Тайм-менеджмент как система управления временем

      К _отл = ОТЛ/Ф

      где ОТЛ - время на отдых и личные надобности (мин)

     К _отл =(5+5+10+60)/540=0,15 (директор)

3) Рассчитаем  коэффициент потерь рабочего  времени по вине руководителя, используя формулу:

К_прв = ПР / Ф

 где,  ПР – перерывы, зависящие от  работника

Ф –  фонд рабочего времени без учета  обеденного перерыва

К_прв =5/480=0,01 (директор) [8, с.62]

     Загруженность рабочего дня  у директора находится  в нормальных пределах, но 83% это  все-таки маловато и есть что изменить для наиболее лучшего использования  рабочего времени.

     Показатель, характеризующий величину затрат времени  на регламентированные перерывы составил 15%, и это говорит нам о том, что руководитель использует свое рабочее  время вполне эффективно и процент  времени, затраченного на регламентированные перерывы, не так уж велик.

    Существуют  потери рабочего времени по собственной  вине. Эти показатели нежелательны и поэтому их нужно постараться  устранить и использовать своё рабочее  время более рационально.

        2.3  Предложения по экономии рабочего времени в организации

       Для начала необходимо провести анализ всего рабочего дня и определить, где было затрачено времени больше, чем нужно для той или иной задачи. Только при этом можно понять, какие были допущены временные ошибки.

      Необходимо  проанализировать все виды деятельности, в которых участвовал руководитель. Анализировать можно с точки  зрения двух позиций: позитивных и негативных, т.е. анализировать сильные стороны  и слабые стороны.

      У директора явный переизбыток  по первой группе (инструктаж, контроль и управление), и недостаток по второй (организационно-административная деятельность). Значит, исходя из исследований, им необходимо уделять меньше времени деятельности по первой группе и больше по второй. Также оптимизировать время отличное от рабочей надобности. [9]

      В организации работы руководителя можно  выделить положительные моменты. К  ним относятся: отсутствие опозданий  на работы и ухода с работы по неуважительным причинам, выполнение всех  работ по должностной инструкции. Но было выявлено, что руководитель тратит меньше времени, чем он запланировал на оперативные совещания с начальниками отделов по текущим вопросам. Причиной этому может быть или демократичный  стиль управления, или уверенностью руководителя в самостоятельности  и компетентности починенных в вопросах выполнения заданий и служебных  обязанностей. Так же руководитель не полностью использует время, отведенное на регламентированные перерывы. Это  указывает на возможность возникновения  у него переутомления, усталости, стресса  и привести к падению результативности его работы.

      Остальные виды затрат рабочего времени руководителя также нуждаются в корректировке. Для этого необходимо: рационально  распределить рабочее время внутри недельного и дневного планов; исключить вмешательство в чужие проблемы и обязанности при невыполнении собственных; добиться улучшения взаимодействия с подчиненными, коллегами и вышестоящим руководством; ориентироваться на долгосрочные цели; научиться расставлять приоритеты работ; повысить самодисциплину. [10, с.135] 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

               3 Тайм-менеджмент  как система управление  временем

       Тайм-менеджмент как система управления временем включает в себя ряд элементов, которые, будучи использованными, в совокупности дают значительное сокращение времени, необходимого для осуществления различных производственных процессов. К этим элементам относятся, анализ использования рабочего времени, постановка целей, которые хочет достигнуть руководитель в ходе использования тайм-менеджмента, планирование рабочего времени, выработка различных методов борьбы с причинами нерационального использования временного ресурса. Однако, несмотря на такую довольно стройную систему тайм-менеджмента не следует воспринимать его как аксиому, потому, что каждый человек является единственным, кто может решить для него проблему рационального использования времени наилучшим образом и поэтому наиболее эффективным является личный тайм-менеджмент, который в каждом отдельном случае индивидуален. Однако в общем случае можно применять указанные выше элементы тайм-менеджмента.[11,с.323-375]

     Анализ  – это такой процесс, который  позволяет выявить нерациональное использование рабочего времени, его  причины, а также вычленить из всех причин основные, которые оказывают  наиболее неблагоприятное воздействие  на использование времени.

     Постановка  целей – необходимый этап в  тайм-менеджменте, в ходе которого необходимо ответить на вопрос, зачем тайм-менеджмент вообще нужен для конкретного  человека или на конкретном предприятии. Постановка целей помогает в дальнейшем ориентироваться в том, какие  методы управления временем следует  применять, а какие применять  не следует.

     Планирование  – это такой процесс, в ходе которого осуществляется составление  перечня задач, которые необходимо выполнить за определенный промежуток времени.

     Выработка методов борьбы с причинами потерь времени предполагает, что в ходе предварительного анализа эти причины  были выявлены, и необходимо ликвидировать  их. Для типичных причин существуют различные типичные способы борьбы с ними, однако следует помнить, что  каждый конкретный случай индивидуален и необходимы индивидуальные подходы  к каждой причине в каждом случае.

     Для решения проблем, связанных с  рациональным использованием рабочего времени существует множество методик, имеющих общее название «тайм-менеджмент». Однако нельзя сказать, что тайм-менеджмент – это такая строгая совокупность правил, следуя которым человек сможет максимально рационализировать  свой рабочий день и рабочее время  своих подчиненных. Тайм-менеджмент – это совокупность общих методов  и рекомендаций, и для каждого  человека и организаций следует  подбирать их отдельно, индивидуально. [12, с.15]

     Одним из родоначальников тайм-менеджмента  считается основатель школы научного управления Фредерик Тейлор, который  осуществил хронометраж трудовой деятельности рабочего. Также можно упомянуть  знаменитого Генри Форда, который  ввел на своих предприятиях конвейер и тем самым сократил время  сборки автомобилей и расходы  времени рабочих, сделав их деятельность более специализированной.

