Робота з документами, що надходять у підприємство

     У деяких організаціях кореспонденцію передають  керівнику один раз на день, як правило, о 10-12 год., в інших-два рази на день - о 10 і 16 год. Телеграми, термінові документи передають керівнику негайно.

     Як  уже було зазначено, усі документи, що надійшли, керівник після розглядання щодня (у встановлені години) направляє виконавцям, або повертає у канцелярію (секретареві). Ні за яких умов керівник не повинен залишити документи у себе.

     Нерідко бувають випадки, коли керівник вважає за необхідне мати на робочому місці ту або іншу інформацію, яка є у документах, що надійшли до нього. У цьому разі за його вказівкою (звичайно у вигляді спеціального позначення на документі) виготовляють копію документу або витяг з нього. Виготовлені копії або витяги направляють керівнику. У разі потреби на його вимогу копії завіряють і в цьому випадку вони стають офіційними документами.

     Копії документів, витяги з них, вирізки  з періодичних видань, чорнові  тексти доповідей і повідомлень, інші подібні матеріали зберігають на робочому місці керівника. Для того щоб ними можна було користуватися, їх систематизують, що забезпечує оперативний їх пошук.  

 

      1.1. Проблеми традиційних та електронних технологій ДОП

     Як  показує практика, в даний момент існує велика кількість організацій  як малого та середнього бізнесу, так  і великих підприємств, що мають  територіально-віддалені філії, де документаційне забезпечення управління абсолютно не розвинене або використовується лише на окремих етапах управлінської діяльності.

     Цілком  очевидно, що в століття новітніх інформаційних  технологій традиційна схема управління документообігом не здатна впоратися з тими обсягами роботи, які існують в даний час. В документаційній діяльності різних організацій при веденні класичного паперового діловодства, як правило, через деякий час починають виникати практично однакові проблеми. Тому в багатьох організаціях вся робота з отриманою документацією ведеться з електронними образами документів.

     Після отримання документа офіс-менеджером він виробляє експедиційну обробку, розглядає документ на предмет адресата, реєструє в системі. Реєстрація нового документа проводиться на основі існуючого з заповненням електронної реєстраційної облікової картки. При створенні такої картки документу автоматично присвоюється номер, перевіряється його дублювання. Якщо в організації знаходяться декілька різних за своїми функціями відділів, то для кожного з відділів можуть бути налаштовані власні правила нумерації для різних типів документів. Також при необхідності можна фіксувати атрибути, частина з яких є обов'язковими. При збереженні, картка перевіряє унікальність певних полів, наприклад, поєднання типу документа і його номера. Так само при реєстрації, до картки можна приєднати будь-яку кількість файлів довільного формату. Дана картка документа прив'язується до номенклатури справ компанії із зазначенням справи з довідника номенклатури. А з документами стандартних типів можуть бути асоційовані набори атрибутів, такі як тип документа, координати відправника і одержувача, дата, короткий зміст, та інші. Для заповнення окремих атрибутів картки використовуються різні довідники.

     Після реєстрації документ надсилається керівнику конкретного підрозділу. Це проводиться системою за допомогою вбудованої поштової служби. З кожним документом може бути асоційований набір завдань щодо його виконання, тому після розгляду документа керівник виносить завдання і призначає виконавця. Завдання включають терміни виконання завдання, список виконавців, тип виконання - послідовний, паралельний, альтернативний (має на увазі виконання одним з виконавців), текстові коментарі та іншу інформацію. Завдання пов'язані між собою таким чином, що є можливість визначити послідовність обробки завдань. У тому випадку, якщо при реєстрації завдання був вказаний ознака необхідності маршрутизації і зазначений формат маршрутизації завдання, система автоматично розсилає повідомлення по електронній пошті або розміщує ярлик на завдання в персональній папці користувача.

