Совершенствование процесса коммуникаций в Государственном комитете Псковской области по организации государственных закупок Админист

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Тема  курсовой работы:

    «Совершенствование  процесса коммуникаций в Государственном  комитете Псковской области по организации  государственных закупок Администрации  Псковской области» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Содержание

    Стр.

1. Введение……………………………………………………………………3

2. Глава 1. Теоретические основы коммуникационного

процесса в организации…………………………………………………….5

1.1. Понятие и виды коммуникаций в организации………………………5

    1.2. Основные элементы и этапы коммуникационного процесса……………………………………………………………………………8

    Глава 2. Анализ коммуникационного  процесса в Государственном  комитете Псковской  области по организации  государственных  закупок Администрации  Псковской области…………………………………………..13

    2.1. Общая характеристика Государственного комитета Псковской

области по организации государственных закупок…………………………….13

    2.2. Анализ коммуникационных процессов  в Государственном

комитете Псковской  области по организации государственных  закупок…….15

    2.3. Проблемы в осуществлении коммуникаций в Государственном комитете Псковской области по организации государственных закупок……18

    Глава 3. Основные направления совершенствования коммуникационного процесса в Государственном комитете Псковской области по организации государственных закупок…………………………19

    Заключение…………………………………………………………………..21

    Список  использованной литературы…………………………………….. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Введение 

    В ходе совместной деятельности люди обмениваются различными знаниями, представлениями, идеями, взглядами, предложениями, установками. Все это можно рассматривать как информацию, а сам процесс коммуникации представить как процесс обмена информацией. Именно потому, что без обмена информацией сегодня не обходится ни одна организация, коммуникации можно назвать связующим процессом.

    Согласно  исследованиям, руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях  планирования, организации, мотивации и контроля. Каждый сотрудник также ежедневно участвует в процессе обмена информацией в организации.

    В  рамках  вышесказанного  актуальность  выбранной темы очевидна – от эффективности коммуникационных связей зависит будущее не только предприятия и людей, работающих на нем, но и благополучие всей страны в целом.

    Главным направлением совершенствования процесса коммуникаций в менеджменте является совершенствование коммуникативных навыков всех участников коммуникативного процесса.

    Объект  исследования: Государственный комитет по организации государственных закупок Администрации Псковской области

    Предмет исследования: коммуникационные процессы в Государственном комитете по организации государственных закупок Администрации Псковской области.

    Цель  работы: разработка предложений по совершенствованию коммуникационных процессов в Государственном комитете по организации государственных закупок Администрации Псковской области.

    Задачи  исследования:

    - изучение понятия и видов коммуникаций в организации;

    - изучение основных элементов и этапов коммуникационных процессов в организации;

    - анализ коммуникационного процесса  в Государственном комитете по организации государственных закупок Администрации Псковской области;

    - выявление коммуникационных проблем  в данном подразделении Администрации Псковской области;

    -  разработка основных направлений совершенствования коммуникационного процесса в рассматриваемом объекте.

    При проведении данных исследований использовались следующие методы: логического анализа, сравнения, оценки информации, прогнозирования и планирования.

    Практическая  значимость работы. Сформулированные  в данной работе положения и выводы, предложения и рекомендации могут быть использованы в практической деятельности органов управления Администрации Псковской области, руководителей структурных подразделений. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Глава 1. Теоретические основы коммуникационного процесса в организации 

    1.1. Понятие и виды коммуникаций в организации 

     Слово коммуникация происходит от латинского communico «делаю общим, связываю, общаюсь». Наиболее близким к нему по значению является русское слово общение.

     Коммуникации – это обмен информацией между двумя людьми и более. Коммуникация выполняет жизнеобеспечивающую роль не только для каждого отдельного человека, но и для организации.

    Применительно к организации, коммуникации - это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до сотрудников организации.

    От  эффективности коммуникаций зависит качество решений и то, как они в действительности будут реализованы.

