Совершенствование процесса коммуникаций в Государственном комитете Псковской области по организации государственных закупок Админист

    Основные  виды коммуникаций при вертикальной форме – это, в первую очередь утверждающие формы, нормативные и другие документы, приказы. Помимо этого информация от аппарата управления доводится в письменной и устной форме, через телефон, факс (по нему  пересылаются документы, необходимые для ведения дел).

    Далее идут личные встречи. Ведь иногда для передачи информации требуется личное присутствие человека, чтобы показать серьезность сообщения или какого то  указания.

                                 Горизонтальная коммуникация

    Коммуникации  в данном случае происходят и в  аппарате управления и на уровнях  находящихся ниже, под аппаратом  управления. Обычно межличностные отношения  происходят между сотрудниками отделов и заместителями председателя, между сотрудниками разных отделов.

    В горизонтальной форме все намного проще. Коммуникации здесь происходят общепринятым способом – это личное общение, это телефон, по которому сотрудники могут общаться друг с другом не отходя от своего рабочего места (телефон есть практически у каждого сотрудника, иногда - один телефон на двух человек), Интернет (на каждом рабочем месте установлена программа, предназначенная для мгновенной передачи сообщений между сотрудниками комитета - сотрудники во время работы, да и в свободное от работы время общаются посредством этой программы). Это вид коммуникации можно отнести к плюсу, так как он исключает походы, например к своему другу, который находится в соседней комнате).

      Помимо этого в комитете сложились некие традиции общения. Существует некая культура поведения, традиции, праздники и т. д., на которых сотрудники собираются и в неформальной форме и обсуждают насущные проблемы.

    2.3. Проблемы в осуществлении коммуникаций в Государственном комитете Псковской области по организации государственных закупок 

    Как и в любой другой компании в  госкомитете по организации госзакупок тоже существуют различные проблемы в процессе коммуникации.  К ним можно отнести:

    - несвоевременное донесение информации к сотрудникам комитета аппаратом управления, что может повлечь за собой какую-то несогласованность.

    - искажение информации. Например, председатель комитета донес информацию до первого заместителя и заместителя, так как они курируют разные отделы, а также до отдела продажи имущества и информационного отдела. Далее первый заместитель и заместитель председателя доводят информацию до начальников курируемых ими отделов. Начальники отделов доводят ее иногда до сотрудников сразу, иногда сначала до своих заместителей, которые доводят информацию до сотрудников. Информация проходит слишком много уровней в процессе доведения ее до сотрудников. Таким образом, в процессе передачи информация часто искажается.

    - плохо налажена система обратной  связи, часто пожелания и предложения сотрудников низшего звена не доходят до руководства.

    - отсутствует практика проведения совещаний со всеми сотрудниками комитета. По данной причине сотрудники зачастую лишены возможности получать полную оперативную информацию.

    - отсутствует селекторная связь и видеоконференцсвязь (элементы нововведения в будущем). 
 
 
 
 
 

    Глава 3. Основные направления совершенствования коммуникационного процесса в Государственном комитете Псковской области по организации государственных закупок 

    Основная  проблема в осуществлении коммуникаций – это несвоевременное донесение  информации и искажение ее в процессе донесения до сотрудников. Решение  данной проблемы возможно за счет исключения промежуточного звена. Для своевременного получения сотрудниками комитета полной оперативной информации и для налаживания системы обратной связи необходимо внедрять практику проведения совещаний со всеми сотрудниками комитета. Многие вышеуказанные проблемы можно решить с помощью внедрения селекторной связи.

    Селекторная связь не первое десятилетие служит верой и правдой руководителям предприятий. В чем секрет такой популярности? Системы селекторной связи удобны и просты в использовании, а главное – они экономят драгоценное время. Руководитель, не покидая рабочего места, может вести переговоры со своими подчиненными и заместителями.  
Без селекторной связи не обходится ни планерка, ни совещание, ни разнос нерадивого работника. Эти системы позволяют не только давать распоряжения, а и контролировать их выполнение. Одним словом, селекторная связь объединяет начальников и подчиненных, превращая предприятие в единое целое.

    Любая система селекторной связи состоит  из следующих элементов: пульт руководителя, пульты участников и блок управления. С его помощью выполняется  стыковка с другими системами связи, коррекция и усиление сигналов, которые поступают с пультов участников.

    В настоящее время на рынке представлен  широкий спектр современных систем селекторной связи. В зависимости  от бюджета и целей можно подобрать  оптимальное для любой организации решение. Бюджетным вариантом является система, в которой переговорные устройства объединены друг с другом без выхода в телефонную сеть.

    Проблему  сокращения времени донесения информации до председателя комитета можно решить за счет замены бумажных носителей на электронные, внедрения видеосвязи, видеоконференцсвязи (ВКС).

    ВКС, видеосвязь - телекоммуникационная технология, обеспечивающая организацию видеоконференций между двумя и более абонентами по сети передачи данных. Во время Сеанса ВКС обеспечивается интерактивный обмен звуком и изображением. Также абоненты могут транслировать телеметрические данные, компьютерные данные, демонстрировать документы и объекты с использованием дополнительных видеокамер.

