Тайм-менеджмент как система управления временем

                                                Содержание 

Введение…………………………………………………………………………3

Глава 1. Теоретические основы использования рабочего времени

1.1 Рабочее время, его структура, классификация затрат рабочего времени…5

1.2. Методы  изучения затрат рабочего времени  и трудовых процессов……7

1.3 Условия  и факторы сокращения потерь  рабочего времени …………….11

Глава 2  Анализ использования временного ресурса в «ТехСнабКомплект»

2.1  Общая  характеристика предприятия…………………………………….13

2.2 Анализ  затрат рабочего времени персонала  управления «ТехСнабКомплект»……………………………………………………………15

2.3 Предложения  по экономии рабочего времени  в организации…………18

3 Тайм-менеджмент  как система управления временем……………………...20

Заключение………………………………………………………………………25

Список  использованных источников………………………………………….26 

 

 

     Введение 

     Всем  известная истина – «Время - деньги», похоже, начинает изменять свое значение. По словам одного из лучших аналитиков и практиков брэндинга Марка  Гобе, «время становится дороже денег». И с ним трудно не согласится.

     Многие  известные специалисты подтверждают эту истину считая, что время – это такой специфический ресурс, который в организации стоит на одном месте с основными фондами, рабочей силой, сырьем, но оно имеет особое специфическое свойство: необратимость. То есть если оборудование можно купить, сырье и материалы тоже не являются редким товаром, который необходимо долго разыскивать, то потерянное время невозможно вернуть, невозможно вернуть упущенные в это время возможности, невозможно до решать дела, если условия, в которых они решаются, поменялись.

     Рабочее время большинства современных  руководителей уплотнено до предела, рабочий день не нормирован, и все  же часто не удается завершить  все намеченные дела к заданному  сроку. При этом нарастает такое  ощущение беспомощности перед лавиной  проблем, срочно требующих твоего вмешательства  и чувство того, что нехватка времени  как нехватка воздуха ведет к  тому, что проблемы просто-напросто задавят человека. Все это ведет  к стрессовому состоянию, еще  более усугубляющему положение.

     В такой ситуации единственным решением может стать только применение специальных  приемов и методов, имеющих общее  название тайм-менеджмент. Само слово  «тайм-менеджмент» переводится с  английского языка как «управление  временем», однако следует заметить, что временем управлять невозможно. Действительно, каждый человек имеет  строго определенное количество времени, и у всех людей оно одинаковое. Невозможно как-то повлиять на его количество или скорость его течения. «Управление временем» - это просто громкое название того, что по сути своей является управление самим собой, организацией, людьми с целью ускорения решения проблем, осуществления мероприятий, выполнения работ, действий. Это управление по наиболее рациональному использованию времени.

     Данная  проблема имеет большое практическое значение, как для руководителей, так и для любого человека.

     Приступая к написанию своей работы, я  ставлю перед собой цель раскрыть все многообразие возможностей рационально  использовать и экономить собственный временной ресурс, также выявить методику сокращения непроизводительных затрат этого ресурса. В качестве основных задач будут выступать: рассмотрение теоретических основ использования рабочего времени, нахождение порядка осуществления различных этапов методики тайм-менеджмента и выявление всего многообразия причин дефицита времени.

 

       Глава 1. Теоретические основы использования рабочего времени 

     1.1  Рабочее время,  его структура,  классификация затрат  рабочего времени 

     Труд - это любые умственные и физические усилия, прилагаемые людьми в процессе хозяйственной деятельности. Время, в учение которого человек трудится, называется рабочим днем, или рабочим временем.

     Продолжительность рабочего времени величина изменчивая, но и она имеет определенные границы. Его максимальная продолжительность определяемся двумя факторами: во-первых, человек не может работать двадцать четыре часа в сутки, поскольку ему необходимо время для сна, отдых, принятия пищи, т.е. на восстановление способности трудиться. Во-вторых, граница рабочего времени определяется требованиями морального и социального характера, ведь человеку необходимо не только физическое восстановление сил, но и удовлетворение каких-то духовных потребностей. На фактическую продолжительность рабочего времени оказывают влияние такие факторы, как интенсивность труда, движение фаз промышленного цикла, уровень безработицы. Продолжительность рабочего времени наемных работников определяется соглашениями между предпринимателями и профсоюзами.

