Структура и функции отдела по коммуникациям в организации

Содержание:

Введение……………………………………………………………стр.2

Глава 1. Система коммуникаций в организации…………………….4

1.1 Понятие коммуникаций…………………...……………………....4

1.2 Виды  коммуникаций в организации……………………….…......7

Глава 2. Внутренние и внешние коммуникации…………………...12

2.1 Коммуникации  между организацией и ее внешней средой…...12

2.2 Система внутренних коммуникаций……………………….……15

2.3Структура и функции отдела по коммуникациям в организации…………………………………………………………...19

Заключение……………………………………………………………21

Список  литературы…………………………………………………...22 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

            В мире нет ни одной фирмы, которая была бы конкурентоспособной, удерживала позиции на рынке и при этом смогла бы обойтись без гибкой динамичной системы коммуникационных связей. Нет также ни одной фирмы, которая смогла бы держать лидирующие позиции без длительной созидательной и целеустремленной работы по «наведению мостов» с различными кругами деловой общественности и созданию достаточной системы информатизации. ¹

            Любая фирма, независимо от рода деятельности, места расположения и формы собственности является активной экономической единицей. Она существует в сложившейся системе отношений: экономических, правовых, социально-этических и прочих, и в то же время сама является системой отношений (внутрифирменные отношения). Таким образом, фирме необходимо обладать такими качествами как гибкость, адаптивность, комплексность чтобы выжить в динамично развивающейся конкурентной среде.²

              Общеизвестно, что значение информации и коммуникации во всех сферах человеческой деятельности на современном этапе постоянно возрастает, что связано с изменениями социально – экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологии и результатами научных исследований.

             По общему признанию, коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем менеджмента. По существу это своего рода «кровеносная система» единого организма фирмы. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в коммуникациях. Менеджеры должны в совершенстве владеть искусством коммуникации.

             Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.³

            Актуальность выбранной темы в том, что   коммуникации оказывают огромное влияние на эффективность управления организаций и на ее функционирование в целом.

          Цель данной работы – рассмотреть сущность системы коммуникаций в организации, её эффективность, возможность совершенствования коммуникационных структур.

            Задачи данной контрольной работы:

1.Рассмотреть систему коммуникаций в организации в целом;

2.Рассмотреть виды коммуникаций в организации;

3.Рассмотреть структура и функции отдела по коммуникациям организации;

              Предметом представленной контрольной работы является система коммуникаций в организации.

             Объектом данной работы является эффективность и успех деятельности коммуникаций.

 

Глава 1. Система коммуникаций в организации

1.1 Понятие коммуникаций 

             Коммуникационный процесс – это обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом общения, т.е. сообщения. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей. Коммуникация должна быть эффективной, способствовать достижению целей участников общения.

              Являясь элементом системы, фирма, соответственно, взаимодействует с другими ее элементами. Это взаимодействие осуществляется с помощью различного рода коммуникаций. Будем полагать, что все коммуникации, кроме внутрифирменных есть форма взаимодействия с внешней средой.⁴

            Организационные коммуникации — это совокупность коммуникаций, строящихся на основе общения, опосредованного информацией о самой организации, ее целях и задачах. Это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации и передачи сведений большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяет получать необходимую информацию.⁵

              Коммуникации в организации — это сложная, многоуровневая система, охватывающая как саму организацию и ее элементы, так и ее внешнее окружение. Существует ряд классификаций видов коммуникаций.⁶

                Коммуникации, осуществляемые организацией, могут быть внешними и внутренними. Внешние коммуникации пересекают пределы организации, выходя за ее пределы. При этом получатель сообщения находится за пределами организации. Примером может быть пресс-релиз, посылаемый организацией в средства массовой информации. А также публичное выступление на пресс-конференции, издание бюллетеня для широкой аудитории.

            Внутренние коммуникации осуществляются в рамках организации – и источник находится внутри организации. В зависимости от способа обмена информацией различают: межличностные или организационные коммуникации на основе устного общения; коммуникации на основе письменного обмена информацией. Межличностные коммуникации делятся на: формальные или официальные; неформальные. Формальные коммуникации определяются политикой, правилами, должностными инструкциями данной организации и осуществляются по формальным каналам. Неформальные коммуникации не следуют общим правилам данной организации; они осуществляются согласно установившейся системе личных отношений между работниками организации. Сети неформальной организационной коммуникации существуют в силу стремления работников знать ту информацию, которую они не могут получить с помощью формальных организационных коммуникаций. Система неформальных коммуникаций способна рождать слухи, которые могут отрицательно сказаться на эффективности коммуникаций.

            Типичная информация, передаваемая по каналам неформальных коммуникаций: предстоящие сокращения производственных рабочих; новые меры по наказаниям за опоздание; изменения в структуре организации; грядущие перемещения и повышения; подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании по сбыту; кто кому назначает свидания после работы. Среди формальных организационных коммуникаций выделяют: вертикальные, когда информация перемещается с одного уровня иерархии на другой; горизонтальные между различными подразделениями, предназначающиеся для координации деятельности различных подразделений.

