Система организации

Еще одно важное свойство систем заключается в том, что любая из них сама является частью какой-то, еще большей, системы.

Все организации  являются системами. Независимо от целей  организации – производственных, экономических, образовательных, политических, медицинских – все они относятся  к классу организационных систем и имеют все признаки открытой, динамической системы. 

В середине XX в. большое значение для понимания  поведения больших, сложных систем приобрели кибернетика, системный  подход и системный анализ. Они  быстро получили широкий спектр практических приложений в различных областях знания. 
 
 

2.Черты  и свойства организаций

Организация представляет собой сознательно координируемое социальное образование с определенными  границами, функционирующее на относительно постоянной основе для достижения общей  цели или целей. Под словами «сознательно координируемое» понимается управление, под «социальным образованием» - то, что организация состоит из людей или групп лиц, взаимодействующих  между собой. Модели взаимодействия, которым следует лица, являются преднамеренными. Организационные процессы содержат в себе социальную сущность, а взаимодействие членов групп должно быть сбалансировано и предполагает необходимость в  координации.

Организация имеет  относительно определенные границы, которые  могут меняться со временем. Члены  организации, на которых возлагаются  определенные обязанности, вносят свой вклад в достижение установленных  целей. Преимущество организованных групп  заключается в том, что человек, входя в состав коллектива, может  более успешно достичь своих  целей, чем индивидуально. Поэтому  для достижения своих целей он создает интегрированные, кооперативные  системы поведения.

Определение организации  предусматривает необходимость  формального координирования взаимодействия работников. Структура организации  определяет, каким образом должны быть распределены задачи, кто докладывает  и кому, каковы формальные координирующие механизмы и модели взаимодействия. Для нее характерны комплексность, формализация и определенное соотношение  централизации и децентрализации.

Комплексность рассматривает степень дифференциации в рамках организации. Она включает уровень специализации или разделение труда, количество уровней в иерархии организации и степень территориального распределения частей организации.

Под формализацией  понимаются заранее разработанные  и установленные правила и  процедуры, определяющие поведение  работников. Некоторые организации  минимально оперируют с такими стандартными директивами. Другие имеют все типы правил, инструктирующих работников по поводу того, что они могут  и чего не могут делать.

Соотношение централизации  и децентрализации определяется уровнями, на которых вырабатываются и принимаются управленческие решения  в организации. В некоторых организациях процесс принятия решений очень  централизован, действия по разрешению проблем предпринимаются высшими  руководителями, в других случаях  принятия решений децентрализовано, ответственность делегируется вниз по иерархии. Принятые соотношения  централизации и децентрализации  определяют характер и тип устанавливаемой  организационной структуры управления.

Важно подчеркнуть, что организации заранее проектируются, моделируется для формирования структуры, подчиненной интересам достижения установленных целей. При проектировании организации используется представление  о ней как об организме, действующем  рационально и целенаправленно, имеющем априори установленную  цель и совершенствующем методы достижения цели. Проектирование в современных  условиях вызвано к жизни увеличивающейся  сложностью управления организациями, необходимостью применения научно обоснованных методов для выполнения функций  управления и специализацией управленческого  труда. Этот подход качественно отличается от широко распространенных методов  повышения эффективности организаций  – таких, как традиционное расчленение  и объединение на опытной основе подразделений или сфер ответственности  руководителей, их замена, улучшение  тех или иных организационных  процедур.

Примерная характеристика предназначения организации в обобщенном виде включает:

предполагаемые  продукты и услуги;

место и роль в системе рыночных отношений;

цели организации (выживание, рост, доходность);

технологию (процессы, инновации);

философию (базовые  взгляды, ценности, мотивации);

внутреннюю концепцию (источники силы, степень конкурентоспособности, факторы выживания);

внешний образ, имидж (ответственность перед партнерами, потребителями, обществом в целом). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3.Открытые  и закрытые системы

Существенное  проникновение во внутреннее строение организации обеспечивается использованием системного подхода.

Различают системы  открытые и закрытые. Понятие закрытой системы порождено физическим науками. Здесь понимается , что система является самосдерживаемой. Ее главная характеристика в том, что она существенно игнорирует эффект внешнего воздействия. Совершенной системой закрытого типа была бы та, которая не принимает энергии от внешних источников и не дает энергию своему внешнему окружению. Закрытая организационная система имеет малую применяемость.

Открытая система  признает динамическое взаимодействие с окружающим миром. Организации  получают свое сырье и человеческие ресурсы из окружающего мира. Они  зависят от клиентов и заказчиков из внешнего мира, потребляющих их продукцию. Банки активно взаимодействующие с окружающим миром, используют депозиты, обращают их в кредиты и в инвестиции, используют полученную прибыль для подержания самих себя, для развития, для выплаты дивидендов и уплаты налогов.

На схеме предусматривающей  промышленную организацию как открытую систему , можно видеть поступление материалов, рабочей силы, капитала. Технологический процесс создается для переработки сырья в конечный продукт, который, в свою очередь, продается заказчику. Финансовые учреждения, рабочая сила, поставщики и заказчики, правительство – все являются частью окружения.

Степень разграничения  открытой или закрытой систем меняется в рамках систем. Открытая система  может стать более закрытой, если контакты с окружением уменьшаются  со временем. В принципе возможна и  обратная ситуация.

Открытее системы  тяготеют к нарастанию усложненности  и дифференциации. Иными словами, открытая система будет по мере своего роста стремится к большей специализации своих элементов и усложнению структуры, нередко расширяя свои границы или создавая новую суперсистему с более широкими границами. Если деловое предприятие растет, то наблюдается значительная его дифференциация и усложнение. Создаются новые специализированные отделы, приобретаются сырье и материалы, расширяется ассортимент выпускаемой продукции, организуются новые сбытовые конторы. 

