Разработка организационного проекта совершенствования методического обеспечения системы управления организации «Прогресс»

 

Государственное образовательное  учреждение

 высшего профессионального  образования

«Государственный университет  управления»

 

 

 

КУРСОВОЙ  ПРОЕКТ

 

по  дисциплине « Основы управления персоналом »

на тему

«Разработка организационного проекта совершенствования методического обеспечения системы управления организации «Прогресс».

 

 

Выполнила студентка

Очной     формы обучения

Специальности  управление персоналом

     4   курса 2 группы          ____________                  

                                                      (подпись)                        (инициалы и фамилия)

 

Руководитель проекта               ____________                   

                    (подпись)                       (инициалы и фамилия)

 

 

 

Москва 2012 г. 
Содержание:

Введение ………………………………………………………………………………..3

 

1. Теоретическая часть. Состав  и содержание организационного  проекта совершенствования методического обеспечения системы управления организации.……………………………………………………………………………..4

 

2. Аналитическая часть. Предпроектная  подготовка разработки организационного проекта совершенствования информационного обеспечения системы управления организации.

2.1. Технико-экономическое обоснование  необходимости разработки орг. проекта..7

2.2. Разработка задания на орг.  проектирование……………..………………………..19

 

3. Проектная часть. Организационное  проектирование совершенствования  информационного обеспечения системы  управления организации.

3.1. Разработка орг. проекта…………………………………………………………….21

3.2. Изменения в организационной  структуре предприятия………………………….22

 

4. Внедрение организационного  проекта………………………………………………25

Выводы и результаты……………………………………………………...………….....26

Заключение……………………………………………………………………………….27

Список литературы………………………………………………………………………28

Приложение 1……………………………………………………………….……………29

Приложение 2…………………………………………………………………………….31

 

Введение

В условиях стремительного прогресса рыночных отношений и  конкурентной экономики своевременное  и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения качества управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами (методическим обеспечением), так как управленческое решение всегда базируется на информации, носителем которой является документ на различных основах.

Выбранная мной тема актуальна, поскольку известно, что организация работы с методическим обеспечением влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Как показывают современные исследования, 85% рабочего времени сотрудников организаций тратится на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов. По данным ISO (International Standards Organization), управление и работа с документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую работу с документами и данными: координацию процессов создания, изменения, распространения.

Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое  для поиска, повышает точность и  своевременность информации, устраняет  ее избыточность. Рост объемов информации и, соответственно, документов, потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров - и самой информации.

 

В этом курсовом проекте  рассматривается предприятие «Прогресс» и, в частности, работа его методического отдела. Попробуем улучшить его.

 

Цели орг. проектирования:

• Полнота и достоверность информации;
• Точность и емкость методических указаний;
• Доступность информации.

 

Задачи орг. проектирования:

• Усовершенствование старой системы методического обеспечения различными способами.

 

1. Теоретическая часть.  Состав и содержание организационного  проекта совершенствования информационного  обеспечения системы управления  организации

Специфичность документационного  обеспечения управления организации в современных условиях заключается в создании и обработке все возрастающего объема документов и значительных трудовых затрат при дефиците подготовленного персонала. Указанные ограничения влияют на темп внедрения прогрессивных методов и средств обработки организационно-распорядительных документов и в значительной мере объясняют актуальность самой проблемы документационного обеспечения.

Обязательным условием эффективного управления, обеспечивающего  устойчивую конкурентоспособную деятельность предприятия, является его информационная обеспеченность. Выделяется два вида информации:

· техническая, технологическая - методы изготовления продукции, программное  обеспечение, основные производственные показатели, результаты испытаний и  т.п.;

· деловая - прогнозы, стратегия действий, результаты исследований, база данных и пр.

Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или  управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и  полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. Носителем информации (т.е. результатом отражения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека) выступает документ.

В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно-поисковой работы. Таким образом, в управленческой деятельности документ выступает как предмет труда и результат труда. Учетно-отчетные документы поступаю с нижнего уровня управления на верхний; по ним можно оценить состояние дел в управляемых объектах. Эта информация является базой при планировании и прогнозировании. Организационно-распорядительные документы зарождаются на верхнем уровне управления и спускаются вниз.

Деятельность специалистов, связанных с документационным обеспечением управления современных организаций (секретарей, референтов, офис - менеджеров, делопроизводителей и др.), включает в себя широкий круг задач, функций и должностных обязанностей. Наряду с обработкой документов работникам служб документационного обеспечения управления (управлений делами, канцелярий, общих и организационных отделов, секретариатов) приходится много внимания уделять без документному обслуживанию работы управленческого аппарата: приему посетителей; организации переговоров, совещаний и собраний; подготовке служебных командировок руководителя; телефонным переговорам и т.п. Однако именно работа с документами является главной составной частью деятельности служб документационного обеспечения управления, что обусловлено объективными причинами: для успешной реализации основных управленческих функций - организации, планирования, мотивации, контроля и координации - необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией о конкретных областях деятельности и рыночной ситуации, включая сведения о потребителях, конкурентах, новых технологиях и т.д.

