Разработка программы адаптации персонала

2       Управление адаптацией персонала в организации

Управление процессом адаптации — это активное воздействие на факторы, предопределяющие ее ход, сроки, снижение неблагоприятных последствий и т. п.

Необходимость управления адаптацией предопределяется большим ущербом как для производства, так и для работников, а его возможность доказана опытом отечественных и зарубежных предприятий и организаций.

Разработка мер, положительно влияющих на адаптацию, предполагает знание как субъективных характеристик рабочего (пол, возраст, его психофизиологические характеристики, а также образование, стаж), так и факторов производственной среды, характера их влияния (прямое или косвенное) на показатели и результаты адаптации.

Задачами подразделения или специалиста по управлению адаптаци­ей в области организации технологии процесса адаптации, по Кибанову, являются:

      организация семинаров, курсов по различным вопросам адаптации;

      проведение индивидуальных бесед руководителя, наставника с новым сотрудником;

      интенсивные краткосрочные курсы для руководителей, вновь вступающих в должность;

      специальные курсы подготовки на­ставников;

      использование метода постепенного усложнения выпол­няемых новичком заданий;

      выполнение разовых общественных пору­чений для установления контактов нового работника с коллективом;

      подготовка замены при ротации кадров;

      проведение в коллективе специальных ролевых игр по сплочению сотрудников

Вопросами адаптации занимаются отдельные работники из разных подразделений. Это инспектор отдела кадров, линейные руководители или коллеги по работе. Их главная цель – сделать процесс адаптации, приспособления молодых работников к предприятию как можно более коротким и безболезненным. Проведение процессов как первичной, так и вторичной адаптации не отличается большими особенностями, т.е. все мероприятия похожи друг на друга и выглядят следующим образом. Процесс адаптации непосредственно начинается в отделе кадров при приеме и оформлению на работу. Инспектор отдела кадров проводит небольшую беседу, в которой в общих чертах знакомит с предприятием, отделом или цехом, где предстоит работать новичку. Затем он провожает нового работника на его рабочее место и представляет непосредственному руководителю. А тот, в свою очередь, проводит знакомство с коллективом, с коллегами по работе, с рабочим местом.

При организации научно обоснованной системы управления профориентацией и адаптацией исходят из целей и задач организации (Рис.1)

Рисунок 1 – Цели и задачи системы управления адаптацией персонала в организации.

Для достижения этих целей в организациях целесообразно иметь в действующих подразделениях по управлению персоналом специалистов или самостоятельное подразделение по управлению адаптацией кадров. В осуществлении процесса адаптации непосредственное участие принимают линейные руководители.

Функции этого подразделения ориентированы на работников, которым нужна помощь в профессиональной ориентации и переориентации. Для новых работников организуется специальный курс обучения и воспитания, призванный наиболее быстро и рационально адаптировать их к стилю и методам работы в организации или в подразделении. Формами адаптации могут быть лекционные и семинарские занятия непосредственно в организации: выездные мероприятия на специальной учебной базе с приглашением специалистов и экспертов; выездной групповой тренинг.

Рассматривая методы адаптации, необходимо четко различать адаптацию естественную, или неуправляемую, и адаптацию управляемую, проходящую под контролем. В первом случае используются методы под общим названием «как вписаться в новый коллектив и новую работу». Во втором случае используются профессиональные методы [8, с. 168].

Можно выделить соответствующие методы для каждого вида адаптации:

Социально-психологическая адаптация (освоение моделей межличностного общения):

   неформализованное сопровождение (проводится специалистом по подбору персонала, направлено на успешное вхождение сотрудника в коллектив);

   проведение корпоративных мероприятий, включающих презентацию нового сотрудника (помогает новому работнику быстро и легко освоить модели межличностного общения, принятые в компании, во время межкорпоративных чаепитий);

   справочник по корпоративным правилам поведения («корпоративный PR») (включает описание правильных и неправильных моделей поведения, основные корпоративные нормы);

   тренинг, нацеленный на командообразование (проводится специально подготовленным специалистом для введения в коллектив руководителя высокого уровня).

Организационная адаптация (освоение принятых в компании моделей делового взаимодействия):

   инструктаж в функциональных подразделениях (представляет собой устную беседу, которая проводится специалистами функциональных подразделений и содержит информацию о правилах возможного взаимодействия с ними);

   папка нового сотрудника (содержит комплект документов, которые надо знать новому сотруднику);

   методические рекомендации или пособие для нового сотрудника (печатный документ или набор документов, в котором приводятся ответы на самые распространенные вопросы, а также требования, касающиеся поведения в определенных ситуациях);

   сетевая папка (содержит комплект электронных текстов и форм с понятной структурой, открытых для общего доступа);

   внутренний корпоративный сайт (содержит шаблоны форм, инструкции по использованию тех или иных инструментов, ссылки на регламентирующие документы, предоставляется возможность индивидуальной настройки сайта под пользователя);

   метод экспериментального испытания (моделируется нестандартная ситуация сразу после предварительного инструктажа / обучения или в течение 2-3 дней после его проведения с целью проверки усвоения сотрудником корпоративных моделей поведения, его морально-этических и деловых качеств).