     Использование рабочего времени делится на следующие  категории:

     1. Подготовительно-заключительное время  – это знакомство с заданием, получение инструментов, материалов, их раскладка в начале смены  или в начале обработки партии  и все это же в конце смены;

     2. Оперативная работа – время,  но преобразованию предметов  труда, которое делится на основное  и вспомогательное;

     3. 0рганизация обслуживания рабочего  места – время, которое рабочий  тратит на поддержание рабочего  места в состоянии готовности, для производительной работы;

     4. Отдых и личные надобности, зависят  от условий труда;

     5. Непроизводительная работа –  время, которое рабочий тратит  на работу, которая не является  его основной операцией;

     6. Нарушение трудовой дисциплины;

     7. Перерывы по оргтехпричинам, т.е.  не зависящие от работника

     8. Регламентированные перерывы, обусловленные  технологиями [1, с.225].

     С целью систематизации и учета  всех категорий затрат рабочего времени  и для дальнейшего сокращения потерь рабочее время принято  классифицировать.

     Затраты классифицируют по отношению к:

     1. Производственному процессу;

2. Оборудованию;

         3. Исполнителю.

     Все потери рабочего времени подразделяются на целодневные и внутрисменные.

     Целодневные потери рабочего времени.

     Данные  о величине и причинах возникновения  целодневных потерь рабочего времени  можно получить из табеля (первичной  документации) или из отчетов предприятия  о величине целодневных потерь посредством  сопоставления фактических невыходов  с плановым балансом рабочего времени.

     К целодневным потерям рабочего времени  относят:

     - праздничные дни

     - выходные

     - очередные отпуска

     - учебные отпуска

     - отпуска подросткам

     - отпуск по беременности и родам

     - неявки по болезни

     - отпуска в связи с условиями труда

     - отвлечения на сельхоз. работы

     - прогулы

     - выполнение государственных, общественных обязанностей

     - неявка по разрешению администрации и т.д.

     Внутрисменные потери рабочего времени.

     Определение величины внутрисменных потерь рабочего времени и причин их возникновения  проводится с помощью фотографий рабочего времени. Наблюдения за использованием бригадой сменного времени по участку, рекомендуется проводить неоднократно, на протяжении всей смены с максимальным охватом количества наблюдаемых.

     Внутрисменные потери рабочего времени состоят  из потерь не зависимых от рабочего и потерь, зависимых от рабочего. [2,с.246-262]. 
 

1.2 Методы изучения затрат рабочего времени и трудовых процессов 

     Классификация методов и способов исследования использования рабочего времени  проводится по нескольким признакам:

     - по цели исследования,

     - по количеству наблюдаемых объектов, по форме проведения исследования,

     - по форме фиксации данных,

     - по виду наблюдения, по наблюдателю,

     - по форме записи.

     Фотографией рабочего дня (ФРД) называется исследование трудового процесса, имеющие целью  выявить затраты рабочего времени  в течение изучаемого периода (часто  целой смены), определить резервы  повышения производительности труда. Она позволяет вскрыть причины  потерь рабочего времени и, устраняя их, улучшать использование рабочего времени на протяжении смены. При проведении ФРД измеряются и фиксируются все без исключения затраты рабочего времени и особенно тщательно - потери времени по различным причинам.

     ФРД является важным средством изучения организации труда и производства, а также одним из методов установления нормативов времени подготовительно-заключительной работы, обслуживания рабочего места  и отдыха. С помощью фотографии рабочего дня изучают использование  рабочего времени лучшими рабочими с целью распространения их опыта: проектируют наиболее рациональное (принимаемое за норму) распределение  времени рабочей смены по классификационным  группам (категориям) затрат времени: анализируют  потери рабочего времени и организационно-технические  причины, вызывающие их, с целью выработки  мероприятий по устранению неполадок  и улучшению использования рабочего времени: определяют необходимое количеств  рабочих, обслуживающих агрегаты и  машины, т.е. устанавливают нормы  обслуживания: учитывают фактическую  выработку продукции и темп ее выпуска.

     Этапы проведения фотографии рабочего дня

     1) подготовка к наблюдению;

     2) проведение самих наблюдений за выбранным объектом;

     3) обработка и анализ данных наблюдения;

     4) разработка мероприятий по устранению потерь рабочего времени и проектирование нормального баланса рабочего дня.

     При проведении непосредственно ФРД  в наблюдательном листе на протяжении целой смены (или части ее) непрерывно фиксируются все без исключения затраты рабочего времени.

     Форма 1.1. Наблюдательный лист ФРД

 

     На  основании проведенных фотографий рабочего времени составляется сводная  таблица одноименных затрат рабочего времени, определяются средние величины по одноименным затратам и потерям рабочего времени, проводится анализ необходимости и целесообразности этих затрат и перерывов в работе.

Форма 1.2

       

     Сводная таблица одноименных затрат рабочего времени и перерывов 

     После составления сводки одноименных  затрат, необходимо составить фактический  баланс рабочего времени и представить  его в виде таблице по форме 1.3.

     Форма 1.3

     Баланс  рабочего времени