Нормативно-методическое обеспечение создает условия для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации решений по вопросам управления персоналом. Оно состоит в организации разработки и применения методических документов, а также ведении нормативного хозяйства в системе управления персоналом.

Организации целесообразно  совершенствовать трудовой распорядок, рассматривая правила внутреннего  трудового распорядка как важнейший  нормативный акт - инструмент совершенствования  организации труда. В них целесообразно  включить следующие разделы: об оплате труда, о коммерческой тайне, о страховании, об охране труда.

К документам организационно-методического  и методического характера относятся  те, которые регламентируют выполнение функций по управлению персоналом. Сюда входят: положение по формированию кадрового резерва в организации; положение по организации адаптации работников; рекомендации по организации подбора и отбора персонала; положение по урегулированию взаимоотношений в коллективе; положение по оплате и стимулированию труда; инструкция по соблюдению правил техники безопасности и др.

Разработку этих документов осуществляют работники соответствующих  звеньев системы управления персоналом.

В свою очередь, для разработки этих и других документов, а также  для выполнения ряда функций по управлению персоналом используется такой нормативный документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Минтруда РФ в 1998 г. Он призван регламентировать организацию труда этих категорий работников, обеспечивать рациональный подбор, расстановку и использование кадров, устанавливать оплату труда работникам в зависимости от уровня их квалификации. Справочник включает квалификационные характеристики должностей, каждая из которых имеет следующие разделы: «Должностные обязанности» - функции, которые могут быть полностью или частично поручены работнику, занимающему данную должность; «Должен знать» - требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, знания законодательства, методов и средств выполнения должностных обязанностей; «Требования к квалификации» - определенный уровень и профиль специальной подготовки работника, его образование, требуемый стаж работы.

Для характеристики рабочих  должностей, тарификации работ, присвоения квалификационных разрядов рабочим, составления программ подготовки и повышения квалификации рабочих используется такой нормативный документ, как Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС). Тарифно-квалификационные характеристики профессий рабочих даются по разрядам и состоят из разделов: «Характеристика работ» - перечень трудовых навыков, которыми должен обладать рабочий для получения соответствующего выполняемой работе разряда; «Должен уметь» - минимум специальных знаний и навыков, требующихся для работы по данному разряду; «Примеры работы» - перечень наиболее типичных для данной профессии и данного тарифного разряда работ.

Рассмотрим содержание некоторых видов регламентирующей документации.

Положение о персонале  отражает вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, его взаимоотношений с администрацией, гарантированное TM занятости персонала и др. Положение разрабатывается в основном в коммерческих организациях. Содержание и структура этого документа одобрены и рекомендованы к применению Федеральным агентством по управлению федеральным имуществом РФ и Российским фондом федерального имущества. В текст Положения рекомендуется включать следующие разделы: общие положения; понятие персонала; принципы взаимоотношений администрации и персонала; программа развития персонала; контрактная система найма персонала; повышение квалификации персонала; право персонала на выбор форм организации труда; гарантированность занятости персонала; социальные гарантии персонала; участие персонала в прибылях; администрация, персонал и профсоюз; ответственность администрации и персонала; заключительные положения; приложение: например. Правила делового поведения персонала (Кодекс деловой этики).

Положение о подразделении - документ, регламентирующий деятельность какого-либо структурного подразделения организации (отдела, службы, бюро, группы и т.п.) - его задачи, функции, права, ответственность. Типовая структура положения включает следующие разделы:

1) общие положения  (кому подчиняется данное подразделение, степень его самостоятельности, какими нормативно-правовыми документами оно руководствуется в своей деятельности и т.п.);

2) задачи подразделения;

3) орг. структура подразделения  (схема с указанием линейно-функциональной, методической и иной подчиненности и взаимосвязей отдельных звеньев и работников подразделения);

4) функции подразделения;

5) взаимоотношения подразделения  с другими звеньями организации  с указанием информации, документации, получаемой и передаваемой данным  подразделением, от кого и кому, сроки и периодичность;

6) права подразделения  (в пределах возложенных на  него функций);

7) ответственность подразделения  (в рамках приданных ему полномочий  за некачественное, несвоевременное  их выполнение).

Также, существуют и другие варианты составления личностной спецификации. Например, в США широко используется личностная спецификация М. Фрейзера, включающая пять пунктов: воздействие на других людей (физические данные, внешность, речь, манера поведения); накопленная квалификация (образование, профессиональное обучение, подготовка, опыт работы); природные способности (быстрота понимания и способность к обучению): движущая сила-мотивация (поставленные перед собой цели, решимость и последовательность в достижении целей, успех в их достижении); адаптация (эмоциональная устойчивость, способность противостоять стрессам и вступать в контакт с людьми).