Управление коммуникациями в современной организации

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ

ФАКУЛЬТЕТ УПРАВЛЕНИЯ 

КАФЕДРА  УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ 

2 курс очного  отделения

Специальность

“Менеджмент организации”

Группа 21 ФУ 
 
 

КУРСОВАЯ      РАБОТА

по  дисциплине “Организационное поведение” 
 
 

На  тему: Управление коммуникациями в современной организации

Исполнитель: Пирогов В.И.

Научный руководитель: к.э.н., доцент Иванова Е.А. 
 
 
 
 
 
 
 

Москва 2009

СОДЕРЖАНИЕ 

Введение  ………………………………………………………………….............3

1. Теоретические аспекты коммуникации в организации …….………………    6

1.1. Сущность и виды коммуникаций …………………………………..……    6

1.2.Элементы и этапы коммуникационного процесса……… ……………...    9

1.3Коммуникационные барьеры…………………………………………… .   15

2.Классификация коммуникаций в современной организации………………….20

2.1 Коммуникации между уровнями и подразделениями  …….………......20

2.2  Коммуникационные сети …………………………………..……………..26

3. Пути улучшения коммуникационного процесса на предприятии РОСНО -МС………………………………………………………………..………….......30

Заключение  ……………………………………………………………............... 36

Литература  ……………………………………………………………………    38 
 
 
 
 

Введение

 

В ходе совместной деятельности люди обмениваются различными представлениями, идеями, взглядами, предложениями, знаниями, установками. Все это можно рассматривать как информацию, а сам процесс коммуникации представить как процесс обмена информацией. Именно потому, что без обмена информацией сегодня не обходится ни одна организация, коммуникации можно назвать связующим процессом. А одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Поэтому многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена.

Коммуникация - в широком смысле - обмен информацией  между индивидами через посредство общей системы символов. Коммуникация может осуществляться вербальными и невербальными средствами.

Если  коммуникации налажены плохо, решения  могут оказываться ошибочными, люди могут неверно  понимать чего же хочет от них руководство, или, наконец, от этого могут страдать межличностные  отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяется качество решений и то, как они в действительности будут реализованы.

Коммуникация» и «информация» хотя и различные, но взаимосвязанные понятия. Коммуникация включает и то, что передается, и  то, как передается. Для того чтобы акт коммуникации состоялся, необходимо как минимум наличие двух людей. Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников этого акта. Так, каждый из участников должен обладать способностью видеть, слышать, ощущать или трогать, определять запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также определенной степени взаимного понимания. Власть и информационное общение в организациях занимают различное положение, а в определенном смысле даже противостоят друг другу. Потребность в увеличении объема и содержания такого общения вызывает к жизни соответствующие структурные образования, которые в своей совокупности образуют коммуникативную структуру организации. Такая структура может включать в себя: комитеты, комиссии, оперативные рабочие группы, структуры, концентрирующиеся вокруг менеджеров-интеграторов, матричные формы и, наконец, штабы. Взаимоотношение штаба и линии является показателем состыкованности властной и коммуникативной структур организации. Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Однако, как выяснится далее, коммуникации - это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый шаг - это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том, что делаем, - смысл может быть утрачен.

Цель  значения коммуникаций в организации состоит как в значимости общения в целом, так и в повышении коммуникабельности в процессе своего труда.

     Значение  и роль коммуникаций в развитии общества  просто неизмеримо огромны.  От эффективности  коммуникаций,  в конечном   счете,   зависит отношение к сотрудникам и, конечно же, к начальству. Путь к  успеху самой коммуникации  – это снижение  факторов негативных коммуникаций ,повышение эффективности общения в организации ;  ;  в итоге -  улучшение всех производственных отношений в современной организации.

     В данной работе автор ставит для себя конкретную цель: понять и проанализировать коммуникационный процесс и всё то, что связано с коммуникациями 

     Для реализации поставленных целей необходимо решить конкретные задачи:

• раскрыть понятие коммуникационный процесс при помощи учебной литературы
• обозначить характеристику коммуникаций в современной организации
• изучить пути улучшения коммуникационного процесса на   примере конкретного предприятия

    Предметом исследования в данной работе будут  выступать коммуникации.

    В первой главе раскрывается понятие  коммуникаций, коммуникационного процесса, так же элементы и этапы коммуникационного процесса. Также описываются коммуникационные барьеры. Во второй главе автор исследует характеристику коммуникаций: коммуникации между уровнями и подразделениями. Также, большую роль занимают коммуникационные сети. В третьей главе автор сначала даёт информацию о предприятии (РОСНО-МС), а затем раскрывает Пути улучшения коммуникационного процесса (на примере на предприятии РОСНО -МС).

    При написании данной работы автор использовал  труды М.Х Мескона, .Ф. Лютенса, А.А. Литвинюка, Зингер В/ Ланг Л, материалы статей, посвященных коммуникациями в современной организации, электронных журналов, а также- данные Интернет ресурсов.  
 
 
 

1. Теоретические аспекты коммуникации в организации

1.1. Сущность и виды коммуникаций 

Коммуникации – это обмен информацией между двумя людьми и более.¹ На коммуникации руководители тратят от 50 до 90% времени. И это ясно, если учесть, что руководителю необходимо реализовать свою роль в межличностных отношениях, участвовать в принятии решений и выполнять управленческие функции планирования, организации, мотивации, координации, регулирования и контроля. Все виды управленческой деятельности  основаны на обмене информацией, поэтому коммуникации и называют связующими процессами.

