Система управления персоналом организации

     Следующим этапом после осознания руководством организации значимости всех появляющихся функций в области управления человеческим капиталом является разработка проекта системы и ее внедрение. Проектирование организации осуществляется по следующим этапам: определение  целей и результатов деятельности, определение связей с внешней  средой, разделение процессов, группировка  функций, определение иерархии в  организации, разделение прав и ответственности, определение уровней централизации  и децентрализации, выбор стратегического  принципа функционирования, внесение изменений.

     Этот  процесс состоит из трех стадий: предпроектная подготовка, проектирование и внедрение. Проект системы управления организацией содержит: технико-экономическое  обоснование целесообразности и  необходимости совершенствования  системы управления персоналом, предназначенное  для производственно-хозяйственной  необходимости и технико-экономической  целесообразности совершенствования  системы управления организацией, задание  на организационное проектирование, организационный общий проект, организационный  рабочий проект. 
 
 
 
 
 
 
 
 

     9. СОВРЕМЕННЫЕ ТИПЫ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СТРУКТУР

     Наиболее  молодой тип организационных  структур – адаптивная организационная  структура, гибкая структура, способная  изменяться (адаптироваться) в соответствии с требованиями внешней среды. Также  эти гибкие структуры еще называются в учебной и научной литературе органическими структурами. Адаптивные структуры в свою очередь подразделяются на проектную организационную (временную) структуру, создаваемую для решения  конкретной задачи, и матричную –  функционально-временно-целевую структуру.

     Смысл проектной структуры состоит  в том, чтобы собрать в одну команду самых квалифицированных  сотрудников организации для  осуществления сложного проекта  в установленные сроки с заданным уровнем качества, не выходя за пределы  утвержденной сметы. Когда проект завершен, команда распускается. В матричной  организации члены проектной  группы подчиняются как руководителю проекта, так и руководителям  тех функциональных отделов, в которых  они работают постоянно. Основной же недостаток матричной структуры  – ее сложность. Очень много вопросов возникает из-за наложения вертикальных и горизонтальных полномочий, что  подрывает принцип единоначалия. Органическая и механистическая  структуры представляют собой лишь две крайние точки в континууме таких форм. Реальные же структуры  функционирующих на рыночном пространстве организаций лежат между ними, обладая признаками как механистических, так и органических структур, причем в разных соотношениях.

     В крупных организациях у одних  подразделений может быть механистическая  структура, у других – органическая.

     К современным типам организационных  структур относятся: горизонтальные, многомерные, сетевые, оболочечные, виртуальные, фрактальные  структуры. По особенностям построения можно выделить также кольцевую структуру, «колесо», звездную, многосвязанную, сотовую, смешанную структуры.

     В зависимости от степени развития и особенностей организации структурное  местоположение кадровой службы может  быть различным. В отечественной  практике используются следующие варианты:

     1) кадровая служба структурно подчинена  руководителю по администрированию;

     2) служба управления персоналом  в качестве штабного отдела  структурно подчинена общему  руководству организации;

     3) кадровая служба в качестве  штабного органа структурно подчинена  высшему руководству;

     4) служба управления персоналом  организационно включена в руководство  организации;

     5) служба попадает в сферу деятельности  «Контроллинга».

     Таким образом, роль и организационный  статус службы управления персоналом в западных и российских фирмах во многом определяются уровнем организационного и финансового состояния, возможностями  развития организации, стадией жизненного цикла организации, ее размерами, направлениями  деятельности, а также позицией ее руководства по отношению к кадровой службе. 
 
 
 

     10. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

     Делопроизводственное  обеспечение системы управления персоналом организации представляет собой обеспечение кадровых служб  всеми документами, составленными  в соответствии с требованиями утвержденных стандартов и инструкций, создание и направление документов структурным  подразделениям компаний и прочим субъектам  за пределами организации.

