Робота з документами, що надходять у підприємство

Таблиця 1. Журнал для реєстрації вхідних документів

     Для реєстрації вхідних документів карткова більш зручна форма реєстрації    ( Таблиця 2 ). Бланки реєстраційно-контрольної картки можуть бути виготовлені як друкарським способом, так і методом оперативної поліграфії на папері формату А5 (148х210 мм). Допускається колірна відмінність карток.

     Кількість примірників реєстраційної картки визначається числом довідкових і контрольних  карток у всіх структурних підрозділах  і ланках, в яких документ буде виконуватись і контролюватися.  

Реєстраційно-контрольна картка

лицьова сторона

Зворотня сторона

Таблиця 2. Реєстраційно-контрольна картка  

     На  верхньому полі реєстраційно-контрольної картки обводять дату виконання документа, взяту з резолюції. На нижньому полі є графа для проставлення фактичного виконання документа. Картки поміщають у контрольну картотеку. Контрольну картотеку доцільно розділити на 33 частина: 31-а відповідає максимальному числу днів в місяць; в 32-й розміщують картки на документи, строки, виконання яких настануть у наступному місяці; в 33-й осередку мають картки на невиконані в термін документи.

     Картки  в картотеці розташовують по датам  виконання документів, тобто кожному дню виконання (у межах місяця) відповідає певна її частина.  

     2.3. Контроль виконання документів.

      Організація контролю за виконанням документів у ВАТ "ПiвдГЗК" забезпечує їх своєчасне та якісне виконання. Контроль здійснюється за найбільш важливими вхідними, вихідними документами.

     Найбільш  раціональним веденням контрольних  операцій реєстрації документів є використання персонального комп'ютера, який в  заданому режимі встановлює проміжні терміни виконання і виводить на екран номери документів в призначений день для проведення над ними контрольних операцій.

     У структурних підрозділах ВАТ "ПiвдГЗК" контроль за виконанням документів здійснює секретар або особа, відповідальна за діловодство. Технологія контролю складається з постановки документа на контроль, перевірки своєчасного доведення документа до виконавця, попередньої перевірки і регулювання ходу виконання, обліку та узагальнення результатів контролю виконання документів, інформування керівника ВАТ "ПiвдГЗК".

     Дані  про хід і результати контролю за виконанням документів періодично аналізуються. На основі аналізу розробляються пропозиції щодо прискорення виконання документів та підвищення виконавської дисципліни, удосконалення організації контролю і управління в цілому.

     Висновок:

     Провівши  аналіз організації документообігу ВАТ "ПiвдГЗК" я прийшов до висновку, що від чіткості й оперативності обробки та руху документа залежить швидкість отримання інформації, необхідної для виробництва рішення. Тому на ВАТ "ПiвдГЗК" раціональній організації документообігу завжди приділяється велика увага.

     Висновки:

     Організація роботи з документами - це забезпечення оптимальних умов для усіх видів  робіт з документами. Значення документа  для підприємства важко переоцінити. Сучасне управління державним підприємством - це в значній мірі безперервна низка процесів складання і переміщення документів. Ступінь досконалості технологічної системи роботи з документами визначається оперативністю переміщення і виконання документів та ефективністю забезпечення керівництва  документованої інформацією.

Додаток 1. 
 

Схема руху вхідних документів на ВАТ "ПiвдГЗК"

Використана література:  

1. Балабанова  Л. В., Сардак О. В. Організація  праці менеджера. Навчальний посібник. — Київ: ВД «Професіонал», 2004.

2. Васильєва И. Н., Желнинский Г. С. Организация делопрооизводства и персональный менеджмент. — М.: Вузовский учебник, 2004.

3. Веснин В. Р. Технология работы с персоналом и деловыми партнерами. — М.: ТДЭлит-2000,2003.

4. Зудина Л. И. Организация управленческого труда. — М.: ИНФРА-М, 1997.

5. Комаров А. Г. и др. Современный менеджмент: теория и практика. — СПб.: Питер, 2004.

6. Мошек Г. Є. Організація праці менеджера. — К.: КДТЕУ, 1995.

7. Паламар Л. М., Кацавель Г. М. Мова ділових паперів. —Киів.: Либідь, 1995.

8. Конспект лекцій з дисципліни «Організація праці менеджера » для фахівців з узагальненим об’єктом діяльності «Менеджмент» для спеціальності 6.050201 „Менеджмент організацій” форма навчання – денна № коду 3110 Макіївка: ДонНАБА, 2009

9. Методичні вказівки до самостійної роботи студентів по дисципліні «Організація праці менеджера» для фахівців з узагальненим об'єктом діяльності 0502 «Менеджмент», для спеціальності 7.050201 «Менеджмент організацій», (для студентів денної та заочної форм навчання) / Уклад.: Кольцова Д.В., Шамонова Г.М. – Макіївка: ДонНАБА, 2007. – 42 с.