Руководителю  приходится осмысливать большие  объемы информации, среди которой  есть информация, не влияющая на процесс управления. Обмен информацией, которая оказывает влияние на процесс управления, носит название эффективных коммуникаций. Эффективный менеджер – это тот, кто из общего потока коммуникаций умеет быстро отобрать эффективные, т.е. полезные для процесса управления.

Коммуникации  осуществляются в повседневной работе при общении с подчиненными руководителями, на собраниях, при чтении документов, разговорах по телефону, составлении  документов. Коммуникациями признан  весь процесс производства и управления.

Коммуникации  подразделяются на две большие группы: между организацией и её средой и  между уровнями управления и подразделениями.

К первой группе относятся коммуникации, которые  представляют собой информационное взаимодействие с внешней средой: это средства массовой информации, потребители, надзор за качеством продукции, органы государственного регулирования, политические группы, комитеты, поставщики и т.п. Возникновение коммуникаций внутри предприятия в виде собранной, обсуждений, телефонных переговорах, отчетов и т.д., как правило, являются реакцией на воздействие внешней среды.

В качестве коммуникаций для организации используются различные формы. Так, для реализации товара используются программы маркетинга и рекламы. Для соблюдения норм государственного регулирования требуется письменное оформление документов. Изучение рынка ведется при помощи специальных организаций, т.е. существует множество способов коммуникаций.

Ко второй группе относятся межуровневые коммуникации, коммуникации между различными подразделениями, коммуникации «руководитель – подчиненный», коммуникации между руководителем рабочей группой, неформальные коммуникации.

В процессе управления осуществляются коммуникации по вертикали и по горизонтали  между подразделениями. По нисходящей передается информация о принятых решениях на высших уровнях (текущие задачи, конкретные задания, рекомендации). Эта информация может передаваться из одного уровня на другой вплоть до рабочих исполнителей.

Не менее  важными являются  коммуникации и по восходящей линии. Предприятие не может функционировать без информации о ходе производственного процесса. По восходящей передается информация о загрузке оборудования, количестве работающих, поступлений сырья, выпуске продукции и т.д. Иногда возникает ситуация, когда для решения вопроса на низовом уровне требуется вмешательство руководителей высшего звена. И тогда информация по ступеням управления снизу передается на самый высокий уровень. Так, например, вопрос об изменении технологии, возникший на производственном участке, должен решать руководитель организации.

Для координации  задач и действий подразделений  организации требуется обмен  информацией между ними, поэтому  устанавливаются потоки информации между подразделениями по горизонтали. Таким образом координируется деятельность рабочих групп по контролю за издержками, распределением ресурсами, сбытом продукции. Руководители различных подразделений информируют друг друга о ходе внедрения новой техники. Помимо координации действий горизонтальные коммуникации способствуют установлению равноправных отношений между подразделениями, что положительно сказывается на работе всей организации. Две трети всей деятельности на предприятии – это деятельность, основанная на коммуникациях «руководитель – подчиненный». Они относятся к коммуникациям по вертикали, но выделяются в отдельную группу, так как оказывают непосредственное влияние на производственный процесс. Это обмен информацией о способах деятельности, эффективности работы, вознаграждениях, способностях работников, проблемах, изменениях, результатах, усовершенствованиях и т.д.

Поскольку подчинённые объединены в Рабочие  группы, то коммуникации с ними руководителя являются важным компонентом для  достижения эффективности управления. участие в обмене информацией  каждого члена рабочей группы позволяет выработать более правильные отношения группы с руководителем, а руководителю более активно вовлекать подчинённых в дела организации.

Определённую  роль играют также коммуникации с  неформальными группами. Часто мнения, складывающиеся в неформальных группах и поступающие к руководителям по неформальным каналам, дают возможность понимать более правильные решения или предупреждать конфликтные ситуации.

Информационный  процесс охватывает все подразделения  и все стороны деятельности предприятия, поэтому естественно, что его деятельность в значительной степени зависит от эффективности коммуникационного процесса. Но в процессе коммуникаций информация может быть искажена, неправильно понята или воспринята. Эффективность обмена информацией достигается только в том случае, когда одна сторона передает информацию, а другая - правильно её воспринимает. Поэтому главной задачей коммуникационного процесса является обеспечение понимания и правильного восприятия передаваемой информации.  

     1.2. Элементы и этапы коммуникационного процесса 

Коммуникации  пронизывают все элементы организации. Их основная цель — обеспечить взаимопонимание людей, участвующих в информационном обмене. Однако сам факт обмена информацией еще не гарантирует эффективности общения. Довольно часто передаваемое сообщение оказывается неправильно понятым и, следовательно, коммуникации — неэффективными. Для того чтобы лучше понять сущность процесса обмена информацией и условия его эффективности, рассмотрим основные элементы и стадии коммуникационного процесса.

Процесс коммуникации возможно осуществлять при  наличии следующих основных элементов: отправитель, сообщение, канал связи, получатель.²

Отправитель — лицо, стремящееся донести определенные идеи с помощью передаваемой им информации.

Сообщение — информация, имеющая определенную форму и закодированная с помощью соответствующих символов.

Канал связи — средство передачи информации.

Получатель — лицо, которому отправитель адресует передаваемое сообщение.