     Якщо  у завдання не вказано дату початку  виконання, то повідомлення розсилаються негайно, якщо термін вказаний, то завдання розсилається в момент настання терміну  виконання завдання. У тому випадку, якщо завдання має кілька виконавців, система визначає спосіб маршрутизації:

· Паралельний  спосіб маршрутизації увазі одночасну  розсилку завдання всім виконавцям;

· Послідовний - послідовну;

· Альтернативний - розсилку всім виконавцям з автоматичним відкликанням завдання при прийнятті його першим виконавцем.

     При обробці завдання користувач може змінювати  його статус (взяти в роботу, відкласти, завершити), вказати відсоток виконання, внести коментарі. Інформація про поточний стан завдання буде автоматично фіксуватися  на сервері системи, що дозволяє в реальному часі відслідковувати процес виконання.

     Після виконання завдання документ міститься  в справу і відправляється автоматично  системою на оперативне зберігання на центральний комп'ютер-сервер.

     Хотілося  б особливу увагу звернути на організацію роботи з документами, отриманими за допомогою електронної пошти. В кожній організації повинно бути розроблено спеціальне положення, що закріплює правила роботи з електронною поштою. У цьому положенні повинні бути визначені такі електронні повідомлення, що підлягають реєстрації та зберіганню в системі електронного документообігу:

- Повідомлення, на підставі яких приймаються  відповідальні ділові рішення; 

- Повідомлення, що містять важливу для компанії  інформацію або мають історичну цінність;

 -Повідомлення образливого і загрозливого характеру, зразки особливо настирливого і що заважає ефективній роботі співробітників спаму (рекламні розсилання) - для передачі слідчим органам;

- Всі  відправлені документи, оскільки  можуть виникнути випадки, коли важливо відновити зміст всього листування.

Важливим  етапом роботи з електронними повідомленнями є встановлення для них строків  зберігання. Зазвичай, термін зберігання отриманого повідомлення встановлюється такий же, який встановлений для аналогічного паперового документа. Повідомлення, що не підлягають зберіганню, або термін зберігання яких закінчився, своєчасно і регулярно знищуються офіс-менеджером, при цьому в системі робиться певна позначка про їх знищення. Після закінчення двох тижнів вся отримана електронна пошта архівується і поміщається в спеціальний архів, що знаходиться в центральному апараті. Доступ до інформації архіву обмежений: дозволений тільки визначеному колу користувачів. Завдяки такій системі обмеження доступу, вся вхідна документація виходить найбільш захищеною від несанкціонованого доступу, а також від помилок, що виникають в результаті помилкових (навмисних або випадкових) дій персоналу при роботі з документами.

 

2 .Основні правила організації документообігу на ВАТ "ПiвдГЗК". 

     Документообіг є важливою ланкою в організації  діловодства ВАТ "ПiвдГЗК", так  як він визначає не тільки направлення руху документів, але і швидкість руху документів на данному підприємстві.

     Основними правилами організації документообігу на ВАТ "ПiвдГЗК", є:

- Оперативне  проходження документа, з найменшими  затратами часу;

- Максимальне  скорочення інстанцій проходження  документа (кожне переміщення  документа має бути виправданим,  необхідно виключити або обмежити  поворотні переміщення документів);

- Порядок проходження і процес обробки основних видів документів повинні бути однаковими.

     Дотримання  цих правил дозволяє реалізувати  основний організаційний принцип служби діловодства - можливість централізованого виконання однорідних технологічних  операцій.

     Всі документи (традиційні (на папері) та електронні) у комплексі на ВАТ "ПiвдГЗК",погоджені шляхом дотримання правил особливостей подання інформації на кожному з носіїв.

     Організація документообігу об'єднує всю послідовність  переміщень документів в апараті управління ВАТ "ПiвдГЗК", всі операції з прийому, передачі, складання та оформлення, відправлення (і підшивці) документів у справу.