Все системы  имеют вход, трансформационный процесс  и выход. Они получают сырье, энергию, информацию, другие ресурсы и преобразуют  их в товары и услуги, прибыль, отходы и т.п. Открытые системы имеют, однако, некоторые специфические черты, которые необходимо знать тем, кто  изучает организации.

Одна из таких  черт – это признание взаимозависимости  между системой и внешним миром. Существует граница, отделяющая систему  от ее окружения. Изменения в окружении  влияют на один или несколько атрибутов  системы, и наоборот, изменения в  системе воздействуют на окружение.

Организация должна отражать внешнюю среду. В основе ее построения лежат предпосылки  экономического, научно-технического, политического, социального или  этического характера. Организация  должна создаваться так, чтобы она  нормально функционировала, получала вклад в общую работу со стороны  всех ее членов и эффективно помогала работникам достигать поставленных целей и в настоящее время, и в будущем. В этом смысле действенная  организация не может быть статичной. Она должна быстро узнавать обо всех изменениях среды, представлять их значение, выбирать наилучшею ответную реакцию, способствующую достижению ее целей, эффективно реагировать на воздействия среды.

Без границы  не существует системы, и граница  или границы определяют то, где  начинаются и заканчиваются системы  или подсистемы. Границы могут  быть физическими, иметь психологическое  содержание через такие символы, как названия, форма одежды, ритуалы. Концепция границ требуется для  более углубленного понимания систем.

Принципиальное  значение для функционирования организаций  имеет обратная связь. Открытее системы  постоянно получают информацию из своего окружения. Это помогает приспособиться и позволяет предпринимать корректировочные действия по исправлению отклонений от принятого курса. Здесь под  обратной связью понимается процесс, позволяющий  часть выходной продукции получить обратно в систему в виде информации или денег для модифицирования  производства той же выпускаемой  продукции или налаживания выпуска  новой продукции.

Нужно учитывать  и то, что организации укомплектовываются людьми. Очевидно, что при группировке  видов деятельности и распределении  полномочий внутри любой организационной  системы необходимо учитывать различные  недостатки и привычки людей. Это  не означает, что организация должна создаваться применительно к  людям, а не на основе целей и сопутствующих  их достижению видов деятельности. Однако весьма важным, зачастую сдерживающим, для руководителя фактором является то, какие лица будут работать в  организации.

Поведение членов организации может рассматриваться  как ее внутренняя среда. В организации  постоянно возникают проблемы, которые  могут изменить ее положение, и чтобы  все ее элементы действовали и  были разумно скоординированы, необходимо непрерывное поступление ресурсов. Производственный аппарат изнашивается, технология устаревает, материалы нужно пополнять, работники увольняются. Чтобы обеспечить жизнеспособность организации, эти ресурсы необходимо, не прерывая производственного процесса, заменять элементами равной производительности.

Другие внутренние проблемы возникают из-за недостатков  взаимодействия и скоординированности разных участков организации. Одной из причин того, что работники уходят, а акционеры не желают вкладывать свои сбережения, является неудовлетворительность этих групп условиями труда и вознаграждением за участие в организации, и это недовольство может стать сильным, что возникнет угроза самому существованию организации.

Для организации  характерен циклический характер функционирования. Выходная продукция системы обеспечивает средства для нового инвестирования, что позволяет повторять цикл. Доходы, полученные заказчиками промышленных организаций, должны быть достаточно адекватными  для оплаты кредитов, труда рабочих  и погашения займов, если цикличность  устойчива и обеспечивает жизнеспособность организации.

 Следует подчеркнуть  и то, что организационные системы  предрасположены к сокращению  или распадению на части. Поскольку  закрытая система не получает  энергию и новые вложения из  своего внешнего окружения, она  может со временем сокращаться.  В отличие от нее открытая  система характеризуется негативной  энтропией, т.е. она может реконструировать  сама себя, подержать свою структуру,  избежать ликвидации и даже  вырасти, потому что имеет возможность  получать энергию извне в большей  мере, чем отдает наружу.

Приток энергии  и для предотвращения энтропии поддерживает некоторое постоянство обмена энергией, в результате чего достигается относительно стабильное положение. Даже не смотря на то, что существует постоянный приток новых вложений в систему и  постоянный отток, обеспечивается определенная сбалансированность системы. Когда открытая система активно перерабатывает вложения в выходную продукцию, она оказывается, тем не менее, способной поддерживать себя в течение определенного времени.

Исследования  показывают, что большие и сложные  организационные системы имеют  тенденцию к дальнейшему росту  и расширению. Они получают определенный запас прочности, выходящий за пределы  обеспечения только выживаемости. Многие подсистемы в рамках системы имеют  возможность получать энергии больше, чем требуется для производства своей продукции. Считается, что  стабильное положение применимо  к простым системам, но на более  сложном уровне оно становится одним  их факторов сохранения системы через  рост и расширение.

По мере роста  организации высшие ее руководители вынуждены все больше передавать свои обязанности по выработке решений  вышестоящим звеньям. Однако поскольку  руководители высшего уровня отвечают за все решения, их роль в организации  изменяется: от выработки решений  руководители высшего уровня переходят  к управлению процессами выработки  решения. В результате увеличение размеров организаций приводит к необходимости  разделения труда в сфере управления. Одна группа – руководители высшего  уровня – обладает первичными полномочиями и несет ответственность за определение  характера системы управления организацией, т.е. процесса, с помощью которого должны разрешаться проблемы организации. Другая группа руководителей подчиняется  руководству высшего уровня. Входящие в нее люди являются компонентами системы управления, а их основная обязанность состоит в выработке  решений.