    Организация видеоконференцсвязи между тремя и более абонентами предусматривает использование технологии многоточечной ВКС.

    Видеоконференцсвязь ускоряет и упрощает ведение различного рода совещаний, переговоров. Также видеоконференция существенно экономит время сотрудников и снижает затраты на командировки.

    Видеосвязь  имеет следующие области применения:

    -  проведение корпоративных совещаний и встреч;

    -  проведение переговоров с партнерами в других городах России и за рубежом;

    -  дистанционное обучение.

    Видео конференция используется также  и при проведении дистанционных  интервью при подборе кадров, для проведения юридических консультаций.

    Кроме того, для проведения различных PR мероприятий с помощью технологии видеоконференцсвязи может быть организован телемост или Интернет видеоконференция.

    Данные  нововведения позволят осуществлять коммуникационный процесс более эффективно и на современном уровне. 
 
 
 
 

     Заключение

     Каждый  руководитель компании хотел бы иметь  дружный и работоспособный коллектив, способный вместе с ним достичь  поставленных целей. Работа по созданию и совершенствованию условий  для формирования такого коллектива очень важна. Среди этих условий важнейшее – организация эффективной системы коммуникаций. От эффективности коммуникационных связей зависит будущее не только предприятия, но и людей, работающих на нем.

    Применительно к организации, коммуникации - это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до сотрудников организации.

     Без коммуникации невозможно управление, потому что оно, с одной стороны  опирается на существующие и сложившиеся  формы коммуникации, с другой - формирует те формы коммуникации, которые облегчают как совместную деятельность, так и само управление.

     Коммуникационный  процесс – это последовательность действий при общении людей. Коммуникационный процесс возможно осуществлять при наличии следующих основных элементов: отправитель, сообщение, канал связи, получатель.

     Коммуникационный  процесс можно представить в виде последовательности нескольких взаимосвязанных этапов:

     - формулировка идеи и отбор информации;

     - кодирование информации и формирование сообщения;

     - выбор канала связи и передача сообщения;

     - декодирование сообщения и восприятие информации;

     - интерпретация сообщения  и  формирование  ответа на него;

     - передача ответа отправителю.

     Рассматриваемое нами предприятие - Комитет Псковской области по организации государственных закупок является органом исполнительной власти области, уполномоченным на размещение заказов для государственных нужд за счет средств областного бюджета и внебюджетных источников финансирования. На сегодняшний день численность комитета составляет 17 человек. Основные функции комитета - координация деятельности органов исполнительной власти по размещению государственных заказов и организация  размещения государственных заказов путем проведения торгов (конкурсов, аукционов, запросов котировок).

    При анализе рассматриваемого предприятия  выявились следующие проблемы в  процессе коммуникации.  К ним можно отнести:

    - несвоевременное донесение информации к сотрудникам комитета аппаратом управления;

    - искажение информации. Информация проходит слишком много уровней в процессе доведения ее до сотрудников. Таким образом, в процессе передачи информация часто искажается.

    - плохо налажена система обратной  связи, часто пожелания и предложения  сотрудников низшего звена не  доходят до руководства.

    - отсутствует практика проведения  совещаний со всеми сотрудниками  комитета. По данной причине сотрудники  зачастую лишены возможности  получать полную оперативную  информацию.

    - отсутствует селекторная связь и видеоконференцсвязь (элементы нововведения в будущем).

    Нами  предложены основные направления совершенствования  коммуникаций в Государственном комитете Псковской области по организации государственных закупок и ожидаемые результаты от разработанных мероприятий:

    - решение проблемы несвоевременного донесения информации и искажения ее в процессе донесения до сотрудников возможно за счет исключения промежуточного звена;

    - для своевременного получения  сотрудниками комитета полной  оперативной информации и для  налаживания системы обратной  связи необходимо внедрять практику проведения совещаний со всеми сотрудниками комитета. Многие вышеуказанные проблемы можно решить с помощью внедрения селекторной связи.

    - проблему сокращения времени  донесения информации до председателя  комитета можно решить за счет замены бумажных носителей на электронные, внедрения видеосвязи, видеоконференцсвязи (ВКС).

    Данные  нововведения позволят осуществлять коммуникационный процесс более эффективно и на современном уровне. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Список  использованной литературы 

   

1. Веснин  В.Р. Менеджмент: Учебник. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004.
2. Гринберг Д., Бейрон Р. Организационное поведение: от теории к практике. – М.: Вершина, 2004.
3. Доблаев В.Л. Теория организации. - М.: Институт молодежи,1995.
4. Менеджмент. Учебник для вузов/М.М. Максимцов, А.В. Игнатьева, М.А. Комаров и др.; Под ред. М.М. Максимцева, А.В. Игнатьевой. – М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1998.
5. М.Мескон, М.Альберт, Ф.Хедоури «Основы менеджмента». Издательство «Дело», 2002.
6. Почепцов Г. Теория и практика коммуникации. – М.: Центр, 1998.
7. http://informpskov.ru/kakest/52306.html
8. http://www.rtcomm.ru/services/coip/
9. http://www.communications.su/equipment/selected_connection.html