     Основными делопроизводственными функциями  системы управления персоналом являются: своевременная обработка поступающей  и передаваемой документации; доведение  документации до соответствующих исполнителей в системе управления персоналом; печать документов по кадровым вопросам; регистрация, учет и хранение документов по персоналу; формирование дел в  соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации; копирование  и размножение документов по кадровым вопросам; контроль за исполнением  документов; передача документации по горизонтальным и вертикальным связям.

     В подсистеме управления персоналом, как  и в системе управления всей организацией, внедрены и ведутся следующие  унифицированные системы документации: плановая (плановые задания по кадровым вопросам и т. д.); первичная учетная (по учету труда и заработной платы  и пр.); отчетно-статистическая (по численности, балансу, зарплате, производительности труда и т. д.); по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному  страхованию); организационно-распорядительная (акты, письма и пр.). В соответствии с выполняемыми функциями кадровая служба может вести следующие  кадровые документы: личные дела, личные карточки, трудовые книжки; проекты  приказов по кадровым вопросам, план (отчет) по подготовке и повышению квалификации персонала, справки о состоянии  трудовой дисциплины, данные о текучести  кадров и т. д.

     Документационное  обеспечение подразумевает организацию  работы с документами, обращающимися  в системе управления персоналом. Основой документационного обеспечения  системы управления персоналом является делопроизводство – полный цикл обработки  и движения документов с момента  их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

     Делопроизводство  по форме организации работ может  быть: централизованным – если оно  осуществляется в одном подразделении (канцелярия, общий отдел, секретариат), децентрализованным – если оно рассредоточено по различным подразделениям, и смешанным  – если часть наиболее важных, общих  для всей организации работ осуществляется в одном подразделении, а остальная  часть – в других подразделениях.

     Требования  к оформлению документов основываются на государственных стандартах унифицированных  систем документации: ГОСТ 16 487-83 «ДП  и архивное дело. Термины и определения» и ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы  документации. Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». 
 
 
 
 
 
 
 

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Проектирование  системы управления персоналом нельзя отделить от проектирования системы  управления организацией, так как  первая включает не только функциональные подразделения, занимающиеся работой  с персоналом, но и всех линейных руководителей —от директора  до бригадира, а также руководителей  функциональных подразделений, выполняющих  функции технического, производственного, экономического руководства, руководства  внешними хозяйственными связями и  т.п. Одним словом, система управления персоналом является “костяком” системы  управления организацией.

     Системный подход к разработке проектов систем управления всех уровней иерархии позволяет  комплексно подойти к решению  данной проблемы. Проектируются все  функциональные и целевые подсистемы, подсистемы обеспечения управления, подсистема линейного руководства (табл. 3.1),все составляющие их элементы: функции, оргструктура и технология управления, кадры, информация, технические  средства управления, управленческие решения. Проектируются взаимосвязи  этих компонентов целостной системы  между собой внутри системы, а  также с внешней средой. 
 
 
 
 
 
 

ЛИТЕРАТУРА

1. Абрамова Н.Г. Персонал - технология менеджера. М: Знание., 2001.
2. Аверченко Л.К. и др. Психология управления. Москва-Новосибирск, 2007.
3. Баринов В.А. Организационное проектирование. — М.: Инфра-М, 2005.
4. Белецкий И.П. Кадровый потенциал организатора производства. Мн., 2000.
5. Васильев Ю.П. Управление внутрифирменной системой информации: Опыт США. М.: Экономика, 20044.
6. Васильев Ю.П. Управление развитием производства. Опыт США. М.: Экономика, 2005.
7. Вейл П. Искусство менеджмента. М., 2003.
8. Визюкова И.В. Кадры. Подбор и оценка. М., 2000. 
9. Масааки И. Кайдзен – ключ к успеху японских компаний. — М.: Альпина бизнес букс, 2004.
10. Минтцберг Г. Структура в кулаке. — СПб.: Питер, 2002.
11. Швец В. Устойчивое развитие и менеджмент качества//Стандарты и качество. 2005.