Совершенствование процесса коммуникаций в Государственном комитете Псковской области по организации государственных закупок Админист

    1.2. Основные элементы и этапы коммуникационного процесса 

     Коммуникационный  процесс – это последовательность действий при общении людей.

     Коммуникации  пронизывают все элементы организации. Их основная цель — обеспечить взаимопонимание людей, участвующих в информационном обмене. Однако сам факт обмена информацией еще не гарантирует эффективности общения. Довольно часто передаваемое сообщение оказывается неправильно понятым и, следовательно, коммуникации — неэффективными. Для того чтобы лучше понять сущность процесса обмена информацией и условия его эффективности, рассмотрим основные элементы и этапы коммуникационного процесса.

     Коммуникационный  процесс возможно осуществлять при наличии следующих основных элементов: отправитель, сообщение, канал связи, получатель.

     Отправитель — лицо, стремящееся донести определенные идеи с помощью передаваемой им информации.

     Сообщение — информация, имеющая определенную форму и закодированная с помощью соответствующих символов.

     Канал связи — средство передачи информации.

     Получатель — лицо, которому отправитель адресует передаваемое сообщение.

     Коммуникационный  процесс можно представить в виде последовательности нескольких взаимосвязанных этапов:

     - формулировка идеи и отбор информации;

     - кодирование информации и формирование сообщения;

     - выбор канала связи и передача сообщения;

     - декодирование сообщения и восприятие информации;

     - интерпретация сообщения  и  формирование  ответа на него;

     - передача ответа отправителю.

     Очень часто процесс коммуникации занимает всего несколько минут или  даже секунд и на практике сложно выделить и разграничить его отдельные этапы. Однако мы кратко проанализируем каждый из них, чтобы лучше понять их содержание.

     1. Формулировка идеи. Обмен информацией всегда начинается с формулирования идеи и отбора информации для сообщения. Отправитель решает, какую именно идею он хочет сообщить своему адресату. Это чрезвычайно важный этап, так как именно он во многом определяет эффективность процесса в целом. Очень часто можно наблюдать, как непродуманная или неудачно сформулированная идея служит источником недоразумений и препятствует достижению взаимопонимания. Поэтому главное для отправителя еще до передачи сообщения - четко определить, что именно должен понять получатель и насколько эти идеи уместны и адекватны конкретной ситуации. Итак, идея сформулирована, однако она еще не имеет определенной формы, в которой может быть передана получателю. Придать ей эту форму — задача следующего этапа.

     2. Кодирование информации  и формирование  сообщения. Для того чтобы передать свою идею, отправитель должен с помощью символов, понятных получателю, закодировать информацию, придав ей определенную форму. В качестве таких символов могут использоваться слова (звуки, буквы), интонации, жесты, рисунки (графические изображения) и т. д. Такое кодирование превращает идею в сообщение.

     3. Выбор канала связи  и передача сообщения. Одновременно с кодированием отправитель выбирает и канал связи, соответствующий типу символов, использованных для кодирования, и целям коммуникации. К таким общеизвестным и часто используемым каналам относятся: почта, телефон, телефакс, электронная почта, компьютерные сети и т. д.

     Если  канал связи непригоден для физического  воспроизведения определенных символов, передача информации невозможна или  затруднена. Так, например, вряд ли можно получить адекватное представление о проекте нового здания при передаче сообщения по телефону. Но не менее важно, чтобы выбранный канал соответствовал идее и цели сообщения, иначе обмен информацией теряет эффективность. Например, если руководитель хочет предупредить подчиненного о недопустимости совершенного им нарушения правил и делает это во время непринужденной личной беседы, между прочим, а не официальным письмом или на совещании, он не должен удивляться, если работник не воспримет идею серьезности своего проступка.

     В ряде случаев, обмениваясь информацией, желательно не ограничиваться единственным каналом связи, а использовать определенное сочетание средств передачи информации. Хотя это и усложняет коммуникационный процесс, зато повышает его результативность. Так, исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективней, чем обмен только письменными сообщениями.

     Выбрав  канал, отправитель использует его  для передачи сообщения получателю. Речь здесь идет только об одной из операций — физической передаче информации, занимающей часто лишь считанные секунды, которую, однако, иногда ошибочно принимают за весь процесс коммуникации.

     4. Декодирование и  восприятие информации. Чтобы воспринять   информацию,   заключенную   в   сообщении,   получатель должен декодировать его. Декодирование — это, по сути, перевод символов сообщения в мысли получателя. Если символы, использованные отправителем, имеют для получателя такое же значение, он правильно поймет смысл сообщения и заложенную в нем идею. Однако в силу ряда причин, которые рассмотрены ниже, в процессе передачи информации возникают различного рода помехи и искажения (шум), способные изменить смысл сообщения.

     Для того чтобы компенсировать негативное влияние шумов и повысить эффективность обмена информацией, в коммуникационных процессах используется обратная связь. Под обратной связью здесь понимается реакция получателя на принятое им сообщение. Обратная связь необходима, чтобы понять, насколько правильно было воспринято и понято сообщение. Менеджер не должен считать, что смысл всего сказанного или написанного им будет понят в точности так, как он задумал, и ему следует, поэтому наладить обратную связь с получателем.

     Такая обратная связь реализуется с помощью двух завершающих этапов коммуникационного процесса.

