Разработка организационного проекта совершенствования методического обеспечения системы управления организации «Прогресс»

Причиной плохого контроля может быть также плохая информационно - техническая система компании.

Соответственно, система методического обеспечения предприятия нуждается в совершенствовании.

 

2.1.3. Системный анализ  состояния субъекта управления.

 

Также необходимо определить субъект управления. Субъекты – это должностные лица и структурные подразделения, которые обеспечивают функционирование объекта управления, то есть те, кто управляет функциями. В нашем случае субъекты – структурные подразделения организации, то есть различные отделы, деятельность которых осуществляют работающие в них люди.

Оценим связь методического  обеспечения с работой отделов  всей организации с помощью таблицы  функциональных взаимосвязей (таблица 2).

Столбцы таблицы будут  соответствовать различным отделам и должностным лицам, деятельность которых в наибольшей степени связана с  методическим обеспечением организации. По строкам же будут расположены функции методического обеспечения.

 

Условные обозначения  для таблицы 2:

 

О – отвечает за выполнение данной функции, организует её выполнение, предоставляет и оформляет необходимые документы;

П – предоставляет  исходные данные, информацию, необходимые  для выполнения данной функции;

У – участвует в  выполнении данной функции;

С – согласовывает  предоставление документации по функции;

Р – принимает решение, утверждает, подписывает документ.

 

 

 

 

 

Таблица функциональных взаимосвязей.

Таблица 2.

Ген. Дир.

Зам. ген. дир. по науч раб.

Глав. констр уктор

Глав. Инже нер

Зам. ген. дир. по произ ву

Зам. ген. дир. по кач-ву

Глав. энерге тик

Зам. ген. дир. по кап. строи  тельст.

Зам. ген. дир. по экон. вопр- ам

Глав. бух-р

Зам. ген. дир. по комм. вопр-м

Зам. ген. дир. по УП

Зам ген. дир по соц. развитию

Зам. ген. дир. по общим  вопр-м

Метод. отдел

Проводить регулярные методические советы с участием инженеров, техников, экономистов, нормировщиков, а также представителей общественных организаций

-

п

п

п

п

п

п

п

п

п

п

п

п

р

о

Разработать тематику и организовать проведение конкретных методических исследований, включающих подготовку кадров по всем направлениям, улучшение условий труда, изучение социально-психологических резервов роста производительности труда, изучение социально-экономических аспектов управления производством и др.

с

у

у

у

у

у

у

у

у

у

у

у

у

р

о

Разработать планы комплексного методического обеспечения развития предприятия

р

п

п

п

п

п

п

п

п

п

п

п

п

с

о

Обеспечить оказание методической помощи в осуществлении практических мероприятий по итогам проведенных конкретных исследований

с

п

п

п

п

п

п

п

п

п

п

п

п

р

о

 

Из таблицы 2 мы видим, что методический отдел взаимодействует с остальными отделами предприятия, соответственно, нагрузка у этого отдела больше, чем у всех остальных, намного больше. Так проанализируем же трудоемкость функций и выявим, можно ли облегчить или упростить работу по конкретным функциям.

 

Таблица 3 Направления совершенствования элементов, характеризующих  систему управления предприятием
Функции	Трудоемкость каждой функции в % к полной трудоемкости функций подсистемы
Совершенствование методического обеспечения      -       всего проводить регулярные методические советы с участием инженеров, техников, экономистов, нормировщиков, а также представителей общественных организаций разработать тематику и организовать проведение конкретных методических исследований, включающих подготовку кадров по всем направлениям, улучшение условий труда, изучение социально-психологических резервов роста производительности труда, изучение социально-экономических аспектов управления производством и др. разработать планы комплексного методического обеспечения развития предприятия обеспечить оказание методической помощи в осуществлении практических мероприятий по итогам проведенных конкретных исследований	100 43     37           18   12

 

Исходя из таблицы 3, мы можем заметить, что функция 1 самая трудозатратная, а функция 4 наоборот, наименее трудозатратная. Поэтому мы и возьмем эти две функции для анализа.

Сначала построим оперограмму  для функции 1, а затем для функции 4.

 

Условные обозначения:

 

    - принятие решения

 

                    - анализ

 

- передача процесса / информации

 

-  возникновение ситуации

 

- согласование

 

          - утверждение

 

Таблица 4.

1.Оперограмма функции «Проведение регулярных методических советов с участием инженеров, техников, экономистов, нормировщиков, а также представителей общественных организаций»

Исполнители        Операции	Директор по общим вопросам	Начальник метод. отдела	Методист	Начальники других отделов
Цели и задачи совета, их определение
Подготовка материалов
Определение места и времени
Оповещение участников и обеспечение необходимой документацией
Составление плана совещания
Ответственные за проведение, их назначение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 5.

