Структура и функции отдела по коммуникациям в организации

               Ежегодные отчеты для занятых. В практике российских предприятий нередки случаи создания своих книг-летописей, своеобразных историй становления и функционирования предприятий с фотографиями, собственными героями. Такая книжка нередко писалась старейшими сотрудниками и использовалась для сохранения традиций, для ознакомления новых сотрудников с предприятием, для подарков традиционным партнерам.

               Доски объявлений. Доски объявлений весьма распространены в организациях. Однако менеджмент не всегда помнит, что они могут использоваться не только для информирования в чрезвычайных ситуациях, но и для улучшения производительности труда, сокращения потерь и инцендентов. Электронные доски внутренних объявлений могут вестись организацией, использующей Internet и/или Intranet.

              Интернет как средство внутриорганизационных коммуникаций. Интернет может служить удобным средством внутриорганизационных коммуникаций. Электронная почта в развитых странах превосходит обычную по скорости, достоверности, надежности, и сопоставима в цене.

                  Наиболее часто используемая форма внутренней периодической публикации информационный бюллетень. Информационные бюллетени широко используются организациями. Из-за недорогого и упрощенного технологического процесса создания они выпускаются очень оперативно, доступны всем и недороги. Многие организации используют их на регулярной основе и в случаях необходимости быстрого доведения до коллектива сведений по отдельным вопросам.

                 Особую роль играют совещания, собрания сотрудников компании. Собирая людей вместе, обеспечивая им, способность говорить и способность слушать, они гарантируют двустороннюю коммуникацию. Собрания рабочих групп, обсуждение результатов работы отдела контроля качества, сессии с участием менеджмента — все это примеры небольших совещаний, ориентированных на решение определенных задач.

                 В то же время развитие технологии информации ставит под сомнение необходимость таких совещаний. Аудио-видео инструментарий, компьютерные системы обмена информацией, спутниковые соединения, электронные доски объявлений, факсимильная связь и прочие продукты новых технологий вытесняют данные методы общения. Чтобы принимать групповые решения, многие организации уже сейчас используют современные достижения новых телекоммуникационных технологий, чтобы собрать людей и идеи вместе. Например, внутреннее видео. Это эффективное средство для распространения информации, но к нему нужно подходить с осторожностью, доверять создание видеоматериалов только профессионалам.           

                  Все чаще имеют место телеконференции. Технологические преимущества спутниковой коммуникации расширили возможности для различных встреч и выступлений.

               Непосредственные коммуникации с руководителями. Большинство занятых рассматривают коммуникации с непосредственным начальником как предпочитаемый источник информации. Однако, гораздо меньшая часть считает, что их начальник - хороший источник информации. Поэтому занятые больше полагаются на слухи, хотя предпочли бы им сообщения своего шефа. В некоторых организациях слухи - наиболее сильные средства коммуникаций. Нередко они распространяются быстрее, чем официальная информация и более влиятельны, чем обычные инструкции. Поэтому слухи могут быть разрушительными. Слухи трудно остановить. Организация должна корректировать слухи так быстро, как это возможно, потому что занятые склонны искажать будущий ход событий во имя подтверждения слухов. Идентификация источников слухов сложна, если вообще возможна, и не стоит времени. Однако опровержение ложных слухов о плохих новостях - увольнениях, закрытиях, часто необходимо и достигается прямым официальным заявлением. ¹⁸

2.3 Структура и функции отдела по коммуникациям в организации

                    Соответствующий отдел в организации выполняет следующие функции:

            – Выработка общей коммуникативной политики организации, координация деятельности всех отделов в этом направлении и контроль за осуществлением коммуникативной политики;

             – Обеспечение коммуникативной безопасности и активное использование коммуникационных технологий в организации;

         – Участие в подготовке публичных мероприятий, включая подготовку

текстов выступлений, речей и докладов;

        – Информационное продвижение фирмы в целом и ее продукции, услуг;

         – Поддержка и развитие отношений с органами власти, включая выработку рекомендаций, обеспечение необходимых контактов, продвижение и защиту интересов организации во власти;

         – Разработка и реализация программ, проектов, событий, направленных на завоевание расположения ключевых групп общественности;

          – Донорская деятельность фирмы - ее участие в благотворительности, патронаже, спонсорской поддержке социально значимых проектов и программ, учреждение или участие в создании специальных фондов, премий, стипендий и т. д.;

         – Поддержка добрых отношений с местным населением, включая благоустройство, защиту окружающей среды, обеспечение безопасности, разъяснение перспектив развития фирмы и т. д.;

        – Представительская деятельность - организация приема гостей, подготовка и проведение торжественных мероприятий и праздников в организации;

          – Разъяснительная работа с персоналом фирмы относительно итогов и перспектив ее деятельности, проведение корпоративных акций, организация

специальных образовательных проектов, программ и мероприятий.