     5. Интерпретация сообщения   и  формирование  ответа.   На этом этапе отправитель и получатель меняются местами: получатель становится отправителем и формирует свой ответ, в котором содержатся его интерпретация полученного сообщения и реакция на него, а первоначальный отправитель - получателем, ожидающим сообщения - ответа.

     6. Передача ответа. Сформированный ответ передается получателю по выбранному каналу связи, замыкая тем самым цикл коммуникации.

     Следует иметь в виду, что для достижения взаимопонимания может потребоваться несколько таких циклов и соответственно больше времени. Но хотя процесс коммуникации с обратной связью протекает медленнее, он гораздо более точен и эффективен по сравнению с односторонней связью.

    Эти этапы проиллюстрированы на рис.2 в виде простой модели процесса  коммуникаций. 

 
 
 

 
 

Рис.2 Простая модель процесса обмена информацией 

     Важным  направлением коммуникационной деятельности организации является деловое общение. Под деловым общением понимается взаимодействие между людьми внутри организации и вне ее, включающее передачу и прием информации и ее восприятие участниками.

     Основными формами делового общения являются: деловые разговоры; деловые беседы; деловые совещания; деловые переговоры; симпозиумы; семинары. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Глава 2. Анализ коммуникационного  процесса в Государственном  комитете Псковской  области по организации  государственных  закупок Администрации  Псковской области 

    2.1. Общая характеристика Государственного комитета Псковской области по организации государственных закупок 

    В этой главе попробуем проанализировать и сравнить теоретическую часть   курсового проекта с коммуникационными процессами в Государственном комитете Псковской области по организации государственных закупок, которые удалось выявить, общаясь с сотрудниками аппарата управления, а также с сотрудниками отделов.

    Чтобы понять, как происходят коммуникации в  данном комитете, рассмотрим его структуру и структуру Администрации Псковской области (рис. 3). Комитет Псковской области по организации государственных закупок был создан в августе 2005 года. Комитет является органом исполнительной власти области, уполномоченным на размещение заказов для государственных нужд за счет средств областного бюджета и внебюджетных источников финансирования. На сегодняшний день численность комитета составляет 17 человек. Основные функции комитета - координация деятельности органов исполнительной власти по размещению государственных заказов и организация  размещения государственных заказов путем проведения торгов (конкурсов, аукционов, запросов котировок). Высшим органом управления является губернатор Псковской области, курирует комитет первый заместитель губернатора. Руководство текущей деятельностью осуществляет председатель госкомитета, отдел закупки топлива, оборудования, услуг курирует первый заместитель председателя комитета, отдел закупки продовольствия курирует заместитель председателя комитета. Руководство отделом продажи имущества, информационным отделом, секретарем-референтом и специалистом по кадрам (в одном лице) осуществляется непосредственно председателем комитета.

    

    Рис. 3. Структура Администрации Псковской области

    

    Рис. 4. Структура госкомитета по госзакупкам 

    2.2. Анализ коммуникационных процессов  в Государственном комитете Псковской области по организации государственных закупок 

Внешние коммуникации

    Коммуникации  комитета с внешней средой проявляются  в основном в коммуникативных процессах между комитетом и:

    - потенциальными участниками конкурсов и аукционов;

    -  получателями бюджетных средств;

    -  другими структурными подразделениями администрации (например – государственным финансовым управлением, комитетом по здравоохранению и фармации, управлением информационных технологий, управлением капитального строительства, госуправлением образования);

    - сторонними организациями для  удовлетворения нужд комитета;

    - телевидением.

    Комитет пользуется различными средствами для  коммуникаций:

    - размещение официальной информации  на официальном сайте www.pskov.ru;

    - рассылка электронных писем через Интернет и при помощи факса;

    - телефонные переговоры;

    - деловая переписка;

    - личное общение и др.

Внутренние  коммуникации

    Внутренние  коммуникации в комитете происходят между его сотрудниками, между аппаратом управления и начальниками отделов, заместителями, консультантами, между сотрудниками одного ранга, между начальниками отделов и заместителями, между начальниками разных отделов, между сотрудниками разных отделов и т.д. посредством собраний, совещаний, личного общения, при помощи Интернета, телефона.

Неформальные  коммуникации

    Это различные слухи, которые присутствуют в каждой организации. Слухи витают по коридорам, в столовых и в любом другом месте, где люди собираются группами. По каналам распространения слухов передается разная информация: о предстоящем сокращении работников, об изменениях в аппарате управления, о повышениях и назначениях.

Формальные  коммуникации

    Формальные  коммуникации определяются структурой комитета и взаимосвязью  между  уровнями управления. Этот коммуникационный процесс был описан выше.

Вертикальная  коммуникация

    Здесь все в принципе достаточно понятно. Коммуникации проходят сверху вниз, т. е. первый заместитель губернатора издает поручения или иную форму сообщения и доводит их до председателя комитета, который доводит их до заместителей. Первый заместитель председателя курирует отдел закупки топлива, оборудования, работ, заместитель председателя  - отдел закупки продовольствия, информационный отдел, отдел продажи имущества, секретаря-референта и специалиста по кадрам (в одном лице) курирует сам председатель комитета. Информация распространяется сверху вниз - от председателя комитета до служащих более низкого звена.