     Порядок проходження документів та організація  всіх операцій при роботі з ними, регламентований інструкцією з  діловодства у ВАТ "ПiвдГЗК" і табелем уніфікованих форм документів.

     У ВАТ "ПiвдГЗК" існує окремий структурний підрозділ, в завдання якого входить забезпечення централізованого документообігу.

     Вхідні  документи становлять одну з складових  централізованого документообігу. Більшість вхідних документів повинні породжувати відповідні вихідні, у встановлені терміни. Терміни можуть бути встановлені нормативними актами, розпорядчими той чи інший час відповіді на відповідний вхідний документ або можуть бути зазначені безпосередньо у вхідному документі.  

     2.1 Схема руху і  технологія обробки  вхідних документів на ВАТ "ПiвдГЗК".

     Документи, що надійшли, у ВАТ "ПiвдГЗК" починають свій шлях до виконання з експедиції (структурного підрозділу загального відділу) (Додаток 1).

     Там вони піддаються експедиційної обробці, яка полягає у перевірці правильності доставки кореспонденції, розкритті конвертів, перевірки цілісності вкладень та попередньої сортування документів на реєстровані і незареєстровані. Незареєстровані документи та документи з позначкою "особисто" передаються за призначенням. У ВАТ "ПiвдГЗК" обов'язково складається перелік нерегістріруемих документів, який щорічно переглядається.

     Реєстровані документи поділяються на два  потоки:

1. Документи  на ім'я керівника і без вказівки  конкретної адреси;

2.Документи  на адресу структурних підрозділів. 

     Всі вище зазначені документи надходять до канцелярії.

     Помічники керівника або працівник канцелярії провадять попередній розгляд документів, що надійшли. Метою попереднього розгляду документів, що надійшли є розподіл документів, що не вимагають обов'язкового розгляду керівництвом, встановлення підрозділу або особи, яким повинен бути спрямований цей документ. Звідси випливає, що при попередньому розгляді утворюється два документопотока: на адресу керівника ВАТ "ПiвдГЗК" і в структурні підрозділи організації.

     Керівництву ВАТ "ПiвдГЗК" передаються документи вищестоящих органів управління та документи, що містять інформацію з найважливіших питань діяльності організації (установи). Інші документи передаються керівникам структурних підрозділів організації (установи) або безпосередньо виконавцям. Документи передаються керівництву або виконавцям в день надходження на ВАТ "ПiвдГЗК".  
 

     2.2. Загальні правила реєстрації вхідних документів на ВАТ "ПiвдГЗК".

     При реєстрація документу записуються облікові дані про документ за встановленою формою, яка фіксує факт його одержання. Тобто документу присвоюеться індекс, який ставиться на документі з наступним записом даних про документ у журналі реєстрації або реєстраційній картці. Метою реєстрації є забезпечення обліку, контролю та пошуку документів.

     Основним  принципом реєстрації документів є  однократність. Кожен документ має  реєструватися тільки один раз. Вхідні документи реєструються в день надходження.

     Індекс вхідного документа, як правило, складається з індексу справи за номенклатурою і реєстраційного номера документа, наприклад: реєстраційний номер 06-10/196 вхідного документа включає:

- 06 - індекс  структурного підрозділу;

- 10 - номер  відповідної справи за номенклатурою;

- 196 - індивідуальний порядковий номер вхідного документа, присвоєний йому при реєстрації.

     На  всіх вхідних документах проставляється реєстраційний номер документа, що фіксує факт і час надходження  документа на ВАТ "ПiвдГЗК".

     У практичній діяльності, в залежності від обсягу документообігу у ВАТ "ПiвдГЗК" використовують три форми реєстрації документів: журнали і картки, і автоматизована електронна (Рис. 2).  
 
 

Рис.2 Форми реєстрації документів. 

     У структурних підрозділах ВАТ "ПiвдГЗК" застосовують журнали для реєстрації вхідних документів.( Таблиця 1.)