Сутнисть системного анализу

     Нижче наведено приклад методики проведення системного аналізу для розв’язання  проблем в соціально-економічних  системах.

     Методика  проведення системного аналізу

     1. Опис систем:

     а) визначення мети системного аналізу;

     б) визначення цілей, призначення і  функцій системи (зовнішніх і  внутрішніх);

     в) визначення ролі й місця в системі  більш високого рівня;

     г) визначення факторів, які впливають  на систему;

     д) функціональний опис (вхід, вихід, процес, зворотний зв’язок, обмеження);

     е) структурний опис (виявлення взаємозв’язків, стратифікація й декомпозиція системи);

     ж) інформаційний опис;

     з) опис життєвого циклу системи (створення, функціонування, розвиток, руйнування).

     2. Виявлення і опис проблеми:

     а) визначення складу показників ефективності й методик їх обчислення;

     б) вибір критеріїв для оцінки ефективності системи й визначення вимог до неї (визначення необхідного (бажаного) стану справ);

     б) визначення фактичного стану справ (оцінка ефективності існуючої системи  з використанням вибраних критеріїв  і показників);

     в) встановлення невідповідності між  необхідним (бажаним) і фактичним  станом справ і її оцінка;

     г) історія виникнення невідповідності  і аналіз причин її виникнення (симптоми і тенденції);

     д) формулювання проблеми;

     е) виявлення взаємозв’язків проблеми з іншими проблемами;

     ж) прогнозування розвитку проблеми;

     з)  оцінка наслідків проблеми і висновок про її актуальність.

     3. Вибір і реалізація  напрямів вирішення  проблеми:

     а) структуризація проблеми (виділення  підпроблем);

     б) визначення вузьких місць в системі;

     в) дослідження альтернативи «удосконалення системи – створення нової  системи»;

     г) визначення  напряму вирішення  проблеми (вибір альтернатив);

     д) оцінка можливості реалізації напрямів вирішення проблеми;

     е) порівняння альтернатив і вибір  ефективного напряму;

     ж) розробка  та реалізація моделі системи, яка знімає проблему;

     к) перевірка її ефективності.

 

        Організація як система  процесів

       У будь-якій організації одночасно  відбувається велика кількість процесів, що вирізняються як за своїм призначенням, так і за основними характеристиками.

       Узагальнивши  всі процеси, які здійснюються в  організації, можна виділити дві  групи:

       • процеси, що мають матеріально-речовий  характер;

       • інформаційні процеси. 

       За  іншим підходом до класифікації процесів в організації як критерій використовується роль процесу в створенні нових цінностей. Відповідно до цього всі процеси, що відбуваються в організації, поділяються на три групи:

       • первинні (основні). Вони включають  усі види робіт, безпосередньо пов'язаних із виробництвом продукції чи наданням послуг, та забезпечують життєдіяльність  організації;

       • вторинні (допоміжні). їх завдання —  забезпечення безперебійного ефективного  перебігу та підтримки основних процесів в організації;

       • управлінські. Включають діяльність щодо визначення цілей та напрямків  перебігу двох перших груп процесів. Вони формують умови та використовують фактори  для досягнення цілей організації. В органах державної влади  та органах місцевого самоврядування управлінські процеси є основними  процесами організації.

       Розгляд організації як системи процесів відповідає подвійному підходу до визначення її сутності, що дає змогу забезпечити  формування ефективної системи управління її розвитком.

 

       СУТНІСТЬ  СТАТИЧНИХ І ДИНАМІЧНИХ СИСТЕМ. НАВЕСТИ ПРИКЛАД.

       Для розгляду організації як процесу  використовують поняття, запозичені з  механіки:

       • статика — врівноважений стан організаційної системи, в якому  вона знаходиться незалежно від  змін (як позитивних, так і негативних), що відбуваються в зовнішньому середовищі. Організація, в якій немає змін, тобто  тривалий час параметри її функціонування залишаються незмінними, приречена  на деградацію та поступове руйнування, оскільки відсутні перспективи розвитку;

       • динаміка — розвиток організації  та її рух до нових цілей під  впливом, як внутрішнього, так і зовнішнього  середовища. Для організації, що розвивається, характерними є прагнення постійно нарощувати темпи свого розвитку, освоювати нові технології та розширювати  коло завдань, що вирішуються.

       Говорячи  про статику та динаміку організації, доречно буде пригадати закони механіки, сформульовані Ньютоном. Відповідно до першого закону Ньютона — закону інерції — об'єкт, на який не діють  сили, знаходиться в стані спокою або рівномірного руху; змінити цей  стан може тільки дія сили. Це твердження можна за аналогією перенести  на діяльність організації, якій, як і  будь-якій матеріальній системі, властива інерція. Для подолання інерційності потрібні значні зусилля з боку керуючої частини організаційної системи.

       Статичний і динамічний стани організації  визначаються етапами її життєвого  циклу. Будь-яка організація проходить  деякі або всі етапи життєвого  циклу. Етапи можна об'єднати в  дві групи — статичну і динамічну. Статичний стан характеризується нечутливістю. До статичних належить етап ліквідації (утилізації), коли організації займаються вирішенням внутрішніх проблем, причому  внутрішні і зовнішні відносини  розглядаються окремо. Динамічна  група включає етапи народження, зростання, зрілості, старіння і відродження. Вони характеризуються вирішенням зовнішніх  та внутрішніх проблем організації  у взаємозв'язку.

