Робота з документами, що надходять у підприємство

МІНІСТЕРСТВО  ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

ДОНБАСЬКА НАЦІОНАЛЬНА АКАДЕМІЯ БУДІВНИЦТВА  І АРХІТЕКТУРИ 

     Інститут  економіки, менеджменту і права  в будівництві

Кафедра менеджменту організацій 
 
 
 

КОНТРОЛЬНА  РОБОТА

з дисципліни «ОРГАНІЗАЦІЯ ПРАЦІ МЕНЕДЖЕРА» 

Тема  роботи «Робота з документами, що надходять у підприємство» 
 
 
 
 
 

     Виконав: Просветов К.В.

     студент групи ЗМО 43 „б”

Перевірив: доц. Кольцова Д.В. 
 
 
 
 
 
 

Макіївка, 2011р.

 

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

ДОНБАСЬКА НАЦІОНАЛЬНА АКАДЕМІЯ БУДІВНИЦТВА  І АРХІТЕКТУРИ 

Інститут  економіки, менеджменту і права  в будівництві

Кафедра менеджменту організацій 
 
 
 

ЗАВДАННЯ

НА  ВИКОНАННЯ КОНТРОЛЬНОЇ  РОБОТИ

з дисципліни «ОРГАНІЗАЦІЯ ПРАЦІ МЕНЕДЖЕРА»

студента 5 курсу, групи ЗМО 43 „б” Просветова К.В. 
 
 

Тема 17. Робота з документами, що надходять у підприємство. 
 
 

Завдання виконувати відповідно до методичних вказівок з  дисципліни «Організація праці менеджера» 

Термін виконання контрольної роботи до 20.12.11 р. 
 
 

Завдання видав:         Завдання прийняв:

Викладач доц. Кольцова Д.В.      студент Просветов К.В.

 

      Зміст: 
 

Вступ________________________________________________________________4

1. Робота з документами, що надходять у підприємство______________________5

1.1. Проблеми традиційних та електронних технологій ДОП_________________10

2. Основні правила організації документообігу на ВАТ "ПiвдГЗК"____________13

2.1. Схема руху і технологія обробки вхідних

       документів на ВАТ "ПiвдГЗК"_______________________________________14

2.2. Загальні правила реєстрації

       вхідних документів на ВАТ "ПiвдГЗК"________________________________15

2.3. Контроль виконання документів _____________________________________18

Висновки ____________________________________________________________19

Додаток 1 ____________________________________________________________22

Використана література ________________________________________________21 
 
 
 
 
 

 

Вступ. 

     В основі всієї управлінської діяльності лежить робота з документацією, і організація такої роботи є важливою частиною процесів управління. Правильно організована робота з документацією істотно впливає на оперативність та якість прийнятих рішень.

     Перехід до економіки ринкового типу ставить  питання про створення відповідних  сучасним умовам єдиних норм та вимог  до системи документаційного забезпечення управлінської діяльності.

     Встановлення  порядку руху документів, або управління документацією в організації полягає у створенні умов, що забезпечують зберігання необхідної документної інформації і її швидкий пошук у встановлені терміни і з найменшими витратами. Таким чином, управління документацією включає в себе організацію документообігу, включаючи технологію особистої роботи виконавців, створення інформаційно-пошукових систем у документах організації, контроль їх виконання.

     Вирішальною мірою визначають успішність праці менеджера з документами такі фактори, як: розподіл праці та організація діловодства у підприємстві.

     У документаційному забезпеченні підприємства можна виділити 3 групи документів:

• що надходять (вхідні);

• внутрішні;

•що відправляються (вихідні).  

 

1. Робота з документами, що надходять у підприємство.

     Раціональний  спосіб обробки пошти, що надійшла на підприємство, є таким: секретар отримує  пошту, відкриває, сортує (для керівника, заступників, безпосередніх виконавців), додає при необхідності пояснювальні матеріали, керівник розглядає свою частину, розподіляє за пріоритетністю, приймає рішення, накладає резолюції. Схема роботи з вхідними документами наведена на рис 1.

Рис 1. Схема роботи з вхідними документами.

     Так, первинна обробка вхідних документів полягає в перевірці правильності доставки листів.

     Попередній  розгляд вхідних документів проводиться  секретарем-референтом з метою розподілу  на документи, що реєструються і документи, що не реєструються.

     Секретар-референт повинен здійснювати «фільтрацію» вхідних документів, що направляються керівникові.). Керівнику для розглядання і прийняття рішення (воно відбито у резолюції) слід передавати тільки найважливіші документи, в основному ті, які не можна використовувати без його вказівки. Практика свідчить, що кількість їх становить 10-20% загальної кількості документів, які надходять. Інші можуть бути передані заступникові керівника, у структурний підрозділ або відразу виконавцям. Окрім власне читання, опрацювання текстів включає такі дії: маркування тексту (умовні знаки і записи на полях, підкреслювання) та виписування (цитування та конспектування).

