Системы методов управления. Планирование и организация работы менеджера

Осуждение является приемом  психологического воздействия на сотрудника, который допускает большие отклонения от моральных норм коллектива или  результаты труда которого крайне неудовлетворительные. Такой прием не может применяться в отношении сотрудников со слабой психикой и практически бесполезен для воздействия на отсталую часть коллектива.

 Требование имеет силу  распоряжения и может быть  эффективным только в том случае, когда руководитель обладает  большой полнотой власти или  пользуется непререкаемым авторитетом.  Во многих отношениях категорическое требование аналогично запрещению, выступающему в виде легкой формы принуждения.

Запрещение обеспечивает тормозящее воздействие на личность и по сути является вариантом внушения, а также ограничения недозволенного поведения (бездеятельность, попытки хищения и т.п.).

 Порицание обладает  убеждающей силой только в  тех условиях, когда сотрудник  считает себя последователем  и психологически неразрывно  связан с руководителем, иначе  порицание воспринимается как  менторское назидание.

 Командование применяется  тогда, когда требуется точное  и быстрое исполнение поручений  без обсуждений и критических  замечаний.

Обман ожиданий эффективен в ситуации напряженного ожидания, когда предшествующие события сформировали у сотрудника строго направленный ход  мыслей, обнаруживший свою несостоятельность  и позволяющий без возражений воспринять новую идею.

 Намек — это прием  косвенного убеждения посредством  шутки, иронического замечания  и аналогии. По сути намек обращается не к сознанию и логическому рассуждению, а к эмоциям. Поскольку намек представляет собой потенциальную возможность оскорбления личности, применять его следует с учетом конкретного эмоционального состояния сотрудника.

Комплимент не следует  смешивать с лестью, он должен не обижать, а возвышать сотрудника, наталкивать на размышления. Предметом  комплимента должны быть вещи, дела, идеи и т.п., косвенно относящиеся  к конкретному сотруднику.

 Похвала является позитивным  психологическим приемом воздействия  на личность и оказывает более  сильное воздействие, чем осуждение.

 Просьба представляет  собой весьма распространенную  форму неформального общения  и является эффективным методом  руководства, так как воспринимается  подчиненным как доброжелательное  распоряжение и демонстрирует  уважительное отношение к его  личности.

 Совет — это психологический  метод, основанный на сочетании  просьбы и убеждения. В оперативной  работе, требующей принятия быстрых  решений, использование советов  следует ограничить.

Планирование  и организация   работы менеджера.

Планирование - это формирование образа будущего в сознании субъекта. Это обязательная предпосылка воплощения поставленных целей. Планирование является одной из важнейших функций управления.

Цель планирования - обеспечение  достижения намеченных целей, выполнение поставленных задач. Поэтому в плане  должен быть предусмотрен механизм оперативной  адаптации плановых решений к  конкретной ситуации. Такой механизм обуславливает тесную связь долгосрочных и краткосрочных планов.

Процесс планирования состоит  как минимум, из пяти элементов.

Первый этап - прогнозирование. Под прогнозированием понимается работа, выполняемая менеджером, пытающийся заглянуть в будущее. Сюда входит систематический анализ определенного круга факторов с целью предвидения имеющихся возможностей. На этом этапе дается оценка риска. Если менеджер будет систематически заниматься прогнозированием, то такой прогноз поможет вырабатывать обоснованный подход ко всем планам деятельности предприятия. В прогнозировании используются 3 измерения (как далеко, вперед мы пытаемся заглянуть?); направление (каковы тенденции будущего?); величина (как велики будут перемены?).

Второй этап - выяснение  и выбор вариантов развития. В  практике управления весьма редкими  являются ситуации, требующие единственно  верного подхода. По этому менеджер должен произвести качественную оценку альтернатив, сравнить их с точки зрения доходности, а так же с помощи требуемых ресурсов и выбрать более подходящий вариант.