3.Оперограмма функции «Обеспечение оказания методической помощи в осуществлении практических мероприятий по итогам проведенных конкретных исследований»

Исполнители                     Операции	Ген. директор	Зам.ген. дир  по общим вопросам	Начальник метод. отдела	Методист	Начальники  остальных отделов
Возникновение необходимости обеспечения методической помощи
Сбор отчетов из отделов  по результатам исследований
Составление методических указаний
Распространение методических указаний другим отделам

 

Наименее трудоемкая функция. Выполнение ее происходит эффективно.

Для оценки эффективности  работы отдела проанализируем проблемы нескольких других отделов, чтобы выявить их связь.

Таблица 6.

Отделы	Проблема	Последствия
Конструкторское бюро	Некорректно составленные бланки, нет достаточного времени  для заполнения отчетов	Тратится много времени на заполнение форм, теряется прибыль, не выполняется план
Канцелярия	Очень большой объем  информации, который должны отправить	Информация может потеряться, не дойти до отдела, исказиться
Отдел рекламы	Замедленная работа из-за наличия большого объема документов	Не во время выполненные  задачи
Отдел информационной безопасности	Нет нормального функционирования	Задержки и потери информации
Лаборатория экономического анализа	Нет нормальных бланков для исследования и анализа	Невозможность эффективно работать

 

 

2.1.4. Выводы из анализа  состояния субъекта управления.

 

Субъект построен очень неэкономично, соответственно, всю оргструктуру необходимо менять, конечно же, в лучшую сторону. Три сотрудника не справляются с объемом работ для такого большого предприятия и из-за этого их работа не на столько качественная, как хотелось бы.

 

Недостатки отдела Методического  управления:

1.Нет грамотно составленных и легко доступных образцов документов и руководств к действию, следовательно, нет четкой, быстрой и слаженной работы у всего предприятия.

2.Отсутствие подробных должностных инструкций для каждого сотрудника.

3.Несвоевременность информации

4.Некорректное составление  форм бумажной отчетности для  сотрудников, не отражающее специфику  конкретного вида деятельности.

 

От чего страдают отделы:

• задержка информации;
• отсутствие образцов необходимых для заполнения сотрудниками документов;
• неприемлемость образцов к исполнению на данном предприятии или в конкретном отделе;
• нередко дублирование создания документов;
• снижение эффективности работы всего отдела.

 

Для усовершенствования системы нужно:

1. компьютеризировать отдел
2. создать единую доступную базу данных
3. наладить процесс рассылки информации и уведомлений
4. упростить трудозатратные функции

 

 

2.1.5.  Цели и критерии  совершенствования подсистемы методического обеспечения.

 

Чтобы усовершенствовать существующую систему управления, необходимо построить дерево целей методического обеспечения организации.

 

Рисунок 1.

 

Предоставление своевременной, точной информации (инструкций) другим отделам

Обновление программно-методического обеспечения

Разработка документации, регулирующей деятельность предприятия

создание единого методического  управления

Исправление организационной структуры организации

Внедрение компьютерных технологий

Определение структуры нового отдела

Анализ организационной структуры

Прогнозирование, планирование и организация деятельности предприятия

Создание единой базы данных

Выявление и устранение недостатков

Подбор и обучение нового персонала

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2. Разработка задания  на организационное  проектирование.

 

1. Цель разработки орг. проекта

Разработка организационного проекта необходима для совершенствования подсистемы методического обеспечения предприятия с целью бесперебойного функционирования предприятия на основе своевременной, полной и достоверной информации.

 

2. Основание для разработки организационного проекта.

Это приказ генерального директора о совершенствование  подсистемы методического обеспечения предприятия.

 

3. Требования к построению субъекта управления.

Важнейшие принципы построения и развития системы управления, использование  которых необходимо при разработке данного проекта:

• экономичности;
• прогрессивности;
• перспективности;
• оперативности;
• оптимальности;
• согласованности.

 

4. Перечень проектных предложений.

4.1. Провести проверки в отделах, понять почему происходят сбои, выявить непродуктивные моменты работы отделов из-за некорректной организационной структуры, соответственно, устранить неполадки, предоставив конкретные выходы из ситуации, при этом предоставить предложения по улучшению организационной структуры предприятия в целом.

4.2. Одним из важных предложений можно выделить обоснованность необходимости и введение единой информационной системы для всего предприятия, которая будет учитывать все нюансы предприятия и при этом следовать современным технологиям и тенденциям.

4.3. Также надо проанализировать труд работников путем опросов или анкетирования, всю ли они работы выполняют, соответствуют ли они своей квалификации и той рабочей должности, которую они занимают, также надо определить довольны ли они своей работой, чтобы они хотели поменять или убрать в ней. И после всего этого можно провести небольшие изменения, например мы выявили, что один из работников не доволен своим рабочем местом, но при этом он отличный специалист, мы его можем переместить на более комфортное место или должность, либо наоборот, мы заметили. Что один из работников не справляется со своей работой, соответственно, мы должны его переместить на другую должность, а на его место поставить другого специалиста, который лучше справится с поставленными задачами.