            Всякий, кто намерен контролировать потоки информации и направлять их определенным образом, должен прежде всего решить вопрос о структуре соответствующего отдела и его месте в организационной иерархии.         

            Структура отдела корпоративной коммуникации. Можно говорить о традиционной структуре, связанной с закреплением определенных функций за исполнителями в рамках всех проектов, которыми занимается организация. Матричная структура функционирования отдела позволяет координировать работу путем проведения ежедневных консультаций между

всеми участниками коммуникационного процесса.

             Кроме того, нужно обратить внимание на сокращение числа уровней, которое, в свою очередь, позволит установить прямую связь с информационными         источниками       и     создать    соответствующие коммуникационные каналы и устойчивые к искажению управленческие сообщения, когда формулировка и содержание ясны и понятны каждому конкретному исполнителю.

             При традиционном распределении ролей между сотрудниками в структуру службы по управлению коммуникациями могут входить:

       –    руководитель службы (заместитель руководителя организации);

        – аналитический отдел. Специалисты данного подразделения осуществляют анализ социально-политической ситуации и ситуации на конкретном рынке, сбор информации, которая может быть полезна для успешного функционирования компании, во внешней среде, представляют информацию в соответствующие службы организации для работы;

   – отдел по связям со СМИ.¹⁹ 
 

Заключение 

                 В данной работе была рассмотрена система коммуникаций в организации в целом, направления, виды и методы, структура и функции отдела по коммуникациям в организации. Коммуникационная система – это система, которая упорядочивает все потоки информации, перемещающиеся по организации.  В организации существуют разные системы коммуникаций: внутренняя и внешняя. Внутренняя коммуникационная система представлена межличностными и организационными коммуникациями. Внешняя - коммуникациями с партнерами, потребителями, конкурентами, инвесторами, различными органами власти, взаимодействиями со средствами массовой информации и т. д. Любая организация заинтересована в повышении эффективности коммуникаций. Получается, работа над коммуникациями организации – это целая система. И чтобы вся эта система работала правильно и исправно нужно постоянно работать над ее улучшением. Такая система требует времени и сил, но помогает тому, чтобы функции отделений и отделов выполнялись быстрее.    Создание системы коммуникаций требует соблюдения следующих принципов: активизации адаптационных возможностей  трудового  коллектива,  контроля коммуникационного взаимодействия на всех этапных отношений, целевой ориентации на конкретные группы потребителей товаров и услуг, развития корпоративной социальной ответственности, создания единых стандартов качества  обслуживания  потребителей,  стимулирования труда, а также создания фирменного стиля. Таким образом, вышесказанное полностью подтверждает выдвинутую гипотезу, о том что система внешних и внутренних коммуникаций образуют единое информационное пространство предприятия, что влияет на уровень доходов.²⁰ 

Список литературы:

1.Алешина И.В. Паблик Рилейшнз для менеджеров. Учебник. – М.: ИКФ «ЭКМОС», 2003 г.

2.Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс; М.: Издательство МГУ, 1995. – С. 125.

3.Григорьева Н.Н. Коммуникационный менеджмент: учебный курс - М.: 2007.

4.Зверинцев А.Б. Коммуникационный менеджмент. СПб., 1997.

5.Королько В.Г. Основы паблик рилейшнз / В.Г.Королько. - М.: Рефл-бук: Ваклер, 2005. – 312 с.

6.Лиходедов Н.П., Л.Е. Товстых. Мировые и информационные ресурсы для бизнесменов и профессионалов" С.-Петербург, 1997.

7.Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф., «Основы менеджмента», Москва, Дело, 2000г.

8.Общий менеджмент. Дайджест учебного курса / Под ред. А.К. Казанцева. – М.: ИНФРА-М, 2001. – с. 185-187.

9.Почепцов Г.Г. Паблик рилешнз для профессионалов / Г.Г.Почепцов. – 2-е изд. – М.: Рефл-бук: Ваклер, 2005. – 227 с.

10.Синяева И.М. Паблик рилейшнз в коммерческой деятельности: Учебник для вузов. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2003.