Третий этап - формулирование целей. На всех уровнях управления "работает" общее правило: когда решение  об определенном образе действий принято, предстоит намерить четкую цель и  предельный срок ее достижения (цифры  используются там, где это необходимо, где они облегчают процесс  принятия решений).

Четвертый этап - разработка программы действий и составление  графика работ. Программа действий, представляет собой намеченную или  упорядоченную серию предстоящих  действий, которые необходимы для  реализации поставленной общей цели. Составление такой программы начинается с анализа тех или иных задач без чрезмерной детализаций. Все подробности отрабатываются позднее и передаются для выполнения, как правило, линейным менеджером. Чтобы программа была действенной, необходимо установить очередность выполнения указанных задач. Причем нужно выделить те, которые должны получить временный приоритет в финансировании.

Главное - временная последовательность программы. Первый шаг - выявление объема наличного времени, которым располагает  менеджер. Следующие шаги - включают определение продолжительности  каждого этапа.

Пятый этап - формирование бюджета (бюджетирование). Это очень важный этап, так как он включает стоимостную  оценку программы и распределение  всех ресурсов, в первую очередь, финансовых. Бюджет может использоваться для  контроля за выполнением плана и качества менеджмента предприятия.

Общие правила планирования:

1. эффективное планирование  обязательно должно начинаться  сверху. Все планы должны быть  скоординированы и согласованны  на уровне высшего руководства.  Но успех будет не возможным  без привлечения управленческого  персонала более низших уровней.

2. в планировании нельзя  полагаться на случай. Ценность  планирования заключается в наличии  систематического подхода к решению  проблем, предупреждение трудностей  завтрашнего дня, а так же  в выявлении и использовании  долговременных возможностей.

3. для эффективного планирования  нужна надежная информация. Часто  качество плана прямо предопределено  качеством аналитических предпосылок.  Планирование и сбор информации  тесно связаны между собой.  Сравнение фактических результатов  с планами прошлых лет служит  основой для разработки планов на следующий год, т.к. без учета таких результатов любые планы будут бесполезны. Выполнение планов требует постоянного контроля, по необходимости - пересмотра и корректировки.

4. для эффективного планирования  существенными являются психологические  факторы. Очень важными и значимыми  контакты между управляющими  различного уровня, между руководством  и работниками предприятия. Нужно  стремиться к общению и взаимопониманию  между людьми как залогу успешного планированию.

Планирование базируется на ряде принципов, которые необходимо учитывать в процессе его осуществления.

Основным из них считается  участие максимального числа  сотрудников организации в работе над планом уже на самых ранних этапах его составления. Он обусловлен тем, что люди скорее и охотнее  будут выполнять те задачи, которые  сами себе поставили, чем "спущенные  сверху", поскольку они им ближе  и понятнее.

Другой принцип планирования - его непрерывность, обусловленная  соответствующим характером хозяйственной  деятельности организации. В соответствии с ним планирование рассматривается  не как единичный акт, а как  постоянно повторяющийся процесс, в рамках которого все текущие  планы разрабатываются с учетом выполнения прошлых и того, что  они послужат основной составления  планов в будущем. Этим обеспечивается определенная преемственность планов.

Непрерывность планирования требует соблюдения принципа гибкости, предполагающего необходимость  корректировки или пересмотра в  любой момент ранее принятого  решения в соответствии с изменяющимися  обстоятельствами. Для обеспечения  гибкости в планы закладываются  так называемые подушки, дающие в  определенных пределах свободу маневра.

Важный принцип планирования - экономичность: затраты на составление  плана меньше эффекта, получаемого  после его выполнения.

Еще один принцип планирования - создание необходимых условий для  выполнения плана.

Перечисленные выше принципы универсальные, пригодные для различных  уровней управления, в то же время  на каждом из них могут применяться  также свои специфические принципы.

Организация труда менеджера.