       Процес  є послідовністю певних явищ та подій. Явища за своєю природою є об'єктивними, а події мають суб'єктивне забарвлення. Таке розуміння визначає об'єктивну, змішану та суб'єктивну природу  організації.

       Динамічна (процесуальна) організація як процес становить послідовність змін, що відбуваються. Іншими словами динамічна  організація є послідовністю, яка  об'єднує, дії, операції, стадії, етапи, фази, цикли в загальний процес. Теорія організації визначає елементи процесу, що характеризуються такими критеріями: дія — первинність, однозначність, завершеність; операція — орієнтація та спеціалізація; стадія — функціональна  однорідність та послідовність; етап —  проміжна результативність та керованість; фаза — період у розвитку організації  та виокремленість за характерними ознаками; цикл — послідовність та періодична повторюваність.

       Організацію як процес поділяють на:

       • випадкову та цілеспрямовану;

       • послідовну та паралельну;

       • орієнтовану та програмовану;

       • тимчасову та постійну;

       • спонтанну та очікувану;

       • загальну та часткову. 

       Теорія  організації виокремлює принципи статичної  та динамічної організації.

       Принципи  статичного та динамічного  стану організації

       До  принципів статичного стану організації  належать: принцип пріоритету мети; принцип пріоритету функцій над  структурою; принцип пріоритету суб'єкта управління над об'єктом.

       Принцип пріоритету мети. У системі "мета — завдання — функція — структура  — персонал" найвищий пріоритет  має мета, потім завдання, а далі функція, структура і персонал.

       У процесах створення, скорочення, об'єднання, реструктуризації або ліквідації організації  найважливіше — раціонально розроблена загальна мета. Вона має бути представлена під-цілями за сферами діяльності (економічними, організаційними, технологічними) або  за видами продукту, що випускається. Кожна  мета одержаного набору має бути конкретизована у вигляді завдань із вказівкою  обсягів, термінів, ресурсів. Для вирішення  набору завдань формуються функції  управління з визначенням трудомісткості, складності та схожості. На їх основі створюється  оптимальна організаційна структура. Отримана структура є підставою  для формування контингенту працівників  організації.

       Принцип пріоритету функцій над структурою. При створенні організацій в  системі "функція — структура" найвищий пріоритет належить функціям.

       Організацію можна створити за двома варіантами. За першим варіантом керівник може повністю скопіювати структуру якої-небудь однотипної зразкової на його думку  організації з набором уже  виконуваних функцій — цей  метод називається бенчмаркінгом. За другим варіантом керівник повинен  спочатку сформувати повний набір необхідних функцій, а потім відповідно до нього  створити організаційну структуру. Цей варіант може врахувати поточні  потреби в наборі функцій, що відображають реальний стан. Практика показує, що 60—80 % засновників організацій вважають за краще копіювати наявні структури.

       Принцип пріоритету суб'єкта управління над  об'єктом. При створенні організації  або структурного підрозділу пріоритет  повинен надаватися керівникові  щодо майбутніх працівників.

       Зазвичай, новий підрозділ або організація  створюються з метою задоволення  певних важливих потреб або інтересів. Спочатку підбирається керівник або  фахівець, який зможе професійно реалізувати  поставлену мету. Потім новий керівник або фахівець підбирає команду, яка  за професійними та особистими якостями може разом з ним ефективно  працювати над конкретними завданнями.

       До  принципів динамічного стану  організації відносять: принцип  пріоритету персоналу; принцип пріоритету структур над функціями; принцип  пріоритету об'єкта управління над  суб'єктом.

       Принцип пріоритету персоналу. У системі "мета — завдання — функція — структура  — персонал" найвищий пріоритет  потрібно надавати персоналу, а потім  уже структурі, функціям, завданням  і меті.

       Будь-яка  організація створюється людьми та для людей. Глобальна мета управління соціальними процесами полягає  в тому, щоб максимально задовольняти потреби та інтереси особи і суспільства. При функціонуванні організації  головну увагу потрібно приділяти  питанням, пов'язаним з управлінням  персоналом, стимулюванням їх діяльності. Людина є основним виробником додаткового  продукту. Тому слід формувати структуру, функції, завдання і цілі, прийнятні  саме для нього. У разі виникнення проблем з персоналом необхідно  коректувати цілі організації, набір  конкретних завдань, набір функцій  з можливою зміною організаційної структури.

       Принцип пріоритету структур над функціями. Для організацій, що діють, в системі "функція — структура" найвищий пріоритет має становити структура.

       У міру функціонування організації з  часом налагоджуються взаємозв'язки між елементами структури, зайві  поступово відмирають, а ті, яких не вистачає, з'являються. Таким чином, на кожен момент часу в будь-якій організації є підрозділи, які  не потрібні або яких не вистачає. Для  кожної організації створюється  унікальна організаційна структура, що сприятливо впливає на її діяльність. Для збереження цього благополуччя є дуже невеликий діапазон зміни  структури у вигляді ліквідації, розширення або створення окремих  ланок. Ці зміни викликаються бажанням ввести нові або скоротити старі  функції виробництва й управління.

       Принцип пріоритету об'єкта управління над  суб'єктом. В організації, що функціонує, при заміні керівника або реорганізації  підрозділів пріоритет має надаватися колективу підрозділу щодо майбутнього  керівника.