    Каждая  организация пронизана сетью  информационных каналов, которые предназначены для сбора, анализа и систематизации информации о внешней среде, а также для передачи переработанных  сообщений обратно во внешнюю среду.

    Руководителю  приходится осмысливать большие  объемы информации, среди которой  есть информация, не влияющая на процесс  управления. Обмен информацией, которая оказывает влияние на процесс управления, носит название эффективных коммуникаций. Эффективный менеджер – это тот, кто из общего потока коммуникаций умеет быстро отобрать эффективные, т.е. полезные для процесса управления.

    Коммуникации  осуществляются в повседневной работе при общении с подчиненными руководителями, на собраниях, при чтении документов, разговорах по телефону, составлении документов. Коммуникациями признан весь процесс производства и управления. Основные виды коммуникаций показаны на рис. 1.

    Коммуникации

    

                                 внешние                                        внутренние

      

    неформальные                 формальные    

           

      вертикальные    горизонтальные

             

      по восходящей     по нисходящей 

    Рис. 1. Виды коммуникаций 

    Внешние коммуникации - это информационное взаимодействие организации с внешней средой: это средства массовой информации, потребители, надзор за качеством продукции, органы государственного регулирования, политические группы, комитеты, поставщики и т.п. Факторы внешней среды очень сильно влияют на деятельность организации. Возникновение коммуникаций внутри предприятия в виде собраний, обсуждений, телефонных переговоров, отчетов и т.д., как правило, являются реакцией на воздействие внешней среды.

    В качестве коммуникаций для организации  используются различные формы. Так, для соблюдения норм государственного регулирования требуется письменное оформление документов. Изучение рынка  ведется при помощи специальных  организаций, т.е. существует множество способов коммуникаций.

    Внутренние  коммуникации - это коммуникации внутри организации между различными уровнями и подразделениями.

    Формальные  коммуникации - это коммуникации, которые определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов. Чем больше уровней управления, тем выше вероятность искажения информации, так как каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.

    Неформальные  коммуникации. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа "только между нами".

    В процессе управления осуществляются коммуникации по вертикали и по горизонтали  между подразделениями.

    Вертикальные  коммуникации. Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т. е. с высших уровней на низшие. По нисходящей передается информация о принятых решениях на высших уровнях (текущие задачи, конкретные задания, рекомендации). Эта информация может передаваться из одного уровня на другой вплоть до рабочих исполнителей.

    Не  менее важными являются  коммуникации и по восходящей линии. Иногда возникает ситуация, когда для решения вопроса на низовом уровне требуется вмешательство руководителей высшего звена. И тогда информация по ступеням управления снизу передается на самый высокий уровень.

    Две трети всей деятельности на предприятии  – это деятельность, основанная на коммуникациях «руководитель  – подчиненный». Они относятся  к коммуникациям по вертикали, но выделяются в отдельную группу. Некоторые из многочисленных разновидностей обмена информацией между руководителем и подчиненным связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обсуждением проблем эффективности работы; достижением признания и вознаграждением с целью мотивации; совершенствованием и развитием способностей подчиненных; со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещением подчиненного о грядущем изменении, а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

    Коммуникации руководителя с подчиненными являются важным компонентом для достижения эффективности управления. участие в обмене информацией каждого подчиненного позволяет выработать более правильные отношения с руководителем, а руководителю более активно вовлекать подчинённых в дела организации.

          Горизонтальные коммуникации - это коммуникации между различными отделами организации. В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специальные группы, в которых формируются равноправные отношения, являющиеся важной составляющей удовлетворенности работников организации.

    Для координации задач и действий подразделений организации требуется  обмен информацией между ними, поэтому устанавливаются потоки информации между подразделениями  по горизонтали.

    Информационный  процесс охватывает все подразделения  и все стороны деятельности предприятия, поэтому естественно, что его деятельность в значительной степени зависит от эффективности коммуникационного процесса.