Для того чтобы менеджер мог эффективно планировать свое время, надо знать, куда и на какие  работы уходит рабочее и не рабочее  время. В связи с этим менеджеру  целесообразно проводить специальные  наблюдения, изучать собственные  затраты времени в течение  дня, недели, месяца.

Успех деятельности менеджера  предприятия зависит не только от материально - технических условий, но и от того, как он распоряжается  самым ценным своим достоянием - временем.

Чем грамотнее и тщательнее менеджер спланирует свое время, тем  плодороднее сможет использовать его  в своих личных и профессиональных интересах. Мировой опыт свидетельствует: увеличение затрат времени на планирование приводит к сокращению времени на исполнение и в конечном счете  к экономии времени в целом.

В понятие организации  труда менеджера включают: учет и  анализ затрат рабочего и не рабочего времени, планирование работ и затрат времени на их выполнение, разработку и принятие управленческих решений, подготовку и проведение служебных  совещаний, организацию рабочих  мест, совершенствование условий  труда, повышение квалификации.

Совершенствование организации  труда менеджеров подразумевает  четкое соблюдение принципов научной  организации труда управленческого  персонала. К таким принципам  относятся специализация, пропорциональность, прямоточность, непрерывность, ритмичность, системный и комплексный подход.

Принцип специализации предполагает углубленное разделение труда в  аппарате управления в целях концентрации отдельных однородных работ в  определенном функциональном подразделении.

Принцип пропорциональности предусматривает соблюдение определенных соотношений (в численности управленческого  персонала, квалификации работников) между  различными частями (звеньями) аппарата управления с тем, чтобы ее функции и процедуры выполнялись своевременно и квалифицированно, а так же сопрягались между собой гармонично без узких мест и штурмовщины.

Принцип прямоточности требует  при организации трудовых процессов разработки кратчайшего пути движения информации и документации от места возникновения до места использования.

Принцип непрерывности предусматривает  сведение до минимума различных технологичных  перерывов в процессах управления. Реализация этого принципа означает, прежде всего, сокращение потерь рабочего времени сотрудников.

Принцип ритмичности применительно  к аппарату управления означает требование равномерной работы всех его звеньев, подчинение всего трудового процесса определенному планомерному режиму, который устанавливается плановыми  и технологическими документами.

Принцип системного и комплексного подхода к исследованию трудовой деятельности работников управленческого  труда и в первую очередь менеджеров требует привлечения к исследованию проблем организации широкого круга  специалистов различного профиля - экономистов, психологов, социологов, юристов, физиологов и др.

Для того чтобы менеджер мог эффективно планировать свое время, надо знать, куда и на какие  работы уходит рабочее и не рабочее  время. В связи с этим менеджеру  целесообразно проводить специальные  наблюдения, изучать собственные  затраты времени в течение  дня, недели, месяца.

Успех деятельности менеджера  предприятия зависит не только от материально - технических условий, но и от того, как он распоряжается  самым ценным своим достоянием - временем.

Основные правила, выполнение которых поможет менеджеру добиться экономии времени.

1. Формируйте рабочие  блоки, в которые вы будете  включать выполнение крупных  или сложных по характеру заданий.  Если объединять выполнение нескольких  небольших по объему, но схожих  по характеру работ (например, телефонные разговоры, ответ на  письма своих корреспондентов,  обсуждение рабочих вопросов с сотрудниками) в рабочие блоки, то экономия времени будет на лицо.

2. Намеренно уединяйтесь  и устанавливайте не приёмные часы. Для выполнения чрезвычайно важных заданий необходимо иметь возможность работать спокойно, без каких-либо помех извне. Недопустимо, чтобы двери вашего кабинета были открыты всегда и для каждого.

3. при проведении переговоров  устанавливайте регламент, а также  определяйте необходимые затраты  времени для выполнения определенных  заданий. Обсуждать следует все  что угодно, но не более часа. Этого времени вполне должно  хватить для того, чтобы выслушать  все точки зрения и принять  основные решения.