     В настоящее время в России одним  из известных специалистов в области  тайм-менеджмента является Глеб Архангельский, который занимается научными разработками данной проблемы [13,с. 27].

        Рассмотрим методики классического тайм-менеджмента. Первым шагом любого руководителя, который серьезно занялся данной проблемой, должен стать анализ использования временного ресурса. Анализ использования времени поможет выявить временные потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля. Такой анализ просто необходим, если не известно, на что вообще расходуется время, не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, не известно, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.

     Чтобы анализировать проблему, нужен достоверный  учет времени. Самый эффективный  способ учета времени – это  ведение записей. При использовании  с этой целью компьютера можно  использовать такие программы как Visual TimeAnalyzer. С ее помощью можно  сэкономить время и получить графическое  изображение своей работы. Также  расходуемое время можно учитывать  в таблицах, в которых должны быть указаны следующие параметры:

     - вид деятельности – для определения  вида деятельности;

     - время начала и окончания соответствующего  вида деятельности;

     - длительность соответствующего  вида деятельности – для определения  необходимого для данного вида  деятельности времени.[14,с.121-156]

     Наиболее  благоприятным является ведение  учета времени в процессе работы, так как при учете времени  «потом» можно забыть некоторые  важные детали.

         Основным же методом, помогающим эффективно использовать рабочее время, является планирование времени. Планирование есть структурирование времени для наиболее хозяйственного его использования при достижении каких-либо целей и задач, стоящих перед руководителем или организацией. Планирование может быть долгосрочным, среднесрочным и краткосрочным.

     Главное преимущество, достигаемое путем  планирования работы, состоит в том, что планирование приносит выигрыш  во времени. Опыт показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном счете к экономии времени  в целом.

Очевидно, затраты времени на планирование не могут бесконечно увеличиваться, существует оптимум, после которого дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным. Не следует  тратить на планирование более 1% общего планового времени.[15,с.69-72] 

     Планирование  всегда осуществляется исходя из целей. Основой для любого планирования служит долгосрочная цель или долгосрочные цели. На основе долгосрочных целей  устанавливаются цели среднесрочные  и краткосрочные. Это происходит следующим образом: исходя и цели жизни или миссии организации, выделяются ряд подцелей, достижение которых  должно способствовать достижению основной цели жизни. Это цели долгосрочного  характера. В каждой из этих целей  выделяется ряд подцелей, желательно по временному признаку (которые должны быть осуществлены в ближайшие годы), достижение которых должно способствовать достижению целей долгосрочного  характера. Таким же образом на основе целей на год выделяются цели на месяц, декаду, день. Далее осуществляется анализ сильных и слабых сторон человека или организации, которые могут  иметь отношение к достижению целей. Это делается для того, чтобы  поощрять сильные стороны и работать над слабыми. Этот анализ служит основой  для среднесрочного и краткосрочного планирования.[16,с. 155]

     Сам процесс планирования заключаются  в том, что формулируются результаты и устанавливаются сроки, которые  отводятся для их достижения. Результаты должны соответствовать целям. При  этом желательно соблюдать некоторые  правила планирования.

     1. Следует осуществлять планирование  в письменном виде. Чтобы план  был не просто перечнем дел,  которые необходимо выполнить  за день, стоит его делать еще  и мотивирующим инструментом  – ориентировать его на результат.  Например, писать в списке не  «сделать то-то», а «то-то сделано», чтобы по окончанию дела можно  было поставить рядом с это  записью жирную галочку. Это  одно из сильных мотивирующих  средств.

     2. Следует учитывать результаты  предшествовавшего анализа использования  рабочего времени. В процессе  данного анализа выявляются ошибки, присущие данному руководителю  в планировании своего рабочего  времени и способы нейтрализации  последствий этих ошибок.

     3. Не следует планировать полностью  весь свой рабочий день. Считается,  что следует планировать не  более 60% своего времени, а 40% оставить незапланированным: 20% непредвиденное  время и 20% спонтанное время.

     4. Следует устанавливать четкие  временные нормы на выполнение  дел и решение проблем, которые  не допускали бы доделку недоделанного  и решение недорешенного в  незапланированное время. Если  эти дела и вопросы должны  были быть решенными в запланированное  время. Практика показывает, что  на любое дело тратится ровно  столько времени, сколько его  есть в распоряжении, поэтому  следует устанавливать четкие  временные рамки, которые бы  позволяли выполнить необходимое,  и при этом не превышали  необходимое для выполнения время.

     5. Для решения вопроса, а перепоручении  дел следует разделить дела  по степени их срочности и  важности. При этом наиболее срочные  и важные задачи следует решать  руководителю немедленно, важные. Но  не срочные можно отложить, остальные  же 2 категории дел (неважные, но  срочные и неважные и несрочные)  следует передавать для решения  подчиненным. Несрочные дела следует  проранжировать по времени, необходимому  для каждого из них и при  появлении свободного времени  можно заняться сокращением этого  списка – для этого желательно  всегда иметь его под рукой.