Профессиональная адаптация (выполнение работ):

   формализация задач, функций и обязательств (определяются обязательства сотрудника в виде задач, поставленных на период испытательного срока; также формулируются обязательства компании в виде закрепленных условий найма, вступающих в действие после успешного окончания испытательного срока; разрабатывается положение, содержащее требования к рабочему месту, программному обеспечению и т.п.);

   профессиональное наставничество (осуществляется непосредственным руководителем или опытным сотрудником подразделения; метод нацелен на успешное освоение работником новых должностных обязанностей);

   индивидуальное обучение специфическим профессиональным навыкам, связанным с конкретной должностью;

   централизованное начальное обучение кандидатов на массовые позиции (направлено на овладение универсальными навыками и либо организуется внутри компании, либо проводится с помощью внешних специалистов).

Общие методы (все направления):

   вводный инструктаж (разъяснение сотруднику некоторых аспектов его будущей деятельности, а именно: как будет проходить его адаптация, на какую помощь он может рассчитывать, какими средствами пользоваться и т.п.);

   обратная связь с начальником (осуществляется в форме регулярных бесед нового сотрудника с руководителем отдела в ходе адаптации и предоставляет возможность первому получить ответы на возникшие вопросы, а также оценку своих действий);

   метод регламентации процесса адаптации (составляется документ, определяющий последовательность прохождения этапов адаптации и зоны ответственности участников процесса) [8, с. 170].

Организация процесса адаптации проходит следующим образом:

1.   Первичная беседа с менеджером по персоналу. Адаптацию нужно начинать до момента заключения трудового договора: человек имеет право знать, куда идет работать.

2.   Подготовка коллектива к приходу нового сотрудника. Объяснение персоналу, с какой целью открывается, вакансия и почему было, отдано предпочтение именно этому кандидату. Работникам должно быть известно, какого результата, важного для компании и для них самих, руководитель стремится достичь, трудоустраивая этого человека.

3.   Знакомство с руководством, коллегами и компанией в целом.

4.   Информирование о нюансах работы с помощью буклета «Первые шаги в компании». В нем может быть приведена вся информация, которая может понадобиться новичку: миссия и история компании, производимый товар или оказываемые услуги, внутренний распорядок и правила, культура и традиции, словарь специфических терминов.

5.   Постановка целей и задач на испытательный срок. Четкое определение функций и задач сотрудника на испытательный срок.

6.   Назначение наставника. При выборе наставника важно учесть его личностные особенности, отношение к организации и к работе.

7.   Проведение адаптационного тренинга. Он организуется с целью знакомства группы новичков друг с другом, взаимной поддержке, ответа на возникшие вопросы и получение обратной связи. Это могут быть упражнения на знакомство, взаимодействие, решение кейсов, составленных на основе работы вашей организации, ролевые игры.

3       Планирование и разработка программы адаптации

Программа адаптации представляет собой набор конкретных действий, которые нужно произвести сотруднику, ответственному за адаптацию. В различных учебных пособиях встречаются разные синонимы программ адаптации — их также называют программами ориентации или просто ориентацией.

В работе по провидению адаптации новых работников менеджер по персоналу должен использовать специально разработанную программу. Программа адаптации делится на общую и специализированную (Приложение Б). Общая программа адаптации касается в целом всей организации и затрагивает следующие вопросы:

1. Общее преставление об организации: приветственная речь; тенденции      развития, цели, приоритеты, проблемы предприятия; традиции; нормы; продукция и ее потребители; виды деятельности; организация; структура; связи; информация о высшем руководстве, внутренние отношения.

2. Оплата труда в организации.

3. Дополнительные  льготы, виды страхования, выходные пособия;  пособия по болезни, болезням в семье, пособия по материнству; размер пенсии; возможности обучения на работе.

4. Охрана труда и техника безопасности: меры предосторожности; правила противопожарной безопасности и контроля; правила поведения при несчастных случаях; здравоохранение и места оказания первой медицинской помощи.

5. Отношения работников с профсоюзами; сроки и условия найма; назначения, перемещения, продвижения; права и обязанности работника; выполнение постановлений профсоюзов; дисциплина и взыскания.

6. Служба быта: питание; комнаты отдыха; другие службы быта.

После реализации общей программы адаптации проводится специализированная программа адаптации. Она охватывает вопросы, связанные конкретно с каким–либо подразделением или рабочим местом. Обычно эту программу проводят линейные руководители или наставники.

Эта программа включает в себя следующее:

1.   Функции подразделения: цели и приоритеты; организация, структура и функции; взаимоотношения с другими подразделениями.