            Вертикальные коммуникации, в свою очередь, подразделяются на: восходящие, когда информация передается снизу вверх (с низших уровней на высшие). Этот тип коммуникаций содержит информацию, необходимую для менеджеров для оценки той сферы деятельности, за которую они несут ответственность; нисходящие, осуществляемые сверху вниз. Этот тип коммуникаций непосредственно связан с руководством и контролем за работниками.⁷

              Коммуникации можно разделить на вербальные и невербальные. Вербальные (словесные) коммуникации. На практике это означает умение писать и говорить. Особенно важны эти умения для менеджеров высших уровней управления, которым приходится выступать перед аудиторией, делать публичные заявления, выступать в прессе.

             Публичное выступление – один из наиболее распространенных вариантов речевых коммуникаций. Его подготовка начинается с постановки целей. Целями могут быть: установление и улучшение отношений, информирование, продвижение (идеи, товара), изменение чего-либо. Также нужно оценивать аудиторию и в зависимости от ее возраста, статуса, профессионального профиля, проводить корректировку выступления.⁸

           

1.2 Виды коммуникаций в организации 

           

               Любая фирма, независимо от рода деятельности, места расположения и формы собственности является активной экономической единицей. Она существует в сложившейся системе отношений: экономических, правовых, социально-этических и прочих, и в то же время сама является системой отношений (внутрифирменные отношения). ⁹

          У организаций имеются разнообразные средства обмена информацией с основными элементами своего внешнего окружения. Так, например, с имеющимися и потенциальными потребителями производимых товаров и услуг фирмы общаются, прежде всего, с помощью рекламы и других средств продвижения товаров на рынок, а также проводя различные социологические опросы.

           Большое внимание уделяется созданию в общественном мнении благоприятного образа организации, для чего в крупных фирмах создаются специальные отделы по связям с общественностью («паблик рилейшнз»), специалисты которых, используя разнообразные средства, распространяют необходимую для этого информацию. Это далеко не полный перечень примеров коммуникаций между организацией и ее внешней средой.¹⁰

              К внешнеорганизационным относятся коммуникации, представляющие собой информационное взаимодействие с внешней средой: средства массовой информации, органы государственного регулирования, поставщики и потребители, ближайшие соседи и т.п. Средства коммуникации со средой многообразны: деятельность руководителя по организации рекламы, создание и поддержание имиджа компании, проведение маркетинговой политики на внешнем рынке, подготовка регулярных отчетов для вышестоящих организаций, и пр.¹¹

             Внешние коммуникации отражают целостность управляемой системы и одновременно ее открытость, приоритетность действий работников фирмы, стиль управления менеджера, ситуации взаимодействия фирмы с другими объектами. Непосредственно руководитель персонифицирует организацию в целом, представляет ее во внешней среде.    Внешние коммуникации служат следующим целям: мониторинг правовой среды (законы, указы и т.д.), мониторинг экономической среды (поставщики, конкуренты, цены), мониторинг социальной среды (демография, менталитет, основные ценности и предпочтения). Если немного абстрагироваться от непосредственно потребительских рынков, то мы увидим 4 основных задачи, которые пытается решить организация с помощью внешних коммуникаций:

Что делать ? (исследование рынка и поиск своей ниши)

Кому  продать или у кого купить? (поиск  партнера по совместному бизнесу)

Где взять  средства? (поиск источника финансирования)

Кто есть кто ?( надежность потенциального партнера)¹²

              Внутриорганизационные коммуникации представляют собой взаимодействие с персоналом, коммуникации между сотрудниками.           Задачей взаимодействия с персоналом является обеспечение мотивации сотрудников к оптимально лучшему выполнению своей работы. Данное направление осуществляется специалистами отдела корпоративных коммуникаций совместно с отделом по персоналу.

                Коммуникативный поток внутри организации (соответственно пространственному расположению каналов) может перемещаться в вертикальном и горизонтальном направлении.

                 Вертикальные коммуникации — это обмен информацией между иерархическими уровнями организации, а горизонтальные — обмен в пределах паритетных иерархических уровней.

                Вертикальная коммуникационная связь, в свою очередь, по направленности общения подразделяется на нисходящие и восходящие коммуникации. Коммуникативный поток, который перемещается от одного уровня в группе или организации к другому, более низкому уровню, представляет собой нисходящие коммуникации. Они являются основной формой, в которой руководитель реализует свои управленческие воздействия: приказы, распоряжения, указания, предписания, установки, рекомендации, директивы и пр. Нисходящий поток коммуникаций используется руководителем для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, требующие внимания, предложить варианты обратной связи по результатам работы. При этом чем больше уровней проходит информация, тем меньше вероятность того, что она не будет искажена. Наиболее характерным примером является общение начальника со своими подчиненными.