Обмен информацией в организации.

  Процесс обмена информацией в организациях условно  можно  разделить  на две категории: формальная и неформальная передача информации.

В  каждой  организации  существует  некая  официальная  структура,  с помощью которой сведения передаются по  назначению.  Но  эта  формальная  их передача дополняется  большим  количеством  информации,  передача  которой происходит от желания и даже нетерпения  работников  поделиться  ею  друг  с другом даже тогда , когда это официально не разрешено или даже запрещено.

  Система  неформальной  передачи   информации   является   одновременно необходимой, неизбежной и иногда раздражающей. В то  время  как  она  часто дает возможность  организации  быстрее,  чем  по  формальной  процедуре, получать информацию и приспособиться к меняющимся условиям, она  же  вносит разлад  в  официальные  соотношения  полномочий  и  затрудняет  координацию.

Довольно  часто  неофициально  переданная  информация  бывает  искаженной  и неверной, поскольку она не подлежит официальному контролю.

  Гибкое использование развитой  системы  формальной  и,  что  особенно важно,  неформальной  передачи  информации  дает  возможность  организации выполнять свои  задачи  быстро  и  оперативно.  При  этом  сотрудники  могут достичь полноты понимания,  а  руководству  организации  добиться  большего влияния на неформальные группы, что было бы  невозможно  при  наличии  лишь формальной системы.

Как повысить эффективность групп

Кроме задачи управления неформальными организациями с целью использования их потенциальных выгод и уменьшения отрицательного воздействия, руководство, очевидно, должно также повышать эффективность командных групп и комитетов. Поскольку эти группы представляют собой намеренно созданный компонент формальной организации, большая часть того, что мы излагаем по вопросам управления организацией, относится также и к ним. Как и всей организации в целом, чтобы добиться эффективности функционирования, группам требуется планирование, организация, мотивация и контроль деятельности.

Ввиду этого в данном разделе мы сосредоточим свое внимание только на одном аспекте функционирования малой группы, по мнению многих руководителей, самом трудном, а именно — на повышении эффективности проведения собраний, где решаются проблемы и принимаются решения. В зависимости от характеристики группы и способа руководства ею собрание может являться бесплодным упражнением или чрезвычайно эффективным инструментом, где соединяются талант, опыт и способность генерировать новые идеи. Перед тем, как мы представим некоторые конкретные рекомендации относительно того, как сделать собрание эффективным, позвольте сначала рассмотреть общие факторы, влияющие на эффективность работы группы.