     З метою уникнення зазначених недоліків  і розподілу документів між виконавцями, підрозділами та їхніми керівниками на підприємствах запроваджено попередній розгляд документів, у ході якого необхідно:

- розподіляти документи між керівниками, начальниками структурних підрозділів і

  виконавцями з урахуванням основних критеріїв оцінки їх змісту і забезпечення

  апарату управління необхідною і достатньою інформацією; 

- визначати конкретних виконавців документів, керуючись розподілом обов’язків,

  посадовими інструкціями, інструкціями з діловодства, практики, що склалася, та

  ін.; 

- перешкоджати надходженню в апарат управління документів, виконання яких не

  є його прерогативою; 

- визначати потребу у реєстрації документів. Попередній розгляд документів дає

  змогу: 

- вивільнити керівника від вивчення документів, що не потребують його уваги, а

  апарат управління - від документів, виконання яких не входить до його функцій; 

- скоротити документообіг, безпосередньо направляючи документи виконавцям; 

- підвищити оперативність роботи апарату управління скороченням кількості

  роботи апарату управління скороченням кількості пунктів обробки документів і

  часу перебування в них; 

- зменшити трудомісткість зменшенням кількості операцій взагалі і дубльованих,

  зокрема; 

- поліпшити якість управлінських рішень, які приймають спеціалісти, що мають

  необхідну інформацію; 

- підвищити відповідальність виконавців за вирішення документів, що надходять; 

- об’єктивно оцінювати можливості окремих виконавців, враховуючи

  оперативність і якість запропонованих ними рішень; 

- підвищити технологічність обробки документів; 

- проводити комплексний аналіз документації, що надходить, з метою її

раціоналізації  і скорочення;

     Сучасна організація управлінського процесу  передбачає, що основна маса (80-95%) документації апарату управління має надходити безпосередньо у структурні підрозділи або відповідальним виконавцям.

     Те, що значна частина документації надходить безпосередньо в аппарат управління, не знижує забезпеченість його керівників інформацією, оскільки їм передають документи організацій, листи і заяви робітників, довідки, доповідні записки, огляди, що висвітлюють ті або інші сторони діяльності системи, а також інші документи з принципових питань діяльності організації, які містять необхідну для керівника інформацію і потребують його рішення.

     Ефективність  попереднього розглядання документів повністю залежить від того, хто його здійснюватиме. Практика свідчить, що в міністерствах, відомствах, великих об’єднаннях і на підприємствах цю роботу виконують спеціально призначені кваліфіковані працівники або помічники керівника, референти, завідуючі канцеляріями, секретаріатами, загальними відділами та ін. У невеликих підприємствах цю функцію може виконувати досвідчений секретар.

     Працівник, який виконує операції, пов’язані  з оцінкою і розподілом документів, повинен докладно знати функції підприємства і його підрозділів, права і обов’язки провідних працівників, систему взаємовідносин, що склалися між ними; мати високий професійний рівень, необхідні навички і знання, користуватися довірою керівника, мати певну інтуїцію.

     Попередній  розгляд документів в апараті  управління, що виключає численні операції передавання, погоджування, конфліктні ситуації та ін., можливий тільки за умови ретельного розподілу функцій між підрозділами, прав і обов’язків між працівниками, зафіксованого у положеннях про підрозділи і посадових інструкціях робітників. Це найважливіша передумова оптимально організованого управління. Вона вирішальною мірою визначає ефективність інформаційного забезпечення керівників, організацію раціонального документообігу і, зокрема, попереднього розгляду документів.

     Попередній  розгляд документів сприяє децентралізації повноважень, одному з найважливіших принципів сучасного управління, оскільки дає змогу реально делегувати повноваження керівника безпосередньо підлеглим йому особам.

     При розгляданні документів, що надходять, слід прагнути до зменшення кількості резолюцій на них - не більше ніж одна-дві. Цьому сприяє спрощення організаційної структури управління - зменшення кількостірівнів і ланок управління.

     У процесі попереднього розглядання  може бути встановлено, що для оперативного виконання документа керівнику потрібна додаткова інформація. У цьому випадку добирають необхідні документи і подають керівнику одночасно з ініціативним документом.

     Документи, що надійшли на підприємство, слід розглядати у день надходження і у той же день направляти виконавцям або повертати секретареві (у канцелярію, загальний відділ, секретаріат). Безпосереднє передавання документів від керівника виконавцю дасть змогу прискорити обробку їх в апараті управління.

     Як  виняток, керівник може повернути документи наступного дня. Якщо керівник відсутній, їх розглядає заступник.

     Керівник  підприємства повинен розглядати тільки зареєстровані документи. Він не повинен розглядати документи, передані йому під час відряджень, прийому громадян, працівниками інших організацій до їх реєстрації.

     Документи, що надійшли, передає керівнику тільки секретар. Час передавання документів встановлює керівник за погодженням із секретарем. При цьому враховують час надходження пошти, умови роботи організації, розпорядок робочого дня керівника, можливості діловодної служби. Час повертання документів секретареві встановлюють таким чином, щоб у цей же день вони згідно з резолюцією були передані виконавцю.